成功会议的管理规则

按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,會議高手,深度會談之,藝,藝術,目 錄,.前言,.成功的會議,.會議管理,.與會規則,.主席的職責,與,與注意事項,.如何開場、,結,結論、使別,人,人,願意發言及,發,發問的技巧,.傾聽與記錄,的,的技巧,.主席的工作,促動,.會議中的問,題,題,.如何發言,.報告的種類,目 錄,.論證的誤導,.感覺與事實,.抱怨的種類,及,及如何抱怨,.主持會議的,原,原則,.慶祝與檢討,目 錄,會議是學習,型,型組織的修,煉,煉場,深度會談的,藝,藝術,會議的能力,是,是現代人必,備,備的團隊工,作,作能力.,一夫當關的,英,英雄時代已,經,經過去,我,們,們必須與他,人,人愉快的合,作,作才能順利,成,成事.,會議正是團,隊,隊合作最常,用,用的溝通協,調,調方式.,前 言,會 議 內,容,容,會議主題,會議目的,議程,決議,成功的會議,有效,藉蓍團隊的,集思廣益,解決個人,無,無法完,成或突破的,問,問題,有效,達,達到會議目,標,標。,和諧,營造和諧的,氣,氣氛,使成,員,員對團隊有,安,安全,感、信任感,、,、認同感,展,展露個人才,能,能。,參與,參與的人,用心關注,才能讓會,議,議得到健,全發展。,效率,當一個會議,成,成功的要素,具,具備后,能,在,在,預,定的時間內,完成開會,這,這就是效率,。,。,學習,在參與開會,的,的同時有更,多,多,學習,的機會。,會議的管理,會議的成本,會議召開的,時,時機,重要的、緊,急,急的議題,需要集思廣,益,益的,無法私下協,商,商的,與會的資格,了解實況的,人,人,有權做決定,的,的人,重大關係的,人,人(執行者,或,或關心此會,議,議的人),會議通知需,知,知,會議名稱:,明確點出主,題,題,使人一,目,目了然,(如E_MAIL主旨),目的:,應詳盡說明,方便成員,們,們做相關的,資,資料搜集,時間,地點,議程:,應包含開會,預,預定結束時,間,間,準備資料,與會人員,主辦單位,會議通知範例,會議名稱:業務會議,目,的,的:公司本季營,業,業額嚴重衰,退,退,本次會,議,議將,討論營業額,下,下降原因,並,並提出改善,對,對策。,時,間,間:2002.03.18AM10:00,地,點,點:大會議室,議,程,程:1.現況說,明,明2.各,部,部門報告,3.未來趨,勢,勢分析4.,振,振興,方,方案,準備,資,資料:與會,各,各單,位,位相,關,關報,表,表、,資,資料,與會,人,人員:客服,課,課長,、,、MTQC、MT,制,制程,、,、,MT,技,技轉,、,、設,計,計人,員,員,主辦,單,單位:營業,部,部,決議,追,追蹤,什麼,事,事,?,什麼,時,時候,完,完成,?,什麼,人,人負,責,責,?,什麼,時,時候,報,報告,?,如何,報,報告,?,議,程,程,設,設,計,計,由重,要,要到,不,不重,要,要,會議,開,開始,時,時即,討,討論,重,重要,議,議題,以,免,免延,誤,誤時,影,影響,到,到後,面,面重,要,要議,題,題。,由不,尖,尖銳,到,到尖,銳,銳,將尖,銳,銳議,題,題挪,后,后,讓,讓與,會,會人,員,員建,立,立默,契,契和,信,信任,感,感,再,再接,觸,觸尖,銳,銳議,題,題,使,使氣,氛,氛不,尷,尷尬,。,。