电子档案管理课件

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电子档案管理 1 第十章电子档案管理1电子档案2电子档案的管理3电子档案的归档4电子档案的利用电子档案管理 2 1电子档案l 1.1电子档案的定义 l 电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存贮于特定介质上的档案。又称为机读档案或数字式档案。电子档案管理 3 l 新近颁布的国家标准电子文件归档与管理规范中，电子文件的定义为 “ 电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 ” l 电子文件的两个基本特征： l 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为 “ 数字文件 ” 。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用 0和 1两种两种数码的组合来记录信息，每一个 0或 1叫做 1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 l 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 l 从逻辑上说，电子文件是 “ 数字信息 ” 和 “ 文件 ” 两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。电子档案管理 4 1.2电子文件分类l 1、 “ 载体的异同 ” 划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。为适应不同的主、客观需求，人们可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到那一载体上去。电子档案管理 5 l 2、以 “ 文件的不同用途 ” 分，又可以把光盘文件、硬盘文件、软盘文件、磁带文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。而程序文件又有系统软件和应用软件之分。以 “ 文件内数据的组合形态 ” 为划分标准，数据据文件又有数据库文件与非数据库文件之分。数据库文件内的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。电子档案管理 6 l 3、以 “ 不同属性 ” 为划分标准，数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地 )数据库、 FOXPRO(“京通 ”软件应用的 )数据库、 ACCESS(通路 )数据库、ORCAL(“灵通 ” 软件应用的 )数据库等。而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式。超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件。纯文本文件是不带格式的文本文件。以 “ 数据的表现形式 ” 为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。电子档案管理 7 l 而各类数据文件，按 “ 依存环境 ” 分，又有 WPS文件 (具有金山中文处理软件提供的格式 )、 DOC文件 (具有微软中文处理软件提供的格式 )、 XLS文件 (具有 EXCEL工作簿软件提供的表格格式 )、 XLS文件 (具有 EXCEL工作簿软件提供的表格格式 )、 DBF文件 (FOXBA SE数据库格式 )、 BMP文件 (位图文件格式 )、 CDA文件 (声音文件格式 )、 TXT文件 (纯文本文件格式 )等等的分别。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。而同一内容的文件，又有屏幕文件和存盘文件之分。屏幕文件是在编辑文件，而存盘文件是已编辑文件。存盘文件又有正式文件与备份文件之分。正式文件是文件的正本，备份文件是文件的副本。正式文件还有源文件与目标文件、只读文件可与读写文件、显性文件和隐藏文件之分。源文件是提供编辑数据的文件，目标文件是接受编辑数据的文件；只读文件是只能读出禁止写入的文件，可读写文件是可以再编辑的文件；显性文件是可见文件，隐藏文件是在一定条件下才能显现的文件。它们都是能够满足人们特定需要的电子文件。可以预料，今后，随着电脑应用实践的不断发展，还会有新的文件类型涌现。电子档案管理 8 2电子档案的管理l 2.1 电子文件的管理原则包括 l 1、完整性原则 l 2、可读性原则 l 3、可靠性原则电子档案管理 9 2.2电子档案的管理体系l 1、集中统一管理电子档案的问题 l 2、纸质文件和电子文件双套归档问题 l 3、文书档案管理一体化问题电子档案管理 10 3电子档案归档l 3.1机读文件的归档范围 l 机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的机读文件均属归档范围。但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。 l 1 纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。 l 2 与纸质文件内容相同的机读文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档。机读文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。电子档案管理 11 l 3 与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种机读文件）等保持整体完备性。 l 4 没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。电子档案管理 12 3.2建立机读文件归档制度 l 目前机读文件还没有统一的归档规范。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。 l 机读档案的整理也应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。电子档案管理 13 l 3.2.1机读档案的保管单位 l 机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位；以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。 l 3.1.2机读档案的分类和组合 l 由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干的若干文件存储在同一个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。 l 3.2.3根据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码体系，并依此在磁盘和磁带的卷标上进行编码。电子档案管理 14 l 3.2.4机读档案的蓍录和检索 l 机读档案可按档案著录著录案卷级卡片并组成目录。与机读档案配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。 l 机读档案的载体多为磁性介质，和传统的纸质载体有许多不同之处。因此，除遵守一般的档案保管原则和立法之外，需要特别注意到磁介质的保管要求。 l 机读档案的软磁盘、磁带上要贴有卷号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。 l 盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、 l 带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。 l 使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。 l 装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。 l l 盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。 l 盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。 l 存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。湿度在 15 25 之间，相对湿度在 40 60 之间，良好通风和符合要求的洁净度。 l 要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。电子档案管理 15 4 电子档案的利用 l 机读档案的优越性，不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案基本上是一样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。电子档案管理 16 4.1机读档案的利用特点 l 机读档案在利用方面有如下一些特点： l 1 检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。 l 2 检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。电子档案管理 17 l 3 检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。 l 4 复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。 l 5 检索途径需预先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。电子档案管理 18 l 6 软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。 l 7 网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。 l 8 非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。电子档案管理 19 4.2机读档案提供利用中应当注意的几个问题l 1 安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，利用计算机调阅档案时，应当特别注意保证利用者不能提取到他不该知道的文件。在联机使用和网络使用情况下，这一点尤其重要。 l 2 防止误操作。计算机的误操作有可能抹去整个机读文件或破坏其中的的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，未经培训的人员禁止上机，以保证机读档案的完整性和正确性。 l 3 提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。电子档案管理 20 l 4 与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对，数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。 l 5 保持两种载体并行的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之前，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。