时间管理的优先矩阵-课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,时间管理的优先矩阵,做时间的主人,11/14/2024,1,时间管理的优先矩阵 10/5/20231,时间管理的故事,引子,11/14/2024,2,时间管理的故事引子10/5/20232,一、认识时间,（一）时间的特性,供给毫无弹性,无法蓄积,无法取代,4,无法失而复得,11/14/2024,3,一、认识时间（一）时间的特性10/5/20233,一、认识时间,（二）时间管理是什么,“时间管理”所探索的是,减少时间浪费,时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的,自管理者的管理,11/14/2024,4,一、认识时间（二）时间管理是什么10/5/20234,一、,认识时间,时间,管理就是自我管理,自我管理即是,改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能,把事情很快地做完,叫做效率,把事情很快又很对地做完,叫做效能,时间管理就是事前的规划或长期的计划,11/14/2024,5,一、认识时间时间管理就是自我管理10/5/20235,(三）案例,有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：,睡觉：21年 工作：14年,个人卫生：7 年 吃饭：6年,旅行：6 年 排队：6年,学习：4 年 开会：3年,打电话：2 年 找东西：1年,其它：2 年,你是如何利用自己时间的？你有何感受？,一、认识时间,11/14/2024,6,一、,小结,时间是免费的，人人一样多！,时间,管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。,11/14/2024,7,小结 时间是免费的，人人一样多！10/,视觉游戏-“埃斯切尔盒子”,埃斯切尔的不可能的盒子：比利时艺术家马瑟黑梅克，从荷兰平面造型艺术家M.C.的一幅画中吸取灵感，创造了一个不可能存在的盒子的实物模型。,11/14/2024,8,视觉游戏-“埃斯切尔盒子”埃斯切尔的不可能的盒子：比利时艺,二、时间管理的误区,（一）工作缺乏计划,不做或是不重视做计划，原因：,1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；,2、不做计划也能获得实效；,3、不了解做计划的好处；,4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；,5、不知如何做计划。,将导致如下恶果：,1、目标不明确,2、没有进行工作归类的习惯,3、缺乏做事轻重缓急的顺序,4、没有时间分配的原则,11/14/2024,9,二、时间管理的误区（一）工作缺乏计划 将导致如下恶果：1,经验与机率,成功因素的转换,蜜蜂与苍蝇,经验,经验,机率,机率,11/14/2024,10,经验与机率成功因素的转换蜜蜂与苍蝇经验经验机率机率10/5,二、时间管理的误区,（二）组织工作不当,表现：,职责权限不清，工作内容重复,“事必躬亲，亲力而为”,沟通不良,工作时断时续。,11/14/2024,11,二、时间管理的误区（二）组织工作不当 10/5/20231,二、时间管理的误区,（三）时间控制不够,我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：,1、习惯拖延时间，,2、不擅处理不速之客的打扰。,3、不擅处理无端电话的打扰。,4、泛滥的“会议病”困扰。,(测验),11/14/2024,12,二、时间管理的误区（三）时间控制不够10/5/202312,二、时间管理的误区,（四）整理整顿不足,11/14/2024,13,二、时间管理的误区（四）整理整顿不足 10/5/20231,“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”,，我们也可以导出,“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”,11/14/2024,14,“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间,二、时间管理的误区,（五）进取意识不强,1、个人的消极态度,2、做事拖拉，找借口不干工作,3、唏嘘不已，做白日梦,4、工作中闲聊,11/14/2024,15,二、时间管理的误区（五）进取意识不强10/5/202315,小结,昨天是一张已被注销的支票，,明天是一张尚未到期的本票，,今天则是随时可运用的现金。,请善用它！,11/14/2024,16,小结昨天是一张已被注销的支票，10/5/202316,三、时间管理的六项基本原则,（一）明确目标,（二）有计划、有组织地进行工作,（三）分清工作的轻重缓急,（四）合理地分配时间,（五）与别人的时间取得协作,（六）制定规则、遵守纪律,11/14/2024,17,三、时间管理的六项基本原则（一）明确目标 10/5/202,三、时间管理的六项基本原则,（一）,明确目标,自己的,切合实际的,书面的,可衡量的,有时限的,平衡和谐的,目标能唤起你最高尚的才能,11/14/2024,18,三、时间管理的六项基本原则（一）明确目标 自己的目标能唤起,规划长期目标,使命宣言,角 色,目 标,规划每周目标,角 色,计 划,目 标,行 事 历,授 权,11/14/2024,19,规划长期目标使命宣言角 色目 标 规划每周目标,目标金字塔,使命宣言,角色,目标,人生目标,20年目标,10年目标,3-5年目标,下年目标,11/14/2024,20,目标金字塔使命宣言角色目标人生目标20年目标10年目标3-5,每日目标,每周目标,月度目标,季度目标,年度目标,目标金字塔,每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权,11/14/2024,21,每日目标每周目标月度目标季度目标年度目标目标金字塔每周目标角,三、时间管理的六项基本原则,（二）,有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。