会议室管理培训-ppt课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,会 议 室 管 理 培 训,会议室管理员,会 议 室 管 理 培 训会议室管理员,引言,会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定的议题，三个人以上（包括三个人）在一起共同商讨（商议）问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或作出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会。,会议的六个基本构成要素：与会者、会议主持人、会议议题、会议名称、会议时间、会议地点。,引言 会议，是指在遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则,会议是工作的一个重要组成部分。,会议是集思广益、沟通信息、培训交流、汇报工作的一种重要方式。,由此可见，会议对人们工作的重要程度。,思考：既然会议如此重要，要开好一个会议，需要做好哪些工作？,？,【,会议的作用,】,会议是工作的一个重要组成部分。思考：既然会议如此重要，要开好,目 录,会议召开,1,电话会议,2,接待礼仪,3,投影仪突发状况的简单处理,4,目 录会议召开1电话会议2接待礼仪3 投影仪突发状,目 录,会议召开,1,电话会议,2,接待礼仪,3,投影仪突发状况的简单处理,4,目 录会议召开1电话会议2接待礼仪3 投影仪突发状况,会议筹备,会议善后,会议过程,会议室管理模块,会议基本礼仪,会议筹备 会议善后 会议过程 会议基本礼仪,序号,要素,内容,强调,1,会议目的和类型,确定会议目标和希望达成的结果，对会议进行定位,不开无目标的会议,2,会议主题、时间和议程,确定会议的主题、时间和议程并事先进行公告,不开无准备的会议,3,会议参加者,主持人,记录人,参与人员,（包括决策者、直接参与讨论者、相关知情协作者、参与学习者等）,为避免会议同质性的后果，最好的方法是让参加会议的人员尽可能多样化，使会议在决策时出现尽可能多的观点和意见。理想的情况是，与会人员应该包括所有与议题有关的人员和最后决策者。,4,会议资料,准备会议资料；,若有必要，应事先分发会议资料,理想的情况是，对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。,5,会场准备,会场布置,座次安排,【,会议关键要素的确认,】,序号要素内容强调1会议目的和类型确定会议目标和希望达成的结果,谁去做这些会前的准备工作？,部门秘书？,会议室管理员,？,NO,NO,既然会议是我们工作的一种重要形式，我们在座的每一位都会参与到各类会议中，同时，我们也需要组织各类会议。,谁去做这些会前的准备工作？部门秘书？NONO 既然会议,你们认为，会前需要做哪些准备呢？,你们认为，会前需要做哪些准备呢？,会前筹备,会前准备,确定与会人员，统计与会人数；,我司现共有会议室及培训室,23,间，其中总部有,9,间、体验中心有,9,间、培训基地有,5,间，可根据不同需求选择相对应的会议室。,确定会议类型，接待还是内部会议，大型会议或者小型会议，以便安排不同规格的会议室；,确定会议需要使用设备和用品种类、要求，如白板纸、激光笔、移动投影等；,人员,设备,类型,地点,会前准备,会前筹备 会前准备确定与会人员，统计与会人数；确,为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通常要先和与会者本人或其秘书进行电话沟通，确定与会人的空闲时间。,例如：“您好！我是*部门的*，我们计划召开关于,的会议，想邀请*参加，会议初步定于,.,，大约持续,，,请问是否符合您的时间安排？”,如何与与会者沟通会议时间？,【,会议关键要素的确认,】,为避免工作时间的冲突，在发出正式会议邀约或通知前，通,必要时需对与会者进行,其他提醒，例如：携带相,应器材，做好发言准备，,相关注意事项等。,【,发送会议邀约,】,必要时需对与会者进行【发送会议邀约】,总部会议室清单,楼数,号数,座位,桌型,用途,设备情况,一楼,一号,18,座,会议式桌型，董事会桌椅,内部会议、接待使用。