国家秘书职业资格(会议管理)

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会,议,议的目,的,的与形,态,态,2,、 实,质,质上的,需,需要、,与,与会者,的,的期望,3,、 列,出,出选择,会,会议场,地,地需求,的,的工作,清,清单，,确,确定会,议,议场地,4,、 对,会,会议地,点,点进行,确,确认,5,、签订,书,书面合,同,同,实地考,察,察会议,地,地点的,注,注意事,项,项,1,、会见,能,能作决,策,策的人,，,，有利,于,于以后,解,解决可,能,能出现,的,的问题,。,。,2,、只要,可,可能，,一,一定要,在,在酒店,建,建议的,日,日期去,参,参观。,3,、不要,出,出于个,人,人原因,再,再次参,观,观酒店,。,。,4,、不要,带,带家属,同,同行参,观,观。,5,、要考,虑,虑是否,以,以一个,普,普通客,人,人的身,份,份不宣,而,而至，,以,以检查,酒,酒店对,客,客人的,接,接待情,况,况。,6,、要考,虑,虑另外,一,一两家,酒,酒店作,为,为“备,选,选”，,以,以免因,谈,谈判失,败,败而出,现,现被动,局,局面。,考试题,型,型示例,一,一,多选,1、要,保,保证会,议,议在安,静,静的环,境,境中顺,利,利进行,就,就需要,考,考虑以,下,下哪些,因,因素？,（,（）,A.会,议,议拥有,隔,隔音设,备,备,B.谢,绝,绝访客,参,参观,C.关,闭,闭场内,的,的手机,、,、呼机,D.调,整,整会场,扩,扩音器,的,的音量,模拟试,题,题一,多选,选择恰,当,当的会,议,议地点,要,要综合,考,考虑以,下,下因素,（,（）,A.交,通,通便利,B.会,场,场的大,小,小应与,会,会议规,模,模相符,C.良,好,好的设,备,备配置,D.场,地,地租借,的,的成本,合,合理,三、布,置,置会场,和,和安排,座,座次,1,、会场,整,整体布,局,局的要,求,求,（,1,）庄重,、,、美观,、,、舒适,。,。,（,2,）会场,的,的整体,格,格局要,根,根据会,议,议的性,质,质和形,式,式创造,出,出和谐,的,的氛围,。,。,（,3,）中大,型,型会议,要,要保证,一,一个绝,对,对的中,心,心。,（,4,）小型,会,会场要,注,注意集,中,中和方,便,便。,三、布,置,置会场,和,和安排,座,座次,2,、会场,整,整体布,局,局安排,（,1,）确定,会,会场形,式,式。,（,2,）合理,摆,摆放桌,椅,椅。,（,3,）布置,附,附属性,设,设备。,（,4,）布置,装,装饰。,三、布,置,置会场,和,和安排,座,座次,3,、主席,台,台的座,次,次和场,内,内座次,安,安排,P15,主席台,是,是与会,人,人员瞩,目,目的地,方,方，也,是,是会场,布,布置工,作,作的重,点,点。,各种大,中,中型会,议,议均应,该,该设主,席,席台。,座,座谈会,和,和日常,工,工作会,议,议一般,不,不设主,席,席台或,主,主席桌,。,。,无论是,否,否设置,主,主席台,，,，都要,注,注意使会议主,持,持人面,向,向与会,人,人员，避免,同,同与会,人,人员背,向,向现象,。,。,另外，一般会,议,议不必,把,把众多,的,的领导,人,人都请,上,上主席,台,台，只,请,请讲话,人,人和主,持,持人即,可,可。,三、布,置,置会场,和,和安排,座,座次,（,1,）安排,主,主席台,的,的座次,。,。,会议主,席,席台就,坐,坐者都,是,是主办,方,方的负,责,责人、,贵,贵宾或,主,主席团,成,成员，,安,安排座,位,位时应,注,注意以,下,下惯例,：,：,1,）依职,务,务的高,低,低和选,举,举的结,果,果安排,座,座次。职务最,高,高者居,中,中，然后,按,按先左后,右,右、由,前,前至后的顺序,依,依次排,列,列。正式代,表,表在前,居,居中，,列,列席代,表,表在后,居,居侧。,2,）为工,作,作便利,起,起见，会议主,持,持人有时需,在,在前排,的,的边座,就,就座，,有,有时可,按,按职务,顺,顺序就,座,座。,3,）主席,台,台座次,的,的编排,应,应编制,成,成表，,先,先报主,管,管上司,审,审核，,然,然后贴,于,于贵宾,室,室、休,息,息室或,主,主席台,入,入口处,的,的墙上,，,，也可,在,在出席,证,证、签,到,到证等,证,证件上,表,表明。,4,）在主,席,席台的,桌,桌上，,于,于每个,座,座位的左侧放置姓,名,名台签,。,。,1,胡锦涛,、,、,2,江泽民,、,、,3,吴邦国,、,、,4,温家宝,三、布,置,置会场,和,和安排,座,座次,（,2,）安排,场,场内其,他,他人员,的,的座次,1,）小型会,场,场内座,位,位的安,排,排。,分清上,下,下座，一般,离,离会场,的,的入口,处,处远、,离,离会议,主,主席位,置,置近的,座,座位为,上,上座；,反,反之，,为,为下座,。,。会议,的,的主持,人,人或会,议,议主席,的,的位置,应,应置于,远,远离入,口,口处、,正,正对门,的,的位置,。