全国NVQ《企业行政管理》培训讲义五课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,2024/11/15,NVQ,企业行政管理,（二级）,课程讲义,2023/10/6NVQ企业行政管理,全国NVQ企业行政管理培训讲义五课件,2,2024/11/15,第五单元：工作交流、个人效率和团队精神,标准与大纲：计划课时：14,根据交流目标选择不同的交流方式；,会议以及远程会议的基本要求；,工作日志管理以及安排事务性约会；,撰写简单的书面交流信函；,设计和填写简单的表格；,运用流程图行动图等辅助手段帮助沟通；,按照指定日期完成工作准确无误的达到预定要求的重要性。,2023/10/6第五单元：工作交流、个人效率和团队精神,2024/11/15,第五单元:工作交流、个人效率和团队精神,中心思想：,办公室是个工作团体，每位成员要具有团队工作精神；,掌握必要的工作交流方法和技能；,提高工作效率，以实现个人和团队目标。,2023/10/6第五单元:工作交流、个人效率和团队精神,2024/11/15,主要内容：,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,二、各种会议的组织（教材5.2）,三、使用日志管理工作时间（教材5.3）,四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5）,五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6）,六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8）,七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9）,2023/10/6,2024/11/15,交流效率和团队精神,交,流,方,法,会,议,组,织,日,志,管,理,书,面,交,流,沟,通,工,具,团,队,目,标,规,定,评,估,2023/10/6交流效率和团队精神交会日书沟团规,2024/11/15,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,交,流,方,法,发送信息的方法及取决因素,.,利用电子邮件及其他电信工具,利用会议开展交流,利用邮政服务开展交流,2023/10/6一、选择正确的交流方法（教材5.1）交发送,2024/11/15,一、,选择正确的交流方法（教材5.1）,1,、发送信息的方法及取决因素,大多数人发送信息的方法有,：,（1）传统的邮寄系统,（2）使用电信系统,2023/10/6一、选择正确的交流方法（教材5.1）,2024/11/15,通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：,（1）信息的紧急程度。如果是紧急信息，则应考虑使用电子邮件、传真或电话。,（2）文件的大小及表现形式，如果一份文件由许多页组成，则应考虑使用传统的邮寄方法或使用快递服务。,（3）收件人是否需要原件或书面文本。如果需要，则应使用传统的邮寄方法。,2023/10/6通常采用何种信息发送方法取决于如下因素：,2024/11/15,（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如果收件人的设备有附加的安全功能，信息可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。,（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则电话是最适合的。,（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很多人，可以用传真或电子邮件。,（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息时，则选择费用较低的发送方式。,2023/10/6（4）信息的保密程度或是否内附各种票据。如,2024/11/15,2、,利用电子邮件及其他电信工具,利用电子邮件进行交流的,优缺点：,电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通过电信系统发送给其它计算机终端。信息可以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送，邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内，用户可以存储、删除、打印信息，同时可以回信、转发和检查发送的信息是否已被收件人收到。,2023/10/62、利用电子邮件及其他电信工具,2024/11/15,电子邮件的优点在于：,（1）信息发送的速度快,（2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是免费的，外部网络发送信息的费用不高于本地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸面信息的邮费，节约企业运营成本。,（3）信息能同时转发给其他终端，使多个接收人同时接受到信息，方便快捷。,（4）使用密码等功能能保证信息安全。,（5）能发送多种类型的信息，例如文字信息、扫描录入的图表及照片等。,（6）正在旅行的工作人员可通过笔记本电脑随时接收和发送信息，达到过程办公的目的。,2023/10/6电子邮件的优点在于：,2024/11/15,电子邮件的缺点有：,（1）收件人必须有兼容的设备,（2）因发送容易而产生很多垃圾邮件，浪费收件人的时间。,（3）人们需经过一定的学习或培训，才能成功熟练地使用电子邮件。,2023/10/6电子邮件的缺点有：,2024/11/15,使用电信工具进行书面交流,除了电子邮件外，传真、电传等电信系统也可以进行书面信息的交流，电传机曾是信息交流的重要手段，但随着信息技术的发展，很多新的设备已基本代替了电传机的使用，现代企业很少再使用电传机来交流信息。传真机是现代企业常用的信息交流工具,，,2023/10/6使用电信工具进行书面交流,2024/11/15,其优点在于：,（1）快速，信息能立即收到。,（2）作为一种书面文件，能作为事实和数字的证明，同时能进行归档以备查询，,（3）相对于邮寄而言，费用较低。,（4）功能较全的传真机也可通过计算机发送信息。,使用传真发送信息时其缺点在于：,（1）传真信息只能发送给有传真机的单位。