ISO14001内审知识培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,ISO14001:2004,内部审核,1,定义,委托方,委托进行审核的组织（内审时委托方为组织自身）,受审核方,接受审核的组织,主题事项,特定的环境活动、事件、状况、管理体系和（或）有关事项的信息,审核准则,是审核员用来同所收集的有关主题事项的审核证据进行比较的方针、惯例、程序或要求,审核证据,关于事实可验证的信息、记录或陈述,审核发现,将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果,审核结论,审核员关于审核主题事项的专业判断或意见，它应基于并仅限于审核员根据审核发现所作的结论,环境管理体系审核,客观地获取证据并予以评价，以判断一个组织的环境管理体系是否符合审核准则的系统化、文件化的验证过程，包括将这一过程的结果呈报给委托方,2,环境审核类型,环境管理体系审核,-,由,ISO,组织推广，增进持续改进,环境标志审核,-,由德国发起，产品生命周期分析,清洁生产审核,-,由联合国推广，提高能资源的利用，减少污染,环境行为符合性审核,-,由美国推广，对照法律评价组织的环境行为，为组织实施环境改进计划提供依据,应负责任审核,-,由德国和奥地利共同推广，评价环境风险，多在金融业开展,3,环境管理体系审核类型,第一方审核（环境管理体系内部审核,由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。,),第二方审核,由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行,第三方审核,(,由外部独立的审核组织进行,),4,内审目的,对照环境管理体系审核准则，判断受审核部门环境管理体系的符合性,判断受审核部门的环境管理体系是否得到了正确的实施与保持,发现受审核部门的环境管理体系可加以改进的领域，采取相应的改进措施,评估环境管理体系持续适宜性和有效性,为外部审核做准备,5,审核范围,基于组织的环境管理体系要求,基于组织的管理权限,基于组织的活动、产品和服务范围,基于组织的现场区域,6,审核准则,ISO14001:2004,标准,适用于受审核方的与环境有关的法律、法规及其他要求,受审核方的环境管理体系文件，包括手册、程序文件及作业文件,7,审核特点,系统性,客观性,符合性,独立性,文件化,内部人才的充分利用,8,内部审核的步骤,策划,实施,报告,效果跟进,9,一. 订定年度审核计划,公司可依其内部审核程序之规定,排定每年的年度审核计划,;,亦可因应公司某项特定的方案,来排定公司的审核计划,.,年度审核计划,应包含,:,预定审核之单位,.,部门,.,区域,预定审核之范围,(ISO,条文要项,),预定执行审核之时程,(,周别,.,月别,),内部审核规划,10,内部审核规划,年度审核规划,11,内部审核规划,二. 筹组审核小组成员,审核小组之组成,除有审核组长外,尚有由各单位之适当人员担任审核员共同组成,每次执行审核前,审核组长应依据预定审核区域及范围,选定适当之人员参与审核活动,审核人 员之安排必须考虑审核作业之独立性,.,从事审核活动之人员,均应接受适当之训练,始可担任审核员,以确保审核活动能有效执行,.,12,内部审核规划,审核员要求：,1.理解ISO14001标准，,2.熟悉体系实施程序和方法,3.熟悉组织的活动、产品和服务,4.了解环保知识,5.了解适用法规,6.有文字、语言表达能力,13,内部审核规划,三. 拟定并确定细部审核时程,根据年度审核计划,于执行审核前,1-2,周须排定细部审核时程,.,细部审核时程,应包含之项目,:,审核日期与时间,(,可透过双方协调之时间,),审核员之指派与安排,被审核之区域及负责人,被审核之范围及项目,14,内部审核规划,内审细部排程,15,内部审核规划,四. 通知被审核单位及负责人员,细部审核时程确定后,应事先咨询受审核单位之业务状况,并确定该区域得指派负责人员给予审核作业必要之支持,;,必要时,应对审核时程做调整,.,16,内部审核规划,五. 