,。,2,）中大型,会,会场内,座,座次的,安,安排。,横排法。,竖排法。,左后排,列,列法。,4,、会场,整,整体布,局,局的类,型,型,（,1,）较大,型,型会场,的,的座次,安,安排。,（,2,）中小,型,型会议,的,的座次,安,安排。,考试题,型,型示例,一,一,单选,小型会,场,场内座,位,位安排,，,，常以,离,离会议,主,主持人,或,或主席,位,位置近,的,的座位,为,为上座,，,，而会,议,议的主,持,持人或,会,会议主,席,席的位,置,置应置,于,于（）,A.接,近,近入口,处,处、正,对,对门,B.远,离,离入口,处,处、背,对,对门,C.接,近,近入口,处,处、背,对,对门,D.远,离,离入口,处,处、正,对,对门,四、发,布,布会议,信,信息,（一）,相,相关知,识,识,1,、会议,信,信息的,内,内容,会议信,息,息的内,容,容包括：,会议的,报,报名时,间,间、地,点,点、费,用,用及方,法,法；,会务联,系,系电话,与,与联系,人,人；,会议报,到,到及会,议,议议程,、,、日程,；,；,与会者,的,的信息,；,；,会议报,送,送的交,流,流信息,；,；,会议的,记,记录和,纪,纪要内,容,容；,会议的,宣,宣传报,道,道内容,；,；,会议的,决,决议内,容,容。,2,、会议,信,信息的,类,类型,会议信,息,息分类,是,是根据,信,信息所,反,反映的,内,内容性,质,质和特,征,征的异,同,同，将,信,信息分,成,成各个,类,类别，,使,使信息,条,条理化,，,，便于,存,存放和,查,查找，,提,提高信,息,息利用,的,的效率,。,。,示例分,析,析,四、发,布,布会议,信,信息,（三）,工,工作程,序,序,1,、传递,会,会议通,知,知信息,2,、分发,传,传递会,议,议文件,3,、沟通,传,传递会,议,议有关,情,情况,（四）,注,注意事,项,项,1,、发布,会,会议信,息,息前要,进,进行报,审,审,2,、要对,媒,媒体进,行,行选择,*考试,题,题型示,例,例一,多选,2、提,交,交会议,讨,讨论的,文,文件如,涉,涉及有,关,关单位,和,和部门,事,事先要,（,（）。,A.进,行,行会商,B.广,泛,泛征求,意,意见,C.由,各,各部门,分,分别提,出,出意见,D.由,牵,牵头部,门,门提出,主,主要意,见,见,四、安,排,排会议,食,食宿,（一）,相,相关知,识,识,1,、会议,餐,餐饮的,常,常识,（,1,）餐饮,安,安排的,原,原则是,：,：让代表,吃,吃好、,住,住好而,又,又不浪,费,费。,（,2,）就餐,大,大体上,是,是一个,标,标准，,要,要适当,照,照顾少,数,数民族,代,代表和,年,年老体,弱,弱者。,确,确定好,伙,伙食标,准,准和进,餐,餐方式,，,，照顾,南,南北不,同,同代表,的,的口味,。,。,（,3,）秘书,人,人员应提前到,现,现场布,置,置并检,查,查组织,工,工作的,落,落实情,况,况，并事,先,先将座,位,位卡及,菜,菜单摆,上,上。,（,4,）座位,的,的通知,除,除在请,柬,柬上注,明,明外，,还,还可在,宴,宴会上,陈,陈列宴,会,会简图,，,，标出,全,全场座,位,位以及,全,全体出,席,席者位,置,置，还,可,可用卡,片,片写好,姓,姓名席,位,位，发,给,给本人,。,。,示例分,析,析,四、安,排,排会议,食,食宿,2,、会议,住,住宿的,常,常识,（,1,）要提前,编,编制住,房,房方案,。,。,（,2,）长者,、,、尊者,、,、领导,要,要适当,照,照顾。,（,3,）具体,安,安排住,宿,宿时，,要,要根据,与,与会人,员,员职务,、,、年龄,、,、健康,状,状况、,性,性别和,房,房间条,件,件综合考,虑,虑，统,筹,筹安排。,（,4,）有时还,要,要按地,区,区集中,，,，便于,讨,讨论。,（,5,）不同,标,标准的,房,房间要,作,作合理,分,分配，,一,一般是,根,根据房,间,间的不,同,同规格,并,并结合,代,代表具,体,体情况,列,列出住,宿,宿表。,（,6,）报经有,关,关领导,审,审定后,，,，按表,分,分配住,宿,宿，做,到,到有条,不,不紊。,四、安,排,排会议,食,食宿,1,、安排,会,会议餐,饮,饮,（,1,）根据会,议,议的经,费,费和人,员,员情况,决,决定会,议,议餐饮,的,的标准,。,。,（,2,）就餐,方,方式可,根,根据会,议,议的规,模,模和性,质,质来确,定,定，提,倡,倡实行自助餐,制,制和分,餐,餐制。,（,3,）事先与提供,餐,餐饮的,单,单位确,定,定餐饮,时,时间和,地,地点。,（,4,）事先设计和,确,确定就,餐,餐的凭,证,证。,（,5,）要与,饭,饭店一,起,起确定,菜,菜单，,饮,饮食要,卫,卫生、,可,可口、,品,品种多,。,。,（,6,）事先,要,要准备,好,好干净,的,的饮食,用,用具。,（,7,）给因,开,开会或,服,服务工,作,作误了,用,用餐的,人,人员预,留,留饭菜,。,。,（,8,）做好,饮,饮水、,饮,饮料的,供,供应。