第五章Word高级应用案例

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2013/11/22,#,计算中心,Word,高级应用案例,本章介绍,Word 2010,的,长文档编辑,、,域,、,宏,、,窗体控件,、,邮件合并,、,文档保护,等内容，目标是使用户掌握,Word,高级应用功能，从而有效提高文档编辑效率,。,样式,定义：,样式是指用有意义的名称保存的,字符格式,和,段落格式,的集合，这样在编排重复格式时，先创建一个该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，无须一次次地进行重复的格式化操作,。,样式组与样式窗格,样式显示在“开始”选项卡上的“样式”组中，如图,51,所示。可以选择样式库中的样式对光标所在的段落或选中的文本进行快速,格式化,自定义样式,Word,为用户提供了,内置样式,，能够满足一般情况下文档格式化的要求。当在实际应用时，没有内置样式符合操作要求，用户可以创建,自定义样式,。,1,创建自定义,样式,【例,5-1,】打开素材文件,Ex5-1.docx,，创建自定义样式“我的正文样式”，样式格式为“宋体、小四号、首行缩进两字符、,22,磅行间距、段前段后,0.5,行”。,2,应用自定义,样式,3,修改样式,目录,目录,是文档的框架，可以给出文档的篇章结构，根据目录及其对应的页码，用户可以快速方便地查找到相关内容,。,Word,2010,提供了一个自动目录样式库，用户可以直接应用目录样式，也可以创建自定义目录。,1,创建目录,【例,5-2,】在文件,Ex5-2.docx,中，已经设置了文档的各级大纲标题，利用自动目录样式库，创建如图,510,所示,目录,2,更新目录,编辑目录后，如果文档中内容发生了变化，如增加或删除文本使页码发生变化、或者添加或删除了文档中的标题或其他目录项，则需要对目录进行更新,。,更新,目录的方法是：,在,“引用”,选项卡上的,“目录”,组中，单击,“更新目录”,按钮；或者右击选中目录，在弹出快捷菜单中选择,“更新域”,命令，完成对目录的更新。,题注与交叉引用,在,Word,中，使用,题注,和,交叉引用,，可以方便地对图片、表格、公式等项目进行命名、编号和使用，使文档中的项目便于阅读和查找。,题注,题注是一种可添加到图表、表格、公式或其他对象中的编号,标签,。,1,添加题,注,【例,5-3,】打开素材文件,Ex5-3.docx,，为其中的每一个对象添加,如图,514,所示的题,注,。,2,基于题注创建图表目录,【例,5-4,】在例,5-3,基础上，在文件,Ex5-4.docx,中，插入图,目录,。,交叉引用,交叉引用,是对文档中其他位置内容的引用，例如，“请参见图,1,”，“图,1,”即是引用其他位置的内容,。,Word,可为题注、标题、脚注、书签、编号段落等创建交叉引用，在多个不同的位置使用同一个,引用源,内容,。,建立,交叉引用实际上是在插入引用的地方建立一个,域,，当,引用源,发生变化时，,交叉引用,的域将自动更新。,【例,5-5,】在例,5-3,基础上，在文件,Ex5-5.docx,中，插入如图,517,所示的交叉引用,批注与修订,批注,是用户对文档的部分内容进行的注释和说明，,修订,是用户对文档进行的修改。读者在查看文档时可以通过批注和修订来对文档提出注解和说明，而且作者也能够看到，并且作者可以接受或者拒绝读者的批注或者修订,批注,批注是指为文档添加的注释等信息。,Word,批注的作用是只评论注释文档，而不直接修改文档。因此，,Word,批注并不影响文档的内容,。,1,插入批注,【例,5-6,】在文件,Ex5-6.docx,中插入,如图,518,所示的,批注,2,删除批注,修订,修订是显示文档中所做的如插入、删除等编辑更改的标记。在,Word,中，使用修订功能，可以查看在文档中所做的所有更改。