采购与协力厂商的管理教材

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,按一下以编辑母片标题样式,按一下以编辑母片,第二层,第三层,第四层,第五层,*,VMTA,健峰管理技术研修中心林甘霖,采購與協力廠商管理,1,前言,一个企业无法百分百的材料都自己生产因而必须通过交易行为使企业达到目的与需求因此采购与供应商的相互关系即形成不可分割的亲密关系然而每个公司多少都会抱怨供应商配合度质量成本从不检讨自己只怪供应商而供应商做不到也不会反应也是怪他人所以一个企业就在你抱怨我抱怨中有人成长有人关门因此今天我们一起来探讨采购与供应商的管理如何才能达到双赢。,2,采购的天职,满足生产单位的需求,降低成本,制造业采购最大的压力 断料、缺货、使生产单位产能停摆。,当“采购”这份工作要把断料、缺货当作是奇耻大辱。.,并要有舍我其为的精神。,3,采购三大流程,请购订单验收,采购工作是技术也是艺术。,采购者的敌人是“供应商”，但对供应商不可怀有敌意，但要有敌情。,要给供应商“一线生机，机会无穷”。,不要让供应商有“陪标”的感觉,。,4,采购的三把刷子,说”理”的技巧,”,動之于情”争取人家的同情,并取得信任,绳之于法.,5,一身为采购人员您知道下列这三个数字吗?,A910,B955,C982,二,在企业里,采购部门的重要,有那些因素呢?,1. 物料成本最少占总成本的50%以上,而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时那么会影响公司的经营如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场反之购的单价偏低其材料品质过差会影响到市场的竟争甚至造成公司关门倒闭,。,6,2.采购的周转率高那么资金的使用效率也可以提高所以合理的采购数量及适当的采购时机可避免生产车间停工待料且又能降低库存并减少资金的积压.,周轉率計算,.ppt,周轉率例子,.doc,3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息随时掌控物料单价免除材料升或降都不知而造成公司的损失.,4.采购在收集市场信息不是只有单价也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代来降低成本并提升品质与确保交期.,7,5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享让公司的成本可以随时降低促使公司业绩成长.,6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件都必须站在公司的立场谈判并要知彼知已才能百战百胜所以要谈判时要沙盘推演做好准备才能满载而归。,7.在交期,成本,质量上的运用须用任何技巧与智慧才能达到目的并使双方面共识进而达到双赢才是上上策.,8,三采购的含义,狭义的采购(purchase)系指限于以”购买”(buying)的方式由买方支付对等的代价向卖方换取物品的行为过程亦即所谓的”一手交钱一手交货”或”银货两讫”。换句话说在狭义的解释之下买方交”银钱”转让给”卖方”而卖方将”货品”转移给”买方”在买卖双方的交易过程中一定会发生”所有权”(ownership)的转移及占有。,9,广义的采购,租赁即一方以支付租金的方式取得他人物品,的使用权。,借贷即一方以无需支付任何代价的方式取得,他人物品的使用权。,交换在货币经济尚未兴起之前人类之间的交,易行为多以“交换”(barer)方式来进行,，所以交换应该是最古老的采购途径。,征收这是政府以有偿或无偿的方式取得民间物,品的使用权或所有权。,10,四采购的范围,所谓采购的范围指采购的对象或标的含盖了所有的物品及劳务。,物品指原料物料机具及设备模具事务用品等.。,劳务是指技朮服务(售前售后专业服务)工程发包.。,11,五、采购的,组织,结构与,职能,1.采购的组织要明确并要把职能规范说明清楚.,2.采购主管主办助理等工作内容要明确规范.,3.采购部门所有人员应具备采购相关知识以及要反应快与成本的概念等所以不是每位人员都可以当采购故要规范该部门人员的基本条件才不会造成部门与公司的伤害.,12,4,.,采購組織,(,參考,),圖,采购经理,原,材,类,经理助理,五,金,类,包,材,类,塑,胶,类,采购课长,13,六采购作业流程,采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先就采购内容，查阅“厂商资料” 、“采购记录”及其它有关资料后，开始办理询价，于报价后，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。