网上报销使用说明

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,网上报销使用说明,暨南大学财务与国资管理处,广州友财信息科技有限公司,暨南大学网上报销系统,目录,序言,基本介绍,制单流程,免授权项目,网上审批,项目的授权,查询网上报销,序言,使用新系统的惊喜,时间节约了！,您只需要到我们的报账点花上,5,分钟时间提交书面的网上报销确认单及相关单据，即可离开不需等待，完全不受叫号和预约限制。而您节约下来的时间将可能包括：排队取号,10,分钟，等候叫号,20,分钟，业务处理,30,分钟，或许，还远远不止于此。,流程精简了！,您只需要一次性的准确填报并提交报销资料，后面的事情可以全部交由我们来处理。通过强大的网银支付功能，我们将实现直接把报销款项转入您指定的校内人员个人账户或供应商的对公账户中。我们承诺，接收并确认您的报销资料后，非繁忙时期在,1-3,个工作日，繁忙时期在,3-10,个工作日完成报销支付。,填报轻松了！,网报系统业务分类清晰，报销指引详尽，金额还能自动计算汇总，简单友好的操作界面将让您整理票据和填报信息更加准确高效。,信息畅通了！,您可以通过网报系统便捷地查询到报销业务处理进度，我们还将通过手机短信等方式第一时间告知您每一笔报销业务的处理结果和支付情况。,上线计划,目前进展情况：,本部,201,4年6月1日开始试运行。,已经开通9个业务模块：国内差旅费、日常费用类报销、借款业务、资产购置、举办会议、工程业务、国外差旅费、国际来访费、国内来访费。,前言,随着我校事业的蓬勃发展，学校的经济业务和收支规模日趋繁杂庞大，传统的见面报销方式因受到人员、场所等客观因素制约，已成为我们提供优质、高效服务体验的一大瓶颈。,相信您曾经为报销轮候浪费了大量宝贵时间而烦恼，又或者为在一些繁忙时期无法办理报销业务而无奈，对此，我们感同身受，我们也一直在努力探索和改进。为从根本上解决问题，我们借鉴国内同行的先进经验，结合我校实际情况，量身订做了全新的报销业务信息化平台,“暨南大学网上报销系统”。,本文档为网上报销系统的使用说明，以下简称本系统为“网报系统”。,基本介绍,非网上报销的流程,非网上报销的流程主要矛盾集中在报账人的等待时间上：,1,、报销过程需要报账人与会计人员面对面沟通，而核算大厅的每天处理能力有限，叫号机会限号，去晚了拿不到号，为了报销，很多报账人早早就到核算大厅门前排队抢号，繁忙时期,6,点多就有人到报账大厅排队。,2,、拿到号的报账人，在现场等待叫号也要,1-2,个小时。核算大厅人满为患，空气质量差。,3,、会计人员当面处理需要,10-30,分钟时间，有些复杂、量大的业务会超过,1,个小时。,4,、预约报账虽然可以不用等，但是繁忙时期也会预约不上。,以上这些情况浪费了老师、同学们大量的时间，给大家造成不便，为了解决这个问题，改善我们的服务，我处与广州友财合作开发了网上报销系统，以期解决以上问题，给大家一个高效的报销体验。,网上报销流程,制单提交,负责人签字审批,网上审批,财务收单,/,自助投单,财务处理,结果通知,这一步是可选的，可根据选项设定,财务收单人员简单检查票据、资料正确后即可收单或送单人自动投递网报单据,财务后台处理网报单和对应的凭证处理,手机短信,通知,负责人在确认单上签字。票据上根据现有规定签字,做完单要打印确认单,9,操作和状态示意图,开始,保存,制单,网上审批中,审批,待交财务,收单,已收单,派单,已安排,会计处理,财务处理中,打印支票,待领票据,支付,结束,退回,网审退回,财务退回,退回,领取支票,提交（需网审）,提交（不需网审）,送单,如果报销领取现金，会通过短信通知制单人到报账点处理才会继续,无支票、现金的，直接通过网银或电汇支付,如果通过支票支付，会通过短信通知制单人,保存,审批,派单,图例,报销单状态,制单人（项目负责人或者项目负责人授权的人员）操作,项目负责人（或项目负责人授权的审批人）操作,会计人员操作,正