合同管理信息系统介绍课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015/1/22,#,合同管理,信息系统介绍,合同管理信息系统介绍,1,目 录,总体,概述,业务介绍,系统范围,应用,效果,系统,亮点,操作流程,目 录,2,系统概述,合同管理系统主要实现企业生产经营活动中对合同全生命周期的管理，通过该系统完成从合同准备、合同订立、合同审批、合同履行、合同终结、合同归档的全过程管理。,系统,通过开发形成了成熟的合同管理业务框架平台，可为用户提供整体的合同管理解决方案。,合同,准备,订立发起,审查审批,合同签署,合同履行,合同管理系统,合同,终结,与,ERP,等系统集成，确保数据同源，避免重复录入,自动生成合同文本，减轻经办人工作量,多级规范的审查审批流程，进一步防控法律风险,水印、二维码等加密防伪手段，确保合同的唯一性,跟踪记录合同的执行情况，确保合同信息的完整性,合同的终点，实现合同闭环管理,系统概述合同管理系统主要实现企业生产经营活动中对合同全生命周,3,门户、,OA,主,数据管理,系统,业务公开、档案管理,ERP,系统,EDW,系统,TMS,系统,合同统计与分析,应用管理,系统管理,合同要素 签约依据,项目信息 相 对 人,合同准备,用户信息,图形追踪,运行总览,工作提示,动态信息,委托代办,预警设置 收款付款,合同变更 合同转让,合同,终止 合同中止,合同履行,订立发起 审查审批,合同打印 合同签署,盖章备案,合同订立,合同终结 电子归档,纸质归档 临时归档,合同终结,合同管理信息系统,工作助理,业务架构图,门户、OA主数据管理系统业务公开、档案管理ERP系统EDW系,4,系统技术,架构,5,系统技术架构5,合同生命周期,合同准备,合同订立,合同履行,合同终结,合同要素,合同相对人,签约依据,项目信息,生成文本,审查审批,合同打印,合同盖章,合同签署,合同备案,收付款信息,合同变更,合同中止,合同转让,合同终止,合同终结,电子归档,纸质归档,临时,归档回转,订立阶段,履行阶段,终结阶段,准备阶段,合同生命周期 合同准备合同订立合,6,目 录,总体,概述,业务介绍,业务范围,应用效果,系统亮点,目 录,7,合同准备,合同标的明细,1,、手动录入,系统为了减轻手动录入的繁琐，部分数据已经从,MDM,导入到系统库中，只需通过系统筛选并选中既可；,2,、,ERP,导,入,选择,ERP,导入的订单信息，从而带出物料明细以及标的金额等；,相对人,1,、从,MDM,导,入,系统实现了相对人准入的维护功能，从,MDM,导入的相对人信息主要是客户以及供应商数据；,2,、企业自行,录入,对于相对人库中没有的数据，由企业来自行,维护,；,3,、,市场准入证、法律资格审查证需要应用管理员在单位配置里进行相对人资质配置。,其他,1,、,框架合同也算一份合同，计入统计数据,；,2,、,内部合同包括关联交易，选择内部合同，需要选择对方经办人,；,3,、,我方签约主,体,为,当前（包含）组织,向上所有,具有签约主体的,单位；,4,、,重大合同订立需要上传尽职调查报告。,合同准备合同标的明细1、手动录入相对人1、从MDM导入其他1,8,合同订立,定量定性审查,1,、,定性审查,让相关审查审批角色人员对符合自己审查角色的某些方面的审查内容自行斟酌审查审批的辅助审查模式。,2,、定量审查,将需要审查审批的具体条款细化量化分配给相关审查角色进行审查审批的辅助审查模式；,合同,打印、签章,1,、,合同打印支持水印、全息码防伪，确保合同的唯一性,；,2,、,系统支持电子签章功能，包括骑缝章,；,3,、,电子签,章：只有内部合同才可以使用电子盖章功能。,审查审批,1,、,审查审批流程的全过程可视化；,2,、,图形化流程配置，简单易操作,；,3,、,流程监控，及时调整流程配置,；,4,、,确保合同的审查审批率,；,5,、,审查不通过退回经办人。