白领们必知的Email收发礼仪

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,白领,们,们不,得,得不,知,知的Email收,发,发礼,仪,仪,主讲,：,：沈,清,清仪,电子,邮,邮件,的,的重,要,要性,经济,飞,飞速,发,发展,的,的时,代,代，,互,互联,网,网使,我,我们,不,不可,或,或缺,的,的沟,通,通工,具,具，,现,现如,今,今，,可,可能,已,已经,找,找不,到,到没,有,有电,子,子邮,箱,箱的,网,网民,了,了。,据,据统,计,计，,如,如今,互,互联,网,网每,天,天传,送,送的,电,电子,邮,邮件,已,已达,数,数百,亿,亿封,，,，但,有,有一,半,半是,垃,垃圾,邮,邮件,或,或不,必,必要,的,的。,“,“,在,在商,务,务交,往,往中,要,要尊,重,重一,个,个人,，,，首,先,先就,要,要懂,得,得替,他,他节,省,省时,间,间”,，,，电,子,子邮,件,件礼,仪,仪的,一,一个,重,重要,方,方面,就,就是,节,节省,他,他人,时,时间,，,，只,把,把有,价,价值,的,的信,息,息提,供,供给,需,需要,的,的人,。,。,邮件,的,的标,题,题：,标题,要,要提,纲,纲挈,领,领，,添,添加,邮,邮件,标,标题,是,是电,子,子邮,件,件和,信,信笺,的,的主,要,要不,同,同之,处,处，,在,在主,题,题栏,里,里用,短,短短,的,的几,个,个字,概,概括,出,出整,个,个邮,件,件的,内,内容,，,，便,于,于收,件,件人,权,权衡,邮,邮件,的,的轻,重,重缓,急,急，,分,分别,处,处理,。,。,邮件,的,的标,题,题：,1,一,一定,不,不要,空,空白,标,标题,，,，这,是,是最,失,失礼,的,的。,2,标,标题,要,要简,短,短，,不,不宜,冗,冗长,，,，不,要,要让outlook用,才,能,能显,示,示完,你,你的,标,标题,。,。,邮件,的,的标,题,题：,3.最,好,好写,上,上来,自,自*公,司,司的,邮,邮件,，,，以,便,便对,方,方一,目,目了,然,然又,便,便于,留,留存,，,，时,间,间可,以,以不,用,用注,明,明，,因,因为,一,一般,的,的邮,箱,箱会,自,自动,生,生成,，,，写,了,了反,而,而累,赘,赘。,4.标题,要,要能真反,映,映文章的,内,内容和重,要,要性，切,忌,忌使用含,义,义不清的,标,标题，如,“,“王先生,收,收”。也,不,不要用胡,乱,乱无实际,内,内容的主,题,题，例如,：,：“嘿！,”,”或是“,收,收着！”,邮件的标,题,题：,5一封,信,信尽可能,只,只针对一,个,个主题，,不,不在一封,信,信内谈及,多,多件事情,，,，以便于,日,日后整理,。,。,6可适,当,当用使用,大,大写字母,或,或特殊字,符,符（如“*!”等,）,）来突出,标,标题，引,起,起收件人,注,注意，但,应,应适度，,特,特别是不,要,要随便就,用,用“紧急,”,”之类的,字,字眼。,邮件的标,题,题：,7回复,对,对方邮件,时,时，应当,根,根据回复,内,内容需要,更,更改标题,，,，不要RERE一,大,大串。,8、最最,重,重要的一,点,点，主题,千,千万不可,出,出现错别,字,字和不通,顺,顺之处，,切,切莫只顾,检,检查正文,却,却在发出,前,前忘记检,查,查主题。,主,主题是给,别,别人的第,一,一印象，,一,一定要慎,之,之又慎。,邮件中称,呼,呼与问候,：,：,1恰当,地,地称呼收,件,件者，拿,捏,捏尺度,2Email开,头,头结尾最,好,好要有问,候,候语,邮件中称,呼,呼与问候,：,：,1恰当,地,地称呼收,件,件者，拿,捏,捏尺度,邮件的开,头,头要称呼,收,收件人。,这,这既显得,礼,礼貌，也,明,明确提醒,某,某收件人,，,，此邮件,是,是面向他,的,的，要求,其,其给出必,要,要的回应,；,；在多个,收,收件人的,情,情况下可,以,以称呼大,家,家、ALL。,如果对方,有,有职务，,应,应按职务,尊,尊称对方,，,，如“x,经,经理”；,如,如果不清,楚,楚职务，,则,则应按通,常,常的“x,先,先生”、,“,“x小姐,”,”称呼，,但,但要把性,别,别先搞清,楚,楚。