《卓有成效的管理者》书籍导读

,弘德房地产开发有限公司,HONGDE REAL ESTATE DEVELOPMENT CO., LTD.,*,第,*,页,*,第,*,页,卓有成效的管理者,The Effective Executive,弘德地产项目介绍,第一章 什么是卓有成效的,“,管理者,”,2,提问：谁是管理者？,是不是只有管理别人的人才是管理者？,为什么有些人管着很多人，但只是别人的下属或者叫做跟班，而不是管理者？,3,判断是否是管理者的维度：,是不是管理者，我们不能以他有没有下属而定，不能用数量来衡量，更不能用成本来衡量。,衡量管理者工作主要应看其结果。由于其职位和知识，他们必须在工作中做影响整体绩效和成果的决策。,4,概念与范围：,概念：,在一个现代组织里，如果一位知识工作者能够凭借其职位和知识，对该组织负有贡献的责任，因而能实质地影响该组织的经营能力及达成的成果，那么他就是一位管理者。,范围：,知识工作者、经理人员和专业人员,5,思考：管理者怎样才能卓有成效？,有效的自我管理,有效的决策,卓有成效的管理者,掌握自己的时间,我能贡献什么,发挥人的长处,要事优先,决策的要素,如何有效决策,6,弘德地产项目介绍,第二章 管理者必须卓有成效,7,企业：,企业聘用管理者，就是希望他的工作卓有成效。,把事情做对,VS,做对的事情,企业管理必须有效，否则企业无法生存，所以卓有成效是有效管理者的职责所在。,8,知识工作者的工作动力，取决于他是否能有所成就。如果他的工作缺少有效性，那么他对做好工作和做出贡献的热情就会消退，他将成为朝九晚五在办公室消磨时间的人。,所谓知识工作者的生产力，就是,“,做好该做的事情,”,的能力，也就是有效性。,管理者个人：,9,管理者面对的现实：,管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己。,管理者往往被迫忙于,“,日常运作,”,。,使管理者缺乏有效性的第三项现实因素，是管理者本身处于一个,“,组织,”,中。,管理者是身处一个组织,“,内部,”,，受到组织的局限。,非管理者（以医生为例）,医生可以说：,“,半个小时内不要来打扰我。,”,医生的重心就是病人的主诉,医生的成果表现在病人身上，但是病人并不是医院组织的一份子。,管理者,10,今天的社会有两种需要，对组织而言，需要个人为其做出贡献；对个人而言，需要把组织当成实现自己人生目标的工具。只有管理者的有效性，才能使这两种社会需要相辅相成。,不论职位的高低，只要你是一位管理者，就必须力求有效。,11,弘德地产项目介绍,第三章 管理者卓有成效的方法,12,发挥长处,重视贡献,要事优先,有效决策,卓有,成效,管理时间,13,掌握自己的时间 ,最稀缺的资源就是时间,有效的管理者并不是一开始就着手工作，他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点，认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。那么如何将零星的时间集中成大块连续性的时段？以下三步骤可实现：,一、记录时间,二、管理时间,三、统一安排时间,有效的管理者知道，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。,14,掌握自己的时间 ,时间对管理者的压力,每一位管理者的时间都是很大部分是被浪费掉的。表面上看起来每件事似乎都非办不可，但实际上却毫无意义。,作为管理者需要坐下来与其他人共同讨论应该做些什么，为什么该做，然后才能弄清楚他们的工作做得怎么样，这样很费时。,作为管理者还得匀出时间来，将目光由自己的工作转到成果上；由他的专业转到外部世界，因为只有外部世界才有绩效可言。,作为管理者只能自己制定工作方向，所以他必须了解别人期望他做出的贡献是什么，原因是什么，对必须使用其知识成果的人的工作情况，他也要足够了解。,作为管理者他需要资料，需要讨论，还需要指导他人，而且他不但需要占用他上级的时间，也同样需要占用他周围同事的时间。,15,掌握自己的时间 ,时间对管理者的压力,在大型的组织中，如果职员绩效表现不错，往往是因为该组织的高级主管能定期地抽出时间来与他们进行交流，甚至一些资历较浅的职员交流：,“,你认为我们组织的领导，对你的工作应该了解些什么？你对我们这个组织有什么看法？你觉得我们还是有哪些尚未开拓的机会？你觉得我们有哪些尚未察觉的危机？