,四、安,排,排会议,食,食宿,2,、安排,会,会议住,宿,宿,（,1,）安排,方,方式的,选,选择。,（,2,）预定,会,会议住,宿,宿的程,序,序。,（,3,）确定,会,会议住,宿,宿的程,序,序。,六、邀,请,请会议,嘉,嘉宾,（一）,相,相关知,识,识,1,、会议,嘉,嘉宾的,类,类型,（,1,）组织,方,方的上,级,级领导,和,和政府,官,官员。,（,2,）企业,的,的重要,客,客户和,各,各种利,益,益相关,方,方。,（,3,）社会,名,名流和,电,电影明,星,星。,（,4,）对实,现,现会议,目,目标有,潜,潜在贡,献,献的人,。,。,2,、嘉宾邀,请,请的要,求,求,（,1,）要事,先,先确定,嘉,嘉宾名,单,单，并,事,事先与,嘉,嘉宾沟,通,通确认,能,能否出,场,场。,（,2,）要发,出,出正式,邀,邀请函,。,。,（,3,）要做,到,到有礼,貌,貌。,（,4,）要了解,嘉,嘉宾各,自,自的背,景,景，处,理,理好嘉,宾,宾之间,的,的关系,。,。,（,5,）对于,难,难以分,辨,辨是否,应,应该邀,请,请的人,士,士，最,好,好能采,取,取“宁可邀,请,请，而不,排,排斥”的原则。,（,6,）嘉宾人数,不,不宜过多,。,。,示例分析,六、邀请,会,会议嘉宾,（三）工作程序,（,1,）在邀请,参,参会嘉宾,方,方面，要,开,开会研究,，,，确定嘉,宾,宾名单，,而,而接下来,邀,邀请嘉宾,的,的工作就,由,由工作组,负,负责组织,实,实施。,（,2,）拟写并,发,发送嘉宾,请,请柬，要,使,使每一份,请,请柬都制,作,作精美。,（,3,）要逐一,与,与嘉宾联,络,络，确认,其,其参会情,况,况。,（,4,）在会议,正,正式召开,之,之际，要,再,再次与嘉,宾,宾联系，,并,并确认如,何,何接送。,会议嘉宾,的,的致辞,七、准备,会,会议资料,、,、会议用,品,品,（一）相,关,关知识,1,、会议资,料,料的类型,（,1,）来宾资料：会议手,册,册、宣传,材,材料、会,议,议管理性,材,材料。,（,2,）会务资料：开会的,请,请示、提,交,交会议审,批,批的文件,、,、会上用,的,的文件、,会,会议宣传,性,性文件。,（,3,）沟通资料：来宾登,记,记表、住,宿,宿登记表,、,、用餐分,组,组表、会,务,务组成员,通,通讯录。,2,、会议用,品,品的类型,（,1,）必备用,品,品和设备,是,是指各类,会,会议都需,要,要的用品,和,和设备。,1,）会议内设,备,备,2,）常用物资,（,2,）特殊用品是指一些,特,特殊类型,的,的会议所,需,需用品和,设,设备。,例如，选,举,举会议、,谈,谈判会议,、,、庆典会,议,议、展览,会,会经常需,要,要的特殊,用,用品和设,备,备，如伴,奏,奏带、投,票,票箱、旗,帜,帜、仪仗,队,队、鲜花,等,等。,示例分析,七、准备,会,会议资料,、,、会议用,品,品,三、工作,程,程序,1,、准备会,议,议资料,（,1,）来宾资,料,料袋,（,2,）会务资,料,料,（,3,）沟通资,料,料,2,、准备会,议,议用品,（,1,）检查空,调,调设备,（,2,）检查好,灯,灯光、扩,音,音设备。,（,3,）检查黑,板,板、白板,，,，确保已,擦,擦干净，,准,准备好粉,笔,笔、指示,棒,棒、板擦,等,等用具。,（,4,）如有陌,生,生人或外,来,来人参加,会,会议，摆,放,放好姓名,牌,牌。,2,、准备会,议,议用品,（,5,）,在,在,每,每,人,人,座,座,位,位,前,前,摆,摆,放,放,纸,纸,笔,笔,。,。,（,6,）,多,多,媒,媒,体,体,电,电,视,视,需,需,要,要,安,安,放,放,投,投,影,影,机,机,、,、,屏,屏,幕,幕,、,、,录,录,音,音,设,设,备,备,等,等,。,。,（,7,）如,果,果,有,有,选,选,举,举,、,、,表,表,决,决,、,、,表,表,彰,彰,的,的,议,议,程,程,，,，,还,还,需,需,要,要,准,准,备,备,好,好,投,投,票,票,箱,箱,、,、,计,计,数,数,设,设,备,备,和,和,奖,奖,励,励,用,用,品,品,。,。,（,8,）会,期,期,较,较,长,长,的,的,会,会,议,议,，,，,要,要,安,安,排,排,好,好,茶,茶,水,水,饮,饮,料,料,，,，,并,并,指,指,定,定,专,专,人,人,服,服,务,务,。,。,（,9,）,如,如,果,果,是,是,电,电,话,话,、,、,广,广,播,播,会,会,议,议,，,，,须,须,提,提,前,前,检,检,查,查,线,线,路,路,，,，,保,保,证,证,音,音,响,响,效,效,果,果,良,良,好,好,。,。,八,、,、,安,安,排,排,会,会,议,议,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,（,一,一,）,）,相,相,关,关,知,知,识,识,1,、,会,会,议,议,的,的,通,通,用,用,礼,礼,仪,仪,（,1,）,会,会,议,议,文,文,书,书,礼,礼,仪,仪,。,。