,固定投影,二号,1,0,座,会议式桌型，董事会桌椅,内部会议、接待使用。,固定投影,三号,1,8,座,会议式桌型，课桌式桌椅,内部会议、讨论使用。,固定投影,二号,一号,17,座,会议式桌型，董事会桌型,内部会议、大型接待使用。,固定投影,二号,1,0,座,会议式桌型，流动式桌椅,小型部分会议使用。,移动投影,三号,1,0,座,会议式桌型，流动式桌椅,小型部门会议使用,移动投影,四号,1,0,座,会议式桌型，流动式桌椅,小型部分会议使用。,移动投影,中心会议室,6,6,座,培训式桌型,流动式桌椅,大型接待，公司级大会、培训使用。,三楼,一号,1,1,座,会议式桌型，董事会座椅,CEO,专用，可供借用。,固定投影,二号,1,0,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部会议、讨论使用。,固定投影,总部会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况一楼一号18座会议,体验中心、培训基地会议室清单,楼数,号数,座位,桌型,用途,设备情况,三楼,A,20,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部会议、讨论使用,有投影仪,B,27,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部会议、讨论使用,有投影仪,C,30,座,会议式桌型，培训式桌椅,市场部开会使用,有投影仪,四楼,A,20,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部会议、讨论使用,有投影仪,B,25,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部会议、讨论使用,有投影仪,五楼,A,10,座,会议式桌型，培训式桌椅,CEO,开会使用,有投影仪,B,22,座,培训式桌型，培训式桌椅,CEO,开会使用,有投影仪,B,12,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部培训、开会使用,有投影仪,六楼,A,16,座,会议式桌型，培训式桌椅,内部培训、开会使用,有投影仪,B,30,座,培训式桌型，培训式桌椅,内部培训、开会使用,有投影仪,另：在颜莊,A,栋二楼设有培训室,4,间，三楼设有培训室,4,间,体验中心、培训基地会议室清单楼数号数座位桌型用途设备情况三楼,注,:,如会议临时取消，请提前半小时告 知会议室管理员。,会议需求者需提前一天预定会议室，未经申请，不得擅自使用会议室,存放路径：,M:0,共享文件,会议室管理,会议室预定表,会议室预定流程,注:如会议临时取消，请提前半小时告 知会议室管理员。,会议发生冲突时,该怎么解决？有哪些原则？,会议发生冲突时,该怎么解决？有哪些原则？,会议室使用原则,类 型,定 义,小 会,指人数少、会议重要性低、时间不紧急的会议。,大 会,指人数多，重要性高，时间紧急的会议。,部门会议,指部门内部的会议。,公司会议,指公司重大决策的会议，跨部门的会议，对外接待性会议。,一般会议,指重要性低，时间相对不紧急的会议。,紧急会议,重要性高，时间紧的会议，对外接待规格高的会议。,注意：内部会议服从外部会议、小会服从大会、部门会议服从公司会议、一般会议服从紧急会议。,会议室使用原则类 型定 义小 会指人,窗帘,一般情况下，首先关闭靠近投影屏幕的窗帘。,灯光,一般情况下，靠近投影屏幕的灯要关闭,影响会议室光线的因素,其他影响会议现场环境的因素,投影仪,确保投影图像稳定、清晰、居中、大小适宜,。,窗户,根据会议室噪声、温度、通风等情况决定窗户开关,。,桌椅,1.,检查桌椅数量是否够用；,2.,根据会议需求摆放桌椅，如小组讨论、讲课式等。,还有哪些因素会影响会议现场的环境？,【,会议室的准备,】,窗帘一般情况下，首先关闭靠近投影屏幕的窗帘。灯光一般情况下，,你会开空调吗,?,是不是打开空调就可以了？,空调的作用原理是什么？,温度下降需要时间,提前开启会议室空调,压缩机,冷凝器,节流阀,蒸发器,会议设备准备空调,你会开空调吗?是不是打开空调就可以了？空调的作用原理是什么？