工作邮件的规范与注意事项课件

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,#,单击此处编辑母版标题样式,工作邮件的规范与注意事项,想知道更多吗？,开 始,1,工作邮件的规范与注意事项,TWO,内容,FOUR,范文,THREE,地址栏,ONE,主题,FIVE,其他,C,ontent,TWO 内容FOUR 范文THREE 地址栏,No.1,主旨,简短扼要,No.2,目的,明确直观,尽量在标题前注明目的。,长度不宜冗长,意思明确，引人注目。,一、主题,No.1No.2尽量在标题前注明目的。长度不宜冗长一、主题,1,2,02,精简,03,对象,面对客户的,商务邮件,主题最好能包含公司名字（,Who,）。,04,时间,如果带有,时间性质,的邮件，要在主题中标明时间，比如月报日报周报等。,01,明确,主题应该简单，,明确,的概括邮件的内容，切忌使用含义不清的标题,。,可以遵循,Where,、,What,、,When,原则，（一般不超过,35,字）来描述。,主题书写的注意事项,1202 精简03 对象面对客户的商务邮件主题最好能包含公司,二、内容,01,称呼,02,正文,03,附件,04,结束语,05,署名,二、内容01称呼02正文03附件04结束语05署名,称呼,1),如果知道,收件人的姓名,的话,可以称呼全名,/,名字。让对方感觉更加友好。,注：名字千万不要写错。,2),如果只知道,对方的姓氏,：,1.,对方是技术型的，可称呼：姓氏,+,工；,2.,对方不是技术型的，不确定职位，可称呼：姓氏,+,老师。,3),如果只知道,对方的身份,可以用：姓氏,+,职称。,4),如果为,群发收件人,可直接称呼为,Dear all,或者大家好,/,各位好,/,三位（数量）好。,01,称呼1)如果知道收件人的姓名的话,可以称呼全名/名字。让对方,02,1,2,3,问候语,1.,同事之间，平级之间，可称呼你好,2.,如果是领导，或者是客户可称呼您好！（称呼的下一行，,首行缩进,2,个汉字,。）,一般是对邮件里的某个东西（比如：附件,）,的进一步详细说明。,应加下划线,。,注,正文,正文内容,正文的核心部分，,层次分明、简单易懂,。,下一页,02123问候语1.同事之间，平级之间，可称呼你好一般是对邮,正文中内容的格式,首行,内容,字体,第一个首行在称呼语下面隔一行。每段文字的首行向右缩,2,个汉字，第二行从左边顶格书写,。,要求主次分明，先总体表达，再分层次说明，多用“第一,/,第二,/,第三,”,的格式。,宋体，黑色,字号一般选择,10-16,号。,邮箱默认的字体都适用。,1,2,3,正文中内容的格式首行内容字体第一个首行在称呼语下面隔一行。每,01,02,03,内容简明扼要,注意论述语气,注意序列性,多用简短语句或者词汇。,不宜长篇大论，行文注意通畅。,如果内容较多时，正文中简要介绍，可添加个附件进行详细描述。,选择恰当的语气进行论述。,尊重对方，多用敬语。,评价请谨慎和客观。,如果事情复杂，最好多用,1,、,2,、,3,、,4,之类的列点列段说明。,每个点和段落不宜过长。,正文的注意事项,1,010203,04,05,06,正文的注意事项,2,信息完整、准确,重要信息提示,检查,一次性把信息说清楚，说准确。,避免在,2,分钟后少发“补充”“更正”之类的邮件。,合理利用大写字母、粗体、颜色字体、加大字号。,不宜过多的提示。,再次重新审读，检查错误。,不要使用表情和使用过多的带有感情的标点符号。,040506,03,附件,网页版,Foxmail,Outlook,附件文件名的格式统一为：,姓名（名称）,+,内容,+,日期,如果有附件，,一定要记得添加,。,如果附件超过三个及以上，可在正文内容后空一行注明,，,（注,按,“附件一、附件二,”,依序,：）,列出附件内容，并,在文字底下加横线,。,03附件网页版FoxmailOutlook附件文件名的格式统,附件的注意事项,如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看。,应该让人清晰明了，涵盖附件的内容概要，不能以新建表格和新建文档等命名。,如果附件是特殊格式，请在文中注明打开方式，以免影响使用。,正文中应对附件进行简要说明，特别是很多个附件的时候。,03,04,附件数量不宜超过,4,个，如果过多可压缩打包。,05,06,如果附件占用空间过大，可分割成几个小文件分别发送。,提示,格式,说明,数量,空间,01,02,命名,附件的注意事项如果邮件里面含有附件，应在正文里提示收件人查看,04,结束语,01,可提供好的选择,02,希望,03,感谢,祝福语,04,结束语 在正文之后,祝福语 空一行后书写,04结束语01可提供好的选择02希望03感谢祝福语04结束语,05,署名,公司名称及,logo,部门姓名,地址,：,邮编：,电话：,传真：,邮箱：,网页版,Foxmail,Outlook,打开网页邮箱,-,点右上角头像,-,设置,-,个性签名,-,新建签名,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,打开,Foxmail-,点右上角图标,-,设置,-,左上一行 写邮件,-,高级,-,签名管理,-,新建,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,打开,Outlook-,开始,-,点击,-,新建电子邮件,-,签名,-,新建,-,输入签名档名称,-,编辑你的个性签名,05署名公司名称及logo网页版FoxmailOutlook,01,可多个不同的签名。,慎重引用短语或者公司宣传文化作为签名的一部分。,数量,和正文字体匹配，简体中文或者英文。,大小和正文一样，或者比正文小一些。,将内容归档，不宜超过,5,行。,电话号码数字中间建议加个停顿“,-,”。,尽可能插入公司,logo,图片，后面并带有中文名称。,编写邮箱用超链接，对方点你的邮箱即可生成到收件人栏。,03,05,02,04,06,字体,行数,电话号码,标志,超链接,个性签名的注意事项,01可多个不同的签名。数量和正文字体匹配，简体中文或者英文。,三、地址栏,抄送,将邮件同时发送给收件人以外的人，抄送一份给别人，收到的人可回邮件，也可不回邮件。,抄送的人数应做到最少。,比较重要，责任比较重大的邮件，记得抄送给我们的直接上司或者领导,。,收件人,邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。,有时可能会发送多人,检查是否有人员遗漏。,可按照职位高低和重要程度，先后输入。,三、地址栏抄送将邮件同时发送给收件人以外的人，抄送一份给别人,范文一,写信版,四、范文,范文一 四、范文,范文二,收件版,范文二,注意同一邮件主题,/,事项的邮件的连续性,回复时，属于同一邮件主题的按照发起顺序跟进，不要另起一个新邮件回复。,邮件的处理和回复,邮件的保存和管理,分类建立不同的文件夹，以便后续查找,邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。,保存在不易丢失的地方。,重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他邮箱。,邮件其他方面的注意事项,五、其他,注意同一邮件主题/事项的邮件的连续性邮件的处理和回复邮件的保,THANKS,FOR,YOUR,WATCHING,THANKS FOR YOUR WATCHING,