XXXX年档案管理培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2020-12-13,#,2020-12-13,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,2020-12-13,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,2020-12-13,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,2020-12-13,#,单击此处编辑母版文本样式,第二级,单击此处编辑母版标题样式,2020-12-13,*,#,2020-12-13,*,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,南玻集团,2015年档案管理工作培训,南玻集团,1,总论,1,理论,3,实践,2,规则,总论1理论3实践2规则,2,Page,3,档案管理工作,收集,鉴定,分类,装订,排列,上架,打印目录、,贴背脊,著录,盖章,填写档号,保管,提供利用,装盒,Page 3档案管理工作收集鉴定分类装订排列上架打印目录、著,3,档 案 管 理 工 作 流 程,收 集,整 理,利 用,档 案 管 理 工 作 流 程 收 集 整 理,4,档 案 分 类,文书档案,基建档案,设备档案,专门证照,合同档案,光盘档案,照片档案,档 案 分 类文书档案,5,文书档案的收集与整理,归档文件的来源,，包括但不限于,：,单位内部形成的文件,集团下发的文件,政府部门针对本单位发文,需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目，合作单位按要求向本单位提交的文件,文书档案的收集与整理归档文件的来源，包括但不限于：,6,文书档案的收集与整理,收集,时间,：,公司发文月度归档或季度归档,政府批文随时归档,零散合同随时归档,，或定期归档,各种请示、报告按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档,文书档案的收集与整理收集时间：,7,文书档案的收集与整理,档章格式：,文书档案档章格式,科技档案档案章格式,文书档案的收集与整理档章格式：,8,文书档案的收集与整理,档章格式：,文书档案,单位代号,文件形成年度,保管期限代号,一般为三位自然数,保管期限：永久、30年、10年,代,号：Y、30、10；,件,号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1,排起,。,文书档案的收集与整理档章格式：单位代号文件形成年度保管期限代,9,文书档案的收集与整理,需要说明的问题：,保管期限的划分：,对照本公司归档文件分类、保管期限表,将本公司的重要文件、集团下发的跟本公司有关的人事任命定为永久，其余文件全部保存10年。按照文件原编号或发文时间顺序排序即可。,文书档案的收集与整理需要说明的问题：,10,文书档案的收集与整理,装盒、排架：,1.装盒：按文件顺序进行装盒。为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒。,特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。,2,.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。,3,.排架：按年度从档案柜最上层排起，,保管期限,永久和,30年,的可以一起排架，,10年的,则另排一架。,文书档案的收集与整理装盒、排架：,11,文书档案的收集与整理,重要文件的整理,重要文件：政府针对本公司的发文等,整理方式：原件可单独存放，但要注意：,1.单独存放需有目录，编顺序号；,2.复印件按原整理方式著录；,3.著录的备注里注明原件的存放处。,文书档案的收集与整理重要文件的整理,12,基建文件的收集,和整理,前期文件,施工过程文件,竣工文件,竣工验收文件,图纸,基建文件的收集和整理前期文件,13,决策立项文件：项目建议书及批复,可行性研究报告及批复,环评报告及批复,关于立项的会议纪要,建设用地文件：选址申请及规划意见书,拆迁安置意见协议、方案,建设用地规划许可证及其附件,国有土地使用证,基建文件的收集,和整理前期文件,决策立项文件：项目建议书及批复基建文件的收集和整理前期文,14,开工文件：建设工程规划许可证及其附件,建设工程施工许可证及其附件,工程质量安全监督注册登记,勘察设计文件：建设用地钉桩通知单（书）,审定设计方案通知书及审查意见,有关部门对于设计方案的审查意见,消防设计审核意见施工图审图审查报告,基建文件的收集,和整理前期文件,开工文件：建设工程规划许可证及其附件基建文件的收集和整理,15,合同文件：勘察招投标文件及合同,设计招投标文件及合同,监理招投标文件及合同,施工招投标文件及合同：以合同为主线，将施工过程中产生的一个标段的招标、议标资料、定标通知书、中标单位的投标书、合同、施工资料（竣工资料）结算资料（以及施工过程中的工程联系函、工程签证）一起排列、组卷,落标书不用组卷，以标段为主线一起打包（包括招标图纸）,基建文件的收集,和整理,合同文件：勘察招投标文件及合同基建文件的收集和整理,16,施工过程文件：工程联系函、变更通知书、工程签证单,施工过程文件收集：注意检查工程资料员相关资料存放是否规范,相关结算资料的规范系统,基建文件的收集,和整理施工过程文件,施工过程文件：工程联系函、变更通知书、工程签证单基建文件的收,17,竣工文件：1.,施工单位提交的文件,2.三算书,基建文件的收集,和整理,竣工文件：1.施工单位提交的文件基建文件的收集和整理,18,竣工,验收,文件：工程竣工验收申请表,工程竣工验收会议纪要,工程竣工验收整改意见,工程质量评估报告,建筑工程室内环境质量检测报告,消防工程验收意见书,环保验收合格证,污水排放许可证,注：如竣工资料不多，可以与前期资料中的部分一起组卷,基建文件的收集,和整理,竣工验收文件：工程竣工验收申请表基建文件的收集和整理,19,工程建设,资料收集时就注意的问题：,1.注意相关电子文件的收集（合同、招投标文件、竣工图）,2.预立卷,基建文件的收集,和整理,工程建设资料收集时就注意的问题：基建文件的收集和整理,20,施工图、竣工图:,施工设计图由设计单位提供：应将全套施工图、目录及电子版收集到档案室，后颁发；,竣工图：一般由施工单位提供；对照施工图来收集竣工图，以保证齐全完整。