,（2）不易保证信息的保密和安全。,（3）想互相商讨信息比较因难。,通常在发送完信息后，还需打电话进行跟踪确认,2023/10/6其优点在于：,2024/11/15,3、,利用会议开展交流,会议做为信息交流的重要手段之一，其主要功能在于：,（1）参会人员互相交流各自的意见和思想,（2）参会人员就某一主题互相商讨信息,（3）就某些重大问题和工作程序进行决策,（4）信息发布,2023/10/63、利用会议开展交流,2024/11/15,会议交流的优点在于,：,（1）面对面的交流，彼此能更好地理解对方的意图,（2）会议是管理人员与员工相互交流以推行新规程的重要手段，同时也给大家提供一个提出问题并对问题进行探讨，最后达成共识的机会。,（3）现代会议能通过投影仪等设备更形象地进行信息交流。,（4）会议之后能形成会议纪要或书面决定。,（5）参加会议的人也可通过会议纪要更深入地理解会议内容。,2023/10/6会议交流的优点在于：,2024/11/15,会议交流的缺点在于,：,（1）浪费时间。会议进行中可能会因为某些人的直言不讳影响会议进程，也会因有些人说话罗嗦或谈论不相关的问题而浪费时间的情况。,（2）浪费金钱。有些大型的会议可能会花费大量的钱的交通费用和住宿费用上。,2023/10/6会议交流的缺点在于：,2024/11/15,4、邮件和快递服务在交流中的优缺点是什么？,答：尽管现在有很多发送信息的电子方法，但邮寄和快递服务仍是发送信息的重要手段，邮件和快递服务的优点在于：,（1）收到的纸面信息能归档以备查询。,（2）保密信息能通过挂号邮寄或快递服务直接交付到收件人手中，因而比电子方法更安全,（3）能获得发送和接收凭证。,2023/10/64、邮件和快递服务在交流中的优缺点是什么？,2024/11/15,（4）能收到文档的原件,（5）当大批量地邮寄信息时，邮费可申请特殊优惠,邮件和快递服务的缺点：,（1）因程序复杂而浪费时间，需要材料装袋、信封封口、到邮局邮寄等,（2）费用较高，需要纸、信封、邮费等支出，如果是航空邮寄大宗文件，则价格更加昂贵,（3）相比电子系统而言，发送速度较慢,（4）邮件可能会丢失或错投,2023/10/6（4）能收到文档的原件,2024/11/15,二、各种会议的组织（教材5.2）,1、,会议的类型有哪些？,答：会议的类型主要有以下几种：,（1）正式会议，如董事会、股东大会等,（2）非正式会议，如部门工作会议等,（3）社团会议，如俱乐部会议,（4）定期会议，如年度大会、月总结会,（5）非定期会议，如紧急会议、临时会议,2023/10/6二、各种会议的组织（教材5.2）,2024/11/15,2、会议议程及主持人的议程是什么？,答：会议议程是会议上所要讨论内容及其顺序一览表，通常要在会议开始前发到参会人员手中，会议议程上的项目主要有：,（1）会议者出勤情况介绍,（2）上次会议记录的简单回顾,（3）上次会议记录中存在的问题,（4）本次会议的主要议题（从财务项目开始讨论）,（5）本次会议议程未列出的其它议题,（6）下次会议的日期和时间,2023/10/62、会议议程及主持人的议程是什么？,2024/11/15,2.行政管理人员组织会议的职责,1、行政管理人员在会议之前，会议期间及会议之后应履行的职责是什么？,（1）行政管理人员在会议之前的职责,（2）行政管理人员在会议期间的职责,（3）行政管理人员在会议之后的职责,2、做会议记录之前应做哪些准备以及会议记录包括哪些内容？,（1）会议记录是准确地记录会议进行过程及所作决定的简短报告。做会议记录前，应做如下准备工作,（2）会议记录的内容一般包括,2023/10/62.行政管理人员组织会议的职责,2024/11/15,（3）安排会议地点应考虑哪些因素,有的会议在企业内部举行，而有的则在企业外部举行，当行政管理人员安排外部会议时，会议地点的安排就显得非常重要，通常在安排会议地点时应考虑以下因素,2023/10/6（3）安排会议地点应考虑哪些因素,2024/11/15,3.电话会议的特点及优缺点,电话会议的特点是：电话会议允许人们在相距很远的不同地方举行会议/讨论,通过声音,联系。为了便于讨论，会议应提前向国家电话服务机构预订，以确保参加电话会议各方电,话线路畅通。,2023/10/63.电话会议的特点及优缺点,2024/11/15,4.视频会议的特点，需要的设备及其优缺点,视频会议是比电话会议昂贵的一种会议方式，因为视频会议能使人们互相看到，所以,身体语言能帮助理解人们的观点和情绪。,视频会议需要下列设备：,多台摄像机,以保证多角度拍摄,一台编程处理图像的计算机,通过电话线连接,至少两台电视监视器,2023/10/64.视频会议的特点，需要的设备及其优缺点,2024/11/15,教学方法：,课堂讲授,组织讨论,用各种合适文件、纪录等进行会议模拟和演练,2023/10/6教学方法：,2024/11/15,三、使用日志管理工作时间（教材5.3）,1课时,1.,手填工作日志的使用方法（见思考题13）,2电子工作日志的使用方法及优缺点（见思考题14、15）,教学方法：,课堂讲授讨论学员填写相应的模拟日志,2023/10/6三、使用日志管理工作时间（教材5.3）,2024/11/15,四、用书面形式进行交流（教材5。4、5。5）,4.5课时,1留言、短信、备忘录的写作方法（见思考题16、17、18）,2表格的制备方法（见思考题19、20）,教学方法：,讲述与作要求,学员要做各种简单的书面交流练习,教师给出表格样本并组织讨论,学员要设计，填写相应的表格,2023/10/6四、用书面形式进行交流（教材5。4、5。5,2024/11/15,五、办公室中进行沟通的辅助工具,（教材5.6）,1.5课时,1.,如何使用流程图进行办公室沟通（见思考题21）,2.,如何使用计划表进行办公室沟通（见思考题22）,3.,如何使用行动表进行办公室沟通（见思考题23）,4.,如何使用工作日志进行办公室沟通（见思考题24、25）,教学方法：组织讨论,学员制作各种图表,总结讲授,2023/10/6五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5,2024/11/15,六、努力实现团队目标（教材5.7，5.8）,2课时,1.,要按时实现工作目标（见思考题26）,2.,要有团队工作精神（见思考题27、28）,3.,要争取首次做对做好（见思考题29、30、31）,教学方法：讨论,学员进行案例研究,学员进行有关文字材料核对和练习,总结讲授,2023/10/6六、努力实现团队目标（教材5.7，5.8）,2024/11/15,七