ISO文件控制与管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,文件控制与管理培训,2012,年,2,月,各位同事：大家好！,欢 迎 参 加,文件控制与管理培训,课程,课程介绍,课程目标,了解,对文件控制和管理的要求,如何建立公司的文件管理制度,文件控制与管理的运作,课程安排（见培训计划）,组织研讨,学习 行动 感受 分享,文 件,信息及其承载媒体,信 息：有意义的资料,规范：阐明要求的文件,程序文件,程序：,为进行某项活动或过程所规定的途径,记录：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件,19001,中阐明,文件的作用,：,文件能够沟通意图 、统一行动。,a),重复性和可追溯性；,b,）,提供客观证据；,c,）,评价质量管理体系的有效性和持续的适宜性；,d,）,文件的形成本身不是目的，它应是一项增值的活动,。,目 的,通过对,与,公司经营活动,有关文件,的,编制、评审、发放（包括外来文件）,、,标识、使用、保管、更改、归档、作废实施控制，确保在各相关部门使用文件为有效版本。,范,围,适用于所有,与公司经营活动有关,文件（任何媒体形式）外来文件（包括,:,来自,行业管理部门,指导文件、专业,技术文件、,国家法律法规,、电脑软件,等,）。,文件管理员的职责,1,、,确保文件发布前得到批准，且是充分与适宜的；,2,、,确保文件的更改和现行修订状态得到识别；,3,、,确保在使用处可获得适用文件的有关版本；,4,、,确保文件保持清晰、易于识别；,5,、,确保外来文件得到识别，并控制其分发；,6,、,防止作废文件的非预期使用，对作废的保留文件进行标识。,定义,归口控制部门（人）,1,、行政人力部王琛,负责,质量,文件的发布、发放、存档等,总,归口,控制。,2,、,各部门,经理助理或文员负责,本部门的相关文件的编制和使用保管。,3,、各部门负责人为本部门质量工作第一责任人，负有指导、督促、配合等职责。,概 念,管理标准,-,对公司标准化领域中需协调统一的管理事项所制定规范性文件。,一个人不需要标准,标准,=,正确的过程,+,正确的结果,标 准是一种特殊的文件,包括：范围、引用标准（文件）、定义、职责、管理内容、记录,管理标准科,学,学性、适用,性,性要求,组织到墙；,职责到底；,流程到边；,控制到点,让不参与标,准,准编,写的人员都,能,能看懂,标准，清楚,如,如何执行,文件控制和,管,管理的要求,1,、文件的结,构,构层次、文,件,件的分类,2,、文件的编,写,写、文件的,审,审核与批准,要,要求,3,、文件与记,录,录的标识、,文,文件与记录,的,的编号,4,、文件与记,录,录的检索要,求,求、记录的,保,保存期限规,定,定,5,、文件的分,发,发与回收管,理,理要求,6,、文件的版,本,本控制与变,更,更管理要求,7,、外来文件,的,的管理要求,8,、作废文件,的,的管理要求,等,等,受控文件和,非,非受控文件,的,的定义：,受控文件：受控文件,是,是“非受控,文,文件”的对,称,称。,凡是能够产,生,生多个修改,状,状态或多个,版,版本的文件,都,都是受控文,件,件。也就是,说,说凡是存在,修,修改和换版,的,的文件就是,受,受控文件。,受,受控文件主,要,要是控制使,用,用文件的唯,一,一有效版本,。,。一般来说,这,这些文件是,长,长期使用并,始,始终处于修,改,改和换版状,态,态的文件，,如,如：,公司经营方,针,针目标,、程序文件,、,、各种规章,制,制度等。,非受控文件：,非受控文件,是,是“受控文,件,件”的对称,。,。,凡是不存在,修,修改和换版,的,的文件都是,非,非受控文件,。,。这些文件,一,一般情况下,都,都是一次性,使,使用，而且,使,使用的时间,较,较短，并在,使,使用过程中,不,不用修改和,换,换版。如：,审,审核计划,、停电通知,等,等,。,文件控制,两个批准,文件发布前,得,得到批准，,以,以确保文件,是,是充分与适,宜,宜的；,必要时对文,件,件进行评审,与,与更新，并再次批准；,四个确保,确保文件的,更,更改和现行,修,修订状态得到识,别,别；,确保在使用,处,处可获得有效版本的适用文件,；,；,确保文件保,持,持清晰、易于,识,识别；,确保外来文件得到识别，,并,并控制其分,发,发；,一个防止,防止作废文,件,件的非预期使用，若因任何,原,原因而保留,作,作废文件时,，,，对这些文,件,件进行适当,的,的标识。