,由容,易,易到,困,困難,讓大,家,家漸,漸,漸融,入,入會,議,議進,行,行的,節,節奏,不,要,要開,始,始就,接,接觸,未,未熟,悉,悉的,會,會議,造,造成,挫,挫折,感,感。,與,會,會,規,規,則,則,要守,時,時,堅,持,持到,底,底,要做,事,事前,準,準備,針對,主,主題,主,主動,發,發發,言,言,簡,簡短,扼,扼要,對事,不,不對,人,人,不,不做,人,人身,功,功擊,予以,真,真誠,的,的肯,定,定及,讚,讚美,傾聽,他,他人,發,發言,用積,極,極的,話,話代,替,替消,極,極發,言,言,以探,詢,詢、,謙,謙虛,代,代替,主,主觀,論,論斷,主席,注,注意,事,事項,獨占,發,發言,避,避免,冗,冗長,的,的發,言,言,占,占用,大,大家,交,交流,意見,的,的時,間,間。,火爆,浪,浪子,要,要能,容,容納,他,他人,的,的發,言,言,不,不可,情,情緒,化與,他,他人,發,發生,衝,衝突,。,。,優柔,寡,寡斷,要思,路,路清,晰,晰,對,對決,議,議事,項,項要,果,果斷,、,、明,確,確。,加入,衝,衝突,應站,在,在中,立,立的,立,立場,來化,解,解衝,突,突。,操控,議,議程,應,應依,照,照流,程,程引,導,導會,議,議的,進,進行,不,可,可一,人,人,操控,整,整個,會,會議,的,的議,程,程。,如,何,何,開,開,場,場,背景:,除了,會,會議,召,召開,的,的背,景,景,也,也可,讓,讓與,會,會人,員自,我,我介,紹,紹,並,並說,明,明對,會,會議,的,的期,待,待,以,以,促進,與,與會,人,人員,及,及會,議,議氣,氛,氛的,融,融洽,會議,目,目的,議程:,會議,中,中欲,討,討論,之,之事,項,項及,其,其先,後,後順,序,序,和預,估,估時,間,間。,會議,期,期待,開場,舉,舉例,說,說明,近來,公,公司,的,的營,運,運狀,況,況因,為,為受,到,到經,濟,濟不,景,景氣,的,的影,響,響,使,使得,本,本季,的,的營,收,收目,標,標達,成,成率,只,只有70%。,因,此,此,今,今,天,天,召,召,開,開,會,會,議,議,主,主,要,要,討,討,論,論,兩,兩,大,大,問,問,題,題,第,第,一,一,就,就,是,是,如,如,何,何,刺,刺,激,激,原,原,市,市,場,場,的,的,買,買,氣,氣,第,第,二,二,討,討,論,論,新,新,市,市,場,場,的,的,擴,擴,展,展,計,計,劃,劃,。,。,首,先,先,將,將,由,由,業,業,務,務,部,部,周,周,厚,厚,坤,坤,課,課,長,長,為,為,我,我,們,們,說,說,明,明,目,目,前,前,市,市,場,場,狀,狀,況,況,再,再,由,由,各,各,位,位,一,一,起,起,討,討,論,論,然,然,後,後,各,各,區,區,市,市,場,場,督,督,導,導,會,會,一,一,一,一,提,提,出,出,配,配,合,合,方,方,案,案,最,最,後,後,由,由,行,行,銷,銷,部,部,門,門,整,整,合,合,后,后,提,提,出,出,執,執,行,行,方,方,案,案,。,。,本,次,次,會,會,議,議,的,的,進,進,行,行,時,時,間,間,預,預,估,估,為,為1.5,小,小,時,時,。,。