机关会计档案管理课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,机关会计档案管理,*,机关会计档案管理,安徽省档案局标准化建设处 王晓源,联系电话：05512609790,机关会计档案管理,执行标准、规范性文件,会计档案管理办法,1998年8月21日财政部 国家档案局,安徽省会计档案管理办法实施细则,1999年7月28日省财政厅 省档案局,会计档案案卷格式,DA/T392008,机关会计档案管理,一、会计档案的管理原则,二 、会计档案归档范围,三、会计档案的整理立卷,四、会计凭证封面格式,及其著录要求,五、会计档案盒格式 及其著录要求,六、帐簿启用及接交表格式的著录要求,七、会计档案目录格式 及其著录要求,八、卷内目录格式 及其著录要求,九、卷内备考表格式及其著录要求,十、会计档案的保管利用,十一、会计档案的销毁,机关会计档案管理,一、会计档案的管理原则,各级政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案管理工作的指导、监督和检查。,各单位必须建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等制度，保证会计档案妥善保管、存放有序、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。,会计档案由会计机构负责整理、归档，档案机构应当按规定时间接受。,机关会计档案管理,会计档案管理工作流程,制订工作管理制度分类确定归档范围、保管期限材料收集、鉴定分类、整理立卷（装订、盖章、编号、填写各项、装盒）编制保管清册、销毁清册、移交清册档案移交档案保管、利用档案鉴定、销毁,机关会计档案管理,二 、会计档案归档范围,会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,（一）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。,（二）会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。,机关会计档案管理,（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。,（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料， 会计人员交接表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。,机关会计档案管理,三、会计档案的整理立卷,各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。,会计档案按其形式特点和形式，采用名称年度分类。即会计凭证、会计帐簿、财务报告、其他四类，分别按年度分开。,会计档案案卷后应附备考表。,预算、计划、制度等文件材料，应执行文书档案管理规定。,机关会计档案管理,记帐凭证的整理立卷,记帐凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去除金属物，选取适当厚度（一般不超过5厘米）为一册，加上封面封底，装订成册。,装订时，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，用棉线在左上角装订，并用纸,包封装订角,，由,会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章,。,一册为一卷。,机关会计档案管理,会计帐簿的整理立卷,按照帐簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。,活页式帐簿应从第一页到最后一页顺序编页号，年终结帐装订成册。,机关会计档案管理,帐簿封面应写明以总分类帐户命名的帐簿名称，几个总分类帐户合订为一本的，应分别写明几个帐簿名称；一个总分类帐户分订成几本的，除写明帐簿名称外，还应标明本帐户共装订成几本，该本是第几本。,帐簿扉页上的“帐簿启用表”应按规定逐项填写，并加盖名章和单位公章。,机关会计档案管理,财务报告的整理立卷,月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷。,决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。,财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由,会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章,。,机关会计档案管理,其他类会计档案的整理立卷,各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。,案卷封面应写明单位名称、材料名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。,机关会计档案管理,会计档案案卷的排列与编号,会计档案案卷应当按照内部机构类别年度的顺序进行排列，并分别编小流水号。,会计凭证类：在一个会计年度内，按行政、事业、企业、基建等机构的顺序排列，在一个机构内按112月份顺序排列。,会计帐簿类：在一个会计年度内，按行政、事业、企业、基建等机构的顺序排列，在一个机构内，按总帐、现金日记帐、银行存款日记帐、明细帐、辅助帐的顺序排列。,机关会计档案管理,财务报告类：在一个会计年度内，按行政、事业、企业、基建等机构的顺序排列，在一个机构内，按年报、季报、月报的,顺序排列。,其他类：在一个会计年度内，按行政、事业、企业、基建等机构的顺序排列，在一个机构内，按会计档案保管清册、销毁清册、移交清册，会计人员交接表、银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应保存的会计核算专业材料的,顺序排列。,机关会计档案管理,四、会计凭证封面格式,及其著录要求,会计凭证封面外形尺寸,封面尺寸规格采用245mm130mm（长宽）或245mm150mm（长宽）。,封底尺寸同封面尺寸。