写作(二)：商务信函结构

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,商务信函英文写作,二商务信件构造,Structure of a Commerce Letter,(1)信头(Letter heading),(2)日期(Date),(3)邮寄记录(Special mailing notation),(4)内部记录(On-arrival notations),(5)封内名称和地址(Inside address),(6)经办人/指定收信人(Attention),(7)信件编号Reference,(8)称呼(Greeting),Parts of a Complete Business Letter,(9),信件主旨,(Subject),(10),正文,(Body),(11),结尾敬语,(Closing),(12),签名,(Signature),(13),打印姓名,(Printed Name),(14),写信者的头衔,(Title),(15),鉴别符号,(Identification initials),(16),附件,(Enclosure),(17),抄送,(cc:XXX,carbon copies),(18),附言,(P.S.Postscript),Parts of a Complete Business Letter,请看例子,必要局部,信头,日期,封内地址,称呼,正文,信尾敬语,签名,打印姓名,邮寄记录,内部记录,经办人,信函编号,信件主旨,写信者头衔,鉴别符号,附件,抄送,附言,Parts of a Complete Business Letter,附加局部,1.,信头,(letter heading),信头是写信人 sender的单位名称和地址包括 ，号码、号、及E-mail地址等，以便于收信人选择答复的方式。,Business Machine Co.,Ltd.,1234 South Main Street,AnyTown,AK,12345,U.S.A.,Telephone:(999)555-5555,Fax:(999)555-5550,格式,写信人姓名,写信人单位,门牌号 街道/路名,城市 州/省,国家名,、邮箱等信息,Alaska,美国阿拉斯加州,一般公司的专用信纸上在中间上方印有公司的标识符号，以及相关的信头信息，写信时只需从日期开头写即可。,1.,信头,(letter heading),一些常用地址的写法：,留意：,英语：地址先小后大,中文：地址先大后小,Road(Rd.),Street(St.),Avenue(Av.),Lane,Alley,District,Residential quarter,Unit,1.,信头,(letter heading),路,街,道,里、弄、巷,胡同、小巷,区,小区,单元,Sinochem,Jiangsu Import and Export Corporation,Jiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road,Nanjing,Jiangsu Province,210001,P.R.C./China,单位名称,门牌号,大楼名称,街道,城市,省,国家,中国江苏省南京市(：210001)中华路50号江苏国际商务大厦中化江苏进出口公司,例：,1.,信头,(letter heading),2.,日期,(date),写法：,美式：月-日-年,英式：日-月-年,例：,美 式,January 15,1997,May 1st,1998,Sept.3,1997,英 式,15 Jan.,1997(15 January,1997),1st May 1998(1st May,1998),3 Sept.1997,(3 September,1997),留意：,1年份必需全部写出；,2月份可以缩写，但是最好用英文全拼；,3日期可以用序数词或基数词；,4年份前要加逗号英式可以不加；,5日期切忌全部用数字表示。24/03/2023,2.,日期,(date),记录邮寄的方式与性质，如：,CERTIFIED MAIL,挂号信件,SPECIAL DELIVERY,限时专送,AIR MAIL,航空信件,3.,邮寄记录,Special mailing notations,记录信件的性质，如：,PERSONAL,私人信件,CONFIDENTIAL,机密文件,PRIVATE AND CONFIDENTIAL,私人机密文件,STRICTLY CONFIDENTIAL,极机密文件,4.,内部记录,(,On-arrival notations),格式,收信人姓名,职务,单位名称,门牌号,街名,/,路名,城市，州,/,省 邮政编码,寄送国家名,5.,封内地址,(inside address),例,1,Mr.James Allen,Advertising Manager,Holton-Peet Company,50 State Street,Albany,NY 23456,纽约州的州府：奥尔巴尼,For example:,Dr.Calvin Carson,Cross Country Coach,Dept.of Athletics,Colorado Community College,Cripple Creek CO 80678,5.,封内地址,(inside address),Colombia,哥伦比亚,科罗拉多社区学院,克里克,指明把信送给某个具体的人或部门处理。假设收信人地址已经写明就不用加这一行。此外，Attention的对象应与信封上的收信人一样。(缩写为Attn.),通常与封内地址空一行开头写。例：,Department of Journalism,Colorado State UniversityCripple Creek CO 80678,Attention:Human Resource Manager,6.,经办人,(attention),位置：,1.收信人地址信息下空一行,2.齐头式靠左，缩行式居中,3.