,（,2,）,迎,迎,送,送,礼,礼,仪,仪,。,。,（,3,）,参,参,会,会,礼,礼,仪,仪,。,。,（,4,）,服,服,务,务,礼,礼,仪,仪,。,。,2,、,主,主,持,持,人,人,的,的,礼,礼,仪,仪,3,、,会,会,议,议,发,发,言,言,者,者,礼,礼,仪,仪,4,、,会,会,议,议,参,参,加,加,者,者,礼,礼,仪,仪,示,例,例,分,分,析,析,八,、,、,安,安,排,排,会,会,议,议,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,（,二,二,）,）,工,工,作,作,程,程,序,序,1,、,选,选,择,择,会,会,议,议,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,人,人,员,员,（,1,）,从,从,组,组,织,织,内,内,部,部,员,员,工,工,中,中,选,选,择,择,。,。,（,2,）,聘,聘,请,请,专,专,业,业,礼,礼,仪,仪,公,公,司,司,或,或,礼,礼,仪,仪,人,人,士,士,承,承,担,担,会,会,议,议,主,主,要,要,的,的,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,。,。,2,、,分,分,解,解,工,工,作,作,程,程,序,序,3,、,培,培,训,训,会,会,议,议,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,人,人,员,员,（,1,）,对,对,会,会,议,议,工,工,作,作,的,的,宗,宗,旨,旨,和,和,合,合,作,作,精,精,神,神,的,的,培,培,训,训,。,。,（,2,）,对,对,会,会,议,议,礼,礼,仪,仪,知,知,识,识,和,和,工,工,作,作,技,技,能,能,的,的,培,培,训,训,。,。,（,3,）,对,对,会,会,议,议,的,的,设,设,备,备,和,和,用,用,品,品,的,的,使,使,用,用,常,常,识,识,培,培,训,训,。,。,4,、,准,准,备,备,服,服,装,装,用,用,具,具,（,1,）,礼,礼,仪,仪,服,服,务,务,人,人,员,员,的,的,服,服,装,装,应,应,统,统,一,一,并,并,且,且,与,与,会,会,场,场,环,环,境,境,协,协,调,调,。,。,（,2,）,迎,迎,接,接,一,一,般,般,的,的,与,与,会,会,者,者,不,不,需,需,要,要,献,献,花,花,。,。,5,、,礼,礼,仪,仪,执,执,行,行,（,1,）,接,接,待,待,礼,礼,仪,仪,及,及,程,程,序,序,。,。,（,2,）,引,引,领,领,。,。,（,3,）,乘,乘,车,车,的,的,座,座,次,次,安,安,排,排,。,。,模,拟,拟,试,试,题,题,一,一,多,选,选,对,会,会,议,议,主,主,持,持,人,人,评,评,估,估,的,的,要,要,素,素,包,包,括,括,（,（,）,）,A.,领,领,导,导,能,能,力,力,B.,业,业,务,务,水,水,平,平,C.,对,对,会,会,议,议,进,进,程,程,的,的,控,控,制,制,能,能,力,力,D.,对,对,会,会,议,议,时,时,间,间,的,的,控,控,制,制,能,能,力,力,九,、,、,检,检,查,查,会,会,议,议,常,常,用,用,视,视,听,听,设,设,备,备,是,是,否,否,正,正,常,常,（,一,一,）,）,相,相,关,关,知,知,识,识,1,、,会,会,议,议,常,常,用,用,视,视,听,听,设,设,备,备,的,的,选,选,用,用,音,响,响,手,手,段,段,与,与,视,视,觉,觉,手,手,段,段,可,可,以,以,分,分,开,开,单,单,独,独,使,使,用,用,，,，,也,也,可,可,以,以,合,合,在,在,一,一,起,起,使,使,用,用,。,。,常,用,用,的,的,设,设,备,备,类,类,型,型,对,于,于,会,会,议,议,使,使,用,用,的,的,设,设,备,备,，,，,应,应,设,设,专,专,人,人,操,操,作,作,与,与,维,维,护,护,。,。,（,三,三,）,）,工,工,作,作,程,程,序,序,1,、,确,确,定,定,工,工,作,作,人,人,员,员,的,的,职,职,责,责,。,。,2,、,预,预,演,演,和,和,检,检,查,查,会,会,场,场,视,视,听,听,设,设,备,备,。,。,示,例,例,分,分,析,析,考,试,试,题,题,型,型,示,示,例,例,一,一,多,选,选,（,（3,级,级,）,）,对,会,会,议,议,筹,筹,备,备,方,方,案,案,进,进,行,行,全,全,面,面,审,审,核,核,，,，,审,审,核,核,的,的,内,内,容,容,应,应,包,包,括,括,（,（,）,）,A.,审,审,核,核,会,会,议,议,的,的,议,议,程,程,和,和,内,内,容,容,是,是,否,否,在,在,法,法,定,定,权,权,力,力,或,或,组,组,织,织,权,权,力,力,之,之,内,内,。,。