档案基本知识培训

,国药控股河南股份有限公司,关爱生命 呵护健康,档案基本知识培训,国药控股河南股份有限公司,档案基本概念,档案基本类型,档案管理机构,档案业务总体流程,档案,是什么,1,、什么是档案？,档案法,对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,一、档案基本概念,文件转化成档案的条件,文件 档案,办完,有价值,整理、归档保存,一、档案基本概念,2,、什么是企业档案？,企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。,3,、什么是全宗？,全宗是,由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。,【,一定范围内（通常为一个或几个立档单位）所有档案的总和。,】,全宗包括：,（,1,）独立全宗（一个立档单位所有档案的总和）,（,2,）联合全宗（几个立档单位所有档案的总和,),一、档案基本概念,4,、什么是立档单位？,立档单位是,其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即成为立档单位。,满足下列要求的独立单位或团体：,（,1,）具有独立的法人资格,（,2,）具有独立的人事权,（,3,）具有独立的财务权,一、档案基本概念,5,、什么是档案室、档案馆？职能有何不同？,档案室是最基层的档案机构，基本职能是收集和,管理档案并在一定范围内提供档案利用。,档案馆是业务上指导基层档案工作的上级档案机,构，基本职能是指导、督基层档案工作、制定档案工,作标准、规范并负责向社会开放和提供档案利用。,一、档案基本概念,档案,管理,干什么,收集,整理,编目,鉴定,保管,统计,利用,编研,6,、档案工作的基本业务内容？,档案工作涉及业务部门、档案室、档案馆三个主体对象：,（,1,）业务部门负责档案日常积累、归档，并按规定定期将,档案移交档案室,（,2,）档案室负责档案的接收、整理、鉴定、销毁、移交、,统计等管理工作并供查询利用，而且定期向档案馆上报,。,（,3,）档案馆负责档案的接收、整理及向社会提供利用。,档案的基本流程概括为八个流程,：,(,六流程理论）,收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务。,一、档案基本概念,7,、什么是案卷级管理方式？什么是文件级管理方式？,案卷级管理：将归档文件按其特征或内容具有一定关,联性的组织在一起。,（,1,）案卷号：每个案卷都有一个唯一的编号,（,2,）卷内文件：每个案卷包含多个文件,文件级管理：将单个文件按一定规律进行独立管理的,方式。,文件号：每个文件都有一个唯一的编号,一、档案基本概念,8,、档案积累、归档工作的基本内容？,档案积累一般在业务部门进行，它们必须负责收集,和管理好各种有价值的文件材料，并在规定的时间进,行档案的移交归档工作。,一、档案基本概念,9,、档案整理工作的基本内容？,组卷（立卷）、分类、排序、著录、编目、装盒、上架。,一、档案基本概念,10,、档案查询利用的基本内容？,档案查询包括目录查询和全文检索：,（,1,）目录查询是通过查询案卷目录或文件目录来找到相应,档案,（,2,）全文检索是与计算机技术密切相关的新型查询方式，,通过对档案全文的检索能够更准确地找到需要的档案,一、档案基本概念,11,、档案鉴定的基本内容？,档案鉴定包括密级鉴定、保管期限、销毁鉴定：,（,1,）密级鉴定是对档案的保密程度进行鉴定,（,2,）保管期限鉴定（也称档案价值鉴定）是对档案,的价值的判定,（,3,）销毁鉴定是对无价值档案进行销毁。,一、档案基本概念,12,、档案统计的基本内容？,档案统计包括基本情况统计和日常业务情况统计。,（,1,）基本情况主要包括档案管理人员情况统计、档,案工作人员情况统计、档案馆基本建设情况统计、档案设,备及装具统计、档案库藏情况统计。,（,2),日常业务情况统计包括归档情况统计、查询利用,情况统计、鉴定情况统计。,一、档案基本概念,档案,基本概念,档案,基本类型,档案,管理机构,档案业务总体流程,1,、按产生性质分类：文书档案、财会档案、科技档案、照片档案、声像档案、实物档案、专门档案。,2,、按存在范围分类：通用档案、专门档案。,3,、按存在方式分类：实体档案、电子档案。,二、档案基本类型,档案基本概念,档案基本类型,档案管理机构,档案业务总体流程,三、档案管理机构,省市档案馆,国家档案局,部委档案馆,省市政府,地区档案馆,局企档案馆室,国家部委,县档案室,企业档案室,区政府,县政府,一级单位,二级单位,业务管理部门,行政管理部门,行政管理部门,产生地方标准,产生行业标准,产生国家标准,档案基本概念,档案基本类型,档案管理机构,档案业务总体流程,四、档案业务总体流程,部门,1,部门,n,保管,查询利用,销毁,鉴定,部门,2,文件积累归档,档案部门接收,整 理,统计,查询,借阅,编研,反馈,宣传,四、档案业务总体流程,业务流程可总结为：,“,收,”,、,“,存,”,、,“,管,”,、,“,用,”,