TIPTOP实施方法及如何降低ERP系统转换风险许嘉易

T,IPTOP,I,mplementation,M,ethodology,千锤百炼的系统导入方法,自我介绍,毕业於中国台湾辅仁大学讯息管理本科,1996,年加入鼎新电脑顾问公司,2001,年加入神州数码管理系统有限公司,经历（易拓,ERP):,1996,年,:,系统工程师,1996,年,:,服务工程师,1997,年,:,顾问,1998,年,:,资深顾问,2000,年,:,项目经理,2001,年,:,咨询经理,2002,年,:,咨询总监,参与项目,:,华硕科技（电子）,技嘉科技（电子）富士康（电子）,吉事多卫浴（五金,+,陶瓷）,乐华卫浴（五金,+,陶瓷）联邦家具（家具）,.,百年企业活法：制度及文化建立,制度（红绿灯）,:,让想犯错的人犯不了错,.,文化,(,自动自发自律）,:,让有机会犯错的人不愿意犯错,.,.,工具在哪？如何用好工具？,顾问辅导实施步骤,效益评估,&,结案阶段,正式上线,阶段,作业流程,拟定阶段,基本资料收集,系统操作训练,项目计划,阶段,教育训练,阶段,应用软件部分,硬件安装部分,客户现状了解,工作进度及内容协调,誓师大会,各系统教育训练,技术移转训练,标准作业流程拟定,基本数据移植和输入,差异分析及客制修改,上机模拟,系统上线,&,结帐,数据余额验收及导入,阶段性上线检讨会议,结案,软件安装与测试,硬件配线工程追踪,企业愿景规划,易拓,ERP,实施标准程序,0,1.,成立项目委员会,0,2.,宣示大会,0,3.,企业现况评估与分析,【,细部调研,】,0,4.,软件标准功能教育训练,0,5.,标准作业流程拟定,0,6.,差异分析与,客制化,0,7.,数据移转与输入,0,8.,作业流程上机仿真,0,9.,数据余额验收与导入,10.TIPTOP,系统上线驻厂,12.,阶段性上线状况检讨会议,【,建议,2,星期一次,】,0,5.,软件标准流程操作练习,11.,帐务结算,【,库存账,+,成本账,+,财务账,】,1.Project Committee and Executive Team,目的：确立,ERP,项目导入人员分工及决策机制,项目负责人：重大事项裁定及人员进度控管,执行小组：,-Key Man,：,部门主管,拟定流程、差异确认,-Key User,：,种子人员,种子教官,-Users,：作业人员 实际操作,MIS,小组,-,协助项目负责人整理信息,-,计算机信息相关问题处理,-,公司内部对神码统一窗口,成立项目委员会,辅导策略,项目经理,财务,/,成本,顾问,制造顾问,程序人员,服务人员,负责项目进度之拟定与掌控,并促进系统之整合规划,负责财会系统辅导上线事宜,负责生管制造和进销存系统辅导上线事宜,协助项目经理和顾问解决特定的重大问题；属机动性较高的人力,负责程序修改和上线期间问题解决；会依实际需求增减人力编制,神州数码顾问辅导团队,项目,总监,目的：,-,倡导,ERP,项目导入目标与决心,-,介绍项目组织成员与分工,-,引介未来导入时程表,只许成功不许失败的认知,藉由工作的改变，让自己专注于价值的提升,ERP,导入宣示大会,2.Kick-off Meeting,KPI,目的：让客户重新,Review,目前流程,同时神州数码藉由,Review,的过程了解客户未来流程模式与数据架构，藉以编排后续上课内容。,参加人员：各单位,KM,、,KU,。,输入文件：,-,现行作业流程图,(,客户,)-,现行使用各式流程单据,(,客户,)-,常用之统计分析、管理表报,(,客户,),-,问卷调查表,(,神州数码,),产生文件：,-,初步的问题诊断,-,初步差异分析报告,3.Survey and Diagnosis,现况评估,知己知彼,目的：,-,顾问师介绍,TIPTOP,标准作业流程与功能,-,针对差异流程提出建议,输入文件：,-,标准作业流程图,-,各模块使用手册,产出文件：,-,差异分析报告,4.Application Training,各模块功能培训,传道、授业、解惑,目的：,-,针对主要作业一一检讨其流程，并应详加考虑产业之销售型态、采购和生产模式，结合企业之现行及未来经营策略和管理制度，所衍生之相关需求，作为双方认同之共识基准，同时也是,TIPTOP,做必要性修正之基础。