还有，你希望从我这里知道些什么？,”,如果没有这样轻松的交流，职员工作就会丧失热情，成为得过且过的人，或者只关注自己的领域，看不到整个组织的需要与机会。当然这样的交流也是非常费时间的。,案 例,这实际上意味着管理者必须干更多的事！,16,掌握自己的时间 ,时间对管理者的压力,案 例,据说通用汽车公司前任总裁斯隆先生对于人事问题，从来不在问题第一次提出就做决定。他通常是先做一个初步判断，而初步判断往往也得花费好几小时。然后，他将问题搁置一旁，隔几天甚至几星期之后，再拿出来重新考虑，而且不会受第一次判断的影响。他往往要反复考虑好几次。斯隆先生一向以知人善任而闻名。有人问他用人的秘诀是什么，据说他的回答是：,“,我没有秘诀。我只是有这样的感觉，我第一念到的人选 ，往往不会是最适当的人选。我总要反复再三，才做最后的决定。,”,斯隆用人如此谨慎，然而我们也知道，其实在别的方面他并不是一个很有耐心的人。,看到这则故事，您是否可以谈谈您的想法呢？,17,掌握自己的时间 ,时间对管理者的压力,一件工作，用,“,脚,”,的时间越少（体力劳动），则需用,“,头,”,的时间肯定越多（脑力劳动）。为了使一般工人、机械操作员等工作变得更容易，就必须更加重知识工作者的工作。,创新与变革形成了对管理者时间的过度需求。所以作为管理者，一定要了解自己是如何使用时间的。,18,掌握自己的时间 ,如何诊断自己的时间,第一步：记录时间耗用的实际情形,管理者经常保持这样一份的时间记录，每月定期拿出来检讨。有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。这样他们就知道自己的时间花在哪里，哪 些是浪费不需要做的，哪些可以做得更简单一些，哪些更应该深入些？等等。,记录时间并不是一朝一夕的事情，必须持之以恒！,19,掌握自己的时间 ,如何诊断自己的时间,第二步：系统的时间管理,1,、首先找出什么事根本不必做，做了等于浪费时间，无助于成果；,2,、时间记录上的哪些活动,/,事情是否可由别人代替？,3,、管理者自己可以控制并可以消除的：管理者在浪费别人的时间。,20,某财务部经理深感会议浪费太多的时间。通常不管讨论的是什么，他都通知财务部各单位主管全体来开会，其结果各主管为了表示自己对问题的关切，都表示意见，但意见却大多与问题无关。会议时间自然就拖长了。后来，这个财务经理想了一个两全的办法。开会前他先发一份通知：,“,兹订于星期三下午,3,时，于四楼会议室，邀请赵钱孙李四君开会讨论下年度资本预算问题，如哪位需了解这个问题或愿意参与讨论亦请届时出席。如无法出席，我们将于会后立刻呈送记录，供各位参考并希望提供宝贵意见。,”,案 例,21,案 例,第二次世界大战期间，罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生就是一个实例。霍普金斯当年体衰力竭，举步维艰，每隔一天才能办公几个小时。因此，他不能不把一切事务撇开，仅处理真正重要的工作。但这丝毫无损于他的有效性。丘吉尔还对他钦佩备至，赞美他是一位,“,盖世奇才,”,。他完成的任务，当年美国政府无人能出其右。,当然霍普金斯只是一个特例。但他的故事，告诉我们大胆减少无谓的工作，绝对无损于有效性。,22,掌握自己的时间 ,消除浪费时间的活动,第一点：找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素；,一个平静无波的工厂，必是管理上了轨道。如果一个工厂常是高潮迭起，在参观者看来忙得不可开交，就必是管理不善。管理好的工厂，总是单调无味，没有任何刺激动人的事件。那是因为凡是可能发生的危机都早已预见，且已将解决办法变成例行工作了。,同一个危机如果重复出现，往往是疏忽和懒散造成的。,23,掌握自己的时间 ,消除浪费时间的活动,第二点：人员过多，也常常造成时间浪费。,“,某工作,2,人在,2,天内可以完成，,4,人一起做需几天完成？,”,这样的问题对于小学生来说答案应该是,1,天，但是在一个组织里，正确的答案可能是,4,天，甚至于是永远无法完成。因为人员太多，大家的精力没有花在工作上，而是花在了协调关系上了。,用一个人，应该每天的工作都需要用他。判断人数是否过多，有一个靠得住的标准，如果一个高级管理人员不得不将他的工作时间,1/10,花在处理所谓的,“,人际关系问题,”,上，那么这个单位就嫌人数过多了。,24,掌握自己的时间 ,消除浪费时间的活动,第三点：组织不健全,组织不健全的表现就是会议太多。