oa系统在油田中的应用ppt课件

,*,单击此处编辑母版文本样式,Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company,单击此处编辑母版标题样式,彩南油田作业区,LOGO,Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company,单击此处编辑母版文本样式,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,Cainan Produtcion Plant of Xinjiang Oilfield company,单击此处编辑母版标题样式,彩南油田作业区,彩南油田作业区,彩南油田作业区,201,4年,1,月,彩南油田作业区彩南油田作业区,1,目 录,立项背景及必要性,一,OA,系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,2,一、立项背景及必要性,立项背景,在科技迅猛发展的今天，网络技术已被广泛的使用在各个行业中，企业的管理也随之发展，信息化的程度也随之增长，同时传统的办公管理模式已无法适应企业的需求，企业对办公的效率要求越来越高，因此就需要一个现代化的办公管理方式来解决这个问题。现在企业办公正逐步迈向管理信息现代化，企业办公信息化基础设施建设也逐渐完善，因此改造传统办公模式开展电子办公，使业务办公、公文流转和管理过程信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一规范，提高工作效率，降低管理成本，实现办公自动化已势在必行。,一、立项背景及必要性立项背景 在科技迅猛发展的今天,3,一、立项背景及必要性,OA的概念,办公自动化，简称OA（Office Automation），它是现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，它利用网络技术及先进的信息技术建立起的一个安全、可靠、开放、高效的办公自动化平台，为管理部门提供现代化的日常办公条件，使办公事务处理自动化，从而实现各项工作规范化、电子化、标准化，达到提高办公效率的目的。,一、立项背景及必要性OA的概念 办公自动化，简称OA,4,一、立项背景及必要性,必要性,彩南油田作业区在未使用OA系统时，公文的审核、传递等均为手工方式，各种工作流程繁杂，处理速度缓慢，无法避免的会出现一些问题，主要表现以下几个方面：,(1)工作流程无法实现自动化。,办公过程中有很多文件需要在个多个部门负责人进行审批，这之间存在在大量流程化的工作，往往会出现一个文件需要发起部门一直推动，经常进行催促，但由于各种原因，部分流程无法进行，导致工作停滞不前，极大的影响了工作效率。,一、立项背景及必要性必要性彩南油田作业区在未使用OA,5,一、立项背景及必要性,必要性,（2）异地办公不方便,由于作业区处于沙漠腹地，距离油田公司和基地都很远，文件传输靠人工方式进行，这就有可能造成为签一个字或盖一个章，而需要进行长途跋涉，这期间浪费了很多时间，不但影响了工作效率，也使作业区办公成本增加了。,（3）文档管理不规范，安全性、保密性差,各部门都有自己的文档，由于缺乏管理各部门文档管理不规范，文档的保存、共享、使用和再利用都十分困难，而且由于都是以纸质形式进行存放，存在因各种灾害或人为等因素造成的文件损坏、丢失、泄密等问题。,根据以上种种因素，就迫切需要一套能够规范办公流程，加强文件的管理的办公系统。,一、立项背景及必要性必要性（2）异地办公不方便,6,目 录,立项背景及必要性,一,OA,系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,7,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,随着网络技术和办公自动化系统的发展，为了改变传统工作方式、提高工作效率、降低办公成本，我们结合作业区实际工作情况在股份公司OA办公自动化系统的平台上开始进行OA系统（彩南部分）的搭建工作。,1、OA系统需求调研,为了OA系统搭建工作的顺利进行，我们对作业区各个部门进行了调研工作。主要有以下几个部分：,作业区的组织机构 各部门相关岗位的职能,作业区网络覆盖情况 作业区用户硬件配置情况,作业区用户情况 已有公文流转情况,公文流转需求 档案应用需求,常用办公功能需求,二、OA系统的建设及特点系统的建设 随着网络技术和,8,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,2、办公方式的改变,（1）传统办公方式,传统办公方式主要以纸介质为主，传递方式采用人工传递，由于作业区受到地理位置的限制，以传统方式办公必然带来诸多的不便,例如公文发现错误时，修改后必须重新打印、审批，造成了纸张的浪费；异地办公时，文件传输必须通过汽车进行传输，造成公文传输的成本高、传输的时间过长、公文的安全保密性得不到保障等等。,传统办公方式,二、OA系统的建设及特点系统的建设2、办公方式的改变传统,9,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,（2）网络办公方式,OA系统利用网络资源，采用B/S结构方式，所有功能都在浏览器中完成，大大提高公文的传输效率，加强了公文的安全保密性，同时减少了纸张的使用，降低人工或汽车传输的成本。,网络办公方式,二、OA系统的建设及特点系统的建设（2）网络办公方式网络,10,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,3、公文流程的优化,公文流程是OA系统中重要的组成部分，一个公文能否正常传输全部取决于公文流程的建立。通过对彩南油田作业区实际工作情况的调研，我们对作业区各类公文办公流程进行了收集、整理，并对其进行优化。,优化前公文传输流程简单，审核级数少，公文中的错误频发。,优化前公文传输流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设3、公文流程的优化优化,11,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,为了避免在OA系统中出现同样的错误，在OA系统加入三级审核，任何一级发现错误都可以将公文退回至拟稿，大大减少了公文中的错误。