,域的使用,域,是,Word,中的一种特殊命令，可以实现数据的,自动更新,和,文档自动化,，如自动编排页码、图表题注、自动编制目录、插入时间和日期等。用,Word,排版时，若能熟练使用域，可增强排版的灵活性，减少重复操作，提高工作效率。,域的概念,Word,中的域类似数学中的公式运算。域分为,域代码,和,域结果,，,域代码,类似于,公式,，位于花括号, ,中，,域结果,类似于公式生成的,值,。在默认情况下，域具有,灰色底纹,。,如当前日期域：,域代码为：, DATE ,yyyy,年,M,月,d,日,域结果为：,2013,年,1,月,13,日 （当前日期）,域的,使用,【例,5-7,】在文件,Ex5-7.docx,中插入日期和时间域、,MacroButton,域和文档信息域。,（,1,）插入日期和时间域,（,2,）插入,MacroButton,域,在,Word,文档中，为了便于用户输入文本，有时会设置一些占位符提示用户，通过双击占位符即可填写内容，同时原占位符被自动清除，使用,MacroButton,域可以帮助用户完成这样的操作。,。,（,3,）插入文档信息域,使用文档信息域可以在文档中插入文档,作者,、,文档名称,和,位置,、,文件大小,、,文档的字数,、,页数,等信息。,域的,更新,域的内容是可以更新的，即域的内容根据情况的变化而自动更改,。常用,的域快捷键有：,Ctrl+F9,组合键：快速插入域定义符“,”（注意：域花括号不能用键盘输入）。,Shift+F9,组合键：在选中的域代码和其结果之间进行切换。,Alt+F9,组合键：在所有的域代码及其结果间进行切换。,F9,键：更新所选域。,模板,Word,模板,是指,Microsoft Word,中内置的包含,固定格式设置,和,版式设置,的模板文件，用于帮助用户快速生成特定类型的,Word,文档,。,使用模板,在,Word 2010,中有三种类型的,Word,模板，分别为：,.dot,（兼容,Word97-2003,文档）、,.dotx,（没有启用宏的模板）和,.dotm,（启用宏的模板）。在“新建文档”对话框中创建空白文档使用的是,Word 2010,的默认模板“,Normal.dotm,”,。,【例,5-8,】基于,Word,置“基本简历”模板创建个人简历，文件名为,Ex5-8.docx,。,创建,模板,创建模板可以从空白文档开始并将其保存为模板，或者基于现有的文档或模板创建模板。,【例,5-9,】创建一个文件名为,Ex5-9.dotx,的模板文件，设置正文样式为：“楷体、小四号、首行缩进两字符、段前段后,0.5,行、,1.5,倍行间距”，并添加水印“上海大学”四字,长文档编辑,-,毕业论文,本节以【例,5-10,】编制毕业论文为例，练习用,Word,制作毕业论文，掌握编辑长文档的方法和技巧。,页面设置,页面设置提供了对文档的纸张方向、纸张大小、页面边距、页眉页脚、页面对齐方式、文档网格等格式的设置,。,设置上边距为,3,厘米，下边距为,3,厘米，左边距为,3.17,厘米，右边距为,3.17,厘米，装订线为,1,厘米。,“纸张大小”选择为,A4,设置“距边界”页眉为,1.5,厘米，页脚为,1.6,厘米,样式定义,在本案例的毕业论文中，设置了三级标题，由于标题的格式与,Word,的内置标题样式不同，所以需要修改内置标题样式和正文样式,定义多级列表并与标题链接,多级列表是为文档设置层次结构而创建的列表，文档最多可有,9,个级别。在毕业论文中定义三级符号列表，并将多级列表与各级标题相关联，生成能够自动产生连续编号的标题。,1,设置第,1,级别符号,2,设置第,2,级别符号,3,设置第,3,级别符号,分节,Word,的分节功能可以将一个文档划分为若干节，每个节可以单独设置,页眉页脚,、,页面方向,、,页码,、,栏,、,页面边框,等格式。通过使用分节符，用户可以更多的控制文档及其显示效果。