开会时不能工作，工作时就不能开会。开会的目的是要彼此合作，完成某一特定的任务，是因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。,一位管理者的时间，绝不能让开会占用太多。会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。会议太多，表示本应由一个职位或一个单位做的工作，分散到几个职位或几个单位去了。同时表示职责混乱，以及未能将信息传送给需要信息的人员。,25,掌握自己的时间 ,消除浪费时间的活动,第四点：信息功能不健全,某一医院的院长，多年来一直为应付院内医生们的电话而苦恼。医生们打电话给他，要求给病人安排一个床位。住院部都说没有床位了，但是这位院长却每次都可以找到空床位。原因是病人出院时住院部不能立刻接到通知。当然，有没有床位，各病房的护士长随时都清楚，主办出院结帐手续的出纳台也能随时知道。住院部的人，是在每天清早,5,点办理,“,床位调查,”,工作，而通常病人大多是在上午医生查房之后才办出院手续。其实像这样的问题，只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳台时，多填一份副本送住院部就解决了。,案 例,26,掌握自己的时间 ,统一安排可以自由支配的时间,有效的管理者，第一步应先估计究竟有多少,“,自由时间,”,，真正是他自己的时间，然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现还有别的事情在,“,蚕食,”,他保留的时间，便立刻再仔细分析他的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。他们已知道这层道理，因此不至于过分删减。,一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。,27,发挥长处,重视贡献,要事优先,有效决策,卓有,成效,管理时间,28,我能贡献什么 ,管理者的有效性,管理者的有效性,1,2,3,4,自己的工作，包括工作内容、工作水准及其影响；,自己与他人的关系，包括对上司、对同事和对下属；,各项管理手段的运用，例如会议或报告等；,培养与开发明天所需要的人才；,29,我能贡献什么 ,管理者的承诺,一位年届,60,的人却出任一家遍布全美的连锁商店总经理，他是学财务，对于数字特别在行。现在他升任为公司总经理了，开始自问：,“,我能做哪些别人没有做过的事，而如果做得好，能使本公司有所改变呢？,”,经过一番思索，他得到了结论：如果能替本公司造就明日的经理人才，那才是最有意义的贡献。,于是每星期三次，在他吃过中饭回到办公室时，都会到人事部随机抽取八九份年轻干部的人事资料，大致过目一番，然后接一通长途电话到某一分店去。,“,罗经理吗？我是总经理。你们分店中有一位姓钟的小伙了，说是要调职的，好让他增加一些推销经验，为什么现在还没调？,”,只满足于今天的企业，在变幻无常的明天就会感到难以生存下去。,案 例,30,我能贡献什么 ,如何使专业人员的工作卓有成效,有些专业人员认为，普通人应该并且可以做出努力来理解他们，甚至认为他们只要能够和同行的少数专业人员沟通就够了，这真是傲慢自大。一个人如果想成为管理者，换句话说，如果愿以贡献为目标，就必须使自己的,“,产品,”,-,即他的知识能为别人所用。,卓有成效的管理者都懂得这一点，因为他们都想把工作干得更好的心理动力，总想了解别人需要什么、发现了什么以及理解些什么。他们会向机构内部人员提出这样的问题：,“,为便于你为机构做出贡献，你需要我做些什么贡献？需要我在什么时候，以哪种形式，用什么方式来提供这些贡献？,”,31,我能贡献什么 ,正确的人际关系,互相沟通,团队合作,自我发展,培养他人,有效的人际关系，有下列四项基本要求：,主管与下属,部门之内,或者部门与,部门之间,员工个人的,发展及价值的,实现,为未来培养,更具远见与,谋略的管理人才,32,我能贡献什么 ,有效的会议,会议开始,紧紧围绕会议主题,会议开始,原则,说明主题,期望结果,听取重要,发言,共同讨论,结合主题,得出结论,会议结束,33,我能贡献什么 ,重视贡献的重要性,34,发挥长处,重视贡献,要事优先,有效决策,卓有,成效,管理时间,35,卓有成效的管理者不会将职位设计成只有上帝才能胜任,职位要求要严格，而涵盖要广,卓有成效的管理者在用人时，会先考虑某人能做些什么，而不是先考虑职位的要求是什么,卓有成效的管理者知道在用人之所长的同时，必须容忍人之所短,如何发挥人的长处 ,要用人所长,36,如何发挥人的长处 ,如何管理上司,卓有成效的管理者还得设法充分发挥上司的长处，这也是非常重要的,要使上司发挥其所长，不能靠惟命是从，应该从正确的事情着手，并以上司能够接受的方式向其提出建议,37,如何发挥人的长处 ,充分发挥自己的长处,1.,发现自己的长处；,2.,认识自己的工作风格；,3.,判断怎样做出最大贡献,4.,为工作关系负责；,5.,为将来创造机会。