部门职责和岗位(工作)说明书编写培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,部门职责和岗位（工作）说明书编写培训,二00一年10月,1,部 门 职 责,根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级有关文件（部门）规定部门所承担的职责，或集团及各单位有关文件规定的部门所承担的职责。,体例要求：首先概述本部门的职责范围；其次分类简述各项职责。,2,部门职能,1、概述本部门的职能范围：用3-5个关键词概述，如：学生管理、学籍管理、人员招聘、就业指导,2、分类简述各项职责：根据大类职能范围，分类简述。,以人事处为例作说明,3,一、概述职能范围：,人事处在分管院长领导下负责全院人力资源的管理和开发 ，包括人员招聘与调配、干部任免与考核、师资培训与管理、薪酬福利管理、人事统计等项工作。,二、分类简述各项职责,1、人事工作,负责学院人员招聘和人才引进工作，审核各部门人员需求申请，拟订招聘计划，发布招聘信息，办理拟聘教职工有关聘用手续；,协助用人部门对新聘教职工进行试用期考核，办理试用期满的教职工转正和签订劳动同；,办理学院教职工的内部调配，办理批准离职的教职工的离校手续；,劳动合同的管理：办理教职工劳动合同续订、解除、终止；,实习生管理：安排实习生到有关系、科、处（室）实习，协助用人部门对实习生进行考核；,办理应届毕业生的接收和教职工调动；,协调处理学院与教职工间的劳动关系，做好辞职、离职教职工解释、面谈工作；,拟订学院人力资源编制方案；,对岗位进行科学分析，编制学院所有岗位岗位说明书,。,4,2、师资干部工作,组织对全院教职工进行绩效考核，参与对有关人员的考核；,负责学院干部的任免，对拟任免人员进行面谈和考核，做好拟任免职人员的思想工作；,负责全院学科（专业）带头人、优先中青年骨干教师的考核、评聘；,负责全院教职工职称评审工作，根据政府有关规定和安排，组织教职工报考或参评；,办理教师资格认定工作，根据教育部门有关规定和安排，组织教职工申报；,拟订学院教职工培训计划，组织实施各项培训（入职、岗前、转岗、专项培训），负责教职工外派培训管理，审核、登记培训费用，签订服务协议。,5,3、薪酬福利工作,通知试用期及试用期满转正定级教职工薪酬；,根据教职工工作岗位、职务、职称、技能等级等变动情况，调整工资、福利、津贴等薪酬事项；,根据学院规定，为符合条件且提出申请的教职工办理社会保险、商业医疗保险的参保，为离校的教职工办理停保，为教职工办理保险待遇的申领和养老基金的转入、转出；,根据学院规定，为提出申请的教职工办理住房公积金的缴存，为离校的教职工办理封存，办理教职工住房公积金的转入、转出，对教职工住房公积金提取进行审核,；,对教职工享受国内旅游津贴进行审核、登记，协助发放节日慰问品,6,4、文档、统计工作,人事处文件的收发、传阅、催办、归档；,人事处会议的通知、组织，并做好会议记录，人事处办公用品的领用与管理、办公设备维护管理、清洁卫生等内务管理工作；,进行人力资源的统计、分析，编制人力资源报表；,为学院教职工开具证明其身份、薪酬、工作关系等证明，为人事档案由学院管理的教职工开具婚姻状况、计划生育情况的证明，负责教职工胸卡的制作；,登记、审核教职工的出勤情况，对违反考勤制度的教职工进行处罚，办理教职工请假、休假、销假事宜；,搜集、整理、保管教职工个人档案，办理教职工档案的查阅、借阅、转递事宜，登记教职工学历学位、职称、技能等级变动情况；,7,岗位（工作）说明书,一、基本信息,二、工作描述,三、任职资格,8,什么是职位说明书？,职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人员无关。,通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任范围等的分析，给工作岗位画像、照相。,9,岗位说明书的意义与作用,10,岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标,岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。,11,岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础,在人力资源管理系统中，,岗位评估,是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。