,天津滨海旺,辉,辉工程咨询,有,有限公司,体现文件控,制,制程序,文件编号：,QP4.2-01,编制：,版本：,G,审核：,分发号：批准：,有效版本,文件编号,样例,文件发布,前得到批准,更改单号,修订状态,生效日期,09-14,D,2009.7.22,11-15,E,2011.11.18,文件修改状,态,态纪录,状态得到识,别,别,样例,文件的编制,与,与批准,公司制订的,管,管理性、技,术,术性文件由相关部门编写。,文件发布前,由,由编写部门,填写文件审,批,批单，,经部门经理,审,审核,后，报,总经理批准,后实施,。,对于国家,法,法律法规、,行,行业管理部,门,门指导文件,等,等,作为外来文,件,件进行管理,。,。（外来文件审,批,批，并识别,其,其适用性）,文件的发布,和,和使用,文件由,人力行政部,统一发放，,发,发放时应标,明,明唯一的分,发,发号。,原稿,纸版文件,保存,在人力行政部,，,公司各部门,以,以电子格式,下发,。文件发放,到,到相关部门,时,时应填写“文件发放、,回,回收登记,表”，由接收,人,人签收并登,记,记。,外来文件由,各部门相关,责,责任人,负责接收,后统一上传人力行,政部进行文件识别,，登记 “外来文件,清单,”，经总经,理,理审,批后，转,入,相关部门执行；,各部门,质量人员,应将,公司,发放的文件,和,和资料，及,时,时登记入,“有效文件清,单,单”，以掌握,有,有效版本使,用,用，,人力资源部,负责,登记整个公,司,司的“有效文件清,单,单”，对文件,每,每年至少清,查,查一,次，并注明,其,其有效状态,。,。,各部门质量,人,人员应,对,质量,文,件,资料,妥,妥善,保,保管,和使,用,用,，严,防,防,丢失,误删,。,必要,时,时对,文,文件,评,评审,与,与更,新,新,文件,在,在实,施,施中,如,如需,要,要修,改,改或,更,更新,，,，必,须,须进,行,行评,审,审，,由,由原制,订,订部,门,门负责,更,更改,，,，原审,批,批部,门,门负责,审,审批,。,。若,由,由其它,部,部门,审,审批,时,时，须,获,获得,原,原审,批,批部,门,门的有关,背,背景,资,资料。,文件,更,更改,时,时，,由,由申,请,请部,门,门填,写,写“文件,更,更改,申,申请,单,单”，,表,表明,更,更改,的,的内,容,容。,文件,的,的更,改,改经,审,审批,后,后，,同,同原文,件,件发,放,放范,围,围一致,发,发放,，,，同,时,时收,回,回原,文,文件,并,并做,好,好收,、,、发,记,记录,，,，填,写,写“文件,发,发放,、,、回,收,收登,记,记表”。,确保,文,文件,的,的更,改,改和,现,现行,修,修订,状,状态,得,得到,识,识别,。,。,防止,作,作废,、,、失,效,效文,件,件的,非,非预,期,期使,用,用,作废,文,文件,由,由,人力,行,行政,部,部,及时,回,回收,并,并做,好,好记,录,录，,确,确保,防,防止,误,误用,。,。文,件,件进,行,行作,废,废处,理,理时,，,，填,写,写“文件,销,销毁,记,记录,单,单”，,经,经总经,理,理批准,后,后予,以,以销,毁,毁，,并,并做,好,好登,记,记。,如因,法,法规,或,或积,累,累知,识,识需,保,保留,的,的作,废,废文,件,件，,由,由部,门,门负,责,责人,上,上报,人力,行,行政,部,部，标,明,明,“作,废,废留,存,存”,，,，,并,并分,开,开保,存,存。,文件,的,的借,阅,阅,本公,司,司,相关,人员,可,可,向人力,行,行政,部,部,借阅,管,管理,性,性或,技,技术,性,性文,件,件和,资,资料,。,。,涉及,公,公司,机,机密,文件,不,不得,外,外借,，,，顾客,借阅,文件,，,，须,经,经总经,理,理批准,。,。,借阅,文,文件,须,须填,写,写“文件,借,借阅,、,、复,制,制登,记,记,表,”,。