,会计凭证封面项目,封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。各项目具体位置、尺寸见 图A1（a）、图A1（b）。,机关会计档案管理,图A1（a） 会计凭证封面格式一,机关会计档案管理,图A1（b） 会计凭证封面格式二,机关会计档案管理,封面项目的填写方法,单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。,会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。,机关会计档案管理,起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。,册数：填写起止时间界定内会计凭证的册数。,册次：填写本册会计凭证的序号。,记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。,记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。,附件数：填写本册会计凭证的附件张数。,会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。,机关会计档案管理,会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。,装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。,装订时间：填写该本会计凭证装订结束的时间。,备注：填写该本凭证需要说明的事项。,制成材料质量,记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮纸制作。,机关会计档案管理,会计凭证盒格式,及其项目填写,会计凭证盒外形尺寸,会计凭证盒的外形尺寸采用275mm155mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置30mm、40mm、60mm等。见图A2（a）,机关会计档案管理,机关会计档案管理,会计凭证盒项目及填写方法,会计凭证盒正面项目,会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。各项具体位置、尺寸见 图A2（b）。,机关会计档案管理,图A2（b）,会计档案凭证盒正面格式,机关会计档案管理,正面项目的填写方法,单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填写方法与记帐凭证封面一致。,时间：填写本盒会计凭证所属年月。,归档时间：填写单位内财务部门向档案部门移交会计档案的年月日。,立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓名。,保管期限：根据财政部和国家档案局1998年颁布的会计档案保管期限表确定填写该案卷的保管期限。,机关会计档案管理,全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。,目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。,案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。,机关会计档案管理,会计凭证盒盒脊项目及填写方法,会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、月份、册数、册次、保管期限，其排列格式尺寸见图A2（c）。,机关会计档案管理,图A2（c）会计档案凭证盒脊格式,D = 30、40、60 单 位 统 一 ：mm,机关会计档案管理,盒脊项目与正面有关项目对应填写,制成材料质量,会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制作。,机关会计档案管理,五、会计档案盒格式 及其著录要求,会计档案盒外形尺寸,会计档案盒的外形尺寸采用310mm220mm或310mm260mm（长宽），盒脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。见 图A3（a）,机关会计档案管理,机关会计档案管理,会计档案盒项目及填写方法,会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。各项目具体位置、尺寸见图A3（b）、图A3（c）。,机关会计档案管理,图A3(b)会计档案盒正面格式,机关会计档案管理,图A3(c) 会计档案盒正面格式二,机关会计档案管理,正面项目的填写方法,全宗名称：全宗名称相当于立档单位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的“单位名称”要求一致。,案卷题名：由整理会计凭证的人员自拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形成单位、时间、内容、类别，如：“曲靖市财政局二00二年度（或上半年、下半年、季度）财务报告”、“曲靖市财政局二00二年基金管理总帐”、“曲靖市乡镇企业局二00二年行政（或事业、或工会）现金日记帐”。文字力求简炼、明确。,时间：填写形成本盒会计档案的起止年月日。,卷数、张数：填写本盒内会计档案的卷数和张数。,保管期限：按照会计档案保管期限表填写该盒会计档案的保管期限。,机关会计档案管理,全宗号、目录号：填写方法与会计凭证盒上的“全宗号”、“目录号”的要求相同。,案卷号：填写本盒内会计档案的案卷号或案卷起止号，在案卷起号和止号之间用“一”隔开。,盒号：盒号是同一全宗、同一目录内按照案卷顺序号装盒的编号,。,会计档案盒盒脊项目的填写方法,会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。其排列格式尺寸, 见图A3（d）。,机关会计档案管理,图A3(d) 会计档案盒脊格式,机关会计档案管理,年度填写本盒会计档案所属年度，其他项目与正面相应项目填写一致,。,制成材料质量,会计档案盒宜采用700克以上无酸纸制作。