常流转,可选流转,退回流转,网上报销单的状态,状态,说明,制单,制单人正在填制报销单,网上审批中,制单人提交负责人网审的报销单正在等待项目负责人审批,网审退回,制单人提交负责人网审的报销单被项目负责人退回,待交财务,制单人已经完成网上提交，或者项目负责人审批通过,财务退回,财务收单人员审核后发现不满足规定，直接退回给制单人,已收单,财务收单人员审核后接受该报销单,已安排,财务内部已经将收到的报销单分配给会计人员进行处理,财务处理中,会计人员正在处理（如有需要会与您电话、短信联系）,待领票据,需要制单人前往报账点领取支票（会同时有手机短信通知）,结束,报销完成（会同时有手机短信通知）,登录,基础设置,登录系统,财务处主页,(（http:/)-,财务信息系统,-,网上报销,http:/202.116.29.71:6600/,登录账号和密码同薪酬系统。,领取密码的方式参考：,登录系统,联系信息维护,第一次使用财务信息服务系统（目前包括薪酬系统、网上报销与经费查询系统）时，系统会要求用户填写电话号码、手机号码和,Email,，对号码和邮箱我们目前暂时没有做校验。为了出现问题联系方便、可以及时获取报账情况，请您填写正确的号码和邮箱地址。,如果需要修改这部分信息，在右上角选择“设置”就可以修改联系信息了。,制单流程,基本流程,什么人可以制单？,1,、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以制单。,2,、项目负责人授权的审批人（以下简称“被授权审批人”），需要书面授权，提交至财务处,信息,科设置。被授权审批人是有审批期限和审批额度限制的，只能在时间期限内制单。,3,、项目负责人授权的网上报销人（以下简称“被授权网报人”），被授权网报人是有授权期限的，只能在期限内制单。可以通过本系统的项目授权管理功能进行授权，下文有详细介绍。,4,、项目负责人授权的网上查询人（以下简称“被授权查询人”）如果仅有查询权，则,不,能制单！,我的报销,选择项目,查看业务介绍,选择业务,进入设置报账信息界面,选择报账点,报账点是您准备前往提交网报单的校区核算科室。,选择经办人,经办人指具体经办此报销事项的人员，默认取制单人，您可以修改。,经办人的名字会出现在项目明细账里面，也就是说经办人通过使用经费查询的“个人项目查询,个人报销查询”功能，可以看到自己的报销记录。,点击“选择”（上图标红）即可打开人员选择窗口（见下页）。,指定经办人,输入人员编号或者姓名即可查询，查询结果显示在下方列表中，点击某条目即可选择。,目前绝大部分的师生员工数据都在系统中有记录。,填写附件张数和事由,1,、附件是指各种发票、单据、审批单等，目前附件张数限制不能超过,200,张。,2,、事由是指本次报销的内容，供制单人或者项目负责人了解此项报销事项的内容。,选择是否网审,选择提交项目负责人网上审批后，送单的时候只要是指定的送单人来送单，则可以不用携带经费卡，只需要携带送单人的身份证即可。,不选择网审，则必须携带经费卡。,什么人可以网上审批？,1,、项目负责人，如果一个项目有多个负责人，这些负责人都可以审批。,2,、被授权审批人在审批期限和审批额度限制内，可以进行审批,开始填写业务详细信息,支付方式,支付方式包括：,1,、,对个人网银转账,2,、,报账易,3,、,现金,4,、,现金支票,5,、,领取转账支票,6,、,对公汇款,7、冲账,其中前,六,项中只能选择一个，冲账可以与之并存。,支付方式（,对个人网银转账,）,对个人网银转账,：限转入校本部在册职工的个人工资账户或在册学生的学费账户，华文学院、珠海学院及深圳旅游学院师生暂不能实现个人网银转账，网银不转给校外人士,。,支付方式（报账易）,报账易：1)适用于非国库经费项目，且报账金额在1万元以下；,2)须携带广州的工商银行卡前往财务处出纳科现金出纳窗,口通过Pos机刷卡。,支付方式（现金）,现金,：1.非国库经费项目，且报账金额在2千元以下；2.