8第八讲日常事务文

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第八讲 日常事务文书写作,1,一、信息文书,（一）简报,（二）大事记,（三）启事,二、事务书信,（一）感谢信,（二）慰问信,（三）求职函、辞职函、招聘函,三、礼仪文书,（一）欢迎词、欢送词、祝词,（二）答谢词,（三）贺信,（四）请柬、邀请书,2,一、信息文书,（一）简报,1、简报的含义、作用和特点,简报是党政机关、群众团体、企事业单位编发的反映情况、传播信息、交流经验、指导工作的一种,摘要性,的,内部文件,，也叫做“情况反映”、“情况交流”、“简讯”、“动态”、“内部参考”等。,简报在日常工作中起着十分重要的作用，是一个简便、灵活的传递信息的工具。,3,特点：,（1）时效性,简报错过了时机，它的作用就会大大缩小。,（2）简明性,简报姓“简”，简明扼要，做到简短而不失疏漏。简报的主要阅读者是各级领导同志，他们工作很忙，如果简报篇幅太长，领导分身无术，必然影响对情况的掌握。,（3）新颖性,新颖是简报写作的价值所在。简报只有努力反映新情况、新动向、新问题、新经验，才能发挥它应用的作用。也只有内容新鲜，观点新颖，才能引起领导人的关注。,（4）机密性,内部传阅，不公开发行。不同内容的简报，传阅的范围和机密程度也不相同。一般说来，简报发行范围越广，机密程度越低，发行范围越窄，机密程度越高。越是级别高的机关编写的简报，机密程度越高。,4,2、简报的种类,简报的种类，不同的教科书按不同的角度、标准，有不同的分类。如，有的将简报分成综合情况类简报、专项工作类简报、会议类简报、经验类简报、社会动态类简报、思想动态类简报；有的将简报分成工作简报、会议简报、信息简报。,教材按编写方式：专题式、综合式、信息报送式、经验总结式、转发式,5,3、简报的格式（P275）,报头、报核、报尾,4、简报的编写方式及注意问题,（1）紧紧抓住简报特点：时效、简明、新颖、机密；,（2）用最少的语言，说明最重要的事情；,（3）让领导用最短的时间，知道最有效的信息。,具体写作方式：P276,6,练习,四、阅读与析评（P286）,下面是一篇述评式简报,请仔细阅读并分析其写法和存在问题。,对幼儿园学生实行接送制度好,县城镇各幼儿园实行比过去较为严格的孩子接送制度。家长送孩子到园时，园方发给一个接送卡，接孩子时家长再把接送卡交回园方。这个制度好，可以使学生准时、安全到园，避免上学、放学途中玩耍，不出现不安全现象，甚至被冒领、劫持勒索等。对学前班、小学低年级学生也可以借鉴这种接送制度，使学校老师、家长都放心。,3、参考修改稿：,幼儿园实行接送卡制度好,县城镇各幼儿园实行接送卡制度。家长送孩子到园时，园方发给一个接送卡，园方验卡后才能接走孩子。这个制度开以较好地防止出现孩子被冒领、劫持等安全问题，对孩子健康成长有利，使学校和家长都放心，值得推广。,7,（二）大事记,1、大事记的含义和特点,大事记是党政机关、社会团体、企事业单位或个人用简述的方式，按时间顺序记载重大事件、重要活动的书面材料。它既可以作为机关、单位回顾总结工作和查证历史的重要依据，也可以反映机关、单位的变迁、发展，成为珍贵的档案材料，还可以作为编撰年鉴、地方志或个人简历的历史资料。,大事记主要有三个特点：,（1）以时系事，检索方便。,（2）言简事赅，容量丰富。简约不简单,（3）专人记录，各方协助。,8,2、大事记的内容和类型,一般来说，大事记所记载的内容大致有如下几项：,（1 ）关系全局的大事、要事及其对本地区、本单位的影响。,（2）本单位的重要活动以及上级对本单位的重要领导活动。,（3）本单位的重要会议情况。