,机关会计档案管理,六、帐簿启用及接交表格式的著录要求,帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量要求,用纸尺寸,帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。,质量要求,帐簿启用及接交表宜采用70克以上白色书写纸制作。,机关会计档案管理,帐簿启用及接交表项目和填写方法,帐簿启用及接交表正面项目和填写方法,帐簿启用及接交表正面项目包括单位名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、帐簿起止日期、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。各项目具体位置、尺寸见 图A4（a）。,机关会计档案管理,图A4(a),帐簿启用及接交表正面格式,机关会计档案管理,正面项目的填写方法,单位名称：填写形成会计档案的单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐凭证封面上的“单位名称”相同。,帐簿名称及编号：填写该帐簿所属的类别及其排列顺序号。,帐簿页数：填写该帐簿中有内容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。,帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的年月日。,经管人员：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。,机关会计档案管理,接交记录：该帐簿在使用过程中人员发生变化时，由接管和交出双方分别签名，并填写接交日期，同时，经管人员要填写职别并签名。,备注：填写该帐簿中需要特别说明的情况。,印花税：在印有“贴印花税”的空格处贴上印花税票。,档号：按照本单位档案分类编号方案的要求填写该帐簿的编号。,帐簿启用及接交表背面项目和填写方法,机关会计档案管理,背面项目,帐簿启用及接交表背面项目包括科目名称、页次。各项目具体位置尺寸见 A4（b）。非国际标准纸帐薄可根据实际需要另外确定用纸尺寸。,机关会计档案管理,图A4(b) 帐簿启用及接交表背面格式,机关会计档案管理,背面项目的填写方法,科目名称：根据该帐簿设置的科目名称依次填写。,页次：在编写该帐簿页码总流水顺序号的基础上，分别填写各个科目在该帐簿中的页码位置。,机关会计档案管理,七、会计档案目录格式 及其著录要求,会计档案目录用纸尺寸及质量要求,会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm），纸张质量宜采用70克以上白色书写纸制作。,会计档案目录项目,会计档案目录项目包括案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内张数、备注。各项目具体位置、尺寸（见图A5）。,机关会计档案管理,图A5会计档案目录格式,机关会计档案管理,项目的填写方法,案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。,类别：填写该卷会计档案所属的类别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类”、“财务报告类”等。,题名：题名即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同。,起止时间：填写该卷档案启用和终止的年月。8位数字分别表示,保管期限：根据整理会计档案时确定的会计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。,卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张数填写。,备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项。,机关会计档案管理,八、卷内目录格式 及其著录要求,卷内目录纸尺寸及质量要求,卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。,卷内目录项目包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注、各项目具体位置、尺寸（见 图 A6）。,机关会计档案管理,图A6卷内目录格式,机关会计档案管理,项目的填写方法,顺序号：以卷内文件材料排列先后顺序填写序号，亦即件号。,责任者：填写对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，即文件材料的署名者。,文号：填写文件制发机关的发文字号。,题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。,日期：填写文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20070619。,页号：填写卷内文件材料所在之页的编号。,备注：在需要说明情况的文件材料栏内打“*”号，并将需说明的情况填写在备考表中。,机关会计档案管理,九、卷内备考表格式及其著录要求,卷内备考表用纸尺寸及质量要求,卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档案目录相同。,卷内备考表项目,卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间，各项目具体位置、尺寸（见 图A7）。,机关会计档案管理,图A7卷内备考格式,机关会计档案管理,项目的填写方法,本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。,立卷人：由负责立卷者签名。,检查人：由案卷质量审查者签名。,立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。,检查时间：填写审查案卷质量的年月日。,机关会计档案管理,十、会计档案的保管利用,当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂时由会计机构保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设档案机构的，应在会计机构内部指定专人保管。