,邮件中称,呼,呼与问候,：,：,1恰当,地,地称呼收,件,件者，拿,捏,捏尺度,不熟悉的,人,人不宜直,接,接称呼英,文,文名，对,级,级别高于,自,自己的人,也,也不宜称,呼,呼英文名,。,。称呼全,名,名也是不,礼,礼貌的，,不,不要逮谁,都,都用个“Dearxxx”,，,，显得很,熟,熟络。,关于格式,，,，称呼是,第,第一行顶,格,格写。,邮件中称,呼,呼与问候,：,：,2Email开,头,头结尾最,好,好要有问,候,候语,最简单的,开,开头写一,个,个“HI,”,”，中文,的,的写个”,你,你好”或,者,者“您好,”,”，开头,问,问候语是,称,称呼换行,空,空两格写,。,。,结尾常见,的,的写个BestRegards，中,文,文的写个,”,”祝您顺,利,利”之类,的,的也就可,以,以了，若,是,是尊长应,使,使用“此,致,致敬礼”,。,。注意，,在,在非常正,式,式的场合,应,应完全使,用,用信件标,准,准格式，,“,“祝”和,“,“此致”,为,为紧接上,一,一行结尾,或,或换行开,头,头空两格,，,，而“顺,利,利”和“,敬,敬礼”为,再,再换行顶,格,格写。,俗话说得,好,好，“礼,多,多人不怪,”,”，礼貌,一,一些，总,是,是好的，,即,即便邮件,中,中有些地,方,方不妥，,对,对方也能,平,平静的看,待,待,邮件的正,文,文：,1.Email正,文,文要简明,扼,扼要，行,文,文通顺,2.注意Email的论述,语,语气,3.Email正,文,文多用1234之,类,类的列表,，,，以清晰,明,明确。,4.一次,邮,邮件交待,完,完整信息,邮件的正,文,文：,5.尽可,能,能避免拼,写,写错误和,错,错别字，,注,注意使用,拼,拼写检查,6.合理,提,提示重要,信,信息,7.合理,利,利用图片,，,，表格等,形,形式来辅,助,助阐述,8.不要,动,动不动使,用,用:)之,类,类的笑脸,字,字符，在,商,商务信函,里,里面这样,显,显得比较,轻,轻佻,邮件的正,文,文：,1.Email正,文,文要简明,扼,扼要，行,文,文通顺,若对方不,认,认识你，,第,第一件应,当,当说明的,就,就是自己,的,的身份，,姓,姓名或你,代,代表的企,业,业名是必,须,须通报的,以,以示对对,方,方的尊重,，,，点名身,份,份应当简,洁,洁扼要，,最,最好是和,本,本邮件以,及,及对方有,关,关，主要,功,功能是为,了,了收件人,能,能够顺利,地,地理解邮,件,件来意。,不,不可没头,没,没脑就是,正,正事，别,人,人不知道,你,你是谁还,得,得拉到最,后,后看。但,也,也不可过,多,多，有些,联,联系方式,之,之类与正,文,文无关的,信,信息应在,签,签名档中,表,表明。,邮件的正,文,文：,1.Email正,文,文要简明,扼,扼要，行,文,文通顺,Email正文应,简,简明扼要,的,的说清楚,事,事情；如,果,果具体内,容,容确实很,多,多，正文,应,应只作摘,要,要介绍，,然,然后单独,写,写个文件,作,作为附件,进,进行详细,描,描述。,正文行文,应,应通顺，,多,多用简单,词,词汇和短,句,句，准确,清,清晰的表,达,达，不要,出,出现让人,晦,晦涩难懂,的,的语句。,最,最好不要,让,让人家拉,滚,滚动条才,能,能看完你,的,的邮件，,千,千万不要,学,学唐僧。,邮件的正,文,文：,2.注意Email的论述,语,语气,根据收件,人,人与自己,的,的熟络程,度,度、等级,关,关系；邮,件,件是对内,还,还是对外,性,性质的不,同,同，选择,恰,恰当的语,气,气进行论,述,述，以免,引,引起对方,不,不适。,尊重对方,，,，请、谢,谢,谢之类的,语,语句要经,常,常出现。,电子邮件,可,可轻易地,转,转给他人,，,，因此对,别,别人意见,的,的评论必,须,须谨慎而,客,客观。“,邮,邮件门”,就,就是深刻,的,的教训！,邮件的正,文,文：,3.Email正,文,文多用1234之,类,类的列表,，,，以清晰,明,明确。,如果事情,复,复杂，最,好,好1、2,、,、3、4,的,的列几个,段,段落进行,清,清晰明确,的,的说明。