,（4）本单位的组织变动情况。,（5）本单位的主要工作。,按内容划分，两种类型：,（1）综合性大事记，即将本机关单位各方面的大事要事，按时间顺序进行记录。,（2）专题性大事记，即将本机关单位不同内容的大事要事，按时间顺序分类进行记录。,9,3、大事记的结构和写法,1标题。大事记标题有两种写法。,综合性大事记，如“广东省学院2000年大事记”。,专题性大事记，如“石化总厂技术改造大事记” 。,2正文。,(1)重视改革中出现的新事物，从中可以看出记述者选择事件有无眼光。,(2)分清大事，不能漏记大事。,(3)严格按照事物发生时间的先后顺序作客观的记述。,(4)大事记并不要求完整地记述某一件大事，而是重点记述事件发生的时间和它的主要内容。,(5)大事记要求一事一记。同一天发生的其他大事，用“”标示，分开记。,(6)语言要简洁。该长则长，该短则短。高度概括，简明扼要。,10,例文,1993年2月,1日，市政府颁发广州市授予荣誉市民称号办法。,广信无线传呼台开通。,2日，广州医学院第一附属医院成功地为一患者施行省内首次人工全肩关节置换手术羟基磷灰石喷涂的钛合金人工肩胛骨和全肩关节。,3日，美国新任驻广州总领事马继贤抵穗履职。,4日，广州日报载，美洲银行广州分行获准在穗开设。,香港新鸿基地产集团主席郭炳湘向市科技进步基金会捐赠1 000万港元。,5日，广州日报载，上月中旬，我市1 000多吨塘鱼死于寒潮，直接经济损失超1 000万元。,市政府隆重举行大会，授予李嘉诚等49位先生、女士“广州市荣誉市民”称号。,市政府召开第3次华侨、港澳同胞捐资办学表彰大会，表彰了霍英东、曾宪梓、何善衡等65人和香港裕达隆有限公司等14个团体。,6日，广州地区最大的期货市场广东星汉国际期货公司开业。,7日，加拿大温哥华市市长戈登坎培尔到我市进行参观访问。,8日，我国铁路运输第一家企业集团广州铁路集团成立。,析评上例为一篇综合性大事记。每事用一段话记述，以时间为序，一事一记，按日组合。同一日有其他事，则用“”标出。综合性大事记多用这种写法。,11,（三）启事,1、启事的含义和类型,“启”字含有“陈述”的意思。“事”即“事情”。启事，就是公开陈述事情。单位或个人将需要向大众说明并请求予以支持的事情简要写出，通过传媒公开，这样的应用文书就是启事。,启事可分为三大类：,（1）征招类启事，包括招生、招聘、招标、招工、招领、征稿、征婚、换房等启事；,（2）声明类启事，包括遗失、作废、解聘、辨伪、迁移、更名、更期、开业、停业、竞赛、讲座等启事；,（3）寻找类启事包括寻人、寻物启事等。,这三大类启事大都与经济活动相关。,12,2、启事的结构和写法,尽管启事种类繁多，但其结构大体相同，通常由标题、正文、落款三部分组成。,（1）标题。,（2）正文。具体说明启事的内容，必须将有关事项一一交待清楚。,（3）落款。写明启事单位名称或个人姓名和启事日期。如果标题或正文中已写明单位名称，此处可以省略。有的启事还需要写明单位地址、时间、电话、电子邮箱、联系人等。凡以机关、团体、单位的名义张贴的启事，应加盖公章，以示负责。,13,3、启事写作的注意问题,（1）标题要简短、醒目,。启事标题应力求简短、醒目，主旨鲜明突出，高度概括，能,抓住公众的阅读心理,。尤其是广告性、宣传性的启事，标题更要注意艺术性。,（,2）内容要严密、完整。,启事的事项一定要严密、完整，不遗漏应启之事，且表述清楚。要求内容单一，最好一事一启，便于公众迅速理解和记忆。联系方式等都要一一交待清楚。,（3）用语要热情、恳切、文明,。启事的文字要通俗、浅显、简洁、集中，态度庄重、平易，而又热情、恳切、文明礼貌，以使公众产生信任感，达到的预期效果。