出纳人员,不得兼管,会计档案。,会计档案移交原则是应保持原卷册封装。个别需拆封重整的，档案机构应会同会计机构共同拆封整理，以分清责任。,会计档案按类别分柜存放，并编制系统完整的案卷目录等，以便查找和利用。,机关会计档案管理,各单位保存的会计档案不得借出。应建立健全会计档案查阅审批、复制登记制度。,采用电子计算机进行会计核算的单位，应保存打印的纸质会计档案。,单位间交接会计档案，交接双方应办理会计档案交接手续，并在移交清册上签名或盖章。,会计档案保管期限分永久和定期两类，定期分3年、5年、10年、15年、25年。该期限为最低保管期限。,机关会计档案管理,会计档案移交清单格式,会计档案移交清单用纸尺寸及质量要求,与会计档案目录相同。,会计档案移交清单项目,会计档案移交清单项目包括年度、种类及数量、移交部门及移交人、接收部门及接收人、监交人、移交时间、备注。各项具体位置、尺寸（见 图A8）。,机关会计档案管理,图A8会计档案移交清单格式,机关会计档案管理,项目填写方法,年度：填写需要移交的会计档案所属年度，用4位阿拉伯数字填写。,移交部门及移交人：由单位内财务部门及其管理人员填写并盖章签字。,接收部门及接收人：由单位内档案部门或接收会计档案的有关部门及其管理人员填写并盖章签字。,机关会计档案管理,监交人：由监督办理接交档案手续的人员签名。,移交时间：填写办理会计档案移交手续的年月日。,备注：填写移交范围的会计档案中需标明的情况。,机关会计档案管理,十一、会计档案的销毁,由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁会计档案的名称、档号、册数、起迄年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。,机关会计档案管理,销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。并应核对会计档案销毁清册，签字盖章，报告单位负责人。,保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。,机关会计档案管理,附：会计档案保管期限,（企业和其他组织）1,序号,档案名称,保管期限,备注,一,会计凭证类,1,原始凭证,15年,2,记帐凭证,15年,3,汇总凭证,15年,二,会计帐簿类,4,总帐,15年,包括日记总帐,5,日记帐,15年,现金和银行存款日记帐保25年,6,明细帐,15年,7,辅助帐簿,15年,8,固定资产明细帐、卡片,机关会计档案管理,会计档案保管期限,（企业和其他组织）2,序号,档案名称,保管期限,备注,三,财务报告类,包括各级主管部门汇总财务报告,9,月、季度财务报告,3年,包括文字分析,10,年度财务报告（决算）,永久,包括文字分析、审计报告,四,其他类,11,银行存款余额调节表,5年,12,银行对帐单,5年,13,会计档案移交清册,15年,包括会计人员交接表,14,会计档案移交清册,永久,15,会计档案销毁清册,永久,机关会计档案管理,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限1,序号,档案名称,保管期限,备注,财 政,总预算,行政单位事业单位,税收会计,一,会计凭证,1,国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证,10年,10年,2,各收入机关编送的报表,10年,3,行政单位和事业单位的各种会计凭证,15年,包括原始凭证、记帐凭证和传票汇总表,4,各种完税凭证和缴、退库凭证,15年,缴款书存根联在销号后保管2年,机关会计档案管理,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限2,序号,档案名称,保管期限,备注,财 政,总预算,行政单位事业单位,税收会计,5,财政总预算拨款凭证及其他会计凭证,15年,包括拨款凭证和其他会计凭证,6,农业税结算凭证,15年,二,会计帐簿类,7,总帐,15年,15年,15年,8,日记帐,15年,15年,现金、银行存款日记帐保管25年,机关会计档案管理,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限3,序号,档案名称,保管期限,备注,财 政,总预算,行政单位事业单位,税收会计,9,税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐,25年,10,明细分类、分户帐或登记簿,15年,15年,15年,11,行政单位事业单位固定资产明细帐、卡片,固定资产报废清理后保管5年,三,包括文字分析、审计报告,12,财政总预算,永久,13,行政单位和事业单位决算,10年,永久,机关会计档案管理,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限4,序号,档案名称,保管期限,备注,财 政,总预算,行政单位事业单位,税收会计,14,税收年报（决算）,10年,永久,15,国家金库年报（决算）,10年,16,基本建设拨、贷款年报（决算）,10年,17,财政总预算会计旬报,3年,所属单位报送的保管2年,18,财政总预算会计月、季度报表,5年,所属单位报送的保管2年,19,行政单位和事业单位月、季度报表,5年,所属单位报送的保管2年,机关会计档案管理,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限5,注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理,序号,档案名称,保管期限,备注,财 政,总预算,行政单位事业单位,税收会计,20,税收会计报表（包括票证报表）,10年,电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年,四,其他类,21,会计档案移交清册,15年,15年,15年,包括会计人员交接表,22,会计档案保管清册,永久,永久,永久,23,会计档案销毁清册,永久,永久,永久,机关会计档案管理,谢谢大家！,机关会计档案管理,