chapter6数据管理与数据透视表

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,职明星,第六章 数据管理与数据透视表,Excel,数据处理,本章,学习目标,1,、掌握数字与汉字排序的,区别,2,、掌握,EXCEL,排序,的方法,3,、理解,条件区域,4,、掌握,数据筛选,的方法,5,、掌握工作表数据的,分类汇总,方法,6,、掌握,数据透视表,的功能及用法,7,、应用,数据链接,管理多表数据,6.1,数据,排序,1,、排序规则,数字排序规则,字母排序规则,逻辑值排序规则,汉字排序规则,汉语拼音序,按笔画排序,2,、排序方式,升序,降序,6.1,数据,排序,3,、排序案例,【,例,5.1】,某班某次期末考试成绩如图（,a,）所示，已经计算出了每位同学的平均分，现需得出一个名次表，即从高分到低分的成绩表，以便为前,3,名同学发奖学金。,6.1,数据,排序,按日期排序,6.1,数据,排序,按汉字笔画排序,6.1,数据,排序,自定义排序,有时需要按人为指定的次序对某此资料排序。,【,例,】,某大学有,7,个学院，每个学院的基本情况如图所示。,要求按以下次序排序此表：计算机学院、管理学院、通信学院、财务学院、外语学院、政法学院、中文学院。,6.1,数据,排序,方法,建立,自定义序列,在排序对话 框中，通过,“,选项,”,指定建立的序列为排序依据。,6.2,数据,筛选,1,、概念,数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行 。,2,、,Excel,的数据筛选方式,1,、自动筛选,自动筛选提供了快速查找工作表数据的功能，只需通过简单的操作，就能够筛选出需要的数据 。,2,、高级筛选,高级筛选能够完成自动筛选所不能实现的复杂筛选。,6.2,数据,筛选,3,、自动筛选,案例,某公司的人员档案是按招聘报到的先后次序建立的，到目前为止，该公司的人员档案如下图,9,所示。公司的管理人员可能需要这样的信息：,（,1,）已婚人员的名单。,（,2,）各部门的人员档案信息。,（,3,）工资高于,1 200,的人员有哪些。,（,4,）奖金高于,1000,的人员有哪些。,（,5,）各种学历的人员档案,如此等等,6.2,数据,筛选,选择,“,数据,”,|,“,筛选,”,|,“,自动筛选,”,，,Excel,会显示出自动筛选标志。可借此完成各种自动筛选！,原数据表,具有自动筛标记的数据表,6.2,数据,筛选,自动筛选的结果示例,筛选出运维部的工作人员。,6.2,数据,筛选,4,、高级筛选,高级筛选的条件区域 的类型,（,1,）,“,或,”,条件,（,2,）,“,与,”,条件,（,3,）多列的,“,或,”,条件,（,4,）用,“,或,”,连接的,“,与,”,条件,6.2,数据,筛选,条件区域的构建方法,6.2,数据,筛选,高级筛选案例,查看下表中,“,运维部,”,和,“,信息资源部,”,人员中，工资高于,1000,且奖金高于,500,元的有哪些。,6.2,数据,筛选,使用计算条件的高级筛选,什么是计算条件,计算条件的构造方法,计算条件中的标题可以是任何文本或都是空白，但不能与数据清单中的任一列标相同，这一点正好与前面讨论的条件区域相反。,必须以绝对引用的方式引用数据清单或数据库中之外的单元格。,必须以相对引用的方式引用数据清单或数据库中之内的单元格。,6.2,数据,筛选,基于计算条件的高级筛选案例,某商场有,2,月,1,号到,8,号的销售记录如图的,A2:F10,单元格区域所示，现在要找出销售额高于平均值的销售记录。,6.3,数据,的分类与汇总,1,、概述,分类汇总就是对工作表中指定的行或列中的数据进行,汇总统计,，它通过,折叠,或展开原工作表中的行、列数据及汇总结果，从汇总和明细两种角度显示数据，可以快捷地创建各种汇总报告。分类汇总的数据折叠层次可达,8,层,。,2,、分类汇总能够完成以下事性,在数据表中显示一组或多组数据的分类汇总及总和。,在分组数据上完成不同的计算，如求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）等。,6.3,数据,的分类与汇总,案例,右图是某公司的职工工资表。,完成以下事情：,每部门有多少人；,每部门平均工资；,哪个部门的总评奖金最高，,应分发给各部门的总金额各是多少,通过函数能够完成这些事件，但分类汇总简单多了。,6.3,数据,的分类与汇总,3,、分类汇总的准备工作,分类汇总表的每个数据列都有列标题；,必须对要进行分类汇总的列排序。,排序的列标题称为分类,汇总,关键字，在进行分类汇总时，只能,指定,排序后的列标题为汇总关键字。,按部门排序后的工作表,6.3,数据,的分类与汇总,4,、建立分类汇总,选择,“,数据,”,|,“,分类汇总,”,菜单。,1,、指定分类字段,2,、指定汇总方式,3,、指定汇总字段,4,、指定汇总结果的保存方式,6.3,数据,的分类与汇总,5,、汇总结果的保存方式,替换当前分类汇总,。选择这种方式时，最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。,每组数据分页,。选择这种方式时，各种不同的分类数据将被分页保存。,汇总结果显示在数据下方,。选择这种方式时，原数据的下方会显示汇总计算的结果。,上述,3,种方式可同时选中。,Excel,的默认选择是第,1,和第,3,项。