,岗位分析,员工,招聘,员工,培训,薪酬,福利,绩效,管理,职业生,涯规划,长期,激励,能力,模型,岗位继,任计划,岗位,评估,人员,规划,人力资源战略,12,岗位分析三大原则,1,、分析，而不是列清单；,analysis,not lists,2,、,分析工作，而不是在职人；,jobs, not people,3,、,分析实际工作，而不是做主观臆断。,Facts, not,judgements,13,一、基本信息,1-1职务名称,1-2编 号,1-3所属部门（,处室/系/部/中心,/,本部门,）,1-4职务等级（院、处/系、科/室、组）,1-5工资等级（管理、教师、工勤级/档）,1-6所辖人员,1-7定员人数,1-8岗位性质(管理、教师、教辅、工勤),1-9编写日期,14,二、工作描述,2-1工作概述,2-2工作内容,2-3工作职责,2-4权限范围,2-5工作结果,2-6工作设备,2-7工作环境,2-8工作关系,2-9绩效标准,2-10职业发展路径,15,2-1 工作概述,工作概述是,对工作职责、性质、任务的总体表述，应简明扼要，但应突出工作重点。,例如:,常务副院长工作概述,：在院长领导下，主持学院日常工作，负责学院行政工作，统筹协调学生工作和就业实习指导工作。,教务处处长工作概述,：在主管院长领导下，主持教务处全面工作。,人事处招聘主管工作概述,：在人事处长领导下，负责学院人员招聘、人才引进、劳动合同管理工作。,16,2-2工作内容,工作内容概括本职位的主要,职责,及要求达到的,目标,。要求表述概括简洁、全面而又切中要点，含义明确。,做什么达到什么目的,例如:人事处招聘主管的工作内容,做好人员招聘、人才的引进工作，把好面试关，保证新聘人员的水平、质量；按照用人部门需求，及时补充所需人员，降低人员流出对学院工作造成的损失；按时完成劳动合同续签工作，做好辞职教职工的挽留和解聘教职工的解释工作，降低人员离职率，维护学院的声誉。,17,2-3工作职责,列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确；每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。,做什么负什么责任,例如：财务总监工作职责,1、利用财务核算与会计管理原理为集团经营决策提供依据，协助董事长制定集团战略，并主持集团财务战略规划的制定；,2、建立和完善财务管理制度，建立科学、系统符合集团实际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制；,3、制定集团资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算；,4、筹集集团运营所需资金，保证集团战略发展的资金需求，监管集团重大资金流向；,5、,主持重大对外投资项目的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制；,6、协调集团同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护集团利益；,7、参与集团重要事项的分析和决策，为集团的经营、业务发展及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据；,8、审核财务报表，提交财务管理工作报告；,9、完成董事长交办的其他工作。,18,职责描述句式规范,一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以,动词开头,的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：,每季度起草报告向,倾听客户的买卖指令,比较部门实际费用与预算费用的差别,用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。,19,职责描述语句通常包含的内容,1,）动词；,2,）宾语；,3,）目的描述。如下表所示：,20,决策或设定目标,批准,指导,授权,建立,制订,规划,决定,准备预备,发展,执行管理,达成,增进,评估,建立,赢得,评定,吸引,限制,确保,维护,评估衡量,监控,取得认同,审核,找出,设定,执行,指明,改善,标准化,专业与支援,分析,辨明,界定,建议提议,促使,建议,预测,协调,解释,支援,特定性或基层工作,检查检验,执行履行,对照,提出,分配,处理,收集汇集,生产制造,分发,进行,提供,获得,提交,操作执行,供应,一般性,管理,联系,协助,控制,监督协调,21,2-4权限范围,权限范围,包括,工作权限、费用权根、人事权根。