,保,保持你的,每,每个段落,简,简短不冗,长,长，没人,有,有时间仔,细,细看你没,分,分段的长,篇,篇大论。,邮件的正,文,文：,4.一次,邮,邮件交待,完,完整信息,最好在一,次,次邮件中,把,把相关信,息,息全部说,清,清楚，说,准,准确。不,要,要过两分,钟,钟之后再,发,发一封什,么,么“补充,”,”或者“,更,更正”之,类,类的邮件,，,，这会让,人,人很反感,。,。,邮件的正,文,文：,5.尽可,能,能避免拼,写,写错误和,错,错别字，,注,注意使用,拼,拼写检查,这是对别,人,人的尊重,，,，也是自,己,己态度的,体,体现。如,果,果是英文Email，最好,把,把拼写检,查,查功能打,开,开;如果,是,是中文Email,，,，注意拼,音,音输入法,带,带给你的,弱,弱智同音,别,别字。,在邮件发,送,送之前，,务,务必自己,仔,仔细阅读,一,一遍，检,查,查行文是,否,否通顺，,拼,拼写是否,有,有错误。,邮件的正,文,文：,6.合理,提,提示重要,信,信息,不要动不,动,动就用大,写,写字母、,粗,粗体斜体,、,、颜色字,体,体、加大,字,字号等手,段,段对一些,信,信息进行,提,提示。合,理,理的提示,是,是必要的,，,，但过多,的,的提示则,会,会让人抓,不,不住重点,，,，影响阅,度,度。,邮件的正,文,文：,7.合理,利,利用图片,，,，表格等,形,形式来辅,助,助阐述,对于很多,带,带有技术,介,介绍或讨,论,论性质的,邮,邮件，单,纯,纯以文字,形,形式很难,描,描述清楚,。,。如果配,合,合图表加,以,以阐述，,收,收件人一,定,定会表扬,你,你的体贴,。,。,邮件的正,文,文：,8.不要,动,动不动使,用,用:)之,类,类的笑脸,字,字符，在,商,商务信函,里,里面这样,显,显得比较,轻,轻佻,BusinessEmail不是你,的,的情书，,所,所以:),之,之类的最,好,好慎用。,只,只用在某,些,些你确实,需,需要强调,出,出一定的,轻,轻松气氛,的,的场合，,比,比如现在,:),邮件的附,件,件：,1.如果,邮,邮件带有,附,附件，应,在,在正文里,面,面提示收,件,件人查看,附,附件,2.附件,文,文件应按,有,有意义的,名,名字命名,，,，最好能,够,够概括附,件,件的内容,，,，方便收,件,件人下载,后,后管理,3.正文,中,中应对附,件,件内容做,简,简要说明,，,，特别是,带,带有多个,附,附件时,邮件的附,件,件：,4.附件,数,数目不宜,超,超过4个,，,，数目较,多,多时应打,包,包压缩成,一,一个文件,5.如果,附,附件是特,殊,殊格式文,件,件，因在,正,正文中说,明,明打开方,式,式，以免,影,影响使用,6.如果,附,附件过大,（,（不宜超,过,过2MB,）,），应分,割,割成几个,小,小文件分,别,别发送，,邮件语言,的,的选择和,汉,汉字编码,：,：,1.只在,必,必要的时,候,候才使用,英,英文邮件,2.尊重,对,对方的习,惯,惯，不主,动,动发起英,文,文邮件,3.对于,一,一些信息,量,量丰富或,重,重要的邮,件,件，建议,使,使用中文,。,。你很难,保,保证你的,英,英文表达,水,水平或收,件,件人中某,人,人的英文,理,理解水平,存,存在问题,，,，而影响,邮,邮件所涉,及,及问题的,解,解决。,4.选择,便,便于阅度,的,的字号和,字,字体,邮件语言,的,的选择和,汉,汉字编码,：,：,1.只在,必,必要的时,候,候才使用,英,英文邮件,英文邮件,只,只是交流,的,的工具，,而,而不是用,来,来炫耀和,锻,锻炼英文,水,水平的。,如,如果收件,人,人中有外,籍,籍人士，,应,应该使用,英,英文邮件,交,交流；如,果,果收件人,是,是其他国,家,家和地区,的,的华人，,也,也应采用,英,英文交流,，,，由于存,在,在中文编,码,码的问题,，,，你的中,文,文邮件在,其,其他地区,可,可能显示,成,成为乱码,天,天书。,邮件语言,的,的选择和,汉,汉字编码,：,：,2.