取得审核有关的文件, 并事先制作审核查检表,经确认审核时程后,审核小组成员应做下列准备,:,审核员应就受审核单位之业务事先进行了解,并阅读与审核有关之相关文件,事先制作审核查检表,与审核有关之文件包含,环境手册,程序书,/,管理办法,工作指导书,/,作业规范,/,工作说明书,上次审核报告,未结案之改正措施,17,内部审核规划,5-1 查检表应包含项目,欲审核之文件名称,.,编号,.,版本,/,版次,审核重点叙述,审核结果说明,审核时间分配,查检表应以简单的文句,(,何人,.,何时,.,何事,.,何处,.,如何,),所组成,查检表要写到怎样的完整性或复杂性,有赖于审核员的经验而定,18,内部审核规划,现场查检表（CHECK LIST）,19,内部审核规划,5-2 查检表之优点,作为辅助记忆的工具,以提醒审核员必须取得那些情报信息,来确认及记录所观察之各项事实,审核重点不会遗漏,时间易掌控,审核过程保有记录,20,内部审核实施,一. 召开审核前启始会议 (Opening meeting),说明审核之目的及范围,说明审核时程,确定受审核单位陪同人员,暂定总结会议时间,21,内部审核实施,二. 进行文件审查,文件审查可分为两大部份进行,:,文件部份,针对各类使用文件之保管,.,使用情形,进行全面性查核,并记录之,;,必要时,可与文管中心进行核对,针对审核要项之相关文件进行浏览,并请相关人员说明,以验证文件之适当性,记录部份,依据文件规定,查核是否按规定执行,相关记录是否符合规定要求,以验证,说,.,写,.,做,一致,22,内部审核实施,三. 现场审核活动,执行现场审核时,一方面验证文件审查时所发现 的疑点,一方面查证是否按规定执行,;,并将观查到的现象,详细登录于查检表上,凡未依程序书,.,管理办法,.,指导书等文件执行者,均可判定为不符合事项,搜集相关左证资料,不符合事项必须加以记录,记录时,内容应包含,:,相关文件之编号,不符合及违反文件之现况,做详细描述,23,内部审核实施,四. 填写不符合通知单,不符合事项一经确认后,审核员得依据不符合事项之客观凭证,填写不符合报告,并描述不符合事项之状况,24,内部审核实施,五.不符合事项的定义,未充分符合规定的要求,注：一项或多项环境特性或环境管理系统的要项，与规定的要求有所偏离或缺乏那些违背审核准则的审核发现,25,内部审核实施,六.不符合现象之判定,不符合现象判定之基本准则,无法符合,ISO,标准的要求,公司自定的环境手册,.,程序,.,管理办法或其它书面要求未被执行,没有执行法规或合约的规定,违背,说,.,写,.,做一致,的原则,Do what you say (,做你所说的,),Say what you do (,说你所做的,),Record what you do (,记录你所做的,),26,内部审核实施,不符合事项的形成：,必须以客观事实为基础,以审核准则为依据,对产生不符合原因进行分析，找出体系上存在的问题,审核组要充分讨论、互通情况，统一意见,与受审核方共同确认审核发现的事实,27,内部审核实施,七. 不符合事项陈述,简短陈述不符合事项,所发现的事实证据,所依据的文件及其版本,区域,/,部门,/,功能,标准和条款项目,28,内部审核实施,八.不符合事项陈述格式：,时间： 年 月 日 地点：（某厂、某部门等）,审核员：,要求,（审核准则中的某种规定）,缺陷：（客观事实）,不符合： （依据内容，还必须要判别到ISO14001标准要素）,29,内部审核实施,九.不符合事项的等级：,严重不符合,A,、,系统性失效,B,、,区域性失效,C,、,运行后仍造成严重的环境污染,一般不符合 偶然的、孤立的、个别的、轻微的,观察项 偶然的、轻微的或可能会因此造成缺陷，或需要时间去追踪,30,内部审核实施,十.末次会议： （Closing meeting),（1）向管理者和受审部门负责人介绍审核情况,（2）宣布审核结果和审核结论,（3）提出不符合纠正措施要求,审核结果包括,A,、,文件与标准的符合情况,B,、,EMS,的实施情况,C,、,守法评价,D,、,EMS,有效性评价,E,、,不符合项性质、纠正要求,31,内部审核完成,内部审核汇总报告,32,内部审核完成,一. 采取矫正措施,被审核单位的管理阶层应,了解不符合的状况,调查并确定问题的原因所在,依据原因决定再发防止的方法及对策,依所定之对策确实执行,将过程及结果详细记载于,CAR,上,33,内部审核完成,二. 