,A,、把注意力集中在自己的长处上，把自己放在能充分发挥长处的岗位；,B,、努力强化自己的长处；,C,、努力获得所需技能和知识，充分发挥长处,A,、我是在白天工作效率高，还是晚上高？,B,、是适合团队工作还是独自工作？,C,、是阅读型的还是聆听型的？,D,、是喜欢井井有条还是喜欢不断变化的工作环境？,E,、我在压力下的效率高吗？,A,、为下半生做好准备,自,我,管,理,38,如何发挥人的长处 ,管理者的任务不是去改变人,提高领导人的水平容易，但提高全体人员的水平很难。,所以，他一定要找出有条件做出突出贡献，并能起带头作用的人才，赋予他们领导人的地位，把他们安置到能,“,制订标准,”,并能创造成绩的位置上。这就要求管理者能重视人的长处，而不介意其缺点。,任何一个团体，其行事标准都取决于领导人的表现。,有效的管理者会把自己的表率作用建立在充分发挥所长上。,39,发挥长处,重视贡献,要事优先,有效决策,卓有,成效,管理时间,40,要事优先 ,善于集中精力,有些人一事无成，做事非常吃力：,41,要事优先 ,摆脱昨天,管理者集中精力的首要原则是要摆脱已经不再有价值的过去。,任何一位企业主都要审视一下自己的公司是否沉湎于昨天的过时产品，浪费自己的主要智囊人物的时间，也扼杀了明天的产品？有效的管理者打算做一项新的业务，一定先删除一项原有的业务。,当然，有人会想到另聘新人来负责新工作，但这太冒险了。任何一个组织都必须时时注入新血。如果任何职位都只在原有名单中找人提升，这组织必将萎缩。问题是新人不宜用于风险最大之外，例如高层职位，或主持某一新工作的职位。任用新人，可用在,“,比高层略低,”,的职位上，用在已有成规或目标明确的职位上。,要,“,出新,”,，必从,“,推陈,”,着手。,42,要事优先 ,先后秩序的考虑,两个企业如果是在六、七年前合并，至今应该已有相当发展了。只因为当时某一个企业的总经理不愿在合并后屈居他人之下，而未能成为事实。六七年之后，那当初不愿屈居的总经理已告退休，这两个企业的合并是否值得旧事重提？时过境迁，合并恐怕不见得合适了。,案 例,事情被搁置实际上等于被取消，所以管理者都不可轻易地延缓任何工作，要学会区分。,43,要事优先 ,先后秩序的考虑,重将来而不重过去,重视机会，不能只看到困难,选择自己的方向，而不盲从,目标要高，要有新意，不能只求安全和方便,区分先后秩序的原则,44,要事优先,有效的管理者知道他们必须要完成许多工作，但他们在一段时间内,只集中努力做好一件事,集中他们本人的时间和精力以及整个组织的时间和精力。他们坚持把重要的事情放在前面先做，而且,每次只做好一件事情,。,要想集中精力，全神贯注于一项工作，,首先要有足够的勇气，要敢于决定真正该做和真正先做的工作。,只有这样，管理者才能成为时间和任务的,“,主宰,”,，而不会成为它们的奴隶。,45,发挥长处,重视贡献,要事优先,有效决策,卓有,成效,管理时间,46,有效决策 ,确定有无必要做出决策,决策是把现有的资源投入到不确定的未来。,决策是为了改变，每项决策都有风险。不要做不必要的决策，就象优秀的外科医生决不轻言动刀一样。,需要做出决策的情况：如果不采取任何行动，会使情况恶化；如果机会重要而且稍纵即逝。,47,有效决策 决策的要素,决策的要素,1,2,3,4,5,辨明问题的性质：,对经常发生的问题要建立一种制度或者一种规则来解决,明确决策的特点：,要实现的最低目标是什么？解决问题至少需要什么条件,判断什么是正确的决策：,要解决这个问题，先问正确的决策应该是什么，而不是问谁能接受这个决策。必须要选择折衷方案的时候，必须知道什么是正确的折衷。,化决策为行动：,把行动的承诺纳入决策，否则便是纸上谈兵。决策必须要有具体的行动步骤，要有执行人和最后期限，要使与决策有关的人员都了解决策,比较决策和实际结果,：建立反馈系统。走出去，掌握第一手信息，而不是仅靠报告。