,14,练习,病例析改,1写大事记要客观纪实，不加评论，也不加具体描述。请指出下面几段大事记不符合写作要求的地方，并作修改。,3月3日，县长等领导为了进一步开展统战工作，加强与海外人士的广泛联络，吸引更多的外资发展本县经济，在县政协会议室亲切接见本县回乡探亲的旅台同胞、，同他们进行了热烈友好的交谈，并设午宴招待了他们。他们相信这次会见能有利于联络广大本县籍海外人士振兴本县经济。,修改：,3月3日，县长等领导在县政协会议室接见台湾同胞、，就振兴本县经济问题与人他们进行了交谈，并设午宴招待。,15,5月5日，最近一段时间以来，本县各行业刮起一股强劲的涨价风，群众意见很大，严重影响了广大群众的生活。为了坚决刹住乱涨价的歪风，县政府召开各乡镇主要负责人及有关部门领导参加的会议，强调刹住乱涨价歪风的重要意义，决定在全县开展物价大检查活动，希望通过这次活动能刹住这股歪风。,修改：,5月5日，县政府召开各乡镇主要负责人及有关部门领导参加的会议，决定在全县开展物价大检查活动，刹住乱涨价歪风。,16,9月9日，由于当天是中秋节，又逢城镇墟期，上午8时浏阳河大桥发生严重塞车事件，往来车辆相当多，那些客车、货车、机动三轮车都趴在桥上不动了，导致东、西、南三条交通线受阻。这一塞车事件惊动了县交通、交警、公安等部门，他们立即动员，出动了数十人奔赴现场指挥交通，到下午四时，各路车辆才缓慢通过大桥。交警、公安部门表示以后加强警力指挥车辆通过大桥，以免类似事件发生。交警、公安部门及时处理塞车事件的行动得到广大市民的赞扬。,修改：,9月9日（中秋节），上午8时浏阳河大桥发生严重塞车事件，导致东、西、南三条交通线受阻。县交通、交警、公安等部门于下午四时疏通。,17,2下面一则招聘启事，细读可发现毛病，请分析修改之。,医药时报社,招聘(商调)记者、编辑启事,医药时报是全国公开发行的医药专业报，属全民事业单位。现因报纸发展需要，经省人才交流中心批准向社会招聘(商调)记者、编辑3名。,应聘条件：坚持四项基本原则，品行优良，身体健康，热爱新闻事业的杭州市常住户口、年龄在35周岁以下，有两年以上实际文字工作经验的新闻、中文、医药专业大专以上学历者。,报名时随带本人身份证、学历证明、在报刊上发表过的作品及一(寸)近照两张。,报名时间：1993年6月7日6月14日，每天8：3016：30。,报名地点：杭州市路222号，浙江医药大楼九楼医药时报社。,联系电话：556009、556003,联系人：,分析：,这则启事的主要毛病如下：,（1）标题对是“招聘”还是“商调” 模棱两可，应选其一。而文中有“应聘条件”，应属“招聘”。,（2）应聘条件写成一句长话，不利于阅读。应分成几条来写。,（3）漏写待遇。,18,医药时报社招聘记者编辑启事,医药时报是全国公开发行的医药专业报，报社属全民事业单位。因业务发展需要，经省人才交流中心批准向社会公开招聘记者3名、编辑3名。,一、应聘条件：,1. 品行优良，身体健康，热爱新闻事业；,2. 具有新闻、中文、医药专业大专以上学历；,3. 有杭州市常住户口、年龄35周岁以下；,4. 具有两年以上实际文字工作经验，在报刊发表过一定数量的作品。,二、报名时间：年6月7日6月14日，每天8：3016：30。,三、报名地点：杭州市路222号，浙江医药大楼九楼医药时报社。,四、待遇：。,有意应聘者请携带本人身份证、学历证明、一寸半身正面免冠近照两张、报刊发表作品复印件，到报社人事部报名面试。,联系电话：556009、556003,联系人：,医药时报社,年月日,19,二、事务书信,（一）感谢信,（二）慰问信,（三）求职函、辞职函、招聘函,均为书信格式，,作用、目的、语气的差别,20,（一）感谢信,是机关、团体、单位在获得有关方面和人员的关心、支持、帮助、慰问、馈赠后，向对方表示感谢的事务书信。