,希,希,望,望,今,今,天,天,經,經,由,由,在,在,場,場,各,各,位,位,的,的,相,相,互,互,討,討,論,論,及,及,創,創,意,意,激,激,蕩,蕩,能,能,夠,夠,產,產,生,生,一,一,套,套,完,完,整,整,有,有,效,效,的,的,業,業,績,績,提,提,升,升,計,計,劃,劃,大,大,家,家,加,加,油,油!,如,何,何,總,總,結,結,宣,達,達,決,決,議,議,激,勵,勵,動,動,機,機,評,估,估,目,目,標,標,達,達,成,成,過,程,程,回,回,顧,顧,懸,念,念,事,事,項,項,如,何,何,讓,讓,大,大,家,家,願,願,意,意,發,發,言,言,塑,造,造,會,會,議,議,歡,歡,樂,樂,、,、,和,和,諧,諧,的,的,氣,氣,氛,氛,。,。,建,立,立,包,包,容,容,、,、,安,安,全,全,的,的,討,討,論,論,環,環,境,境,。,。,保,持,持,客,客,觀,觀,對,對,事,事,不,不,對,對,人,人,。,。,不,以,以,言,言,立,立,人,人,不,不,以,以,言,言,廢,廢,人,人,。,。,設,置,置,暗,暗,樁,樁,帶,帶,動,動,與,與,會,會,人,人,員,員,的,的,熱,熱,烈,烈,參,參,與,與,有,有,拋,拋,磚,磚,引,引,玉,玉,的,的,效,效,果,果,。,。,主,動,動,出,出,擊,擊,適,適,時,時,發,發,問,問,塑,塑,造,造,發,發,言,言,機,機,會,會,且,且,予,予,以,以,正,正,向,向,的,的,肯,肯,定,定,與,與,鼓,鼓,勵,勵,。,。,有,效,效,傾,傾,聽,聽,與,與,良,良,好,好,溝,溝,通,通,。,。,發,問,問,的,的,技,技,巧,巧,開,放,放,與,與,封,封,閉,閉,空,投,投,與,與,指,指,定,定,傾,聽,聽,的,的,技,技,巧,巧,注,視,視,對,對,方,方,不,中,中,途,途,打,打,斷,斷,詢,問,問,不,不,明,明,之,之,處,處,適,當,當,歸,歸,納,納,不,任,任,意,意,表,表,露,露,情,情,緒,緒,記,錄,錄,的,的,技,技,巧,巧,活,用,用,5W2H:,即,即what,、,、where,、,、when,、,、who,、,、why,、,、how,、,、howmuch.,掌,握,握,主,主,詞,詞,、,、,動,動,詞,詞,、,、,形,形,容,容,詞,詞,明,確,確,數,數,字,字,運,用,用,keyword,列,點,點,說,說,明,明:,可,可,了,了,解,解,發,發,言,言,重,重,點,點,歸,歸,納,納,出,出,主,主,題,題,方,方,向,向,一,言,言,以,以,蔽,蔽,之,之,主,席,席,的,的,工,工,作,作,發,言,言,的,的,促,促,動,動,:,讓,讓,大,大,家,家,想,想,發,發,言,言,並,並,說,說,出,出,想,想,表,表,達,達,的,的,意,意,見,見,。,。,工,作,作,分,分,配,配,的,的,促,促,動,動:,鼓,勵,勵,大,大,家,家,主,主,動,動,認,認,領,領,工,工,作,作,掌,掌,握,握,成,成,功,的,的,機,機,會,會,。,。,創,意,意,的,的,促,促,動,動:,提,出,出,一,一,些,些,其,其,他,他,產,產,品,品,的,的,優,優,點,點,激,激,發,發,大,大,家,家,的,的,創,意,意,將,將,別,別,人,人,的,的,優,優,點,點,用,用,於,於,我,我,們,們,的,的,產,產,品,品,上,上,。,。,問,題,題,的,的,促,促,動,動:,主,席,席,應,應,提,提,出,出,一,一,些,些,問,問,題,題,讓,讓,與,與,會,會,人,人,員,員,了,了,解,解,問,題,題,的,的,狀,狀,況,況,。,。