跟催及效果确认,审核员确认结果,不符合事项已经改正,并能确实有效防范不符合事项之再发,则不符合事项可经由稽核员签署后结案,如追查结果发现受审核单位之矫正行动,仍无法有彻底改善时,则审核员将对策确认情形详实记录后,回报受审核单位及管理阶层,并要求继续改正矫正行动后,再行回复,详细记载矫正措施查验结果于,CAR,上,并签认,34,内部审核完成,三. 跟催(Follow up), 结案(Close out),跟催,:,执行,CAR,的过程即称为跟催,结案,:,矫正措施的确认及验收之相关行动则称做结案,结案方法包括,: 1.,再次审核有缺失的区域并查验证据,2.,查核新制订的或修订的文件,35,内部审核完成,四. 提报管理审查,公司管理人员须于适当期间审查环境管理系统,以确保及维持公司环境管理系统之适当性与有效性,管理审查过程中,应包括内部环境审核结果之审查与评估,并保存记录,36,审核技巧,一. 主要的审核技巧,有效的询问,(,口到,),事实的观察,(,眼到,),仔细的聆听,(,耳到,),随手笔记,.,加注,(,手到,),记录,.,文件,.,说词,.,动作等之连贯性判定,(,心到,),时间的掌控与管理,37,审核技巧,二. 三角审查的要领,审核的要素在于获取信息并且充份应用所搜集的信息,我们可用一图表来说明三角审查的作业方式,其主要诠释三种息息相关的作业环节,:,问题要问得对,将所听到的与实际做法相互印证,确保言行正确,并保持客观作风,(,以文件为凭,),使用审核查检表的审核方法,所可能产生的问题是查检表或许会有遗漏,.,或是没有列出正确的问题,;,因此,三角审查方式可弥补审核查检表之不足,38,审核技巧,三角审查,(Audit Triangle),Check,检查,Observe,观查,Ask,询问,39,审核技巧,三. 有效的询问 : 问开放性的问句,可以以5W1H,原则来发问问题,何人,(who),何时,(when),何处,(where),为何,(why),何事,(what),如何,(how),40,审核技巧,3-1 例如下列问题类型:,你是如何做这些事,?- Who, How, What,做这些事情,依据的文件是什么,?- What, How,这件事是由谁负责,?- What, Who,这问题什么时候发生的,?,为什么会发生,?,在那里发 生的,? - When, Why, Where,另一种问话方式也可以采用,:,你可以告诉我吗,?,41,审核技巧,四. 事实的观察,请各被审核单位先简单轭要说明其单位组织,.,业务流程,.,人员职掌等,并评量是否与事前之书面,(,文件,),审查一致,由文件系统结构及细节文件内容,检讨其制订,.,核准,.,发 行与运用情形,并观察实际作业是否一致,.,落实,(,说,.,写,.,做 一致,),藉与高阶主管讨论,.,或抽问基层人员,讨论其环境政策是否全员了解,环境管理系统是否落实,灵活运用由上而下,或由下而上,或中间对应方式,发掘问题点,并获取客观证据,作为说明系统运作程度之依据,42,审核技巧,五. 仔细的聆听,仔细聆听受审核人员的说明,往往是获取信息的最佳途径,;,审核员可从所听到的信息中,得到宝贵的情报,有利于后续的审核,.,因此,当受审核人员进行说明时,非必要时,不要打断他的回答,.,43,审核技巧,六. 随手笔记.加注,审核员于审核过程中,应养成随手加注笔记的习惯,不可依赖记忆或反复要求提供文件查阅而浪费时间,.,44,审核技巧,七. 连贯性判定,审核员于审核过程中,应保持高度的敏锐查觉能力外,并能举一反三的思考,;,对记录,.,文件,.,说词,.,肢体语言,.,面部表情,.,姿势动作,.,相关交谈等作绵密的思考与逻辑性的串联,45,审核技巧,八. 审核方法,依标准,(,例如,ISO 14001),之章节执行审核,依程序书或管理办法执行审核,依组织部门,(,功能,),执行审核,依项目计划执行审核,采直线式,(,垂直式,),审核,由源头查向结果,由结果查向源头,采水平方向审核,:,查看平行单位之协调性与连贯性,自由方式,:,以上各种之混合方式,46,审核技巧,思考题 Thinking,1COD超标一直是困扰A厂的一个重要环境因素，为此，该厂制订了目标、指标和相应的管理方案，方案计划在98年6月完成。但在99年8月进行现场审核时发现，COD超标的问题没有得到解决，方案一项也未实施。,2A审核员来到化学品库。