企业电子邮件沟通规范和技巧课件

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,企业电子邮件沟通规范及技巧,深圳市新元素医疗技术开发有限公司,2010-8-9,电子邮件沟通的重要性,电子邮件,(E-Mail),是一种最重要的职场沟通方式,企业用户电子邮件的用途主要体现为,日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等,电子邮件沟通的重要性,现代企业的工作强度加大，工作量加大,领导没有那么多时间面对面听取工作汇报,而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计,不少企业工作完全依赖电子邮件,80%,的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件,70%,的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件,30%,的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务,电子邮件使用基本原则,基本原则：,面对面抄送是为了明晰责任,如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此,“,死无对证,”,。,电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉,作用,使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成,能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能,充当意见不和、起争端时的证明。,Email,能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端,内容大纲,需要发送邮件的情况,邮件格式,邮件发送对象,邮件内容,发邮件的基本技巧,注意事项,需要发送邮件的情况,正式工作报告,部门之间事务往来,通知,知识推荐和信息传递,没有见面交流条件的其他交流内容,难以简单用口头表达说明清楚的事项,邮件格式,邮件一定要注明标题,通常人们会根据主题判断邮件的重要性,标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意,一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理,如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并引起主要收件人的关注,结尾签名,对方可以清楚的知道发件人信息,Email,末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多,电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分,正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显,范辉,深圳市新元素医疗技术开发有限公司,(),技术中心院内信息化部门,地址：深圳市福田区八卦四路,422,栋,4,楼,手机号码：,1333333333,电话号码：,0755-88888888-888,邮件地址：,邮件发送对象,的选择（,1,）,工作计划的发送对象,经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人,为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理,项目通报类的邮件,主送给项目小组成员,抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导,寻求跨部门支持的邮件,一般主送给寻求支持的人，,抄送给他的直接上级,同时抄送本部门的直接上级,这样往往可以获得支持部门的更好的支持,邮件发送对象,的选择（,2,）,小心使用抄送（,CC,）,/,密送（,BCC,）功能,CC,是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况,BCC,的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人,（当心接收方回复这封信！）,将,CC,人数降至最低,，,确认收信对象是否,需要收到这封信,，以免造成不必要的困扰,和,垃圾,“全部答复”可,能,产生一大堆不必要的邮件,如果我给,12,个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议,应该,只有我,收到,12,封回复，,而不是大家收到,12*12=144,封,！,回信时注意保持线索,想回复对方的回复，,就不要,创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）,一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件,邮件发送对象,的选择（,3,）,选择邮件发送对象的时候避免以下现象,非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理,避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节,避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替,对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论,你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件,不能随便向群体邮箱发送不必要消息,全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送,一个人找订书机，,300,人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）,邮件内容,（,1,）,写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达,（,Keep It Short and Simple,）,在语气方面，要尽量保持正式和尊敬,切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话,Email,会被记录并有证可查,避免非相关主题性的言语,勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题,勿任意或无心地浪费频宽,传送冗长文字与大型图,像,均会占用大量的频宽，造成网络塞车,保持专业,避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件,邮件内容,（,2,）,Email,正文多用,1234,之类的列表，以清晰明确,保持你的每个段落简短不冗长,一次邮件交待完整信息,不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感,注意字体大小要适中,、字体尽可能统一,如果写英文邮件，特别注意不要全用大写,注意编码,有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择,GB2312,的编码,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件,附件文件应按有意义的名字命名,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时,如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,邮件内容,（,3,）,内容和格式要相符，避免写太多情感的东西,切记收信对象是一个人，而不是一台机器,许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突,避免情绪激动的时候回信（放,1-2,天）,确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应,有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大,邮件的其他用法,沟通确认和反馈,对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注,；或请对方确认收到,Email,富士康的办公文化,“,跟催,”,重要会议通知再,会,前向与会人员提醒开会时间,迎心：评审之前对评审意见的跟催,如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人,养成用邮箱的习惯！,早上上班的第一件事情：,打开电脑打开企业邮箱查看邮件,邮箱是工作的平台,使用好邮件，,遵守,一些邮件沟通规范和技巧,，能大大提高你的工作效率,致 谢 ！,