,23,编制,审批,首版,文件,发放,签收,使用,更改,评审,审批,N,版,发布,作废,回收,文件控制流程,分发,号,号,N,版,文件,作废,无效,文件,有效,文,文件,清,清单,文件,审,审批,表,表,24,外来,文,文件,控,控制,流,流程,收集,识别,确认,发放,签收,使用,获取,新,新,版本,确认,旧版,回收,适用,的,的,外来,文,文,件,外来,文,文件,清,清单,外来,文,文,件新,版,版,本,作废,（无,效,效）,版本,文件,的,的分,类,类,管理,性,性文,件,件,：,管理,制度,、,、管,理,理,规定,、,、,工作,流,流程,、,各种,记录。,技术,性,性文,件,件,：,各部,门,门工,作,作流,程,程、,作业,指,指导,书,书、,操,操作,规,规定,、,、,技术,标准,。,外来,文,文件,：,指国,际,际标,准,准、,国,国家,标,标准,、,、行,业,业标,准,准等,从,从外,部,部获,取,取的,文,文件,、,、资,料,料,。,文件,的,的编,号,号,管理,性,性文,件,件,：,GL/,-,技术,性,性文,件,件,：,JS/,-,-,文件,编,编制,部,部门,(“GS,”,”-,表示,公司,“,XS,”表,示,示销,售,售部,，,，“,FW,”表,示,示服,务,务部,“,PJ,”表,示,示配,件,件部,),-,表示,该,该部,门,门文,件,件的,顺,顺序,号,号。,例：,整车,销,销售,管,管理,规,规定,GL/XS-01,外来,文,文件,沿,沿用,原,原编,号,号,（如,：,：,）,。,其它,文,文件,由,由各,职,职能,部,部门,自,自行,编,编号,，,，报,人力,行,行政,部,部,备案,。,。,新文,件,件发,行,行：,A,）经,相,相关,人,人员,审,审核,B,）交,文,文控,受,受控,发,发行,C,）电,子,子文,档,档发,送,送给,文,文控,D,）登,录,录部,门,门文,件,件清,单,单,受控,文,文件,的,的修,改,改：,A,）文,件,件更,改,改申,请,请单,；,；,B,）各,相,相关,人,人员,审,审核,；,；,C,）文,件,件分,发,发回,收,收记,录,录；,D,）作,废,废文,件,件的,处,处理,。,。,业务,部,部门,：,：,.,管理,规定,企业,传,传播,指,指导,方,方针,新客,户,户的,客,客户,联,联系,流,流程,顾客,抱,抱怨,（,（投,诉,诉）,处,处理,工,工作,流,流程,举,例,例,人力,资,资源,：,各级,人,人员岗位,职,职能,描,描述,、绩,效,效体,系,系,员工,内,内,、,外部,培,培训,管,管理,规,规定,(,培训,、,、计,划,划记,录,录,),新进,员,员工,培,培训,管,管理,规,规定,HR,目标,体,体系,文,文件,课,间,间,休,休,息,息,记,录,录,：,：是,一,一种,特,特殊,文,文件,。,。,表现,在,在：,当,当记,录,录尚,未,未填,写,写时,，,，一,张,张空,白,白表,格,格，,仍,仍属,于,于文,件,件；,一,一旦,填,填写,完,完成,了,了就,起,起到,了,了提,供,供所,完,完成,活,活动,的,的证,据,据的,作,作用,，,，这,是,是就,转,转变,为,为记,录,录。,记录,可,可以,是,是表,格,格、,图,图表,、,、报,表,表等,不,不同,表,表现,形,形式,，,，也,可,可以,是,是照,片,片、,电,电子,媒,媒体,等,等不,同,同媒,介,介形,式,式。,有效文件,清,清单,部门：,序号,文件编号,文件名称,备,注,序号,文件编号,文件名称,备,注,1,*,*制度,2,*,*规定,有效文件,清,清单,部门：,业务,部,文,件,件,记,录,录,35,记录控制,标识,贮存,检索,保存,期限,处置,每种记录,表,表格有唯,一,一的名称,和,和编号,环境条件,：,：防蛀虫,、,、防潮、,防,防损坏、,防,防丢失,易查找，,包,包括对编,目,目、归档,和,和查阅的,要,要求,根据产品,特,特点，法,规,规要求及,项,项目要求,决,决定保存,期,期,过期记录,的,的 