,48,有效决策 决策的要素,德鲁克先生负责研究通用汽车的管理结构和管理政策，斯隆先生是该公司董事长兼总裁。开始工作的第一天，斯隆先生便请我到他的办公室，对我说，,“,我不知道我们要你研究什么，要你写什么，也不知道该得到什么结果，这些都应是你的任务。我惟一的要求，只是希望你将你认为正确的部分写下来。你不必顾虑我们的反应，也不必怕我们不同意。尤其重要的是，你不必为了使你的建议容易为我们接受而想到折中。在我们公司里，谈到折中，人人都会，不必劳你驾来指出。你当然可以折中，不过你必须先告诉我们是,正确的,，我们才能有,正确的折中,。,”,案 例,49,有效决策 决策的要素,案 例,某一制造生产设备的大厂家，几年前决定停产某一型号的设备。这种设备本是该公司多年来的标准设备，迄今仍普遍使用，有关这种设备的订单很多，因此公司决策在未来三年继续向老客户提供这种设备。三年之后，公司才停止生产和销售这种设备。整个公司上下，谁也没有想到这一决策应让什么人知道。甚至公司采购部门也不知道，因此仍然继续订购这种设备的零件，采购人员只知道按销货金额的一定比率购进零件。结果到了公司正式停产的那一天，库存竟积存了足够,8,年到,10,年的零件库存。这笔损失是相当可观。,50,有效决策 决策的要素,谁应该了解这项决策？应该采取什么行动？谁采取行动？这些行动应如何进行，才能使执行的人有所遵循？这些问题都是在决策后所应该考虑和执行的。,实践是检验真理的唯一标准，任何时候，我们的管理者都需亲自去一线看看。,我们看到许多早该修改的措施始终没有修改，其原因主要就是管理者不肯亲自去了解情况。,管理亲自的关注与监督，有助于决策的进一步推行与实施。,51,有效决策,见解为先,汽车制造业人士没有亲身查看，也正是该行业未及早发现应该改善车辆安全设计的原因。汽车行业一向采用惯用的衡量方法，如,“,平均每行车公里交通事故件数,”,。如果他们能亲身查看，会发现交通事故应该改以,“,人体伤残情况,”,来衡量。如果能这样估，他们就能知道这项,“,安全运动,”,的重点，该放在,“,一旦发生事故时如何使损伤减至最低,”,方面，也就是说，应该改良车辆的设计。,案 例,决策时需先有自己的见解与亲身实践,52,有效决策,见解为先,案 例,好的决策，应以互相冲突的意见为基础，从不同的观点，和不同的判断中选择。所以，除非有不同的见解，否则就不可能有决策。,通用汽车公司总裁斯隆曾在该公司一次高层会议中说过这样一段话：,“,诸位先生，在我看来，我们对这项决策已经有了完全一致的看法了。,”,出席会议的委员们都点头表示同意。但是他接着说：,“,现在，我宣布会议结束，这一问题延到下次开会时再行讨论。我希望下次开会时能听到相反的意见，只有这样，我们才能得到对这项决策的真正了解。,53,有效决策, 要有反面意见的理由,要有反面意见,的理由,惟有反面意见，才能保护决策者不致沦为组织的俘虏。,反面意见，正是决策所需的,“,另一方案,”,。,反面意见可以激发想象力。,要做正确的决策，最好的办法就是仿效法院的判案方法，从两边的辨论中去求取事实真相，使全部有关的事实都能摆在法官面前。,54,有效决策, 有反面意见的好处,避免,“,似是而非,”,的看法,找到,“,替代方案,”,，以便选择与决定,启发想象力，把,“,言之有理,”,者转化为正确，把正确转化为良好的决策。,在决策行不通时，不至于迷惘。,55,有效决策,有时候不做任何决策，可能是最好的决策,有效的管理者通常还会问一个问题：,“,我们是不是真需要一项决策？,”,决策的反面是不做任何决策，有时候不做任何改变，事情也不会出问题。我们问：,“,保持现状，会有什么后果？,”,如果答案是：,“,不会有变化。,”,那我们又何必横生枝节？即使问题颇为恼人，但问题并不重要，也不致有什么严重后果，我们也没有改变的必要。,56,有效决策, 决策的过程,我要实施一个新的决策？,多方的求证与商讨,调查,依据原则：,如果利益远大于成本及风险，就该行动；行动，或不行动，切忌只做一半或折中。,执 行,执行与不执行徘徊，碰到各种各样困难与压力，这时需要勇气与判断,夭 折,执 行,豁然开朗,57,心智决定视野，,视野决定格局，,格局决定命运，,命运决定未来。,希望本次课程内容，能让大家理清观念，启发心智，改变行为，获得卓有成效。,管理者如能卓有成效，则整个组织的绩效水平肯定能够提高，而且个人的眼光也肯定随之提高。组织的工作不但能蒸蒸日上，而且能承担新的任务，追求新的目标。,58,