须前往财,、,务处出纳科现金出纳窗口领取现金,。,支付方式（现金支票）,开具现金支票，必须有收款人全称，与身份证上名称一致。,开出支票后我们会短信通知，请您留意！也可以关注网站信息，在,10,日内到报账点领取支票。,支付方式（领取转账支票）,开具支票，限广州市，必须有收款单位全称。,开出支票后我们会短信通知，请您留意！也可以关注网站信息，在,10,日内到报账点领取支票。,支付方式（对公汇款）,电汇转入指定对公账户，不支持个人账户。个人账户请使用“转卡”。,自,2011,年,10,月份之后，全校师生在报销时曾经发生并完成对公汇款的往来单位账户信息已经全部保存在系统中，您可以直接使用“户名”进行关键字查询。请注意核对查询出来的账户信息中的账号是否一致。,所属银行请尽量准确，如果无法使用“选择”查询到系统内置的各银行办理点，可以自行录入，此项信息越准确，汇款到账速度越快。,支付方式（冲账）,冲账：冲销暂付款，默认只显示已选择项目的借款。,冲账如需返纳，则需要您接到通知后到财务报账点交回现金或刷卡交款。,选择其他项目的借款,选择“冲其他项目借款”后进入本页面，此处列出您有权限进行网上报销项目的所有借款。,设置项目开支,项目开支主要完成以下几项工作,1,、设置项目开支明细,2,、检查项目额度是否够开支,3,、检查是否超过项目的预算金额，此处严格限制不能超过项目预算,。,4,、可以增加开支项目（支持多项目开支，部分业务不支持，例如借款业务），多项目的情况下，可以自动或者手动调整项目分摊报销金额。,5,、在多项目情况下，如果项目负责人不一致，则无法进行项目负责人网上审批，系统会提示错误。,查看项目信息,增加开支项目,如果您想从多个项目支付报销费用，可以选择“新增项目”按钮，使用该功能还可以更换报销项目，你可以删除第一步选择的项目，采用新的项目进行开支。,系统自动分配的时候，会按照选择项目的顺序，优先从前面的项目中开支，前面的项目不够的话，才会从后面的项目开支。如果前面的项目额度足够，则后面的项目不会分配开支。,当然，您还可以手工调整每个项目的分配额。,项目开支,查询并选择有制单权的项目,增加项目后,手工调整分配,选择“下一步”，系统会自动检查项目的余额与预算是否足够,校对信息后提交,操作成功,确认单,提交后,1,、提交成功的报销单，会根据项目分配的情况，自动对项目的金额进行冻结，有预算的冻结到预算，这样做是为了避免资金或预算被占用，报销单被财务审核后，会自动解除冻结。,2,、提交后，如果要求网审的报销单会进入“网上审批中”状态，不要求网审的会进入“待交财务”状态。没有收单的报销单，可在“我的报销”列表界面进行“撤单”操作。,3,、如果忘记打印确认单，可以在“我的报销”界面查找该单后进行“查看”，点击最下面的“打印确认单”按钮即可打印确认单。,在我的报销中查看报销单,提交后即不可修改,再来回顾一下制单基本流程,选择要使用的项目,选择报销业务类型,填写报销基本信息,填写业务详情信息,选择支付方式金额,检查预算是否足够,添加其他意见信息,提交数据,打印报销确认单,免授权项目,免授权项目,适用范围：平台经费等项目报销人员众多，项目负责人不方便逐个授权，可以将此类项目登记为免授权项目。,报销变化：报备的免授权项目，有关报销人员只需知道项目号即可使用此项目制作网上报销单，但制单过程将无法查看项目的余额、预算、开支明细等信息。,审批模式：一类项目负责人不网审，即网上报销单不经过项目负责人网上审批，报销制单人直接提交财务，则该单中的报销资金自动从项目中冻结，直至报销人到财务报账点提交该单并得到财务处理。另一类项目负责人需要网审，即要求该项目每笔业务必须经过项目负责人网上审批，在待审批阶段不会冻结项目额度，经过网上审批后才扣减相应额度，报销时送单人不用携带经费,卡,。,存在风险与控制：使用免授权报销模式存在一定风险，特别提醒项目负责人注意。为了避免项目资金被随意占用，建议项目负责人选择网审模式。,什么人可以使用免授权项目制单,如果是免授权项