企业档案管理课件

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,企业档案管理,运营总部,档案管理,归档范围和归档文件分类,电子文件归档流程和注意事项,声像和实物档案归档要求和注意事项,归档范围,应该归档的文件包括四个部分：,1、上级机关的文件材料,2、本机关的文件材料,3、同机关和非隶属机关的文件,4、下级机关的文件材料,1、上级机关的文件材料,上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的，普发的、非本机关主管业务但要贯彻执行的法规性文件；,上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件；,上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）；,代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；,1、上级机关的文件材料,党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像文件材料等。,2、本机关的文件材料,主要有本机关负责召开的代表大会、代表会议、工作会议、专业会议、机关党组及行政领导会议的文件；,本机关颁发的各种正式文件；,本机关与上下级机关之间的请示、批复文件；,本机关及其内部职能部门形成工作计划、总结、报告；,2、本机关的文件材料,反映本机关业务及科技管理活动的专业文件；,本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录，及其从外机关带回来的与本机关有关的重要文件；,本机关的统计报表、财务文件、人事文件、会议文件、规章制度文件；,反映本机关成立、合并、人事编制、历史沿革、合同、协定、财产、物资等方面的文件；,2、本机关的文件材料,重要的人民来信来访材料，以及其它需要保存的文件材料等。,3、同级机关和非隶属机关的文件,有这类机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的重要来往文件，有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。,4、下级机关的文件材料,下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算及决算文件；,直属单位报送的重要的科技文件；,下级机关报送的法规性备案文件等。,不属于归档范围的材料,重份文件；,一般事务性无查考保存价值的文件材；,未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；,未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件；,同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件；,本机关领导兼任它机关职务形成的文件；,一般的人民来信等。,文件的分类要准确,年度计划、总预决统计报表归入内容针对的年度；,多年规划、计划、预算归入开始年度；,多年总结、决算归入最后年度；,会议文件有针对年度的归入这对年度，没有这对年度的归入举行会议的年度；,文件归入结案年度；,文件的分类要准确,请示、批复文件归入批复年度；,转发、批转文件归入本单位文件制成年度；,法规文件归入批准和公布年度；,使用专门年度的文件，如教学文件归入专门年度；其它文件归入成文年度。,综合部归档范围,1、运营总部的工作计划、总结和大事记。,2、机构更名、启用公章、职责规范等文件材料。,3、基建维修方面的有查考价值的文件材料。,4、运营总部召开的工作会议、专业会议全套文件材料（报告、决议、总结、领导讲话、纪要、录音、照片、典型材料简报、参考文件等。）,5、运营总部领导、专业工程师调研工作形成的材料及简报、信息等。,6、运营总部获得的奖状、奖章、奖杯等。,7、新闻媒体、报道材料、照片、录像、底片、光盘,8、蔬菜种植相关统计报表。,9、年度部门工作计划和总结及报告。,人力资源部归档范围,1、人员架构、组织架构设置，人员编制，人事文件等。,2、职工年度培训计划和总结、专业技术培训等文件材料及相关课件。,3、年度部门工作计划和总结及报告。,计划财务部归档范围,1、部门行政管理形成的文件及文字材料,2、会计原始凭证、记账凭证及账簿（轻轨/新交通）,3、申请运营补贴相关资料（轻轨/新交通）,4、自印发票票样及上级部门审批资料,5、年度运营统计指标汇总表（轻轨/新交通）,6、节约管理活动相关文件、图片及DVD,7、各类统计报表及统计分析报告,8、一卡通申请单、出库单、入库单,9、AFC改造后新系统技术文档,10、专题会议纪要。,11、部门年度工作计划和总结,12、运营总部合同协议招投标文件。,安全技术部归档范围,1、运营总部安全会议记录、纪要，部门行政管理形成的文件及文字材料、相关照片、音像类资料。,2、轻轨行车事故、设备事故、伤亡事故、火灾事故、重大、大事故的处理及分析鉴定报告。,3、消防验收报告。,4、运营总部级制度、文本。,5、年度部门工作计划和总结及报告。,营销策划部归档范围,1、部门行政管理形成的文件及文字材料、相关照片、音像类资料。,2、运营总部策划方案、总结、报告。,3、信息采编提报。,4、咨询热线月报。,5、乘客满意度分析报告。