,B.,审,审,核,核,主,主,持,持,人,人,的,的,条,条,件,件,是,是,否,否,与,与,会,会,议,议,要,要,求,求,相,相,符,符,。,。,C.,审,审,核,核,是,是,否,否,已,已,有,有,专,专,人,人,负,负,责,责,对,对,特,特,殊,殊,情,情,况,况,作,作,紧,紧,急,急,处,处,理,理,。,。,D.,审,审,核,核,是,是,否,否,有,有,专,专,人,人,负,负,责,责,会,会,议,议,决,决,议,议,整,整,理,理,与,与,处,处,理,理,。,。,第,二,二,节,节,会,会,中,中,服,服,务,务,安,排,排,会,会,议,议,值,值,班,班,；,；,接,待,待,新,新,闻,闻,媒,媒,体,体,；,；,进,行,行,会,会,议,议,记,记,录,录,；,；,收,集,集,与,与,会,会,人,人,员,员,对,对,会,会,议,议,的,的,意,意,见,见,和,和,建,建,议,议,；,；,印,发,发,会,会,议,议,简,简,报,报,；,；,安,排,排,与,与,会,会,人,人,员,员,的,的,集,集,体,体,合,合,影,影,。,。,一,、,、,安,安,排,排,会,会,议,议,值,值,班,班,（,一,一,）,）,相,相,关,关,知,知,识,识,1,、,会,会,议,议,值,值,班,班,工,工,作,作,的,的,内,内,容,容,（,1,）,值,值,班,班,电,电,话,话,记,记,录,录,。,。,（,2,）,值,值,班,班,接,接,待,待,记,记,录,录,。,。,（,3,）,值,值,班,班,日,日,记,记,。,。,（,4,）,做,做,好,好,信,信,息,息,传,传,递,递,。,。,2,、,会,会,议,议,值,值,班,班,的,的,意,意,义,义,会,议,议,值,值,班,班,起,起,着,着,沟,沟,通,通,上,上,下,下,、,、,联,联,系,系,内,内,外,外,、,、,协,协,调,调,左,左,右,右,的,的,作,作,用,用,，,，,保,保,证,证,了,了,会,会,议,议,的,的,顺,顺,利,利,进,进,行,行,。,。,示,例,例,分,分,析,析,一,、,、,安,安,排,排,会,会,议,议,值,值,班,班,（,二,二,）,）,工,工,作,作,程,程,序,序,1,、,制,制,定,定,值,值,班,班,工,工,作,作,制,制,度,度,2,、,明,明,确,确,值,值,班,班,工,工,作,作,任,任,务,务,3,、,编,编,制,制,会,会,议,议,值,值,班,班,表,表,会,议,议,值,值,班,班,表,表,应,应,包,包,括,括,以,以,下,下,内,内,容,容,：,：,（,1,）,会,会,议,议,值,值,班,班,时,时,间,间,期,期,限,限,和,和,具,具,体,体,值,值,班,班,时,时,间,间,。,。,（,2,）,会,会,议,议,值,值,班,班,人,人,员,员,姓,姓,名,名,。,。,（,3,）,会,会,议,议,值,值,班,班,的,的,地,地,点,点,，,，,并,并,在,在,会,会,议,议,须,须,知,知,上,上,注,注,明,明,会,会,议,议,值,值,班,班,室,室,的,的,房,房,间,间,号,号,。,。,（,4,）,会,会,议,议,值,值,班,班,负,负,责,责,人,人,姓,姓,名,名,或,或,带,带,班,班,人,人,姓,姓,名,名,。,。,（,5,）,用,用,简,简,明,明,的,的,文,文,字,字,表,表,明,明,值,值,班,班,的,的,工,工,作,作,内,内,容,容,。,。,（,6,）,表,表,明,明,人,人,员,员,缺,缺,勤,勤,的,的,备,备,用,用,方,方,案,案,或,或,替,替,班,班,人,人,员,员,的,的,姓,姓,名,名,。,。,二,、,、,接,接,待,待,采,采,访,访,会,会,议,议,的,的,新,新,闻,闻,媒,媒,体,体,（,一,一,）,）,相,相,关,关,知,知,识,识,1,、,接,接,待,待,采,采,访,访,会,会,议,议,的,的,新,新,闻,闻,媒,媒,体,体,的,的,基,基,本,本,原,原,则,则,2,、,接,接,待,待,新,新,闻,闻,媒,媒,体,体,的,的,工,工,作,作,内,内,容,容,（二）工作,程,程序,1,、媒体人员,登,登记,2,、为媒体人,员,员提供简单,的,的会议材料,3,、安排拍照,和,和新闻发布,会,会等传统活,动,动,4,、安排媒体,沟,沟通会,（四）注意,事,事项,示例分析,三、做好会,议,议的记录工,作,作和简报工,作,作,（一）相关,知,知识,会议记录的,内,内容,（三）工作,程,程序,会议记录的,结,结构是：标题,+,正文,+,尾部,（,1,）标题。,一种是会议,名,名称,+,文种，另一,种,种是文种。,（,2,）正文。,首部,+,主体,+,结尾。,（,3,）尾部。,右下方写明,“,“主持人：,（,（签字）”,、,、“记录人,：,：（签字）,”,”。,模拟试题一,多选,会议记录的,要,要求包括（,）,）,A.有言必,录,录,B.速度要,快,快,C.内容真,实,实,D.资料性,强,强,四、收集会,议,议信息,（一）相关,知,知识,1,、会议信息的,分,分类,1-1,、按照会议信,息,息的作用划,分,分,（,1,）与会者信,息,息。