,Word,提供了四种分节符类型，分别是：,下一页,：插入分节符并在下一页上开始新节。,连续：,插入分节符并在同一页上开始新节。,偶数页：,插入分节符并在下一个偶数页上开始新节。,奇数页：,插入分节符并在下一个奇数页上开始新节。,在本案例中，将论文分为两节，,第一节内容包括：中文摘要、英文摘要、目录、图目录，不加页眉，页码格式为罗马数字。,第二节内容为正文：设置奇偶页页眉，页码格式为阿拉伯数字,。,1,第一节格式与内容设置,2,第二节格式与内容设置,页眉,页脚,1,第一节页眉页脚设置,第一节内容设置罗马数字页码，不要页眉。,2,第二节页眉页脚设置,第二节内容为论文正文，在奇数页，页眉设置为当前页所在的章内容，如“第,1,章 绪论”，在偶数页，页眉设置为“,XX,大学学士学位论文”。,插入,目录,论文完成后，在目录页插入自定义目录。在图,59,所示的对话框中，设置各级目录的格式。,目录,1,：黑体、小四号，段前段后,0.5,行，,1.5,倍行距。,目录,2,：宋体五号，加粗，段前段后,0.5,行，单倍行距，左侧缩进,2,字符。,目录,3,：宋体五号，段前段后,0,行，单倍行距，左侧缩进,4,字符。,完成后的论文目录如图,544,所示。,Word,宏,宏是由一系列的,Word,命令,和,指令,组成的、用来完成特定任务的指令集合，以实现任务执行的自动化,。,Word,提供了两种创建宏的方法：,宏录制器,和,Visual Basic,编辑器,（,VBE,，,Visual Basic Editor,）。,录制宏,显示,“开发工具”选项卡的步骤为：在“,文件,”选项卡上单击“,选项,”按钮，在打开的“,Word,选项,”窗口中，单击“,自定义功能区,”按钮，在“,自定义功能区,”区域的“,主选项卡,”列表中勾选“,开发工具,”复选框，并单击“,确定,”按钮。,1,录制宏,【例,5-11,】录制“打印当前页”宏。如果经常需要打印文档的当前页，可以把该功能录制成一个宏，并通过按钮或快捷键直接执行宏完成打印当前页操作，快速提高工作效率。,2,将宏指定给按钮或快捷键,3,保存包含宏的,文件,Word 2010,的常见文件类型如下：,.docx,不包含宏的普通文档。,.docm,包含宏或启用了宏的文档。,.dotx,不包含宏的模板。,.dotm,包含宏或启用了宏的模板。,将宏按钮添加到功能,区,运行,宏,宏安全性设置,宏,可以帮助用户自动执行常用任务。但是，一些宏会引起潜在的安全风险，具有恶意企图的人员可以通过文档或文件引入恶意宏，该文档或文件可能在计算机上传播病毒。,Word,提供了对宏病毒的警告保护。,禁用所有宏，并且不通知：,宏及相关安全警报将被禁用。,禁用所有宏，并发出通知：,宏将被禁用，但如果存在宏，则会显示安全警告。可根据情况启用单个宏。,禁用无数字签署的所有宏：,宏将被禁用，但如果存在宏，则会显示安全警告。但是，如果受信任发布者对宏进行了数字签名，并且用户已经信任该发布者，则可运行该宏。如果用户尚未信任该发布者，则会通知用户启用签署的宏并信任该发布者。,启用所有宏（不推荐；可能会运行有潜在危险的代码）：,运行所有宏。此设置使计算机容易受到潜在恶意代码的,攻击。,邮件,合并,在邮件文档,（主文档）,的固定内容中，合并相关的一组,数据资料,（数据源：如,Excel,表、,Access,数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此有效提高工作效率,。,邮件合并一般适用的场合为：,要制作的文档数量比较大。,这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。,邮件合并的,基本步骤,包括：,（,1,）打开或创建主文档，主文档中包括内容不变的共有文本内容。,（,2,）打开或创建数据源，存放可变的数据源内容。,（,3,）编辑主文档，在主文档中所需的位置插入合并域。