尊重,对,对方的习,惯,惯，不主,动,动发起英,文,文邮件,如果对方,与,与你的邮,件,件往来是,采,采用中文,，,，请不要,自,自作聪明,的,的发送英,文,文邮件给,他,他；如果,对,对方发英,文,文邮件给,你,你，也不,要,要老土的,用,用中文回,复,复。,邮件语言,的,的选择和,汉,汉字编码,：,：,4.选择,便,便于阅度,的,的字号和,字,字体,中文用宋,体,体或新宋,体,体，英文,就,就用Verdana或Arial字,型,型，字号,用,用五号或10号字,即,即可。这,是,是经研究,证,证明最适,合,合在线阅,度,度的字号,和,和字体。,不要用稀,奇,奇古怪的,字,字体或斜,体,体，最好,不,不用背景,信,信纸，特,别,别对公务,邮,邮件。,不要为突,出,出内容而,将,将字号设,置,置过大，,拉,拉滚动条,是,是很麻烦,的,的事情；,也,也不要过,小,小，费神,又,又伤眼睛,。,。,邮件的结,尾,尾签名：,每封邮件,在,在结尾都,应,应签名，,这,这样对方,可,可以清楚,的,的知道发,件,件人信息,。,。虽然你,的,的朋友可,能,能从发件,人,人中认出,你,你，但不,要,要为你的,朋,朋友设计,这,这样的工,作,作。,邮件的结,尾,尾签名：,1.签名,信,信息不宜,过,过多,2.不要,只,只用一个,签,签名档,3.签名,档,档文字应,选,选择与正,文,文文字匹,配,配，简体,、,、繁体或,英,英文，以,免,免成出现,乱,乱码。字,号,号一般应,选,选择比正,文,文字体小,一,一些。,邮件的结,尾,尾签名：,1.签名,信,信息不宜,过,过多,电子邮件,消,消息末尾,加,加上签名,档,档是必要,的,的。签名,档,档可包括,姓,姓名、职,务,务、公司,、,、电话、,传,传真、地,址,址等信息,，,，但信息,不,不宜行数,过,过多，一,般,般不超过4行。你,只,只需将一,些,些必要信,息,息放在上,面,面，对方,如,如果需要,更,更详细的,信,信息，自,然,然会与你,联,联系。,引用一个短,语,语作为你的,签,签名的一部,分,分是可行的,，,，比如你的,座,座右铭，或,公,公司的宣传,口,口号。但是,要,要分清收件,人,人对象与场,合,合，切记一,定,定要得体。,邮件的结尾,签,签名：,2.不要只,用,用一个签名,档,档,对内、对私,、,、对熟悉的,客,客户等群体,的,的邮件往来,，,，签名档应,该,该进行简化,。,。过于正式,的,的签名档会,让,让与对方显,得,得疏远。你,可,可以在OUTLOOK,中,中设置多个,签,签名档，灵,活,活调用。,邮件的回复,技,技巧：,1.及时回,复,复Email,2.进行针,对,对性回复,3.回复不,得,得少于10,个,个字,邮件的回复,技,技巧：,4.不要就,同,同一问题多,次,次回复讨论,，,，不要盖高,楼,楼,5要区分Reply,和,和ReplyAll（,区,区分单独回,复,复和回复全,体,体）,6.主动控,制,制邮件的来,往,往,邮件的回复,技,技巧：,1.及时回,复,复Email,收到他人的,重,重要电子邮,件,件后，即刻,回,回复对方一,下,下，往往还,是,是必不可少,的,的,这是对,他,他人的尊重,，,，理想的回,复,复时间是2,小,小时内，特,别,别是对一些,紧,紧急重要的,邮,邮件。,对每一份邮,件,件都立即处,理,理是很占用,时,时间的，对,于,于一些优先,级,级低的邮件,可,可集中在一,特,特定时间处,理,理，但一般,不,不要超过24小时。,如果事情复,杂,杂，你无法,及,及时确切回,复,复，那至少,应,应该及时的,回,回复说”收,到,到了，我们,正,正在处理，,一,一旦有结果,就,就会及时回,复,复，云云”,。,。不要让对,方,方苦苦等待,，,，记住：及,时,时作出响应,，,，哪怕只是,确,确认一下收,到,到了。,如果你正在,出,出差或休假,，,，应该设定,自,自动回复功,能,能，提示发,件,件人，以免,影,影响工作。,邮件的回复,技,技巧：,2.进行针,对,对性回复,当回件答复,问,问题的时候,，,，最好把相,关,关的问题抄,到,到回件中，,然,然后附上答,案,案。不要用,简,简单的，那,样,样太生硬了,，,，应该进行,必,必要的阐述,，,，让对方一,次,次性理解，,避,避免再反复,交,交流，浪费,资,资源。