,参与人员：,-,各模块负责人负责召集讨论会议,输入文件：,-,标准,SOP-,公司内部,ISO/,稽核要点,产出文件：,-,各模块之,标准作业流程图,由各部门主管共同签核完成,5.S.O.P.Modeling,标准作业流程拟定,合乎常理,目的：,-,让流程规划者可确实了解系统作法,-,细部提出系统差异,参与人员：,-Key Men,、,Key Users,输入文件：,-,标准作业流程图,-,各模块使用手册,-TIPTOP,基本功能键操作简表,产出文件：,-,差异分析报告,5.Operation Training,软件标准流程操作练习,(,选择性使用此步骤,),强化学习,目的：透过信息系统的技术运用，将双方拟定之合理化作业流程转化为 贵公司未来实际可行之规范机制。,参与人员：,-,各模块,Key Men,、,Key Users-,顾问师,前置准备：,-,公司需先针对流程差异进行内部讨论,-,顾问提具差异分析报告及程序调整方向,产出文件：,-,需求规格确认书,-,差异分析报告,6.Differential Analysis&Customization,差异分析与客制调整,以前行、现在也行,目的：将旧系统现存之企业内部各种基本数据，透过转文件程序移植到,TIPTOP,之数据库中，若有不足者，则经由人工输入之方式加强。,输入文件：,-,基本数据建文件时程建议表,执行方式：,-,教育训练完成后，由,MIS,依建议,表设定负责人员及完成时间,-,定时,Review,执行进度,7.Data Migration&Entry,数据转文件与输入,优化导入,目的：,KM or KU,开始扮演种子教练的角色，训练上线后实际作业人员,(Users),之操作熟练度，以确定,Users,能完全独立面对新系统之操作。,参与人员：,-Key Users,、,End Users,输入文件：,-,以拟定之,S.O.P.,作为训练,Users,之教材,-,验收考题,产出文件：,-,验收评分报告,8.Business Flow Simulation,作业流程上机仿真,最终用户考核,目的：,-,结算各模块期末结存数,-,输入正确开帐数据,(,或转文件,),输入文件：,-,期初余额导入建议表,-,期末盘点计划,-,各模块开帐计划,产出：,-,资料余额验收状况报告,-,期初开帐余额转入,9.Balance Check&Implementation,开帐余额验收与导入,最后重要关头,目的：,-,新系统正式运作,建议事项：新系统完全取代旧系统，不可平行处理,前置准备：数据余额验收与导入工程完成至少,90%,以上；分别准备拟定之,人,/,机配合作业流程图,作为,Users,随时备查手册。,执行方式：,-,上线初期顾问师与服务人员驻厂服务,产出文件,-,实际上线问题反应表,10.System Go-live Meeting,系统正式上线,今日事今日毕,!,目的：,-,结算企业营运流程所需营业报表,完成时间：,-,第一个月建议次月,10,完成最后结算动作,参与人员,-,结算帐务人员,产出文件：,-,营业所需报表,11.Accounts Checked,结算帐务,标竿客户,目的：,-,项目成本、进度控管,-,检核各阶段执行目标,-,重大待议事项议决,会议时间：,-Kick-off,进行后，每月至少一次,参与人员,-,所有项目相关人员,产出文件：,-,检讨问题与决议一览表,-,下一阶段目标和计划表,12.Project Review