员工如何有效地进行时间管理

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,培训回顾-付峥峥,15:30-15:45,6月事故回顾及7月工作重点-关华春,15:45-16:00,卫生及内务-周为华,16:00-16:10,时间管理及审计回顾-曹阳,16:10-16:30,双向沟通,16:30-17:00,月度沟通会日程安排,如何帮助员工,有效地进行时间管理,“,可惜，我没有足够的时间！,”“,一天有35小时就好了！,”,以上的话，你曾听到过多少次？自己又讲过多少次呢？,每天有24小时，每周有168小时，每年有8,736小时，不多不少，绝对公平。无论你是富有或贫困，强或弱，总经理或仓管员，行政管家或楼层服务员，成功人士或家庭主妇，大家都有相同的时间。如果我们选择一项富有挑战性的职业，每周所耗由54小时增至64小时，时间哪里来？家庭、空闲还是睡眠？因此可以说，时间管理就是在每168小时内完成所安排的工作之过程。,为了使我们的讨论更有效，在此之前不妨做一个如下的个人活动耗时分析。,时间管理,75,years=27,375 days(1/3 sleep),18,250 days,时间管理,睡眠,小时/天,用膳,小时/天,穿衣,小时/天,交通,小时/天,家务,小时/天,工作时间,小时/天,个人成长,如:教育、阅读、嗜好,小时/天,家庭,小时/天,空间,小时/天,总计,168小时/每周,个人活动,有关资料表明，一个督导员要有效地使用时间，他应该：,1.养成写记事簿的习惯,2.将乏味且难度大的工作安排在精力最充沛的时间去做,3.定期检讨自己的工作活动，并自问,“,他人能否做出与我,一般的水准,”,？,4.善于对工作进行取舍或重新安排,.,中国最大的资料库下载,一个精明能干的管理者则应该：,1.有充足的时间去做他们想做的事情,2.认识到短期的工作满足感亦是重要的,3.很少认为工作负担过重,4.明白有时小事情要给大目标让路的道理,5.有将事情按轻重缓急安排的能力,而在日常生活中，总是存在着一些,“,偷时者,”,（,Time Robbers,）。,所谓,“,偷时者,”,就是某些令我们无法完成重大事情的琐碎事。它们通常有两类：,（,一）外来的 （二）内在的,电话 不善聆听,来访者 不予重视,会议 犹豫不决,员工问题 视而不见,突发事件 有求必应,资料不全 需时失算,缺乏沟通 文件满桌,特别要求,人生中独特且必要的资源。,供给无弹性。,无法租、买、借。,无法储蓄累积。,无替代品。,过了就不能重来。,时间本身是无法管理的。,时间的特性,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“,Yes”Or“No”。,1.,你通常工作很长时间吗？,2.你通常把工作带回家吗？,3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？,4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？,5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？,6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？,7.你时常在做重要工作时被打断吗？,8.你在办公室用餐吗？,9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？,10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？,11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？,12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？,13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？,14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？,15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？,16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,总结你的时间掌控,如何,对,对付,上,上述,诸,诸多,“,偷时,者,者,”,？究,竟,竟怎,样,样进,行,行时,间,间管,理,理？,我们,将,将从,以,以下,九,九个,方,方面,进,进行,讨,讨论,：,：,（一,）,）如,何,何拟,定,定计,划,划以,避,避免,时,时间,之,之浪,费,费？,（二,）,）如,何,何拒,绝,绝他,人,人之,请,请托,以,以避,免,免时,间,间之,浪,浪费,？,？,（三,）,）如,何,何对,付,付不,速,速之,客,客以,避,避免,时,时间,之,之浪,费,费？,（四,）,）如,何,何对,付,付电,话,话干,扰,扰以,避,避免,时,时间,之,之浪,费,费？,（五,）,）如,何,何治,疗,疗会,议,议病,以,以减,少,少时,间,间之,浪,浪费,？,？,对,策,策,（,六）,如,如何,治,治疗,“,文件,满,满桌,病,病,”,以避,免,免时,间,间之,浪,浪费,？,？,（七,）,）如,何,何减,少,少上,下,下班,交,交通,所,所引,起,起的,时,时间,浪,浪费,？,？,（八,）,）如,何,何减,少,少,“,事必,躬,躬亲,”,所引,起,起的,时,时间,浪,浪费,？,？,（九,）,）如,何,何清,除,除上,司,司所,引,引起,的,的时,间,间浪,费,费？,对,策,策,如何,拟,拟定,计,计划,以,以避,免,免时,间,间之,浪,浪费,？,？,重要,又,又紧,迫,迫的,事,事情,重要,但,但不,紧,紧迫,的,的事,情,情,紧迫,但,但不,重,重要,的,的事,情,情,例行,性,性的,事,事情,第二,优,优先,第三,优,优先,第一,优,优先,第四,优,优先,请排,出,出正,确,确的,行,行事,优,优先,级,级,4,th,緩,3,rd,輕,不重要的事,2,nd,重,1,st,急,重要的事,不緊迫的事,緊迫的事,?,?,?,?,轻重,缓,缓急,层,层次,表,表,Important,重要,Notimportant,不重,要,要,PRIORITY2,乙,PRIORITY1,甲,PRIORITY3,丙,PRIORITY4,丁,UrgentNoturgent,急,不,不,急,急,如何拒,绝,绝他人,之,之请托,以,以避免,时,时间之,浪,浪费？