,邮件的回复,技,技巧：,3.回复不,得,得少于10,个,个字,对方给你发,来,来一大段邮,件,件，你确只,回,回复“是的,”,”、“对”,、,、“谢谢”,、,、“已知道,”,”等字眼，,这,这是非常不,礼,礼貌的。怎,么,么着也要凑,够,够10个字,，,，显示出你,的,的尊重。,邮件的回复,技,技巧：,4.不要就,同,同一问题多,次,次回复讨论,，,，不要盖高,楼,楼,如果收发双,方,方就同一问,题,题的交流回,复,复超过3次,，,，这只能说,明,明交流不畅,，,，说不清楚,。,。此时应采,用,用电话沟通,等,等其他方式,进,进行交流后,再,再做判断。,电,电子邮件有,时,时并不是最,好,好的交流方,式,式。,对于较为复,杂,杂的问题，,多,多个收件人,频,频繁回复，,发,发表看法，,把,把邮件越RE越高，这,将,将导致邮件,过,过于冗长笨,拙,拙而不可阅,读,读。此时应,即,即是对之前,讨,讨论的结果,进,进行小结，,删,删减瘦身，,突,突出有用信,息,息。,邮件的回复,技,技巧：,5要区分Reply,和,和ReplyAll（,区,区分单独回,复,复和回复全,体,体）,如果只需要,单,单独一个人,知,知道的事，,单,单独回复给,他,他一个人就,行,行了,如果你对发,件,件人提出的,要,要求作出结,论,论响应，应,该,该replayall,，,，让大家都,知,知道；不要,让,让对方帮你,完,完成这件事,情,情。,如果你对发,件,件人的提出,的,的问题不清,楚,楚，或有不,同,同的意见，,应,应该与发件,人,人单独沟通,，,，不要当着,所,所有人的面,，,，不停的RE来RE去,，,，与发件人,讨,讨论。你们,讨,讨论好了再,告,告诉大家。,不,不要向上司,频,频繁发送没,有,有确定结果,的,的邮件。,点击“回复,全,全部”前，,要,要三思而行,！,！,邮件的回复,技,技巧：,6.主动控,制,制邮件的来,往,往,为避免无谓,的,的回复，浪,费,费资源，可,在,在文中指定,部,部分收件人,给,给出回复，,或,或在文末添,上,上以下语句,：,：“全部办,妥,妥”、“无,需,需行动”、,“,“仅供参考,，,，无需回复,”,”。,正确使用邮,件,件的发送，,抄,抄送，密送,：,：,要区分To,和,和CC还有BCC（区,分,分收件人、,抄,抄送人、秘,送,送人）,正确使用邮,件,件的发送，,抄,抄送，密送,：,：,1To,的,的人是要,受,受理这封,邮,邮件所涉,及,及的主要,问,问题的，,理,理应对邮,件,件予以回,复,复响应。,2而CC的人则,只,只是需要,知,知道这回,事,事，CC,的,的人没有,义,义务对邮,件,件予以响,应,应，当然,如,如果CC,的,的人有建,议,议，当然,可,可以回Email,。,。,3而BCC是秘,送,送，即收,信,信人是不,知,知道你发,给,给了BCC的人了,的,的。这个,可,可能用在,非,非常规场,合,合。,正确使用,邮,邮件的发,送,送，抄送,，,，密送：,4TO,，,，CC中,的,的各收件,人,人的排列,应,应遵循一,定,定的规则,。,。比如按,部,部门排列,；,；按职位,等,等级从高,到,到低或从,低,低到高都,可,可以。适,当,当的规则,有,有助于提,升,升你的形,象,象!,5只给,需,需要信息,的,的人发送,邮,邮件，不,要,要占用他,人,人的资源,正确使用,邮,邮件的发,送,送，抄送,，,，密送：,6、转发,邮,邮件要突,出,出信息,在你转发,消,消息之前,，,，首先确,保,保所有收,件,件人需要,此,此消息。,除,除此之外,，,，转发敏,感,感或者机,密,密信息要,小,小心谨慎,，,，不要把,内,内部消息,转,转发给外,部,部人员或,者,者未经授,权,权的接收,人,人。,如果有需,要,要还应对,转,转发邮件,的,的内容进,行,行修改和,整,整理，以,突,突出信息,。,。不要将RE了几,十,十层的邮,件,件发给他,人,人，让人,摸,摸不着头,脑,脑。,不发送垃,圾,圾邮件或,者,者附加特,殊,殊链接。,课程咨询,热,热线：0371-5376788713384039177,谢谢您的,关,关注！,