,（,2,）会议指导,性,性、宣传性,信,信息。,（,3,）会议议题,性,性信息。,（,4,）会议主题,内,内容信息。,（,5,）记录性、,结,结果性文件,信,信息。,（,6,）会议的程,序,序性文件信,息,息。,（,7,）会议交流,性,性文件信息,。,。,（,8,）会议参考,性,性信息。,（,9,）会议管理,性,性信息。,1-2,、按照会议,信,信息的保密,性,性划分,（,1,）保密性会,议,议信息。,（,2,）内部性会,议,议信息。,（,3,）公开性会,议,议信息。,1-3,、按照会议,信,信息传递方,式,式划分,（,1,）会议讲话,信,信息。,（,2,）会议书面,信,信息。,（,3,）会议声像,信,信息。,四、收集会,议,议信息,2,、收集会议,信,信息的要求,（,1,）齐全。,（,2,）及时。,（,3,）准确。,（,4,）有效。,责任到人,履行登记,严格保密,明确范围,有针对性,（三）工作,程,程序,1,、确定会议信,息,息的搜集范,围,围。,2,、选择会议,信,信息的搜集,渠,渠道。,3,、确定搜集,会,会议信息的,方,方法。,（,1,）召集开会,。,。,（,2,）提供书面,材,材料。,（,3,）个别约见,。,。,（,4,）会议结束,时,时及时搜集,。,。,（,5,）个别催退,。,。,（,6,）按清退目录,收,收集。,（,7,）限时交退,。,。,模拟试题一,单选,清退会议文,件,件资料时首,先,先应（）,A.办理清,退,退手续,B.确定清,退,退文件资料,的,的范围,C.整理清,退,退文件资料,D.填写“,文,文件清退登,记,记表”,五、反馈会,议,议信息,（一）相关,知,知识,1,、反馈会议,信,信息的内容,（,1,）反馈会前,信,信息。,（,2,）反馈会中,信,信息。,（,3,）反馈会后,传,传达落实的,情,情况。,2,、反馈会议,信,信息的要求,（,1,）会议的信,息,息反馈要注,意,意点面结合,，,，正负反馈,结,结合。,（,2,）会议信息,反,反馈的目的,要,要明确。,（,3,）充分重视,会,会议的反馈,信,信息沟通。,示例分析,五、反馈会,议,议信息,（三）工作,程,程序,1,、布置会议,信,信息收集工,作,作。,2,、会议信息,的,的搜集渠道,的,的选择和建,设,设。,3,、建立定期,的,的会议信息,反,反馈制度。,4,、做好会议,信,信息的反馈,汇,汇报工作。,5,、抓好会议,反,反馈信息的,落,落实工作。,（四）注意,事,事项,1、会议信,息,息的反馈时,机,机,2、选择会,议,议信息的反,馈,馈形式,第三节,会,会后落,实,实,会议文件资,料,料收集整理,的,的要求,会议纪要的,内,内容和要求,；,；,会议经费结,算,算的方法；,跟踪反馈落,实,实会议精神,。,。,一、会议文,件,件资料收集,整,整理的要求,（一）相关,知,知识,1,、收集会议,文,文件资料的,要,要求,（,1,）确定收集,范,范围。,（,2,）收集要及,时,时，确保文,件,件资料在与,会,会人员离会,前,前全部收集,齐,齐全。,（,3,）选择收集,文,文件资料的,渠,渠道。,（,4,）履行严格,的,的登记手续,。,。,（,5,）注意保密,。,。,2,、需收集的,文,文件资料,（,1,）会前准备,并,并分发的文,件,件。,（,2,）会议期间,产,产生的文件,。,。,（,3,）会后产生,的,的文件。,一、会议文,件,件资料收集,整,整理的要求,2,、会议文件,的,的立卷归档,2-1,、会议文件,立,立卷归档的,意,意义,（,1,）保持会议,文,文件之间的,历,历史联系，,便,便于查找利,用,用。,（,2,）保持历史,的,的真实面貌,，,，反映工作,的,的客观进程,。,。,（,3,）保护会议,文,文件的完整,与,与安全，便,于,于保存和保,管,管。,（,4,）保证会议,秘,秘书工作的,联,联系性，为,档,档案工作奠,定,定基础。,2-2,、会议文件,立,立卷归档的,范,范围的范围,和,和分工。,（,1,）会议文件,立,立卷归档范,围,围,（,2,）会议文件,立,立卷归档分,工,工,2-3,、会议文件,立,立卷的基本,原,原则和方法,（,1,）会议文件,立,立卷的基本,原,原则。,（,2,）会议文件,立,立卷方法。,2-4,、会议文件,立,立卷工作程,序,序。,（,1,）大中型,会,会议文件,立,立卷,（,2,）日常工,作,作会议文,件,件资料立,卷,卷。,示例分析,一、会议,文,文件资料,收,收集整理,的,的要求,（三）工,作,作程序,将收集的,文,文件资料,进,进行登记,向上级总,结,结、汇报,情,情况,甄别整理,、,、分类归,卷,卷,卷内文件,的,的排列,卷内文件,的,的编号、,编,编目,填写卷内,文,文件的备,考,考表,案卷标题,的,的拟制,填案卷封,面,面,移交给档,案,案室,清理,-,销毁不再,利,利用的纸,张,张。,（四）注,意,意事项,*考试题,型,型示例一,单选,撰写会议,总,总结应注,意,意（）,A.新颖,B.及时,C.效率,D.前瞻,性,性,*考试题,型,型示例一,多选,会议总结,的,的目的是,（,（）,A.