,14,采购程序：,一、接件分发：,请购单各栏填写是否清楚,接分配原则分派请购案件,急件优先分派办理,无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门,撤销请购单应先送办理,15,二、询价,交货期无法配合需用日期时联络请购部门。,充分了解请购材料的品名、规格。,急件或需用日期接近者应优先办理。,向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。,同规格产品有几家供应宜均询价。,有否其它较有利的代用品或对抗品。,16,三、比价与议价：,厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认。,是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商,其它经销商价格是否较低,经成本分析后，没定议价目标,是否有必要向厂商索取型录比较,价格上涨下跌有何因素,是否有必要开发其它厂商或转外购,规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标,17,四、呈核：,请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。,买卖惯例需超交者应注明。,现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因。,按核决权限呈核。,18,五、订购：,开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立。,要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先。,开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或mail给相关供应商。,所开立的订购单依规定送给相关部门做收料、付款等依据。,19,六、催交：,约交日期前应确认交货期。,无法于约交日期交货时，联络请购部门列入交货期异常控制表内催办。,已预约交货日期尚未到货者催交。,20,七、整理付款：,发票抬头及内容是否相符。,发票金额与请购单价格是相符。,有否预付款或暂借款应处理。,是否需要扣款。,需要办退税的请购单转告退税部门。,需要请购单、采购单（要第一联的）、检收单、送货单、发票等。,21,七,采购预算与数量管理,一、采购预算（Purchasing Budget)：,预算：系将计划或活动以金额来表示之，传统上对采购预算之编制，系将“本期应购数量”（订购数量）乘以各该物料的购人单价；或按照物料需求计划（）的请购数量乘以标准成本，即可获得采购金额（预算）,22,物料预算可分为三类：,1、以时间分类：年度预算,月份预算,专案预算,2、以用料性质分类：资本用料预算,营业用料预算,3、以功能分类：用料预算,购料预算：采购数量的预算,采购财务的预算,23,二、数量管理,采购数量的确定，是由企业生产计划、库存计划、财务计划等综合决定的。,24,八、供应商管理,1.采购部门的组织结构职能都完成后接着要找寻供货商而好的供货商是公司的好伙伴不好的供货商是公司的要害所以要如何要选对供货商是重要的工作.,2.我们选择供货商有什么重要的意义,供货商对公司对采购工作者是一项非常重要的工作它有如“女人嫁错郎男人入错行”一但嫁错一辈子叫苦连天一但入错行一生事业暗淡无光相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图选择错供货商即叫苦连天所以我们选择供货商的重要意义.,25,供货商供应物料的顺畅才不会造成停工待料,进料品质的稳定:才可以提高成品的品质与交期以及市场的 竞争力。,交货数量的符合才不会造成公司尾数与短装,交期的准确可以保障公司对客户的承诺,合理的成本:可提高产品的竟争力,各项工作的协调可使双方配合工作顺利,26,3.一个好的供应商应包括哪几项主体?,好的供应商应有下列几项主体,优秀的企业领导人:企业才能稳定成长,高素质的管理干部:企业才会有效率与活力,稳定的员工群体:才有良好的品质,良好的机器设备:品质更可以保正,良好技朮:才能使产品品质更有保障与成本降低,良好的管理制度:才会激励员工士气,良好的互动:可以使双方更紧密的配合,27,4.