,（,4,）执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的公共文本进行合并，生成一个合并文档。,【例,5-12,】利用邮件合并功能，制作,工资表,。,（,1,）创建文件名为,Ex5-12.docx,的工资表,主文档,（,2,）创建文件名,Ex5-12.xlsx,的工资信息数据,源文件,（,3,）在主文档的所需位置插入合并域,（,4,）执行合并,操作,（,5,）邮件合并部分记录,Word,控件,控件,类型,1,内容控件,格式文本：,提供一个区域，用户可以在其中键入格式文本。,纯文本：,提供一个纯文本区域，不包含格式。,图片：,用户可以在此控件中插入或粘贴图片。,组合框：,组合了文本型和下拉列表型控件功能，可单击向下箭头显示项目列表，也可以填写列表以外的项目。,下拉列表：,提供一个预设选项列表，用户可以从列表框中选择。,复选框：,创建可单击的复选框，允许用户在一组选项中选择或取消选择一个或多个值。,日期选取器：,提供一个下拉菜单，可以使用日历选取日期。,构建基块库：,提供可选择的文档构建基块。,2,旧式窗体,旧式窗体工具主要包括,Word 2003,及更低版本的窗体类型：,文本域：,插入文本窗体域。,复选框：,创建可单击的复选框，允许用户在一组选项中选择或取消选择一个或多个值。,组合框：,提供一个预设选项列表，用户可以从列表框中选择。,图文框：,插入旧式的,Word,图文框，作为操作窗体域的容器。,域底纹：,切换窗体域的底纹，快速识别窗体域在文档中的位置。,重设窗体域：,将窗体文档中的所有窗体域还原为它们的默认条目设置。,3,ActiveX,控件,ActiveX,控件是指由软件提供商开发的可重用的软件组件,。,复选框：,创建可单击的复选框，允许用户在一组选项中选择或取消选择一个或多个值。,文本框：,文本框是一个矩形框，在其中可以查看、输入或编辑文本。,标签：,提供说明性文本。,选项按钮：,提供选项按钮，允许从一组有限的互斥选项中选择一个选项。,图像：,通过使用图像控件嵌入图片。,命令按钮：,插入按钮，用户单击时执行某个操作。,数值调节钮：,提供一对箭头键，用户可以单击它们来调整数值。,列表框：,可以从列表框中选择一个或多个文本项。,组合框：,将文本框和列表框的功能融合在一起的一种控件，可单击向下箭头显示项目列表，也可以选择允许用户填写列表以外的项目。,滚动条：,插入滚动条，当单击滚动箭头或拖曳滚动块时，可滚动浏览一系列值。,切换按钮：,指示一种状态（例如，是,/,否）或者一个模式（例如，打开,/,关闭）。单击时，该按钮在启用和禁用状态之间交替。,制作,电子请假条,【例,5-13,】使用,Word 2010,窗体控件，制作如图,577,所示,电子请假条,。,（,1,）制作电子请假条表格,（,2,）添加控件,插入文本内容控件,插入选项按钮控件,插入日期选取器内容控件,插入下拉列表内容控件,文档安全,Word 2010,提供了强大的功能，帮助用户使用多种方式对文档进行保护，控制他人查看和处理,Word,文档的方式，使文档共享更加安全和可靠,。,密码,保护,可以通过为文件添加,打开密码,保证只有拥有密码的,特定用户,可以打开文件,限制编辑,提供了有选择地控制用户处理文档中信息的方式，如格式设置、修订跟踪、保护窗体,等,。,1,格式设置限制,此选项限制对文档中的样式进行格式设置，如防止用户应用未指定的样式，也可以防止用户直接将格式应用于文本。,2,编辑,设置,在编辑限制列表中，有“修订”、“批注”、“填写窗体”和“不允许任何更改（只读）”四个列表项。,（,1,）修订：,对其他用户进行的任何更改进行跟踪，以便进行审阅。其他用户无法关闭修订，也无法接受或拒绝修订。,（,2,）批注：,用户可以进行批注但不能进行其他更改,（,3,）填写窗体：,限制对窗体的修改，用户在填充域时无法对窗体本身进行更改。,