一般要加下划线,例：,1.Attention:Mr.Smith,2.Attention Mr.Smith 不加冒号,3.ATTN.:Mr.Smith 缩写,4.ATTENTION:Mr.Smith(大写),5.Attention of Mr.Smith,6.To/For the attention of Mr.Smith,6.,经办人,(attention),将信件分类和编码，以便日后归档、查找之用。,例：,Re.:Our,reference 111208,Ref.:No.111210,File number 111210,Reference number AR48,7.,信函编号,(reference),留意：,假设我们收到的对方来信中有Our ref.No.1234，那么我们在复信时要写成Your ref.No.1234。,用于追踪订单和其他的通信,7.,信函编号,(reference),写法：,对男士正规：Dear Sir，Dear Sirs,或Gentlemen:,对女士正规：Dear Madam 或 Dear Mesdames,留意：,对关系亲密的伙伴可以直接写对象的名字(the first name)如:“Dear Jack”但是这种称呼不太正式。假设不是特殊生疏只能用“头衔+姓”的方式称呼对方，如:“Dear Dr.Benson”,词首字母全大写，英式结尾加逗号,美式结尾加冒号,8.,称呼,(greeting),也可以不加符号,8.,称呼,(greeting),Dear Mr.,Jim,，,Dear Jim,Jim,正式程度,事由可以作为信件的标题，是使对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，目的是为了使信件得到准时处理，也便于收信人分拣、归档和查阅。,通常在称呼下空一行，信的中间或左侧位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。例：,9.,主旨,/,事由,(subject),Dear Sir or Madam,SUBJECT:Web Design Conference in Norway,正文是书信的主体，表达发信人的意见。,正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，其次段具体争论，第三段以总结或建议来完毕全文。例：,We are pleased to submit“A Proposal for the Riverfront Energy Project“in response to your request of February 12,2023.,The dam described in the attached proposal uses the most advanced design and materials.As you know,the solution is a crucial issue for everyone involved in this project.,If you have any questions,please do not hesitate to call us.,10.,正文,(body),Formal,Semi-formal,Informal,Yours faithfully,Yours very truly,Faithfully yours,Sincerely yours,Cordially yours,Sincerely,Cordially,(Best)regards,11.,结尾敬语,(complimentary close),正式程度,遵循原则：,通常与正文空一行；,第一个单词的第一个字母要大写；,最终以逗号结尾(齐头式也可以不加)；,它应与前面的称呼相照应；,11.,结尾敬语,(complimentary close),在客套完毕语后，手写签名一般占三行空间，紧接着是打印签名，写信者的头衔紧随其下。,Sincerely,(Signature goes here),Elisabeth BellDirector of Marketing,12、13、14签名、打印名及头衔,Yours faithfully,Yvonne Chen,Yvonne Chen,Regional Sales Manager,职务,结尾套语,手写签名,打印签名,15.,鉴别符号,identification initials,当写信人和打字者不是同一个人时使用，各取其姓名首字母缩写。写信人的姓名缩写用大写放在前面，打字者的姓名缩写用小写置于其后，格式如下：,LS/jd,LS:jd,(,指写信人是,Lrina Safarova,打字者是,Joe Davis),假设信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件,时，注明Enclosure 或Encl.或Enc.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别。,例如：,Enclosures 3:/Enc.3:/Encl.3:,1.Birth Certificate,2.Visa,3.Letter of Reference,16.,附件,(enclosure),发信人假设需把此信抄送给有关单位或人，可在附件下方空一行，左对齐打上“cc:”，然后打上抄送单位的名称。,例如：,C.C/cc：Mr Smith,cc to：Mr Smith,Copy to:Mr Smith,Copies to:Mr Smith,17.,抄送,(carbon copy),用于补写要表达的事情,可用来强调或提示一些信中特殊重要的内容,一般地说，正式信件最好少用或不用,在副本下空一行开头写,例如：,P.S.Some other information will be send to you later,18.,附言,(,postscript/P.S.,),