,管理者,之,之所以,不,不好意,思,思拒绝,他,他人之,请,请托，,可,可能是,基,基于以,下,下的原,因,因：,时,间,间,不知如,何,何拒绝,他,他人之,请,请托,不了解,拒,拒绝他,人,人请托,的,的重要,性,性,想做一,位,位广受,爱,爱戴的,好,好人,担心拒,绝,绝接纳,请,请托后,会,会触怒,请,请托者,接纳请,托,托比拒,绝,绝请托,更,更为容,易,易,如何对,付,付不速,之,之客以,避,避免时,间,间之浪,费,费？,不要采,用,用无条,件,件的,“,门户开,放,放政策,”,在办公,室,室外接,见,见外界,不,不速之,客,客,站立会,客,客,利用隐,蔽,蔽的办,公,公室,定期和,部,部属或,同,同一阶,层,层的同,事,事见面,时,间,间,如何对,付,付电话,之,之干扰,以,以避免,时,时间之,浪,浪费？,外来电,话,话应先,由,由秘书,接,接听,事后回,复,复电话,的,的办法,比,比较值,得,得采纳,尽量将,须,须打出,去,去的电,话,话集中,在,在一起,时,间,间,如何治,疗,疗会议,病,病以避,免,免时间,之,之浪费,？,？,A.,思考是,否,否有必,要,要以会,议,议的形,式,式进行,商,商讨？,B.,尽量减,少,少与会,人,人员。,C.,当关键,性,性人物,无,无法与,会,会时，,原,原则上,不,不应开,会,会。,D.,为避免,会,会议过,长,长，可,将,将会议,安,安排在,午,午餐前,、,、下班,前,前或另,一,一个活,动,动之前,。,。,E.,计算会,议,议成本,：,：,例：(1),与,与会者,有,有10,位,位；,(2),每,每位,月,月薪4,000元,享,享,有,有的福,利,利计有1,000元(薪,金,金的25%),；,；,(3),每,每位,每,每月工,作,作时间,为,为10,000分钟,，,，一个,会,会议长,达,达一小,时,时，则,耗,耗资300元,。,。,A.,会议中,如,如等候,迟,迟到者,，,，则等,于,于惩罚,准,准时者,。,。,B.,不要令,与,与会者,太,太过舒,服,服。,C.,避免受,电,电话或,访,访客之,干,干扰。,D.,根据实,际,际需要,，,，可让,部,部分与,会,会者只,参,参加会,议,议的一,部,部分。,E.,会议结,束,束时，,总,总结达,成,成的结,论,论及定,下,下工作,的,的时限,。,。,A.,会议记,录,录应尽,快,快作成,。,。,B.,迅速解,决,决会议,中,中的决,议,议及待,办,办事项,。,。,C.,为杜绝,与,与会者,的,的无故,缺,缺席/,迟,迟到或,早,早退，,可,可考虑,在,在会议,记,记录上,注,注明。,会议前,会议中,会议后,时,间,间,如何治,疗,疗,“,文件满,桌,桌病,”,以避免,时,时间之,浪,浪费？,培养,“,只处理,来,来往文,件,件一次,”,的习惯,阅读后,立,立即在,文,文件上,注,注明要,采,采取之,行,行动,避免把,文,文件列,入,入“,General”,或,“,Miscellaneous”,档案内,时,间,间,如何减,少,少上下,班,班交通,所,所引起,的,的时间,浪,浪费？,避免交,通,通拥挤,的,的高峰,时,时间上,下,下班,选择班,次,次稳定,的,的交通,工,工具,利用上,班,班的时,间,间构思,当,当天的,工,工作细,节,节,利用下,班,班的时,间,间检讨,当,当天的,工,工作得,失,失,时,间,间,如何减,少,少,“,事必躬,亲,亲,”,所引起,的,的时间,浪,浪费？,适当地,分,分权授,责,责（,Delegation）,采取,Management by exception,的管理,方,方法,时,间,间,授权,Who?,计划人,物,物,What?,具体数字化,Why?,重要性,When?,何时开,始,始、完,成,成时间,需时多,少,少,进度,Where?,地点,How?,方法,资源,HowMuch?,费用,.,如何清,除,除上司,所,所引起,的,的时间,浪,浪费？,A.,应开门,见,见山、,单,单刀直,入,入。,B.,技巧地,指,指明你,与,与他谈,论,论的事,端,端对他,可,可能产,生,生的利,害,害关系,。,。,A.,当他指,派,派工作,给,给你时,，,，多作,询,询问。,B.,如你的,工,工作繁,多,多，请,他,他为你,决,决定完,成,成工作,的,的优先,次,次序。,C.,询问他,完,完成工,作,作的时,限,限。,A.,若你能,一,一边听,他,他说话,一,一边继,续,续工作,，,，则采,取,取这种,听,听话方,式,式。,B.,尽量避,免,免发问,或,或对他,的,的话语,作,作出评,论,论。,应付,“,听而不,闻,闻,”,的上司,对付见,异,异思迁,的,的上司,对付以,你,你为听,众,众的上,司,司,时,间,间,运用管,理,理工具,提,提升工,作,作效率,万用手,册,册,行事历,与,与日程,表,表,便条与,备,备忘录,通讯簿,名片簿,提醒自,己,己的方,法,法,小纸条,闹钟,数码科,技,技的运,用,用,电脑,PDA,我们有,这,这些好,习,习惯吗?自我管,理,理=好,习,习惯=,效,效率,事先要,有,有安排,排定优,先,先顺序,临事要,集,集中精,神,神,沟通要,彻,彻底,避免杂,乱,乱无章,不苛求,尽,尽善尽,美,美,不要怕,说,说,“,不,”,不要拖,延,延,要能当,机,机立断,善用零,碎,碎时间,养成,“,过手一,次,次,”,的处理,原,原则,问题/,回,回答,.,Recommendations,：,：,Thesecuritycontractshould be consideredfor reevaluationandthe workingconditionsforthe guard force modified.Itappears theprerequisitehousingandrequiredhoursatthe breweryare limiting theguardpersonn