,6.3,数据,的分类与汇总,6,、分类汇总结果示例,6.3,数据,的分类与汇总,7,、多次分类汇总,Excel,可以对同一分类进行多重汇总，若要在同一汇总表中显示两个以上的汇总数据，只需对同一数据清单进行两次不同的汇总运算。第二次分类汇总在第一次的汇总结果上进行。,在前面的汇总结果基础上，统计每部门的人数。,6.3,数据,的分类与汇总,8,、删除分类汇总,对于刚建立的分类汇总，如果要将其恢复为原始数据表，可以选择,“,编辑,”,中的,“,撤消,”,菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。,但若在建立分类汇总之后，又进行了其他操作，上述方法就无效了，可按如下方法删除分类汇总。,（,1,）单击分类汇总表中的任一单元格。,（,2,）选择,“,数据,”,|,“,分类汇总,”,菜单项,（,3,）单击,“,分类汇总,”,对话框中的,“,全部删除,”,按钮。,6.4,数据,透视表,数据透视表的功能,数据透视表不仅能够改变数据表的行、列布局，而且能够快速汇总大量数据。也能够基于原数据表创建数据分组，对建立的分组进行汇总统计。,6.4,数据,透视表,2,、源数据表与数据透视表的对应关系,6.4,数据,透视表,3,、案例,假设某电视销售商场有,6,位职工，分别是劳得诺、令狐冲、陆大安、任我行、韦小宝、向问天，销售的电视产品有,TCL,、长虹、康佳、创维、熊猫几种品牌。每天的销售数据都记录在,Excel,的一个工作表中，如图所示，该数据表有,300,多行数据 。,6.4,数据,透视表,完成以下统计分析工作,统计各种品牌的电视的总销售额,；,统计每位职工的总销售额；,统计每位职工销售的各种类型的电视机的销售额；,统计各种运输方式的总数。,数据透视表能够很方便地完成这些工作。,6.4,数据,透视表,4,、建立数据透视表的过程,选择,“,数据,”,|,“,数据透视表和数据透视图,”,按向导提示做完第一、二步。在最后的第三步向导对话框中，选择,“,布局,”,按钮。会见到如图所示的对话框。,6.4,数据,透视表,其中,行,拖放到行中的数据字段，该字段中的第一个数据项将占据透视表的一行。,列,与行相对应，放置在列中的字段，该字段中的每个项将占一列。,页,行和列相当于,X,轴和,Y,轴，由它们确定一个二维表格，页则相当于,Z,轴。拖放在页中的字段，,Excel,将按该字段的数据项对透视表进行分页。,数据,进行计数或汇总的字段名称。,6.4,数据,透视表,统计各销售员销售数据的透视表布局,6.4,数据,透视表,统计各销售员销售数据的透视表,双击任一单元格，会得到这些数据的来源明细数据,6.4,数据,透视表,双击上表,E5,单元格得到的明细数据表,6.4,数据,透视表,利用页字段创建分页显示,页字段,6.4,数据,透视表,5,修改数据透视表,增加或减少行、列中的数据项,重新组织数据透视表,行、列置换,在字段内移动个别项,6.4,数据,透视表,6,、使用多重数据字段建立透视表,6.4,数据,透视表,7,、修改数据透视表的概要函数,数据透视表中使用的,透视函数称为,概要函数，在默认情况下，数据透视表采用,SUM,函数对其中的数值项进行汇总，用,COUNT,函数对表中的文本类型字段项进行计数。,Excel,提供了许多概要函数，如下图所示。,6.4,数据,透视表,8,、修改透视表数据的显示方式,以百分比显示数据,6.4,数据,透视表,9,、制作数据透视图表,6.5,数据,链接、嵌入,1,、概述,链接就是指两个不同工作表或不同文档（可以是不同应用程序建立的文档，如,WORD,和,EXCEL,之间）存在的,数据连接,。,链接让一个工作簿可以共享另一个工作薄中的数据，可以链接单元格、单元格区域、命名公式、常量或工作表 。,总的说来，链接具有以下优点：,在不同的工作簿和工作表之间，可以进行数据共享。,小工作簿比大工作簿的运行效率更高。,分布在不同地域中的数据管理可以在不同的工作簿中完成，通过超级链接可以进行远程数据采集、更新和汇总。,可以在不同的工作薄中修改、更新数据，大家可以同时工作。如果所有的数据都存于一个工作表中，就增加了多人合作办公的难度。,6.5,数据,链接、嵌入,2,、建立,EXCEL,工作薄之间的链接,【,例,5】,某茶厂生产的茶叶销售于西南地区，每个季度的销售统计分别在不同的工作簿中，下图就是第一、二季度的茶叶销售统计工作薄示例。,6.5,数据,链接、嵌入,建立一新工作薄，将这前面两不同工作薄中的工作表连接在该工作薄。,本工作薄中的两个工作表是从其它工作薄链接过来的。修改原工作表中的数据时，本工作薄中的数据会立即更新！,6.5,数据,链接、嵌入,3,、 将,Excel,的工作表或图表链接到其他应用程序,案例,某茶叶厂第一季度的销售数据表及销售对比柱形图如图所示。,现要将此图表作为在,Word,工作报表中的一部份，以使报告更有说服力,6.5,数据,链接、嵌入,链接到,Word,报告中的,Excel,工作表,6.6,合并,计算,1,、概念,所谓合并计算，就是对来源于同一工作簿的不同工作表，或不同工作簿中的数据表进行合并计算。,Excel,支持将不超过,255,个工作表中的信息收集到一个主工作表中，支持的工作表可在同一个工作簿中，也可来源于不同的工作簿。,6.6,合并,计算,案例,某电视机厂生产,21,英寸、,25,英寸、,29,英寸及,34,英寸几种规格的电视产品，主要销售于西南地区。该厂每个季度进行一次销售统计，每次统计分析保存在一个独立的工作簿中,6.6,合并,计算,建立合并计算,6.6,合并,计算,合并计算的结果,本表是对前面四个工作薄数据的合并结果,6.6,合并,计算,保存明细数据的合并计算结果,The End,