这里堆放着大量铁桶装的多元醇、异氰酸酯和RB4a制冷剂。某些桶上无中英产品标识，仅注明聚氨脂原料，而且还看到有多元醇和异氰酸酯混放现象和到放现象。许多铁桶因野蛮装卸而变形严重。仓库保管员回答了A审核员的一些提问，她说：“我不懂外文，仅凭铁桶的颜色发货。这里从未发生过人身和环境事故，现在这一切都挺正常。”(编者注：多元醇与异氰酸酯属应分类堆放物质，异氰酸酯易燃、有毒、遇水将分解、受紫外线照射或燃烧、爆炸能产生有害气体如CO、NO,X,、CO,2,),47,审核技巧,现场问题追踪思路表,48,案例分析之壹,某化工厂的硫酸贮槽在稽核员稽核当日已发生轻微泄漏,3,天了，工程师已告知相关作业人员，但尚无书面记载，仅通知厂务及工安人员会勘，静候贮槽厂商前来处理。,49,不符合报告之一,稽核当日发现硫酸贮槽已已发生轻微泄漏,3,天,但工程师仅告知相关作业人员和厂务及工安人员会勘，且尚无书面记载，只是静候贮槽厂商前来处理,而没有做出合适的响应来减少可能伴随的环境影响。,不符合,ISO14001:2004,标准,4.4.7,规定的“,組織應對實際發生的緊急情況和事故作出,響,應，並預防或減少隨之產生的有害環境影響,” 要求,50,案例分析之贰,在审核过程中，审核员注意到远处墙边草坪上放置了几个不同颜色的油桶，桶的边沿还有明显的泄漏痕迹，便询问这桶中盛装何物，现场负责人回答不知道，说是施工单位放在这里的。,51,不符合报告之二,查墙边放置的由公司相关方某施工单位存放的几个不同颜色的油桶,桶的边沿有泄漏痕迹,且公司相关负责人不知桶中装有何物,不符合,ISO14001:2004,标准,4.3.1,规定的“組織應,a),識別其環境管理體系覆蓋範圍內的活動、產品和服務中能夠控制和能夠施加影響的環境因素,”,要求,52,案例分析之叁,稽核员查核该公司于一年来之对外沟通记录，发现附近居民已有三次提出意见，对一年前所设置之设备发出噪音影响社区安宁，尤其是在中午时段。该公司于每次接获反应时均由公关人员依规定予以书面回答。由于一年前对该设备所作之环境影响评估，噪音不列入显著考量面，故未曾修改相关环境管理目标。由于噪音测值均符合法规标准，故对社区所提意见无相关检讨记录。,53,不符合报告之三,针对公司的噪音问题,周围居民已经提出,3,次意见,但查阅针对噪音这个环境考量面的环境影响评估,只有一年前的评估记录,且没有列入显著考量面,也没有相应的管理目标改善,.,不符合,ISO14001:2004,标准,4.3.1,规定的“,組織應將這些,信,息形成,文件,並及時更新,” 要求,54,案例分析之肆,近来，由于环保意识提高，外部相关团体相当关切工厂的环保措施及具体绩效，但工厂始终对于该项问题保持沉默，总想多一事不如少一事，高阶主管还特别交代各级主管，尽可能的设法防止各项环境问题或缺点泄露出去，以减少,(,降低,),环保抗争的风险。稽核员查阅工厂巡检,/,异常报告书中，发现盐酸贮槽在一个月曾发生泄漏，但此份报告并未知会工安暨环保部门的人员。,55,不符合报告之四,查阅工厂巡检,/,异常报告书中，发现盐酸贮槽在一个月曾发生泄漏，但此份报告并未知会工安暨环保部门的人员。,不符合,ISO14001:2004,标准,4.4.3,规定的“,組織應建立、實施並保持,a),組織內部各層次和職能間的,信,息,交流,”,要求,.,56,案例分析之伍,审核员在现场审核时发现锅炉房内有一个灭火器过期了，询问在现场的员工得知，公司方已经知道这个事情，但因最近业务繁忙，还没来得及更换，要等一段时间才有专人来更换。,57,不符合报告之伍,查锅炉房内有一个灭火器已经过期,经进一步查证得知公司方已经知道此事,但没有采取相应的措施进行改正,.,不符合,ISO14001:2004,标准,4.5.3,规定的“,組織應,識別及糾正不符合,並採取措施減少所造成的環境影響,”,要求,58,案例分析之六,某厂由于厂区狭小，将化学原料委托当地的一个储运公司保存。该储运公司由于管理不善，导致化学品发生大规模泄露。,59,不符合报告之六,查化学品委托存放处某储运公司,由于管理不善导致化学品泄漏,造成严重环境污染,不符合,ISO14001:2004,标准,4.4.6C,规定的“,對於組織使用的產品和服務中所確定的重要環境因素應建立、實施並保持,程,序,並將適用的,程序,和要求通報供方和合同方。,”要求,60,