,人体感觉最舒适的温度是多少度？,24,28,调节空调时，除了温度还要考虑哪些因素？,风速：先调至最大，待温度下降后调至最小,风向：一定不能直吹人体,在会议进行中需不需要调节温度？,需要，因为会议室不是密闭的空间，与会人数也可能发生变化，会议进行时与会人的活动也会影响人们对会议室温度的要求，所以要根据会议现场的情况来选择是否需要在会议进行中调节温度。,还有哪些因素会影响会议室的温度？,1.,会议室中的电器设备在使用过程中释放出的热量,2.,室外天气的变化,会议设备准备空调,人体感觉最舒适的温度是多少度？会议设备准备空调,会议设备准备空调,请将温度控制在,23,度,-26,度,风速可调至最小，两格,风口请勿对着人,雪花图案为制冷标志，打开空调时，请按“模式”键，将空调调为制冷模式,会议设备准备空调 请将温度控制在,会议设备准备投影,开关键 打开,按一下 关上,按两下,会议设备准备投影 开关键,会议设备准备投影,投影插孔,注意：,头大方向上 头小方向下,会议设备准备投影 投影插孔,会议设备准备投影,电脑切换投影方法：,1,、,同时按,Fn,、,F3,键,或 同时按,Fn;,2,、如果切换不过来，可直接用鼠标操作,单击右键图形选项输出至监视器,3,、切换时，为保证画质质量，电脑分辨率应调为,1024*768;,会议设备准备投影电脑切换投影方法：,开关按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯,开关在这里！,灯光的控制,会议设备准备灯光,开关按钮上会标注槽灯、筒灯、中间日光灯开关在这里！灯光的控制,会议设备准备灯光,开会时，只需开筒灯即可。,槽灯作用不大，一般不必打开,会议设备准备灯光 开会时，只需开筒灯,会议设备准备激光笔,连接电脑,USB,插口,多运用于,PPT,，,可上下翻页,会议设备准备激光笔 连接电脑USB插口 多运,目 录,会议室管理,1,电话会议,2,接待,3,投影仪突发状况的简单处理,4,目 录会议室管理1电话会议2接待3 投影仪突发状况的,会议申请,会议回复,仪器使用,后续动作,电话会议模块,会议申请 会议回复 仪器使用 后续动作,电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。它没有时间、地域限制。打破了通话只能局限于,2,方的界限，可以满足,3,方,以上（根据不同提供商的产品，最高可实现,4000,方同时通话）它具有信息更加真实，范围更加广泛等特点,。,什么叫电话会议呢？,电话会议，通俗地说就是利用电话机作为工具，利用电话线,电话会议申请,XX,电话会议需求：,会议主题：,时间：,X,月,X,日,X,时,X,分时分,方数：,X,人,方数：需要接入的线路数，而不是指与会人数,例：,会议主题：行政部电话会议,时间：,10,月,10,日,9:00-10:30,方数：,10,将以上信息填好后，以邮件形式发给会议室管理员进行电话会议申请。,电话会议申请XX电话会议需求：将以上信息填好后，以,这是什么？该怎么用呢？,这是什么？该怎么用呢？,电话会议设备,八爪鱼,中转器连接口,电话线连接口,（孔比较小,）,八爪鱼连,（孔比较大）,扩音功能,电话似的按键,电话会议设备八爪鱼 中转器连接口 电话线连接口 八爪鱼连,目 录,会议室管理,1,电话会议,2,接待,3,投影仪突发状况的简单处理,4,目 录会议室管理1电话会议2接待3 投影仪突发状况的,座次的摆放,物品的摆放,注意事项,接待模块,座次的摆放 物品的摆放 注意事项,我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人背门而坐。,座次按重要程度依次从中间往两边散开。（图中数字号码代表重要程度）,注：但由于二楼一号情况特殊，改为主人背门而坐，客人对门而坐。,A,为主方,B,为客方,接待座次安排,A8,A6,A4,A5,A3,A1,A2,A7,B7,B5,B3,B1,B2,B4,B6,B8,我司的接待，一律跟随国际惯例，主人对门而坐，客人,接待注意事项,1,、确定客人的基本情况：人数，名单及职务，谁是负责人，负责人有几个，是否有特殊要求。,2,、预定会议室：如有接待，请提前一天对会议室进行预订，预定时，预留一个小时左右的准备时间，注意会议室的容量，不能太大，更不能太小