,基建文件的收集,和整理,施工图、竣工图:基建文件的收集和整理,21,基建档案整理,原则：即尊重文件的形成规律，保,持文,件间的有机联系，便于档案的保管利用，符合相关标准规范。,基建文件的收集,和整理,基建档案整理原则：即尊重文件的形成规律，保持文件间的,22,施工资料：由施工单位进行整理组卷，建设单位汇总。,监理资料：由监理单位进行整理组卷，建设单位汇总,建设单位：,对,前期文件和竣工验收文件,整理组卷,汇总,施工文件和监理文件,基建文件的收集,和整理整理,施工资料：由施工单位进行整理组卷，建设单位汇总。基建文件的收,23,分类：一级类目为基建档案，代号为04,二级类目为项目,三级类目为案卷,基建文件的收集,和整理,分类：一级类目为基建档案，代号为04基建文件的收集和整理,24,图纸：施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后，按单体工程、专业组卷。,基建文件的收集,和整理,图纸：施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后，按单体工程、专,25,卷内文件整理：,1.,卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。,2.文字资料与文书档案相同，一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。建议：请示和批复分别著录。,基建文件的收集,和整理,卷内文件整理：基建文件的收集和整理,26,3,.,对于图纸,有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；,没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。,如果某些专业的图纸较少，可以几个专业的图纸组成一卷，卷内排完一个专业，再排另一个专业,。,案卷题名要注明XX项目YY及YY（YY为专业名称）图纸，如一期基建项目水电及道路管网竣工图,。,基建文件的收集,和整理,3.对于图纸基建文件的收集和整理,27,装订：,7 案卷装订,7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。,7.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章,科技档案案卷构成一般要求（,2008,）,基建文件的收集,和整理,装订：科技档案案卷构成一般要求（2008）基建文件的收集和整,28,著录：其项目大体与文书档案相同，关于项目、案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解,注意：案卷题名,基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材,料名称三部分组成。题名要确切，能够反应本卷中所含文件的内容。,不允许使用,，,如,：,“投标资料一”“投标资料二”,正确为：一期厂房装修招投标资料；,二期均化库建设竣工图等。,基建文件的收集,和整理,著录：其项目大体与文书档案相同，关于项目、案卷及卷内文件著录,29,基建档号章格式为,其中,：,分类号指基建档案的一级类目代号,及项目号的组合,一般为:,04.01,基建文件的收集,和整理,基建档号章格式为基建文件的收集和整理,30,收集时注意：,档案人员参与设备开箱验收,电子文件的收集（包括说明书的电子版、随机的U盘、光盘等）,设备档案,的收集,和整理,收集时注意：设备档案的收集和整理,31,采购阶段,（1）购买仪器设备的审批文件；,（2）招投标资料；,（3）协议、合同；,（4）谈判备忘录、附录、附件,设备档案,的收集,和整理,各阶段产生的文件,采购阶段设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,32,开箱阶段,装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单；,图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；开箱检验记录、商检及索赔文件；运单、发票,设备档案,的收集,和整理,各阶段产生的文件,开箱阶段设备档案的收集和整理各阶段产生的文件,33,安装、调试阶段,（1）,安装基础图、电气接线图、安装工艺规程；（2）试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（3）存在问题及处理意见；（4）安装调试技术总结报告、验收报告；,设备档案,的收集,和整理,各阶段产生的文件,安装、调试阶段（1）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程,34,运行维修、更新改造及报废阶段,（1）维修记录；,（2）设备事故分析记录及处理结果；,（3）更新改造请示及批复；,（4）改造过程中形成的图样；,（5）报废技术鉴定书、请示及批复,设备档案,的收集,和整理,各阶段产生的文件,运行维修、更新改造及报废阶段设备档案的收集和整理各阶段产,35,确定大类的划分:,工程玻璃：先分工序再按线来分，如切割、刚化,浮法玻璃：冷端、热端、公用工程等,特种设备的检测资料可以单独作为一个项目,大类内划分：,合同（包括相关文件）,技术资料（包括随机资料、图样）,设备档案,的收集,和整理,整理,确定大类的划分:设备档案的收集和整理整理,36,组卷：按照文件之间的联系进行组卷,单台套设备,（如公用设备中的叉车等，一台套为一卷）,设备档案,的收集,和整理,整理,组卷：按照文件之间的联系进行组卷设备档案的收集和整理整理,37,实物档案档号,全宗号类目号（一级类目二级类目）顺序号,CSG01,SW1,001,第,1,件实物（顺序号）,牌匾类代号（二级类目）,实物类代号（一级类目）,集团总部代号（全宗号）,实物档案档号全宗号类目号（一级类目二级类目）顺序号 C,38,合同档案,管,理,合同档案的件：,一份合同与合同请示、合同会签单组成一件；,如需要招投标的较复杂的合同，可以将其它招、投、定标资料装订成一卷，卷内文件目录一起装订，但按件在合同档案里著录，著录以合同为准,。,合同档案管理合同档案的件：,39,合同档案管理,合同档案类别：基建合同,设备合同,采购合同,销售合同,管理合同,同一类别的合同，按年度分开，按件归档,公司成立合同及公司与政府签订的协议放在文书档案里，不放在合同档案。,合同档案管理合同档案类别：基建合同,40,合同档案的整理,合同档案档号格式,全宗号合同类别年度件号,合同档案的整理合同档案档号格式,41,专门证照类档案管理,专门证照分类,专利,