电子邮件的规范使用PPT讲稿课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,电子邮件的规范使用课件,电子邮件的重要性,电子邮件的书写格式,电子邮件撰写规则,电子邮件使用注意事项,目 录,一,二,三,四,一、电子邮件的重要性,（一）电子邮件是一种正式、便捷的,职场沟通方式,；,（二）电子邮件是最好的,工作记录,；,（三）电子邮件是最好的,证据,；,（四）电子邮件是展示,企业形象的窗口,。,电子邮件伴随着互联网的诞生就一直存在，,在“互联网,+,”时代，其,重要性,也,丝毫,未,减,。但实际使用中还存在很多不规范现象，,正因,为电子邮件的,普遍、重要,且,基础，,那么通过此次专题培训，希望对公司员工规范邮件书写，提升职业素养、提升品牌形象起到较好的效果。,为什么,电子,邮件很重要？,一、电子邮件的重要性,1,、,正式工作报告,2,、,工作相关各方需要留下书面资料的往来信息,3,、公告、通知,4,、,知识推荐和信息传递,5,、,没有见面交流条件的其他交流内容,6,、,复杂事项，难以简单说明的事项,什么情况下，需要发邮件？,电子邮件的重要性,电子邮件的书写格式,电子邮件撰写规则,电子邮件使用注意事项,一,二,三,四,二、电子邮件的书写格式,电子邮件格式与书信格式相同,内容构成如下：,问候语写在称呼的下一行,空两格,，,它可以独立段,正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分,每个部分开头都应另起一行，空两格落笔,祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如,“,此致,”,、,“,祝,”,等,可以紧接着正文写，也可独占一行，空两格写,写完,邮件,之后，在,邮件,的右下角写上发,件,人的姓名,发,件,日期可写在署名的后边，也可以另起一行,因电子邮件的即时性，可省略,问候,正文,祝颂语,日期,称呼,署名,称呼顶格写在第一行,加上冒号，表示下面有话要说,常见书写格式问题列举,1.,附件名称不规范、不明晰；,2.,称呼标点符号使用错误，应为逗号；,3.,正文首行未空两格；,4.,邮件无签名。,常见书写格式问题列举,1.,主题不清晰；,2.,无称呼、落款，正文未注明附件。,总体是一封超级无礼的电子邮件。,正文提及有附件，但邮件漏发附件,标准格式例举,邮件虽短,礼仪俱全！,电子邮件的重要性,电子邮件的书写格式,电子邮件撰写规则,电子邮件使用注意事项,一,二,三,四,三、电子邮件撰写规则,这些主题,恰当,吗？,1,、无主题,空白邮件标题是失礼的,2,、陕西,MIC,*关于您*年*月*日提出的*问题的回复,标题要简明扼要，不宜冗长,3,、车先生收,标题要体现邮件内容和重要性，含糊不清是不可取的,4,、关于*和*等相关问题的回复,一封邮件尽可能针对一个主题，便于整理,5,、,RE,应根据需要拟定回复邮件的标题，简单的“,RE,”,有欠妥当,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。,（一）主题要明确,三、电子邮件撰写规则,（二）称呼问候要得当,（,1,）恰当地称呼收件者，拿捏,好,尺度,（,2,）,Email,开头结尾最好要有问候语,三、电子邮件撰写规则,（三）正文完整简洁,三、电子邮件撰写规则,（三）正文完整简洁,（,1,）,Email,正文要简明扼要，行文通顺,；,（,2,）注意,Email,的论述语气,；,史上最牛女秘书“邮件门”,.docx,（,3,）,Email,的正文应多用,1234,之类的列表，将事情说明清楚,；,（,4,）,邮件正文不可缺少的三个部分：,需要对方提供哪些信息；,希望对方采取哪些行动措施；,需要对方什么时候给予回复。,（,5,）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查,；,（,6,）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,。,三、电子邮件撰写规则,（四）,附件处理要科学,（,1,）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件；,（,2,）附件文件应按有意义的名字命名；,（,3,）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时，附件数目不宜超过,4,个，数目较多时应打包压缩成一个文件；,（,4,）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；,（,5,）如果附件过大（不宜超过,2MB,），应分割成几个小文件分别发送，或用,QQ,邮箱发送超大附件,。,（五）结尾署名不能忘,三、电子邮件撰写规则,（,1,）签名信息不宜过多,；,（,2,）不要只用一个签名档,；,（,4,）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,公司签名格式如何设置,:,邮件签名档设置,.docx,电子邮件的重要性,电子邮件的书写格式,电子邮件撰写规则,电子邮件使用注意事项,一,二,三,四,四、电子邮件使用注意事项,（,1,）分优先级处理邮件,（,2,）及时响应邮件,（,3,）进行针对性回复,（,4,）回复不得少于,10,个字,（,5,）,主动控制邮件的来往,（,6,）回信时注意保持线索,1.,回复的技巧,四、电子邮件使用注意事项,收件人,To,主送，,事件负责人，主要阅读该邮件的人，收件人，,理应对邮件予以回应,抄送人,而,CC,的人则只是需要知道这回事，,CC,的人没有义务对邮件予以回应，当然如果,CC,的人有建议，当然可以回,mail,。,密送人,而,BCC,是密送，即加密抄送人，,收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人,。这个可用在非常规场合。,将,CC,人数降至最低,，,确认收信对象是否,需要收到这封信,，以免造成不必要的困扰,和,“,垃圾,”,。,2.,正确使用主送、抄送与密送,四、电子邮件使用注意事项,3.TO,，,CC,中的各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。,4.,转发邮件要突出信息,通常情况，当邮件内容未到达应收者或者邮件内容值得共享时，可以使用转发；,如果,FW:,过多，请删除重复的，避免邮件标题过长；,在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收。,四、电子邮件使用注意事项,5.,切记收信对象是一个,“,人,”,，而不是一台机器,态度友好，措辞得当。避免情绪激动的时候回邮件，如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应或电话沟通。,不要在,Email,里谈论跟工作无关的事,不要转发有不良影响的,Email,保留好发送,Email,的证据,Email,的收发要及时,不要越级发邮件,Email,联络工作,树立 企业形象,多用,抄送,少用,暗送,不要因为,Email,而忽视电话和当面沟通,附：职场,Email,八大习惯,