,例如：人事处长权限范围, 工作权限：人力资源规划权；劳动合同履行权；违纪处理的建议权；各类假别审核、批准权 ；部门内部工作考核权；部门文件的批准权。,费用权限：培训经费使用管理权；工效分配审核权；处内二次分配权。,人事权限： 人力资源调配使用权；中层管理人员监督考核权；处内人员调配权；处内员工奖励、惩罚权； 处内人员提升建议权和聘用权 ；人员聘用考核、建议权。,22,2-5工作结果,主要描述工作：事项；数量；质量；程度,23,2-6工作设备（信息）,主要描述工作中需要使用工具、作业(办公)设备及信息。,例如：综合办公室文印文员,本岗位人员能熟练使用电脑、复印机、速印机，对设备故障会简单排除、处理。,24,2-7工作环境,主要描述工作场所、工作危险性程度、有无职业病发生可能、工作时间、工作均衡性、工作舒适程度、所处社会环境等。,例如：维修工,本岗位主要在室内工作，有时需要在户外工作；工作有一定危险性，但危险性较低；一般不会发生职业病；八小时工作制，晚间需要值班，有时需要加班；工作舒适度一般；社会评价一般。,25,2-8工作关系,主要描述工作中的直接上级（上级）、直接下级以及工作需要内部联系、外部联系部门。,例如：人事处长工作关系,内部工作关系,1、,各职能部门,2、各系部中心,外部工作关系,1、,省、市教育部门,2、,省、市组织人事部门,3、省、市劳动保障部门,4、省、市人才交流中心,5、省、市劳动力市场,6、省、市专业资格考试中心,7、各大、中院校,8、咨询顾问公司,分管人事副院长,人事处处长,人事处所属员工,院长,26,2-9绩效标准,KPI,(Key Performance Indication),根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准和要求。,1、数量、质量、时间、成本,2、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果,27,数量,每月、每季度顾客的数量,每周、每月处理的项目（报告、表格）数量,每月、每季度处理的诸如咨询、投诉的事件,每月、每年顾客投诉的数量,（在具体项目中）员工参与的百分比,每月、每季度由于旷工而消耗的劳动时间,质量,（部门、计划等的）差错率,每季度、每年由于严重失误而造成的生产时间损耗,正确无误的订单比例,员工流失的比率,重复检测的百分比,返工（或完全废弃）的百分比,故障或停产（停工期间）时间的百分比,时间,错过截止期的百分比或数量,铃响三声之内回复电话的百分比或数量,完成工作的天数,月末或季度末还需工作的天数,流失的时间（经营突然好转的时间）,每月,/,季度某一件事的发生频率,成本,与预算偏差的百分比,预算中的生产开支（包括超工作量或其他成本）,比上期或上个季度所节省的金额,完成每个单位工作的时数,KPI类型四个方面的举例,28,KPI考核评分标准设定示例,SAMPLE,29,30,2-10职业发展路径,列出本岗位在学院职业发展基本路径。,例如：教务处教务科长职业发展路径,教务处处长,教务科长,教务处副处长,院长,分管副院长,31,三、任职资格,3-1教育水平,3-2先期培训,3-3工作经验,3-4能力（技能）,3-5兴趣爱好,3-6个性特征,3-7性别及年龄,3-8体能要求,32,3-1教育水平,列出工作岗位对人员教育水平的最低要求。,毕业院校,学历（学位）,所学专业（方向）,33,3-2先期培训,列出工作岗位对人员接受相关知识、或技能、或技术、或业务、或核心能力或职业道德等方面培训的要求。,34,3-3工作资历,列出工作岗位对人员相关专业（职业）工作,资历,的要求；对于领导岗位，还应列出对相关管理岗位工作,资历,的要求。,资历,：时限、行业、地域、岗位、级别,35,3-4,能力（技能）,列出工作岗位对人员基本能力、,或,核心能力、,或,管理能力、,或,专业技能等要求。,36,3-5兴趣爱好,列出工作岗位对人员个人兴趣、爱好的要求。,或禁止的不良嗜好。,37,3-6品性特征,列出工作岗位对人员道德品质、忠实度、认同度、事业心、责任心、团队精神、沟通协调、性格特征等要求。,38,3-7性别及年龄,列出工作对人员性别、年龄的要求。,39,3-8体能要求,列出工作岗位对人员相貌、身体的要求。（视觉、听觉、味觉、动作、紧张程度、劳累程度或残疾程度等）,40,