,合同文本,1,、,标准合同文本理论上不需要经过专职合同管理员审核，只需,要经过兼职合同管理,员审核既可；,2,、,非标准合同文本须经各单位法律部门专职合同管理员审查,；,合同订立定量定性审查1、定性审查合同打印、签章1、合同打印,9,审查审批,合同审查审批功能具有管理标准化、网络化、流程化、信息化等特点，实现了合同文本的网络动态审查审批。在审查审批过程中，,如果合同使用的是标准文本，则法律部门不参与审查，,否则,法律部门专职合同管理员要对合同文本的相关条款进行审查,。,将合同退回给主办人进行修改,对合同文本的每一次修改保留版本,，并支持文本对比功能,人性化的工作提示和审核底稿帮助审查人更好的做好审查工作,查看已审意见并预知下一审查节点,流程退回,文本对比,审核底稿,流程追踪,审查审批合同审查审批功能具有管理标准化、网络化、流程化、信息,10,审查审批,审查审批,图形化流程追踪,图形化流程定制,流程,补救,流程,抄送,审查,通过,审查,退回,协同,审查,部门内部分发,审查审批审查审批图形化流程追踪图形化流程定制流程流程审查审查,11,合同打印,打印合同并记录相关信息。合同审批完成后由合同经办人员或专兼职合同管理员对文本进行打印，合同打印需要对合同文本添加水印、全息码防伪标记、加盖合同印章，并加密锁定，不允许用户修改。,审查审批完成后，打印合同文本、审查审批表、安全协议,记录打印人账号、打印时间、打印份数等打印信息,合同文本加密锁定，防止篡改,水印、全息码防伪，确保文本唯一性,支持电子印章功能,合同,打印,记录打印信息,加密防伪,电子印章,合同打印打印合同并记录相关信息。合同审批完成后由合同经办人员,12,合同授权,实现合同的长期授权、单项授权功能。合同授权主要完成合同授权程序的办理，除法定代表人以外，对外签署合同时，根据需要办理合同授权。系统提供授权委托书打印功能。,进行授权操作的办理,查询授权历史纪录,合同授权,合同授权查询,合同授权实现合同的长期授权、单项授权功能。合同授权主要完成合,13,合同,履行,合同主办人根据合同实际的履行情况，选择相应的业务进行申报，并提交相关部门进行会签审查和领导审批。审查审批通过后，主办人办理相关业务，并将实际的业务信息反馈到系统。系统对合同履行的关键点进行合同预警提示。,履,行,预,警,履,行,提,示,合同履行,收款信息,合同变更,合同,终止,合同转让,合同中止,付款信息,合同履行合同主办人根据合同实际的履行情况，选择相应的业务进行,14,合同终结,合同终结,1,、,合同的终点，合同履行完毕之后，进入合同终结状态，在终结审查审批通过后，自动进入电子归档，一份合同圆满完成。,2,、,合同终,结包含正常终结、异常终结，填写相关终结信息，勾选终结审查清单后，点提交，完成终结申请。,审查审批,1,、审查,审批,配置：,系统应用,管理员在单位配置里开启合同终结审查,审批开关。,2,、,开启审查审批流程后，需要流程配置管理员配置相关的终结审查审批流程方可,进行。,其他,1,、,合同终结程序完成后，合同变为终结,状态不能进行,其他业务操作,；,2,、,合同终结后，将合同归档到合同管理系统,档案库。,合同终结合同终结1、合同的终点，合同履行完毕之后，进入合同,15,个人工作助理,将用户,所有已办,工作显示在,已办工作,中，,可以,直接点击,查看,用户出差或者由于其他原因不能处理业务时，将工作委托他人办理,查看本级单位管理员和上级单位管理员发布的通知公告信息,修改个人姓名、联系电话,、职务等,信息,已办,工作,办公代理,通知公告,用户,信息,查看企业所有合同信息运行状态,运行总表,以工作找人的方式，将用户的待办工作显示在待办,工作,中，,可以,直接点击办理,待办,工作,个人工作助理将用户所有已办工作显示在已办工作中，可以直接点击,16,查询分析,系统,提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能。实现对总部及企业合同的分类查询与统计，系统支持按照板块、企业、合同类型、年度、合同状态等关键字进行检索，并提供导出（,EXCEL/TXT/HTML/XML,）,功能。