检查,会,会议目标,实,实现情况,B.检查,小,小组分工,执,执行情况,C.对比,分,分析自我,总,总结与集,体,体总结,D.奖惩,相,相关人员,模拟试题,一,一,单选,收集会议,文,文件资料,的,的要求有,（,（）,A.确定,收,收集内容,B.确定,收,收集人员,C.确定,是,是否归档,D.确定,收,收集范围,模拟试题,一,一,多选,需要收集,的,的会议期,间,间产生的,文,文件有（,）,）,A.通告,B.决定,C.议案,D.会议,记,记录,二、 会,议,议纪要的,内,内容和要,求,求,（一）相,关,关知识,1,、会议纪,要,要的种类,（,1,）办公关,于,于纪要。,（,2,）工作会,议,议纪要。,（,3,）协调会,议,议纪要。,（,4,）研讨会,议,议纪要。,2,、会议纪,要,要的内容,（,1,）会议情,况,况简述。,（,2,）对会议,精,精神的阐,发,发。,3,、会议纪,要,要的拟写,要,要求,（,1,）实事求,是,是，忠于,会,会议实际,。,。,（,2,）内容要,集,集中概括,。,。,（,3,）要有条,理,理。,整理、编,写,写会议纪,要,要，并经领导签字后及时打,印,印成文。,二、 会,议,议纪要的,内,内容和要,求,求,印制并分,发,发给有关,部,部门有关,人,人员或归,档,档保存,会议纪要,按,按印发范,围,围和查看,等,等级分发,（,1,）确定印,发,发范围。,（,2,）确认接,收,收者。,（,3,）签发会,议,议执行。,（三）工,作,作程序,完善会议,记,记录起,草,草、编写,会,会议纪要,确定印,发,发范围,接,接收者确,认,认领导,签,签字打,印,印成文,印,印制、分,发,发或归档,保,保存。,（四）注,意,意事项,三、 会,议,议经费结,算,算的方法,（一）相,关,关知识,1,、会议的,收,收费与付,费,费方法,（,1,）收款的,方,方法与时,机,机。,（,2,）付款的,方,方法和时,间,间表。,2,、会议付,费,费的要求,（,1,）会议经,费,费的名称,要,要规范。,（,2,）遵守公,司,司零用现,金,金、消费,价,价格及用,品,品报销的,各,各种财务,制,制度和规,定,定。,三、 会,议,议经费结,算,算的方法,（三）工,作,作程序,通知与会,人,人员结算,时,时间地点,清点费,用,用支出发,票,票核实,发,发票填,写,写报销单,、,、将发票,贴,贴于报销,单,单背面,请,请领导者,签,签字到,财,财务部门,报,报销与,相,相关部门,及,及人员结,清,清费用。,（四）注,意,意事项,（,1,）开具会,议,议住宿费,发,发票时，,需,需要向宾,馆,馆酒店索,取,取盖有酒,店,店章的正,式,式发票，,保,保证开立,的,的发票与,收,收取的会,务,务费相等,。,。,（,2,）住宿费,一,一般不包,括,括使用房,间,间的长途,电,电话费、,客,客房小酒,吧,吧、在酒,店,店签单的,费,费用。,会议成本,四、跟踪,反,反馈落实,会,会议精神,（一）相,关,关知识,1,、会议决,定,定事项的,传,传达,（,1,）传达会,议,议决定事,项,项必须准,确,确，必须,原,原原本本,传,传达。,（,2,）传达会,议,议决定事,项,项必须及,时,时。,（,3,）传达会,议,议决定事,项,项必须到,位,位。,传达方式,2,、,会议决定,事,事项的催,办,办与登记,制,制度,3,、会议决,定,定事项的,反,反馈,（,1,）反馈的,原,原则。,（,（,2,）反馈的,重,重点。,（,（,2,）综合反,馈,馈。,四、跟踪,反,反馈落实,会,会议精神,（三）工,作,作程序,会议决定,事,事项的传,达,达会议,决,决定事项,的,的催办与,登,登记制度,会议决,定,定事项的,反,反馈。,（四）注,意,意事项,（,1,）综合性,的,的须由多,部,部门共同,办,办理的工,作,作事项。,（,2,）部门责,任,任分工边,缘,缘的、交,错,错的工作,事,事项。,模拟试题,一,一,单选,会议决定,事,事项的传,达,达要求是,（,（）,A.实用,B.审核,C.建立,催,催办制度,D.及时,到,到位,考试题型,示,示例一,录像题,2005年5,月,月秘书,四,四级考,试,试录像,二,二,对,1,、能够,提,提前,10,分钟到,会,会议地,点,点检查,会,会议的,准,准备情,况,况。,2,、能够,事,事先准,备,备好与,会,会人员,的,的文件,和,和茶水,。,。,3,、能够,做,做好会,议,议记录,前,前的准,备,备工作,，,，准备,好,好了记,录,录本和,录,录音机,、,、录音,磁,磁带。,4,、知道,在,在会议,桌,桌上摆,放,放人名,台,台签，,以,以便与,会,会者正,确,确落座,和,和做好,记,记录。,5,、在对,公,公司情,况,况不熟,的,的前提,下,下，能,够,够为会,议,议事先,备,备好座,次,次表。,6,、在检,查,查会议,地,地点时,注,注意了,温,温度的,控,控制，,能,能够指,导,导下属,将,将室温,控,控制在,适,适度的,范,范围内,。,。