Meeting,项目检讨会,回顾、改善,实施过程全程监控,确保进度质量,导入规划,作业分析,导入策略,(,时间,/,成本,/,目标,),导入项目组织,宣誓大会,现行作业分析,教育训练,操作练习,业务流程规划,企业需求分析,应用系统设定,作业流程规划,(S.O.P),基本资料规划,客制化程序确定,文件制作,业务流程构筑,上线准备,操作人员训练,操作人员上机模拟,上线前资料准备开帐,正式上线,月结,(,财务三大报表,/,成本,),检讨会,人员,熟练,资料,正确,流程,顺畅,1.,项目时程组织规划,2.,召开宣誓大会,3.,现行作业评估,4.,系统基本教育训练,(MIS,技术移转,),5.,作业程序拟定,(S.O.P),(,作业程序操作练习,)6.,差异确认,(,客制化程序调整,)7.,基本数据输入与转档,8.,作业流程上机仿真,(,验收,),9.,各项余额说明及验收,(,开帐,)10.,正式上线,(,驻厂辅导,)11.,帐务结算,(,财务成本,),12.,月检讨会,组织动员最少,移转开发技术,保留差异化弹性给企业竞争优势功能,End User,进行,验收考试,TIM,的特色,确保完成三个月帐务结算循环,共同落实项目控管,动员最少，对企业冲击最小,的导入方法,以制度确保上线质量,永续的改善工程,T,IPTOP,I,mplementation,M,ethodology,凡,TIPTOP,客户，不因客户购买顾问时数多寡，而让其无法顺利导入管理系统。,2.,所谓责任，并不单纯指完成顾问师应做的动作而已，应为客户信息化的成败负责。,3.,负责的对象，应该是客户决定信息化的最高决策者，而非承办人员。,TIPTOP,顾问辅导的责任,强调制造产业经验传递及对业务流程的双向优化,保持企业经营特色，对管理流程不全盘否定,着重于产品技术及系统知识移转而非纯软件操作培训,-,系统知识移转首先针对,Key User,，,培训成企业内部教练,-,针对关键,IT,人员进行产品技术移转，掌控系统开发和维护能力,-,由,KU,对广泛操作层人员进行系统应用技能扩散,TIM,实施方法重要模块一次上线，保持系统应用的全面性,着重项目管理过程，定期项目回顾及讨论会议,保证项目知识传递，内部顾问项目辅导知识库,易拓,ERP,的,TIM,实施重点,如何降低,ERP,系统转换风险,1,）项目人力资源的风险,.(,人）,2,）对,ERP,认识不正确的风险,.(,事）,3,）项目进度的风险,(,时）,4,）项目范围的风险,.(,地）,5,）新旧系统功能的风险,.(,物）,风险一定存在,不可能完全避免,.,规避、减轻、转移、接受,ERP实施成功关键点,A.资料（基础资料+开账资料）,B.流程,C.熟练度,D.权限控制,E.查询报表规划,F.维护能力,联邦家私集团易拓,ERP,上线经验分享,背景,A.内外销形态兼有,B.自产托外生产及外购代理兼有,C.生产系统3个,财务系统:新大中及金蝶,D.多据点生产+多据点销售,01.确定料件编码原则,A.,进行原有库存品盘点,确定所有旧编号内 容及未编号料件,【,编制新旧料号对照表,】,B.,收集替代料内容,C.,进行,BOM,编制,(,断阶及制程投料）,D.,编出给各款产品,10,个,BOM,资料,导入,TIPTOP,系统试运行,-,调整再导入,（共达,3,次）,效果：基础资料提前上线,确保资料转换系统衔接问题,02.资讯人员技术移转,导入初期进行,TIPTOP,技术移转,-,（开发及数据库操作和硬件维护）,导入基本资料及期初开帐,-,提早了解后台表结构,资讯人员执行内训工作,资讯人员上岗考试,效果：资讯同仁加速讯息化投入及系统熟练,03.蓝图汇报,KEY USER,面对高层进行蓝图绘报,.,A.,让全公司了解未来规划是否有偏差？,B.KEY USER,是否深入了解重点,?,C.,最后商定未来系统发展目标及内容,效果,:,全公司取得一致想法（进行,2,次）,04.客制提出及验收,易拓服务工程师验收,-,易拓服务主管验收,-,项目顾问验收,-,项目经理验收,-,资讯人员验收,-,相关负责人验收签字,效果,:,确保系统稳定性及减少返工次数,05.相关文件建立,A.,顾问制作第一版