,优化后公文传输流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设为了避免在OA系统,12,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,4、公文流程的建立,各个文种的工作流程图进行建立，并做出了标准的红头模板、公文编号计数器和配置文件，最后生成工作流程，通过反复测试后，在管理界面生成流程模板。目前彩南油田作业区已建立各类发文流程29个，收文流程20个，红头模板12个，公文编号计数器32个。,发文流程,收文流程,二、OA系统的建设及特点系统的建设4、公文流程的建立发文,13,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,5、电子签章的制作,电子签章是为了解决电子文件中的签字和盖章的问题，用于辨识电子文件签章者的身份，它能够自动嵌入到文件中，确保了文件的完整性、真实性、可靠性和不可抵赖性。彩南油田作业区电子签章是将作业区现有各类公章以及作业区领导、科室领导的签名经过扫描后，使用图像处理软件生成电子签章。目前已有电子公章19个，电子签名37个。,注：图中电子公章为测试用章，不在正式环境下使用。,二、OA系统的建设及特点系统的建设5、电子签章的制作,14,二、,OA系统的建设及特点,系统的建设,6、OA系统的测试,为了保证OA系统在投运后能够正常使用，我们搭建了一个和正式环境一样的测试环境，对已建好的公文流转流程、功能等进行逐一测试，在每一个环节都没有问题的情况下再进行正式环境的迁移，确保了系统上线后的正常运行。,测试环境,二、OA系统的建设及特点系统的建设6、OA系统的测试测试,15,二、,OA系统的建设及特点,特点,1、系统主动通知,与MSN和腾讯通结合起来，当有新办事务时，即会在MSN或腾讯通上显示事务基本信息。,MSN,消息发布,二、OA系统的建设及特点特点1、系统主动通知MSN消息发,16,二、,OA系统的建设及特点,特点,2、多样的安全手段,通过系统授权，证书安装、统一认证等多种安全手段对公文各环节进行安全保护，只有具有相应权限的人员才能对公文进行操作，确保了公文的安全及保密。,二、OA系统的建设及特点特点2、多样的安全手段,17,二、,OA系统的建设及特点,特点,3、与OFFICE有机集成,与微软公司的Office系统有效的集成在一起，起草、修改、盖章等环节均在Office中完成，便于操作。,二、OA系统的建设及特点特点3、与OFFICE有机集成,18,二、,OA系统的建设及特点,特点,4、流程和人员可配置,公文的各项流程和人员的配置均能由管理员进行配置，可以根据实际情况进行调整，保证了系统的灵活性。,二、OA系统的建设及特点特点4、流程和人员可配置,19,目 录,立项背景及必要性,一,OA,系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,20,三、OA系统的功能及推广应用,功能,1、发文、收文,系统实现了发文的起草、编辑、审核、盖章、签发和收文的登记、传阅、打印等任务环节，使整个公文在流转过程中实现无纸化操作，对于文件办理的整个规程都可以跟踪，让用户随时了解办理过程。,发文界面,收文界面,三、OA系统的功能及推广应用功能1、发文、收文发文界面收,21,三、OA系统的功能及推广应用,功能,2、文件查询,系统中一共提供了4种手段可以查询流转或处理完的公文，即个人文件箱、部门文件箱、个人任务查询、全文检索。通过这4种手段可以对用户、部门经办过的公文按照所给条件进行查询。,三、OA系统的功能及推广应用功能2、文件查询,22,三、OA系统的功能及推广应用,功能,3、个人助理,通过系统菜单“个人助理”中的可以实现对用户基本信息的维护，个人任务的委托、以及增设个人常用语。,图,13,：基本信息维护,三、OA系统的功能及推广应用功能3、个人助理图13：基本,23,三、OA系统的功能及推广应用,功能,4、系统管理,OA系统的系统管理界面为独立界面，与公文处理分开使用，只有系统管理员能够对其进行操作，通过系统可以增加、修改文件流程，对组织机构、部门人员的信息进行变更，以及用户、电子签章的授权等。,三、OA系统的功能及推广应用功能4、系统管理,24,三、OA系统的功能及推广应用,推广应用,1、组织系统的培训,oa系统由于其使用范围的广泛性，使用的人员对系统的理解和操作水平都各不一样，为了让使用者能够正常的进行操作，我们根据OA系统使用范围或者职能部门有针对性的进行了培训好应用推广。目前我们已组织OA系统的培训12次，参加人员150人/次。,2、系统的需求调查及完善,一套oa系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求多部门相互配合的一个过程。作为系统的管理的部门，我们听取了相关部门的意见以及他们的需求，并对系统进行相应的更改及完善。,三、OA系统的功能及推广应用推广应用1、组织系统的培训,25,三、OA系统的功能及推广应用,推广应用,3、系统问题的处理及解答,系统投运后会遇到各种问题，作为系统的管理部门，发现问题就要及时处理这些问题，确保系统的正常运行，让用户真正感受到系统给工作带来的便利。,4、系统运行情况,截止2013年12月，各个模块的公文流转情况：,发文：719条 会议纪要：126条,收文：16404条会签：28条,三、OA系统的功能及推广应用推广应用3、系统问题的处理及,26,目 录,立项背景及必要性,一,OA,系统的建设及特点,二,OA系统的功能及推广应用,三,OA系统实施后的成效,四,目 录立项背景及必要性一OA系统的建设及特点二OA系统的功,27,四、OA系统实施后的成效,1、工作流程实现了自动化，提升办公效率,OA系统将办公的过程进行了流程化，通过OA协作工作管理，各环节都能有序的进行，大大提升办公效率。,2、基于网络的OA系统，缩短了办公的距离,基于油田信息网的OA系统，缩短了作业区与公司和基地的距离，文件传输、审批都在网络上进行，大大节约了办公时间，也降低了办公成本，同时也减少了纸张的使用，推动了无纸化办公的脚步,。,四、OA系统实施后的成效1、工作流程实现了自动化，提升办公效,28,四、OA系统