电子档案管理 21 中华人民共和国国家标准电子文件归档与管理规范 l 1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容 )或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA T 18 档案著录规则 DA T 22 归档文件整理规则电子档案管理 22 l 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 (3.1)。 3.3 背景信息 context 指描述生成电子文件 (3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4 元数据 metadata 指描述电子文件 (3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5 逻辑归档 logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件 (3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档 physical filing 指把电子文件 (3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7 真实性 authenticity 指对电子文件 (3.1)的内容、结构和背景信息 (3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8 完整性 integrity 指电子文件 (3.1)的内容、结构、背景信息 (3.3)和元数据 (3.4)等无缺损。 3.9 有效性 utility 指电子文件 (3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获 capture 指对电子文件 (3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移 migration 指将源系统中的电子文件 (3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。电子档案管理 23 l 4 总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子档案管理 24 l 5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证 5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者 (如起草者、修改者、审核者、签发者等 )。 5.1.2 登记处理过程中的各类操作者 (打字者、发文者、收文者、存储管理者等 )。 5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息 (批示、签名、印章、代码等 )。 5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。 5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。 5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。 5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。 5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。电子档案管理 25 l 6 电子文件的收集与积累 6.1收集积累要求 6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以 XML、 RTF、 TXT为通用格式。电子档案管理 26 l 6.1.5对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以 JPEG、 TIFF为通用格式。 6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG、 AVl为通用格式。 6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以 WAV、 MP3为通用格式。 6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 6.1.11对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 6.1.12 定期制作电子文件的备份。电子档案管理 27 l 6.2 电子文件的登记 6.2.1每份电子文件均应在电子文件登记表中登记 (见附录 A的表 A 1和表 A 2)。 6.2.2电子文件登记表应与电子文件同时保存。 6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。 6.2.4 电子文件稿本代码： M-草稿性电子文件； U-非正式电子文件； F-正式电子文件。 6.2.5 电子文件类别代码： T-文本文件； I-图像文件；G-图形文件； V-影像文件； A-声音文件； 0-超媒体链结文件； P-程序文件； D-数据文件。电子档案管理 28 l 7 电子文件的归档 7.1 归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子档案管理 29 l 7.2鉴定 7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 7.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表 (见附录 A的表 A 3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。 7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。电子档案管理 30 l 7.3归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 7.4检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 7.5 归档 7.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。电子档案管理 31 l 7.5.2物理归档 7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。 7.5.2.2把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式 3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。 7.5.2.3本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 7.5.2.4存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。 7.5.2.5特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。 7.5.2.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件径记表 (见附录 A的表 A 4和表A 5)。归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页 (见附录 A的表 A 4)，以件为单位填写续页 (见附录 A的表 A 5)。 7.5.2.7对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。 7.5.2.8归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少 1年电子档案管理 32 l 8归档电子文件的整理 8.1 归档电子文件的整理按 DA T 22规定的要求进行。 8.2归档电子文件以件为单位整理。 8.3同一全宗内的电子文件按照年度 -保管期限 -机构(问题 )或保管期限 -年度 -机构 (问题 )等分类方案进行分类。 8.4按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。 8.5 电子文件的著录应参照 DA T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识 (参见本标准第 5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等 )。 8.6将著录结果制成机读目录和纸质目录。电子档案管理 33 l 9 归档电子文件的移交、接收与保管 9.1 移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进香认真检验。在检验合格后将起如期移交至档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行响应的手续。 9.2.2 检验项目如下：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否完全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录 A的表 A.3）的相应栏目。电子档案管理 34 l 9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。 9.3 移交手续档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、验收检验登记表（见附录 A的表 A.3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案部门自存。 9.4保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： a)归档载体应作防写处理。避免擦；划、触摸记录涂层。 b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d)环境温度选定范围： 17 -20 ；相对湿度选定范围：35 -45 。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。电子档案管理 35 l 9.5有效性保证 9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。 9.5.2对磁性载体每满 2年、光盘每满 4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10 ，如发现问题应及时采取恢复措施。 9.5.3对磁性载体上的归档电子文件，应每 4年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4年。 9.5.4档案保管部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表 (见附录 A的表 A.6)。电子档案管理 36 l 9.6迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表 (见附录 A的表 A.7)。 9.7利用 9

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