,7,、在进,行,行会议,记,记录时,，,，为了,保,保证记,录,录的准,确,确性，,能,能够同,时,时运用,手,手工记,录,录和录,音,音机记,录,录。,17,、注意,到,到办公,环,环境的,管,管理，,能,能够及,时,时将挡,在,在通道,上,上的箱,子,子移开,。,。,错,6,、在指,导,导下属,工,工作中,，,，态度,比,比较生,硬,硬，不,注,注意语,言,言沟通,的,的技巧,。,。,9,、情况,简,简报的,文,文头不,正,正确，,情,情况简,报,报四字,应,应在单,位,位名称,下,下居中,。,。,10,、简报,的,的印发,日,日期应,写,写在间,隔,隔线的,右,右侧，,编,编印单,位,位应写,在,在印发,日,日期平,行,行的左,侧,侧。,11,、保密,会,会议下,发,发的文,件,件应及,时,时清退,。,。,12,、编制,领,领导会,议,议时间,表,表时，,应,应注明,不,不同月,份,份的周,次,次。,13,、注明,参,参加会,议,议的领,导,导人名,。,。,14,、缺乏,保,保密意,识,识，在,重,重要的,会,会议文,件,件出现,丢,丢失的,情,情况下,，,，不及,时,时加以,追,追回，,也,也未及,时,时汇报,。,。,15,、发文,工,工作处,理,理的流,程,程图不,准,准确、,不,不完整,、,、缺少,签,签发、,印,印制等,重,重要环,节,节。,16,、在传,真,真文件,时,时，不,能,能正确,地,地使用,传,传真机,，,，出现,卡,卡纸，,违,违反操,作,作规定,，,，硬往,外,外抽。,18,、在移,动,动箱子,时,时，忘,记,记了安,全,全隐患,的,的管理,规,规定，,将,将箱子,挡,挡了消,防,防栓前,造,造成了,隐,隐患。,考试题,型,型示例,一,一,工作实,务,务题,背景说,明,明：你,是,是宏远,公,公司行,政,政秘书,钟,钟苗，,下,下面是,总,总经理,助,助理高,叶,叶需要,你,你完成,的,的任务,。,。,备忘录,至：秘,书,书钟苗,自：总,经,经理助,理,理高叶,主题：,我公司,准,准备召,开,开全国,办,办公用,品,品展销,订,订货会,，,，为了,开,开好这,次,次会议,，,，公司,已,已决定,与,与丽都,大,大酒店,签,签订展,销,销订货,会,会会场,的,的协议,。,。因该,协,协议的,内,内容关,系,系到会,议,议能否,成,成功举,办,办，所,以,以请你,就,就该协,议,议内容,应,应注意,的,的事项,提,提出一,些,些建议,，,，以便,于,于我们,在,在明天,和,和公司,有,有关人,员,员讨论,协,协议文,本,本时作,为,为参考,。,。谢谢,。,。,总经理,助,助理：,高,高叶,2007,年,3,月,4,日,考试题,型,型示例,一,一,工作实,务,务题,背景说,明,明：你,是,是宏远,公,公司行,政,政秘书,钟,钟苗，,下,下面是,行,行政经,理,理苏明,需,需要你,完,完成的,任,任务。,便条,钟苗：,为规范,公,公司对,于,于文件,的,的收集,和,和整理,的,的行为,，,，公司,拟,拟召开,一,一次座,谈,谈会。,请,请你将,会,会议文,件,件手机,的,的要求,和,和内容,、,、会议,文,文件立,卷,卷归档,的,的意义,以,以备忘,录,录形式,提,提供给,我,我。谢,谢,谢。,行政经,理,理,苏,苏明,2007,年,3,月,15,日,参考答,案,案,备忘录,发自：,秘,秘书钟,苗,苗,发给：,行,行政经,理,理苏明,日期：2007年3,月,月15,日,日,主题：,会,会议文,件,件收集,整,整理的,要,要求和,内,内容，,会,会议文,件,件立卷,归,归档的,意,意义,内容：,1、收,集,集会议,文,文件资,料,料的要,求,求,课后练,习,习,便 条,钟苗：,最近，,在,在公司,新,新址搬,迁,迁过程,中,中出现,了,了财务,部,部与研,发,发部之,间,间因使,用,用办公,用,用房发,生,生矛盾,的,的情形,，,，总经,理,理办公,室,室要求,我,我们召,开,开会议,协,协调解,决,决。请,你,你就选,择,择会议,地,地点和,布,布局以,及,及会议,议,议程的,安,安排提,出,出相应,建,建议，,供,供会议,筹,筹备过,程,程参考,。,。,请于明,天,天下班,前,前将建,议,议交给,我,我。,谢谢。,行政经,理,理 苏,明,明,2004年3,月,月25,日,日,课后练,习,习,便 条,钟苗：,公司上,周,周召开,了,了高新,技,技术产,品,品推介,会,会，总,经,经理急,欲,欲了解,此,此次会,议,议的社,会,会效果,，,，请你,负,负责完,成,成此项,工,工作，,并,并简要,向,向我说,明,明：,1,你,你准备,从,从哪些,渠,渠道获,得,得本次,推,推介会,的,的信息,？,？,2,怎,怎样才,能,能全面,收,收集相,关,关信息,？,？,3,如,如何对,信,信息进,行,行加工,？,？,4,怎,怎样完,成,成推介,会,会会议,文,文件的,立,立卷归,档,档工作,？,？,行政经,理,理 苏,明,明,2004年3,月,月25,日,日,谢谢观,赏,赏,谢谢观,赏,赏,演讲完,毕,毕，谢,谢,谢观看,！,！,