寻找和评估供,应商,4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料 采购部必须以实际需要寻求供货商。,4.2.采购部在寻找供货商中必须要了解该公司的设备制造能力配合度等。,4.3.当采购确定新的供货商可以与公司配合后必须会同品质部技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴。,28,4.4.该厂商评鉴中必须依据公司进行考核经相关主管判定合格或不合格。,供应商工厂评审考查表,（,案例,）,4.5.供货商判定不合格者给予通知限期改善不合格项目改善后通知重新评审要求收到评审要求后另行约定时间重审.,4.6.判定合格的供货商采购部列入合格供货商名录下单开始列入供货商管理办法。,4.7.采购部必须随时寻求新的供,應商以利于公司的运作以降低公司的成本。（,供应商问卷调查）,29,4.8.供应商评估主要有哪些控制要点,a. 供应商的选择条件,b. 供应商的品质保证能力,C. 供应商的样品品质鉴定,d. 供应商评估内容及步骤的确定,e. 供应商评估结论的审核与批准,f. 合格供应商的批准,g. 合格供应商档案的建立,h. 合格供应商的供货情况并要定期监督与考核,i. 根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导,j. 监督以及发现问题的处置,30,4.9.,供应商的控制方法主要有哪些,a.,驻厂,b. 定期或不定期到工厂进行检查,c. 设监督点对特殊的工序进行检查,d. 要求供货商及时报告生产状况,f. 组织管理技朮人员对供货商进行辅导,g. 进料检查,h. 要供货商提供生产日报表与检验日报表,在,5,分钟内传真到采购部,.,31,5供货商管理办法,5.1.供货商必须依公司下达的采购任务保质保量准时的送货.,5.2.供货商的绩效考核评分.,5.3.供货商每满一年必须重新评审一次不合格者经限期修改合格后依然可与配合重审不合格者终止合作。,5.4.经评审合格的供货商必须先行打样确认合格后才能正式成为供货商。,32,5.5.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。,5.6.供货商的考核交期占30%品质占40%成本占15%配合度占15%。,5.7.供货商每月的考核由品质部负责评估成本由采购部评估。,33,6.报价比价议价,6.1. 新品(旧品)材料配件都须经过供货商的报价后再议价。,6.2. 任何报价都须三家供货商以上才不会吃亏.,6.3. 每家供货商报价单上应要求成本分析未能分析者我们必须给予说明尔后可依照我们的思路完成那么应给予单价与质量双方都能有保障与共识.,6.4. 当各供货商报价采购部必须进行比价议价.,34,6.5. 要比价议价除了采购人员要具备对产品的市场行情与加工过程的精确否则要议价谈判成功是有,困难的.,6.6. 所以在议价中采购人员无法达到指定目标或者已达标但还有空间可以用缓兵之计请示上级再确定或先把信息带回给主管老板请示后再给信息相信对我们较有保障.,6.7. 但有些供应的材料必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多这种状况的事项必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.,35,12.,议价技巧,要见招拆招,一、买方占优势（压榨策略）,（一）借刀杀人：即议价以报价稍高者（并非最高者）开始，藉以探 知其降价的底线，据此再与报价最低者商议新价。,（二）过关斩将：供应商这降价意愿与幅度，视议价的对象而定；故采购人员应善用上级主管的议价能力。,（三）化整为零：采购组合品时，务求各零组件（component）的专业厂商分别报价，以获得最低的总价做为议价的底线。,36,（四）压迫降价：即以压迫的方式要求供应商降低价格，否则丧失交货的机会。（,适用于不景气当中，非到最后关头,）,二、卖方占优势（多角化策略）,（一）迂回战术：为辟开向本地的独家代理商订购，乃委托国外贸易商向原制造厂采购后，再转运到台湾。,（二）直捣黄龙：即直接寻求原制造厂之报价，而避开本地的独家代理商。,37,（三）预算不足：即买方以预算短绌，但是必须以取得物品为理由，以哀兵姿态请求卖方高抬贵手，给予支持。,（四）釜底抽薪：为免除卖方获取暴利，要求卖方提供所有的成本资料，然后加上合理的利润做为成交价格。,为何化整为零：,1取得合理的议价空间,2最低的采购成本,3决定零件或成品,38,6.8. 