销毁,需,需登记、,批,批准,记录是阐,明,明所取得,的,的结果或,提,提供所完,成,成活动的,证,证据的,文,文件,质量记录,编号,根据年,/,月,/,日数量的,多,多少,填写要求,清,晰,晰、涂改,要,要签章、,禁,禁红铅笔,等,等,保存期限,按,按质量,记,记录清单,按量月,/,年装订成,册,册，标识,清,清楚，妥,善,善保存,保存到期,的,的记录销,毁,毁,文,文件处置,申,申请单,质量记录,的,的借阅,文件,借,借阅申请,单,单,1,、,文件发放,、,、回收登,记,记表,2,、,文件更改,申,申请单,3,、,文件,（记录）,销毁记录,单,单,4,、,文件借阅,、,、复制登,记,记表,5,、,有效文件,清,清单,6,、,外来文件,清单,7,、文件审,批,批表,8,、质量记,录,录清单,9,、,涉及记录,文件名称,*制度,文件编号,*,编制部门,*业务部门,版,本,A,审 核 人,意,见,审 核 人 ：,年,月,日,批 准 人,意,见,批 准 人：,年,月,日,审批文件,发放范围,文件发布,实施时间,备,注,文件审批,表,表,序号,文件编号,文件名称,备,注,1,*,*制度,2,*,有效文件,清,清单,部门：*,业,业务部门,序号,文件名称,章 节,编 码,条款号,修改内容摘要,修改人,修 改,日 期,批准人,文件更改,申,申请单,序号,文件名称,文件编号,版本号,使用部门,外来文件,清,清单,序号,记录名称,记录编号,保存期限,保存部门,1,文件审批表,XS/ZJ-01-10,3年,文件借阅,、,、复制登,记,记表,文件发放,、,、回收登,记,记表,时间,文件名称,编,号,版,本,借,/复份数,签,名,归还时间,备,注,序号,文件名称,文件编号,版次,分发号,发放记录,回收记录,备 注,签收,日期,数量,签收,日期,数量,文件（记,录,录）销毁,记,记录单,文件名称,文件编号,版,次,保管部门,保 管 者,保存期限,销毁理由,销毁内容,销毁日期,销 毁 者,申 请 人,部门负责人,总 经 理,质量记录,清单,无人审批,文,文件不接,收,收，副本,文,文件不能,再,再复印。,各部门文,件,件管理人,员,员调职、,离,离职或请,假,假时须提,前,前把文件,交,交接清楚,，,，并做好,交,交接手续,（,（根据该,部,部门最新,的,的“文件,清,清单”）,。,。,公司所有,新,新发放,/,更改的文,件,件统一由,文,文控负责,编,编号，部,门,门不得私,自,自编号。,所有须受,控,控的文件,必,必须经过文控下发，部,门,门不得私,自,自发放。,部门新制,定,定的受控,文,文件，须,将,将电子档,提,提交文控,处,处，由文,控,控统一格,式,式、编号,，,，受控分,发,发。,部门文件,管,管理员除,其,其原有职,责,责外，还,须,须负责部,门,门文件的,接,接收、归,档,档、建立,目,目录、日,常,常维护等,工,工作。,注意事项,介绍,公文种类,及,及适用范,围,围,公文按文,种,种分为：决定、决,议,议、通知,、,、通报、,请,请示、报,告,告、批复,、,、会议纪,要,要、令、,函,函等。,公司公文,按,按文件性,质,质分为管理制度,类,类、通知通报,类,类及请示报告,类,类三大类，,按,按行文方,向,向可分为,：,：上行文,、,、下行文,、,、平行文,。,。,上行文：,指,指下级向,上,上级请示,报,报告工作,、,、反映问,题,题所用的,公,公文，文,种,种有,“,请示、报,告,告,”,，,请示与报,告,告要严格,分,分开，公文标题,不,不得出现,“,请示报告,”,。,请示,-,用于下级,向,向上级请,示,示某项工,作,作，明确,某,某项政策,界,界限，审,核,核批准某,事,事项。请,示,示应一文,一,一事，不,得,得多头、,越,越级主送,。,。报告,-,用于下级,向,向上级汇,报,报工作、,反,反映情况,、,、提出建,议,议、回答,上,上级询问,。,。,下行文：,指,指上级部,门,门向下级,部,部门下发,的,的文件，,文,文种有,“,通知、通,报,报、决定,、,、批复,”,等。,平行文：,指,指没有,行,行政隶属,关,关系或职,能,能管理关,系,系的各部,门,门用于联,系,系业务往,来,来活动的,知,知照性文,件,件，文种,有,有,“,工作联络,书,书、函,”,等。,谢谢大家,44,谢谢观看,/,欢迎下载,BY FAITHI MEANA VISIONOFGOODONECHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TOSEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESSOFOBSTACLES. BY FAITHI BYFAITH,