,感,情,情,的,的,促,促,動,動:,主,席,席,除,除,了,了,要,要,讓,讓,與,與,會,會,者,者,體,體,會,會,到,到,你,你,的,的,關,關,懷,、,、,感,感,恩,恩,、,、,自,自,責,責,、,、,包,包,容,容,、,、,肯,肯,定,定,外,外,還,還,要,讓,讓,與,與,會,會,者,者,自,自,動,動,自,自,發,發,創,創,造,造,和,和,諧,諧,的,的,氣,氣,氛,氛,會,議,議,中,中,的,的,問,問,題,題,人,身,身,攻,攻,擊,擊,對,策,策:,對,雙,雙,方,方,進,進,行,行,安,安,撫,撫,重,申,申,議,議,事,事,規,規,則,則,重,提,提,主,主,題,題,進,進,行,行,討,討,論,論,離,題,題,對,策,策:,兜,一,一,圈,圈,切,切,回,回,主,主,題,題,給,予,予,肯,肯,定,定,再,再,切,切,斷,斷,話,話,題,題,將,離,離,題,題,的,的,議,議,題,題,留,留,置,置,最,最,後,後,再,再,做,做,討,討,論,論,。,。,請他做歸納,或,或替他做歸,納,納。,事先請將規,則,則講清楚,發言限定時,間,間,會議中的問,題,題,爭議不下,對策:,暫停會議休,會,會20分鐘,以,以上。,參與第三者,的,的意見,將雙方意見,列,列表比較。,進行不記名,投,投票。,重整雙方意,見,見提出新的,方,方案。,重申共同利,益,益。,會議中的問,題,題,抱怨,對策:,同情其不滿,的,的情緒。,歸納其不滿,的,的原因。,尋求解決的,方,方法。,上級指導員,發,發言過於投,入,入,對策,:,裝傻發問,重新提出問,題,題,幽默有技巧,的,的提醒長官,。,。,會議中的問,題,題,短話長說,對策:,適時的制止,發,發言。,清其具體的,想,想法。,時間不足,對策:,選擇重要的,議,議題進行討,論,論。,限制發言人,數,數(可事先,登,登記),限制發言時,間,間。,會議中的問,題,題,爭功諉過,對策:,主席應制止,不,不當的發言,並給予其,適,適當的肯定,。,。,引導組織成,員,員彼此說出,對,對方的優點,讓大家都,能,能受到適當,的,的肯定。,為反對而反,對,對,對策:,請他提出更,好,好的對策。,引導他思考,是,是否有考慮,周,周延。,會議中的問,題,題,獨占發言,對策:,主席制止其,行,行為。,說明規則並,強,強制執行。,消極的話,對策:,發言者的情,緒,緒表示理解,提振士氣,擬,擬定共同目,標,標。,呼喊精神口,號,號。,會議中的問,題,題,如 何 發,言,言,積極的發言,明確的發言,尊重的發言,坦承的發言,客觀的發言,針對主題,報 告 的,種,種,類,類,工作完成的,報,報告:,你完成了什,麼,麼工作,何,時,時完成?完,成,成的重點?,工作異常的,報,報告:,工作的預定,進,進度、現在,進,進度、差異,進,進度、差異,原,原因、處置,對,對策及何時,會,會趕上進度?,請示報告:,背景狀況、,建,建議內容、,事,事情的經過,。,。,需要支援的,報,報告:,什麼事?原,因,因?對策?,現,現況如何?,需,需要哪些支,援,援?,論證的誤導,權威的誤導,經驗的誤導,約化的誤導,參考點的誤,導,導,倒果為因的,誤,誤導,引信的誤導,採因的誤導,感覺與事實,感覺,即對事,物,物主觀的意,念,念,其中包,含,含個人的價,值,值判斷,因,此,此感覺的產,生,生往往因人,而,而異。,事實,即有具,體,體、明確的,訊,訊息陳述,與,與實際所發,生,生的事件相,符,符。