时间管理与工作效能

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Page,*,of 56,Prepared by:Wins Liu,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Page,*,of 56,Prepared by:Wins Liu,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Page,*,of 56,Prepared by:Wins Liu,不可思议的银行,时间管理,时间管理与工作效能,课程目录,1、,什,么,是,时间,管理,2,、,时间管理的陷阱,3,、时间管理的方法,4,、,如何提高工作效,能,活动：属于你的时间到底还剩多少？,人的一生到底有多长？,在开始之前,请你闭,目一分,钟,思考,这些问题,1,、,你的快,乐,是,2,、,你的成功是,3,、关,心你的人及你所,关,心的人是,按左边的问题将答案写在笔记本纸上。,然后铭记于心中。,找出你心的中,优,先,顺,序,当,你知道你只剩下三天的,时间,第一,个,浮,现,在你,脑,海的人是,谁,?,他是你最,关心,的人,.,第一件浮,现在,你,脑,海的事情是什,么,?,那是你,认为,最重要的事情,。,可是,平时当,你掉到忙,碌,的陷阱,时,做的事情有多少是跟,这,些人或事情相,关,的,?,时间,管理,从,那,里开,始,概念,时间管理,所探索的是如何减少时间浪费，以,便有效地完成既定目标。,结论,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,什么是时间管理,时间,管理是什,么,?,时间,管理就是,自我管理,自我管理即是,改,变习惯,以令自己更富,绩,效,更富效能,时间,管理就是事前的,规划,或,长,期的,计划,时间管理的关键在于：如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。,人,为,何安,于现,狀,?,为,何你我都不,满,意,现状,但是,却,安,于现状,时间是怎样产生的,日常的时间概念,年、月、日、时、分、秒,地球自转、公转与月球公转,太阳,地球,地球公转轨道,月亮,周明生是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：,A,、,去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；,B,、,到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；,C,、,拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；,D,、,协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；,E,、,复印机故障需联系售后服务单位前来维修；,F,、,后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。,主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：,周明生应该如何对待和安排好一天的时间？,请你帮助小周做一个时间安排的设计方案。,案例分析,时间管理陷阱,猪八戒踩西瓜皮,滑到哪里是哪里,不好意思拒绝别人,“,反正时间还早,”,拖延,不速之客,杂事一堆,时间管理理论,帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,帕雷托原则,80%,的结果来源,20%,的努力,注意力之谜,注意力需要及时恢复,内在能量水平,有效地利用你的生物钟,效能与效率,做正确之事，做好它,时间管理方法,阶梯图,明确目标,分清轻重缓急,制定计划,立即行动,1,2,3,4,正确目标的价值,目标刺激我们奋勇向前,有目标才会有结果,目标引导我们发挥潜能,拟订目标的原则,原则一：符合自己的价值观,原则二：了解自己目前的状况,原则三：制定目标的,SMART,原则,目标设立的步骤,(1),（,1,）,先拟出你期望达到的目标,；,（,2,）,列出好处,：达到这目标有什么好处,?,譬如你想要当王者，列出当上王者对你有哪些好处；,（,3,）,列出可能的障碍点,：要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；,目标设立的步骤,(2),4,）,列出所需信息,：思索需要哪些知识、协助、训练等；,（,5,）,列出寻求支持的对象,：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；,（,6,）,订定行动计划,：一定要有一个行动计划；,（,7,）制,定达成目标的期限。,瓶子满了吗？,正確的行事,优,先,顺,序,分清工作的轻重缓急,重要度,紧迫性,A,重要而且紧迫,紧迫但不重要,D,不重要不紧迫,重要但不紧迫,重要,紧急,紧急并且重要,重要但并不紧急,紧急,不,重要且不紧急,危机，急迫的问题，有期,限的任务、会议、准备,事项,客户资料、预防,工作，建立关系，准备,工作,干扰、一些电话、电子,邮件，一些紧急的事件、,凑热闹的活动,废话,无聊电话,时间,管理,象限,1.,舍,得,放,2.,勇,于,拒,绝,3.,交待,1.,怡情,养,性,2.,轻松,一下,1.,兵,贵,速,战,速,决,2.,快刀,斩乱,麻,1.,决胜于厅,堂,之上,2.,灌能,均 衡,紧,迫的事,不,紧,迫的事,重要的事,不重要的事,时间,管理,架构之处理方式,重要,紧急,全力以赴,计划并有条不紊地进行,做到未雨先缪,花,一点时间做，请人,代办，集中处理,有空,再做或,不做,20%,65%,15%,1%,应努力避免紧急事情,计划,是最,节,省,时间,的作法,P,A,D,C,不,好,好,耗用,时间,耗用,时间,4 D,原则,4D,原则,重 要,紧 迫,Do it now,Delegate it,Do it later,Dont do it,4 D,原则,Do it now,（,亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。