行政助理培训

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,LISP,主导国际科技专家,Leading International Scientific Professional,PAIK (HONGKONG) GROUP HOLDING LIMITED,行政助理培训,2011,年,12,月,8,日,1,课程简介,行政助理岗位工作主要做的是什么？,做好行政助理岗位工作需要具备什么特质？,如何面试行政助理岗位工作？,2,行政助理日常工作,请说出最主要的三点工作内容？,选择答案：,1.,办公室管理：,照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密,2.,日程安排与管理：,公司事务的联络、转达、交涉、调整；计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境,3.,文书工作：,通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档,4.,会务安排：,通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作,3,行政助理日常工作,选择答案：,1、协助部门领导做好公司的后勤管理，建立和完善适合公司的各项行政规章制度，准确传递总公司下达的重要事务的办理情况并追踪、检查和督办；,2、公司办公环境的打造和管理，对商务中心工作人员职责履行的稽核、监督；,3、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查，并出具相关结果；,4、负责商务中心的物资采购报表按月出具。,4,行政助理需要具备的特质,个性要求：,守时、谨慎、热情、合群、服从、自信,机智、勤快、整洁、自制、兴趣,品格要求：,忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊,能力要求：办事能力、沟通能力,5,办事能力,操作能力,写作能力,阅读概括能力,编辑校对能力,统计分析能力,6,沟通能力,交际能力,口头表达能力,协调能力,组织能力,7,办事能力测试,序号,专业技能名称,具体解释,1,秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。,2,用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。,3,是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。,4,在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工,。,5,按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。,8,办事能力测试,序号,专业技能名称,具体解释,6,运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。,7,处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。,8,主要指使用电话、电传和传真设备,。,9,使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。,9,行政助理需要具备的特质,1.,能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。,2.,与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。,2.,能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。,3.,及时将企业内外部信息传递给经理。,4.,良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）,5.,经理外出时能主动主持办公室工作。,6.,随机应变能力强，沉着处理紧急事件。,7.,能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。,8.,良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。,9.,知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。,10.,良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。,11.,有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。,12.,掌握先进计算机软件应用，能以最佳的方式管理文件,（归档、保存、查找）,13.,严守秘密谨慎处理保密文件。,10,如何编写制度？,1,、让当事人参与。,2,、注意员工的工作习惯。,3,、简明扼要。,4,、易操作。,5,、力求完善公正。,6,、对改变习惯采取措施。,11,工作中应避免哪些不良表现？,1,、不注意与直接上司的关系。,2,、 忽略企业文化。,3,、 对他人责全求备。,4,、 出尔反尔。,5,、 行动迟缓。,6,、 一味取悦于人。,7,、 传播谣言。,12,如何帮助新员工了解公司？,1,、 了解公司的历史。,2,、 了解公司的组织结构。,3,、 各部门的职责和权限。,4,、 对待顾客和员工的管理理念。,5,、 公司产品与技术。,6,、 对新员工的期望。,7,、 公司的人力资源政策等。,13,如何防止员工跳槽？,1,、把好招聘关。,2,、规范管理制度。,3,、提高薪金待遇。,4,、加强平等沟通。,5,、制定奖励计划,14,员工抱怨有哪些特点？,1,、抱怨是一种发泄。,2,、抱怨具有传染性。,3,、抱怨与员工性格有关。,15,如何处理员工的抱怨？,1,、 乐于接受抱怨。,2,、 尽量了解起因。,3,、 平等沟通。,4,、 处理果断。,16,如何面试行政助理岗位工作？,首先，要做好面试前是形象准备。做到八个字,顺其自然，不卑不亢。要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动 。,第二，面试者要注意自己在面试中的礼仪问题 ，要做到仪表大方，举止得体。尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉 。,第三，文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在面试时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。,要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析 。,一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要好一些。,17,面试常见问题,1.,自我介绍，兴趣爱好，性格的优缺点,2.,会让你谈谈自己的优势,或者你为什么要选择干行政助理,怎么才能干好行政助理工作？,3.,对于你应聘公司是否有了解,比如公司的文化你是否知道并认同？,4.,过去在什么情况下，做过什么事，为什么要这样做，达到了什么样的目的？,5.,你的职业规划是什么？当前的目标是什么？薪水，工作环境。,6.,如果面试通过了，让你做一件事，你会怎么做？比如如何写通知，如何写工作总结、述职报告、会议记录，如何起草规章制度并监督执行等？,18,