,合同运行,总,表,合同,跟踪,阶段查询,基础查询,图形报表,Excel,报表,合同监控,全文检索,查询分析系统提供了全面的、多方位、灵活的查询分析功能。实现,17,接口,关系图,合同管理,信息,系统,MDM,ERP,EDW,TMS,CA,中心,OA,书生系统,供应商,客户,物料,MMMRO,SD,PM,PS,FI,签约依据,收款信息,付款信息,身份认证,安全认证,电子印章,信息,门户,单点登录,待办集中,接口关系图合同管理MDMERPEDWTMSCA中心OA书生系,18,合同管理系统,ERP,接口方案,MM/MRO,SD,PM,PS,TMS,FI,合同准备,合同履行,数据交互,发送结算申请,信息,回传付款数据,订单、工单等,19,合同管理系统ERP接口方案MM/MROSDPMPSTMSFI,目 录,总体,概述,业务介绍,系统范围,应用效果,系统,亮点,操作流程,目 录,20,管理范围,采购类,销售类,工程类,维修类,承揽类,其他。,投资类,知识产权类,租赁类,管理范围采购类销售类工程类维修类承揽类其他。投资类知识产,21,相对人管理,合同相对人,合同其他,相对方,相对人管理合同相对人合同其他相对方,22,相对人资质,相对人资质,23,用户范围,合同,系统,主办部门经办人,会签部门负责人,相关审批领 导,专兼职合同管理员,用户范围合同主办部门经办人会签部门负责人相关审批领 导专兼职,24,各部门职责,主办部门,合同准备,文本起草,签署备案,合同履行,合同终结,合同归档,审查部门,部门初审,会签,文本审核,合同审批,公司领导,各部门职责主办部门合同准备文本起草签署备案合同履行合同终结合,25,目 录,总体,概述,业务介绍,业务范围,应用效果,系统,亮点,操作流程,目 录,26,应用,效果,防控,法律风险,结合企业内控,结合企业内控要求，规范化人员操作，为企业中的法律风险防范提供决策,支持,提高,文本质量,通过系统自动读写合同文本，减少人工手动输入的错误率，提高文本,质量,规范,审查,流程,按照系统流程进行审查审批，更加规范审查流程,确保合同文本唯一性,文本添加水印、全息码等防伪手段，确保合同文本的唯一性,应用效果防控法律风险结合企业内控,27,应用,效果,提高,合同审批,效率,通过,将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进行，大大加快了合同办理效率。,单笔合同审批速度平均提高,了,47%,。,而且由于合同管理系统能够完整地保留流程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题，使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上，因而能够大大提高个人的办公效率,。,15,天,7,天,应用效果提高合同审批效率 通过将原有的手工作业,28,应用,效果,提高合同,标准文本的,使用率,系统中的标准文本管理，,在方便用户,使用的同时，,又提高了标准,合同文本的,使用率。,30%,75%,应用效果提高合同标准文本的使用率系统中的标准文本管理，在方便,29,应用,效果,合同系统实施前后对比,合同管理系统,-,实施前,合同管理系统,-,实施后,审查审批周期长,跨地区审查，手工送达,差旅费用高,合同数量大，存储体积很大，占用大量存储空间,审查,审批周期大大,缩短,跨地区审查，系统送达,无差旅费用,实现合同电子归档，存储体积很小,应用效果合同系统实施前后对比合同管理系统-实施前合同管理系,30,应用,效果,快速检索，省时省力,在,系统中通过,查询功能，只需要输入所需合同的条件就可以直接,检索到所需文本，避免,在繁多的纸质文件中手动,翻,找，既省时又省力，系统还可以实现数据的自动统计工作。,查询,钢材采购合同,应用效果快速检索，省时省力 在系统中通过查询功能，,31,应用,效果,统计分析,合同,的统计效率得到很大提高，从以前的人工统计到现在的由系统自动完成统计，统计信息随时获得,。系统,提供的合同报表和图形报表