,11/14/2024,22,三、时间管理的六项基本原则（二）有计划、有组织地进行工作1,三、时间管理的六项基本原则,（三）分清工作的轻重缓急,四象限法,11/14/2024,23,三、时间管理的六项基本原则（三）分清工作的轻重缓急 10/,11/14/2024,24,10/5/202324,（四）合理地分配时间：80/20原理,三、时间管理的六项基本原则,80%的,时间,零碎的大多数,20%的时间,关键的极少数,20%的结果,80%的结果,11/14/2024,25,（四）合理地分配时间：80/20原理三、时间管理的六项基,启示：,避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。,11/14/2024,26,启示：10/5/202326,三、时间管理的六项基本原则,（五）与别人的时间取得协作,11/14/2024,27,三、时间管理的六项基本原则（五）与别人的时间取得协作 10,（六）制定规则、遵守纪律,1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。,2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。,3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,三、时间管理的六项基本原则,11/14/2024,28,（六）制定规则、遵守纪律三、时间管理的六项基本原则 10/5,小结,认识了原则，才有助于我们很好地运用时间管理的技巧与方法，管理好我们的时间。,11/14/2024,29,小结 10/5/202329,视觉游戏-“隐藏的拿破仑”,隐藏的拿破仑：你能发现站立的拿破仑像吗？这幅图形背景幻觉图出现于拿破仑逝世后不久。,【解析】拿破仑就藏在两树之间。两树的内侧树干勾勒出了站立的拿破仑像,11/14/2024,30,视觉游戏-“隐藏的拿破仑”隐藏的拿破仑：你能发现站立的拿破,四、时间管理的工具,（一）、计划管理关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。,11/14/2024,31,四、时间管理的工具（一）、计划管理关于计划，时间,四、时间管理的工具,（二）、时间“四象限”法,重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上。,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：,既紧急又重要,重要但不紧急,紧急但不重要,既不紧急也不重要,11/14/2024,32,四、时间管理的工具（二）、时间“四象限”法 10/5/202,请,排出正确的行事优先顺序,紧迫,的事,不紧迫的事,重要的事,？,A,？,B,不重要的事,？,C,？,D,11/14/2024,33,请排出正确的行事优先顺序紧迫的事不紧迫的事重要的事？不重,正确的行事优先順序,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,1 st,急,2 nd,重,不重要的事,3 rd,轻,4 th,缓,11/14/2024,34,正确的行事优先順序紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 2 n,一,紧,迫的事,不紧迫的事,重要的事,设备,故障,生产停摆,重伤害急救,员工产生肢体冲突,顾客抱怨停电,1st,计划,之研拟,技能之提升,公关之促进,问题之调查,健康检查,2nd,不重要的事,有些电话,有些不速之客到访,有些会议之出列席,有些无谓的请托,有些临时的邀约,3rd,有些交际应酬,有些文件之处理,处理下属之工作,自我干扰,个人嗜好的沉迷,4th,11/14/2024,35,一紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆计划之研拟不重,重要，非紧迫2nd,重要，紧,迫,1st,重要,紧,迫,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧,迫,4th,非重要，紧,迫,3rd,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免M4事情,时间管理的优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节,-哥德,11/14/2024,36,重要，非紧迫2nd重要，紧迫1st重要紧迫M1M2M3M4非,四、时间管理的工具,（三）、有效的时间管理 美国管理学者PFDrucker认为：,1、记录自己的时间,2、管理自己的时间,3、集中自己的时间,11/14/2024,37,四、时间管理的工具（三）、有效的时间管理 美国管理学者,四、时间管理的工具,（四）、时间ABC分类法将工作按轻重缓急分为三类：,A（紧急、重要）,B（次要）,C（一般）,安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,11/14/2024,38,四、时间管理的工具（四）、时间ABC分类法将工作按轻重,四、时间管理的工具,（五）考虑不确定性,应付意外的不确定性事件，需为意外事件留时间。,有三个预防此类事件发生的方法：,1、每件计划都留有多余的预备时间。,2、是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。,3、是另准备一套应变计划。,11/14/2024,39,四、时间管理的工具（五）考虑不确定性应付意外的不确定性,结束语,最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。,立即行动，现在就做，做时间的主人！,11/14/2024,40,结束语 最成功和最不成功的人一样，一天都只有,谢谢！,11/14/2024,41,谢谢！10/5/202341,