在议价谈判中的技巧有那些,以下提供参考,6.8.1. 带一点疯狂酌量情势；,6.8.2. 高目标达成要求；,6.8.3. 装得小气一点让步要慢；,6.8.4. 不以大权在握的口吻进行谈判；,6.8.5. 不要轻易亮出底牌；,6.8.6. 运用竞争的力量；,39,6.8.7.,伺机喊暂停；,6.8.8.,当心快速成交谈判进行太快；,6.8.9.,出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；,6.8.10.,兵临城下的大胆做法，进行相逼；,6.8.11.,柔性哀,情战略,；,6.8.12.,积砂成塔，小利也是利；,40,6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；,6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；,6.8.15. 到供货商要降价不要立即说降价的事,6.8.16.大幅的降价最好到供货商公司去不要请他到自己公司才是上上策除非不得已.,6.8.17.要降价时男老板由女采购员先上阵老板娘由男采购员上阵,6.8.18. 不能王见王,6.8.19. 要有退一步进二步的谈判技巧.,41,7. 供货商确认为合格后还要那些事项,7.1. 应给予图纸或现阶样品做打样确认.,7.2. 再确认评估是否真正有实力有能力可承做公司质量要求.,7.3. 确认打样答应的时间是否准时.,7.4. 打样送来的对象必须经技朮部质量部确认合格后即为是合格的供货商.,42,四,.,采购控制,1.采购要求有那些原则?,1.1. 适价大量使用与少量使用长期使用与短期的价格往往有差别所以一个合适的价格有下列步骤,a.,多方面询价,b.,比价,c.,自行估价,d.,议价,1.2. 适时在订购与采购计划中要恰到好处采购过早会增加资金积压与场地的浪费过慢造成停工待料所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅又可以提高市场竞争力与节约成本.,43,1.3. 适质采购材料的成本是直接的一般老板都非常重视而品质成本是间接的这是一般老板所忽略的俗话说 “价廉物美”才是最佳的选择所以偏重任何一方都会增加成本.,1.4. 适量采购量多价格便宜但不是量大就好必须考虑资金场地以及周转率及成本所以物料需求计划采购必须以最经济的采购量.,1.5. 适地供货商要在公司附近因为这样降低运费与配合度高如果无法在公司附近必须与5公里划圆以此类推才是上上策,44,2. 采购有哪些方法,2.1. 采购地区分类,a. 国内采购,b. 国外采购,2.2. 按采购方式可分为,a. 直接采购直接向物料生产厂商进行采购,b. 委托采购由代理商或贸易商采购,c. 调拨采购由几个分厂将过剩物料进行调,拨或支援采购,2.3. 按采购政策可分为,a. 集中采购由供应部统一采购,b. 分散采购由各分厂自行采购,45,2.4. 按采购性质可分为,a. 公开采购,b.,秘密采购,c.,大量采购,d.,零星采购,e.,特殊采购,f.,普通采购,g. 正常性采购,h. 投机性采购,i. 计划性采购,j. 市场性采购,46,2.5 按采购时间分为,a. 长期固定性采购,b. 非固定性采购,c. 计划性采购,d. 紧急采购,e. 预定采购,f. 现金采购,2.6. 按采购订约方式可分为:,a. 订约采购,b. 口头电话采购,c. E-mail,采购,d. 试控性订单采购,47,2.7. 按采购价格方式采购,a. 招标采购,b. 询价现购,c. 比价采购,d. 议价采购,e. 订价收购,f. 公开市场采购,48,3. 采购交易条件有哪些?,3.1. 交期地点,3.2. 包装及运输方法,3.3.,付款方式,3.4. 品质标准,3.5. 不可抗力的天灾异常处理,3.6. 违约责任,3.7. 诉讼地点,3.8.,其它,49,4. 什么是经济订购量,经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量存货总成本包括哪些,4.1. 订购成本: 随订购量的增加而减少,a. 请购手续成本,b.,采购成本,c.,验收成本,d.,入库成本,e.,其它成本,50,4.2. 存货储备成本随订购量的增加而增加.,a. 存货的品质维持需要资金的投入,b.,搬运成本,c.,仓储成本,d. 折旧与呆滞成本,e. 其它(保险费),4.3. 物料订购价格在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决定.,51,5.