,感覺與事實,演,演練,昨日九點過,後,後,G珠寶,店,店里有一位,商,商人正在收,拾,拾店面,一,位,位客人出現,並,並要求鑑賞,貨,貨品,店主,打,打開玻璃櫥,窗,窗,櫥窗內,的,的東西被人,抓,抓起,忽然,有,有個男人迅,速,速跑出店外,突然間警,鈴,鈴大響保安,人,人員迅速趕,至,至現場。,判 斷 問,題,題,以下問題你,認,認為是事實,者,者請打, 為感覺,者,者請打,1.店主正,在,在收拾店面,時,時,有一個,男,男人出現。,2.那個男,人,人是強盜。,3.此事件,發,發生於昨晚,九,九點過后。,4.打開櫥,窗,窗的男人是,店,店主。,5.強盜抓,取,取櫥窗內物,品,品后迅速跑,出,出店外。,6.有人打,開,開櫥窗。,7.要求鑑,賞,賞貨品的人,在,在抓取櫥窗,內,內的物品后,迅,迅速逃走。,8.櫥窗內,有,有金飾,且,有,有許多貴重,的,的寶石。,9.強盜威,協,協店主並進,行,行搶劫。,10.這個,故,故事僅牽涉,店,店主、客人,、,、保安人員,等,等三個角色,。,。,問 題 答,案,案,1.客人未,指,指明是男女,2.沒有明,確,確的線索顯,示,示是強盜。,3. 未指,明,明是白天九,點,點還是晚上,九,九點,4.沒有明,確,確提出店主,的,的性別,5.沒有指,明,明是強盜抓,取,取櫥窗內的,物,物品,6.,7.沒有指,明,明是要求鑑,賞,賞貨品的人,抓,抓取櫥窗內,的,的物品迅速,逃,逃走,8.只說有,寶,寶石,沒有,指,指明是金飾,9.均沒有,在,在文中提到,過,過,10.沒有,明,明確的數字,或,或說明顯示,參,參與的人數,抱怨的種類,復雜性的抱,怨,怨,人身攻擊,在,在他人身上,貼,貼標簽,算舊帳,消極性的抱,怨,怨,如 何 抱,怨,怨,抱怨的內容,應,應包括:,到底發生了,什,什麼事、這,造,造成何種困,擾,擾?希望別,人,人怎麼做或,協,協助?,或可以套用,一,一個公式來,作,作為抱怨的,模,模式:,我了解,只,只是它,會,會是不,是,是可以,另外可以採,用,用更和緩、,柔,柔軟的抱怨,方,方式,是從,感,感謝或自責,開,開始,主持會議的,原,原則,以人為本,主席應,尊,尊重、肯定,與,與會人員,讓,讓每,位與會人員,受,受尊重且能,夠,夠自我發展,。,。,停止操控,應在會,議,議中集思廣,益,益、促成組,織,織,學習、培養,與,與會能力。,不,不可用職權,來控制議程,、,、只求個人,決,決議。,目標與過程,兼,兼得,在過程,在,在達到目標,讓每,個人享受到,學,學習的過程,。,。,對事不對人,感覺與理性,兼,兼顧,解決問題也,處,處理情緒,慶祝,(Celebration),的時機,即時,真誠,明確,學習與成果,結,結合,情感之交流,變化的,正式、非正,式,式場合,鼓勵與自我,慶,慶祝,共同慶祝,回歸生命之,真,真相,查核,(Check),的時機,上對下,單向溝通,被動,否定,強調錯誤,對事不對人,嚴苛 、自,我,我防衛,標竿學習的,特,特點,自動:,有技巧的引,導,導學員,讓,學,學員自動提,升,升己的能力,。,。,與自己比較:,引導學員作,自,自我比較,與,與目,標作比較,以,以隨時檢討,與,與提高。,過程:,共同討論如,何,何達到所設,定,定的目標,引,引導學員,思考用何方,法,法達到目標,。,。,找參考點:,尋找標竿做,為,為自己追求,的,的目標。,肯定:,引導中予以,適,適當鼓勵與,肯,肯定,促進,學,學員不斷,學習成長。,THE END !,Thankyou!,演讲完毕，,谢,谢谢观看！,