,6、年度部门工作计划和总结及报告。,网络信息部归档范围,1、部门行政管理形成的文件及文字材料。,2、本部门制定的工作规章制度,3、年度部门工作计划和总结及报告。,4、需保存的软件。,物资部归档范围,1、物资工作的制度、规定、通知等文件材料及部门上报的请示件。,2、重要设备的报废、鉴定、购置申请及批复文件材料。,3、招投标文件、合同（注：采购金额在50万元以上）。,4、相关的照片、音像类资料。,5、专题报告、专题会议纪要、月工作简报。,6、年度部门工作计划和总结及报告。,车务部归档范围,1、部门行政管理形成的文件及文字材料,2、行车组织管理工作中形成的文件、文字材料等，包括运营组织方案、列车运行图、时刻表、施工通告、施工现场会会议纪要,3、实际列车运行图、控制中心报告、行车及电力调度月工作汇总表电子版,4、票务管理工作形成的文件材料及专题报告（磁卡、AFC故障分析报告）,5、部门年度工作计划和总结,车辆部归档范围,1、部门行政管理形式的文件及文字材料，相关照片音像类资料。,2、列车月修记录单、列车工作记录单、车辆定架修记录。,3、部门年度工作计划和总结。,4、架修规程、架修工艺标准、工程车年度检修记录。,维修部归档范围,1、部门行政管理形成的文件及文字材料。,2、电器预防性试验记录、设备缺陷记录、设备维检修记录、设备巡查记录。,3、基建维修及设备采购方面的有查考价值的文件材料。,各项专题报告、专题会议纪要。,4、年度工作计划、总结和报告。,新交通运营部归档范围,1、机构更名、启用公章、职责规范等文件材料。,2、基建维修及设备采购方面的有查考价值的文件材料。,3、新交通运营部领导、专业工程师调研工作形成的材料及简报、信息等。,4、新交通运营部获得的奖状、奖章、奖杯等。,5、新闻媒体、报道材料、照片、录像、底片、光盘。,6、年度工作计划、总结和报告。,电子文件归档流程和要求,运营总部OA文件流转流程单的填写要规范：,A、发文编号、年度及编号的规范要求：各部门发文编号书写参照运营总部文件管理制度（见附件一）。例如：综合部发文须填写,运总综报 20 08 020,号。,电子文件归档流程和要求,请示、报告等上报领导的文件使用“运总综报”、通知使用“运总综通”、联络单使用“运总综联”。编号从001号开始不能写成1号或01号。年度须填入括号内，文件编号需连贯，不得空号、重号。,B、预立卷号的规范要求：,01,会议纪要，,02,制度、办法，,03,报告，,04,计划、总结，,05,方案、建议、说明，,06,请示，,07,联络单，,08,通知。,2、文件需添加到正文中。,电子文件归档流程和要求,OA文件归档要求：,1、拟稿人负责OA文件流转流程结束后的归档。流转结束后要及时归档，最迟不超过3天。,2、OA文件流程结束后需归入档案管理软件的OA文件，拟稿人要另存为保存，保存内容包括：原文和领导批示页，并交与部门文件管理员保存，待归档时一并归档。需归档文件范围参照运营总部归档范围,电子文件归档流程和要求,3、各部门文件管理员负责电子文件归入档案管理软件的操作。另存为保存的文件刻到光盘上备份归档到档案室。,4、OA文件归档时间：随时归档。,5、OA文件的归档方法：在OA文件库中先选中需归档文件标题前的小方框，然后点“归档至文件”按钮。,电子文件归档流程和要求,6、完成“归档至文件”的OA文件会在文件前出现小标记，归档后的文件可在在“科怡”档案管理的文件管理端口的OA文件库中查询到。,7、归档后的文件需要添加领导批示页、在档案管理软件中填写页数、是否归档。,8、保管期限为永久和长期的OA文件需打印出相应纸板一并归档。,声像档案归档范围,运营总部的重要的专业会议、现场会等大型会议照片（含底片）录音、录像带；永久,运营总部在科研活动中形成的声像资料；永久,反映运营总部各个历史时期发展情况的照片、录音、录像带；永久,运营总部参加重要的社会活动的声像资料；长期,运营车站站容、站貌照片、录像带，员工工服、工作场景照片、录像带；永久,运营总部重大的案件、事故、特殊情况的声像资料。永久,声像档案要求,声像档案包括：照片、录音带、录像带、影视片等载体的档案。,内容包括：时间、地点、人物、事由、背景、职务、摄影者等要素。,关于录音、录像的整理：归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚并加以必要的文字说明，同时必须是原版、原件。,声像档案要求,录音带、录像带的整理一般按问题（内容、事由）进行分类，并将永久性、周转性分开，不同版种（原版、复制版）分开，在盒的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期，带长（分钟）编号、型号和保管期限等，并填写目录,照片目录格式,序号,文件夹名称,照片名称,时间,内容,1,定位器更换,定位器更换1,定位器更换2,定位器更换3,2009-5-8,实物档案的归档要求,实物档案的归档范围：主要包括运营总部获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品，实体性科技成果、工装和设备等物品。,实物档案的归档时间同文书档案。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。,实物档案的归档要求,实物档案的归档要求：各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人,归档的实物档案要保持整洁、无破损。,谢谢！,