采购品质,5.1. 采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质功能规格等要求不可任意与随便差不多的心态而处理采购作业.,5.2. 当供货商接到订单后要求买方提供说明品质要求条件时买方应提供相关资料或样品给予依据.,5.3. 采购对供货商过去交货品质状况要清楚上一次出状况的品质与再下单时必须注明加强提醒供货商不可再犯同样的错误.,52,5.4. 采购对供货商可要求自已无法检验的配件材料供货商要提供检验报告或品质保证书以确保品质与生产的顺畅.,5.5. 供货商所交材料配件无法达到公司的标准但退已来不及出货时供货商必须派人前来处理及最迅速的补货来达到出货准时的目的.,5.6 供货商与买家应不定期的检讨质量成本等问题以迎合双赢的走势.,53,6. 采购时间,6.1. 采购对供货商的交期应嘹若指掌才不会造成停工待料.,6.2. 采购对供货商的备货时间要详知才知如何下单以及插单是否可行.,6.3. 采购下单后对交期的跟催与掌控,必须到位,6.4. 采购购料时间,在计划生产的状况下必须依据采购方式来决定之.,54,7. 采购价格,7.1. 采购最适当的价格?,最低单价总不是采购最适当的如依最低单价采购可能品质会差交期会延误配合会不好所以最适当单价是在既定品质交期或其它条件下所能得到的价格为最适当.,7.2. 会影响物料价格的因素有哪些?,a. 物料成本影响物料价格的高低中间不可能有大,的差距,.,b. 物料供需问题会影响物料价格的高低,c. 季节性变动会影响物料的价格,d. 经济循环会影响物料的价格,e. 内部条件的变更会影响物料价格,f. 交易条件变更会影响物料的价格,g. 战争或天灾也会影响物料的价格,h. 不肖厂家垄断市场也会影响物料的价格,55,7.3. 采购降低成本的途径有哪些?,a. 改变采购技朮,b. 寻找新厂商,c. 寻找物料的来源,d. 改变设计,e. 寻找替代的配件或材料,f. 改善加工作业,g. 标准化的进行,h. 降低维护费用,i. 改变搬运或储运的方法,56,7.4. 产品成本要从哪方面降低?,a. 设计结构的改变,b. 找寻新的厂家,c. 找寻新的客户与市场,d. 改变制造方式,e.,找寻替代品,.,7.5. 成本如何分类?,a. 按因素分类物料成本人工成本制造成本,b. 按产品关系分类:直接成本间接成本,c. 按业务机能分类制造成本管理成本销售成本.,57,7.6. 工厂常见浪费成本?,a. 人员过多3人能做完的事安排5人做,b. 组织系统不明确工作难以协调权责不分.,c. 生产无计划生产的时候频频更换机型浪费时间.,d. 物料无计划库存积压过多造成资金周转不灵,e. 品质不良率过高,f. 产品无标准化,g. 工厂流程排配不当,h. 本位主义浓厚自以为是老大爷的心态.,58,8. 窗体(相关文件),物料請購單,.,訂購單,.,進料驗收單,.,采購協議書,.,供应商定期考察表,供应商协调评分表,退货单,合格供应商资料表,供应商管理办法,厂商评鉴卡,59,kan0902263. net,感谢指教,60,演讲完毕，谢谢观看！,内容总结,VMTA。开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立。开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或mail给相关供应商。2、以用料性质分类：资本用料预算。6.2. 任何报价都须三家供货商以上才不会吃亏.。6.8.2. 高目标达成要求。6.8.3. 装得小气一点让步要慢。6.8.4. 不以大权在握的口吻进行谈判。6.8.7. 伺机喊暂停。6.8.8. 当心快速成交谈判进行太快。6.8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤。6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼。6.8.12. 积砂成塔，小利也是利。6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想。6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地。6.8.17.要降价时男老板由女采购员先上阵老板娘由男采购员上阵。6.8.18. 不能王见王。7.1. 应给予图纸或现阶样品做打样确认.。7.3. 确认打样答应的时间是否准时.,