,Delegate it,（,授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。,Do it later,（,稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。,Don,t do it,（,丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管,执,行是,从,那,里,展,开,睡觉,吃饭,打豆豆,你,每天在做的事情,执,行,树立时间价值观理念变革,结构流程优化组织前提,工作环境,“,”,准备工作,工作的计划性目标管理,分清工作轻重缓急优先级,并行串行的兼顾性统筹学,工作任务转移授权与借力,学会说,“,不,”,拒绝的学问,时间管理的八大法宝,时间管理金科玉律,N,设立有挑战但可实现的目标,设定所有工作的完成期限,建立固定的日常工作模式,在精力最充沛时做最用脑力的工作,不要推迟你不喜欢但重要的事情,不重要的事迟一点做,分析你在时间管理方面的障碍,确立你不希望被打扰的时间,一次只做一件事,如果你开始做一件事，尽可能做完它,慌,/,忙,/,充实,如果,你,每天都很忙，,你,是否真正清楚,你,在忙什,么,？我真的需要,这么,忙,吗,？我所投入的,时间与,回收是否成正比？,慌,v.s.,忙,v.s.,充,实,情境,测验题,(限,时,三分,钟,),1.,请,先,阅读,完本文,2.在,这张纸,的右上角,写,下你的名字,3.,将,第二句中的大名,两个,字圈起,来,4.在,这张,指的左上角,画,五,个,正方形,5.在,刚,才,画,的正方形中,个画画,一,个,十字,6.在正方形的四,周画一个圆,圈,7.在,这张纸,的右下角,签,上你的名字,8.在,签,名下,写三个好,字,9.在右上角的,签,名下,画,一道,线,10.在,这张纸,的左下角,画,一,个,十字,11.把,刚,才所,画,的十字周,围,加,画,一,个,三角形,12.,现,在你已全部,讲,完,请,只做第一及第二,题,及可,13.在第八句的好字,画,一,个圆,圈,14.,当,你做到,这里,请,大喊一,声,“,我最快,”,15.如果你完全遵守,规,定,请,大,声,“,我最好,”,!,16.在,这张纸,的背面,计,算二十三加三十二加二十三的和,17.,将刚刚,的答案,减,去二十三,再,减,去十三等於多少?,18.在以上所有,“,双数,“,题,的,题,上,画,圈,19.假如你做到,这里,请,拍一下桌子,并,大,声,“,遵,从,指示,我第一!,”,20.在,这张纸,的背面,计,算一下二十五乘十三的答案,提高工作效率的三方法三法,则,三,个,方法,1.,了解自己每天不,同时段体力的分布状况来决,定要做什,么样的,事情,2.,让,自己充,满,活力,最,简单,的方法,就是,养,成每,个礼,拜固定,运动,的好,习惯,3.,均衡的生活作息,培,养,一,个,良好的嗜好,三,个,法,则,1.,批次,处,理法,则,.,集中,时,段,处,理所有,性质,相同的事情,2.80/20,法,则,这,法,则,是在有限的,时间,挑,选,出重要的事情,来,做,3.,高效率法,则,:,大,块时间,法,则,80/20,原理意示,图,80%,时间,20%,时间,80%,成效,20%,成效,重要的,少,数,事物,琐,碎的,多,数,事物,规划,有效的做法,大,块时间,法,则,:30/90,法,则,大,块时间法则,是培,养,工作情,绪,的法,则,前,30,分,钟,做容易做的事情,让,事情看起,来,有,进,度,;,后,90,分,钟,做最重要的事情,.,尽量让这,120,分,钟,不受干,扰,你可以告知,周边,的人或者主,动拒绝干扰,养成习惯,一天至少一,块,大,块时间,每天保有基本的,绩,效,有心情,时,再做第二,块,则,有高,绩,效,大,块时间示范,列,举,今天要做的事,-,快速回,Email,-,打,电话,-,规划专,案,-,开会,-,批,电,子文件,-,归还,文件,-,与,同事,沟,通,以,难,易度排列,易,易,难,1,固定,时间,易,易,难,2,前,30,分先做,简单,的事情,後,90,分再做,难,的事情,(1),(2),(3),大,块时间,三步曲,1.,把今天要做的事情一一列,举,出,来,分成容易做的,重要的及其它的事情,由,80/20,法,则,排出事,情处理,的,优,先,顺,序,2.,前,30,分,钟,完成最容易完成的事情,时间,一到不管有,没,有做完就切到重要事情上,3.,后,90,分,钟,完成最重要的事情,.,若做得起,劲时,一直做下去也,无,所,谓,有空的,时间,再,来,做其它未完成容易的事,工作,时,段分配法,则,早上,中午,13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,冲劲与,勇,气,兼俱,(Do),思考,迟顿,适,合散心,放,松,(Check),冷,静,沟,通,(Action,Plan),Relax,人文,Thinking,看看企,业,界的答案,早上,中午,13:0015:00,下午,晚上,活力充沛,冲劲与,勇,气,兼俱,(Do),思考,迟顿,适,合散心,放,松,(Check),冷,静,沟,通,(Action,Plan),Relax,人文,Thinking,1.,发球,EMail,2.,电话,敲定事情,/,做事情,3.,给,Leader,方向,/,画,架,构,4.,执,行,进,行中,专,案,1.,面,对,面,Follow Up,2.Go Around,3.,沟,通,与协调,1.,思考,问题,2,.,写计划,/,Update Follow up,进,度,(1hr),3.Update/Modify,进,行中,专,案,1.,花,1,小,时写,作,每,周,工作性,质,分配法,则,礼,拜一二,礼,拜三四五,礼,拜六日,备注,活力充沛,冲劲与,勇,气,兼俱,(Do),思考,迟顿,放,松,沟