,感谢信在公务活动及日常生活中使用较广泛。,感谢的事项必须真实。字里行间所流露出的感激之情应是由衷的、真挚的。反对虚伪、应付、客套。,21,（二）慰问信,是机关、团体、单位向有关方面或个人表示安慰、问候、鼓励和致意的一种事务书信。它能体现组织的关怀、温暖，社会的爱心与支持，朋友、亲人间的深厚情谊，能给人以奋进的勇气、信心和力量。,慰问信以电讯的方式传送时，叫慰问电。,写慰问信感情要真挚，语气要诚恳，语言要富有感染力，使被慰问者从中得到慰藉与鼓励。,22,（三）求职函、辞职函、招聘函,求职函是求职者向有关企事业单位，介绍自己的基本情况，提出供职请求，并要求对方考虑、答复的文书。,辞职函是员工向供职单位表白辞职愿望的文书。,招聘函是企事业单位希望特定的对象到自己的单位供职的征询性文书,。,23,三、礼仪文书,（一）欢迎词、欢送词、祝词,（二）答谢词,（三）贺信,（四）请柬、邀请书,24,（一）欢迎词、欢送词、祝词,注意事项,1感情须亲切、真挚、诚恳，要符合当时情况，能适当引导出席者的情绪，以创造一种友好的气氛，密切关系，推动双边合作。,2注意礼貌，又有分寸。既尊重对方，又不卑不亢。,3有分歧的问题、意见不一致的问题不在言辞中表露。,4语言，要便于交际场合朗读、演说，即上口、好读。,5动笔之前，要了解对象的基本情况，比如已取得的成就及影响、大会的宗旨、工程建设的目的等。这样，才能切合实际，有的放矢，言之有物。,25,（二）答谢词,答谢词是在专门仪式、宴会、招待会上宾客对主人的热情接待表示衷心感谢的致词。,正文部分一般包括的内容有：对对方的热情接待表示由衷的感谢。如果是访问，则概述出访期间留下的美好印象，赞扬主人某方面的业绩、崇高的精神，或对双方共同关心的问题表达自己的观点、看法和愿望。结尾一般需对对方再次表示谢意。,26,（三）贺信,贺信是机关、团体、单位向取得重大胜利，有突出成绩或喜庆之事的有关单位及人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。,现在，贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所做贡献的形式，有的还用来表示慰问和赞扬。,重要的贺信往往对广大群众有很大的激励和教育作用。,注意事项,1感情真挚、浓烈，给人以鼓舞。,2评价要适当而有新意，避免陈词滥调。行文规范，称谓合体。,3文字简练，语言朴素。不堆砌华丽辞藻，不言过其实，不空喊口号。,27,（四）请柬、邀请书,请柬、邀请书(信)也叫请帖，是邀请客人时所写的文书。它是一些单位在邀请上级领导、兄弟单位的有关同志前来参加重要的纪念、庆祝活动时，为表示庄重而使用的一种告知性礼仪文书。其使用范围很广，召开庆祝会、纪念会、联欢会、洽谈会、订货会、研究会、交流会以及举行招待会、宴会、茶话会等都可发请柬或邀请书(信)。,请柬按用途分类，有会议类请柬，专为庆祝会、纪念会、座谈会等发出；活动类请柬，专为仪式、宴请、执行等发出；工作类请柬，专为成果的评审、鉴定、决策的论证而发出。,28,请柬、邀请书(信)写作的注意事项,1有关信息的交代要清楚。邀请的内容、时间、地点、被邀请者的姓名、头衔必须准确无误。,2措词讲究。用语要简短、热情、文雅，宜用期盼性语言表达。突出“请”意，避免使用“务必”、“必须”之类带强制性词语，不能有半点强求之意。当然，对特殊的邀请书，措词必须与所邀请参与的活动性质相适应。,3制作宜精美。装帧尽可能美观、大方，以示对被邀请者的尊重。,4文种选择需根据使用的场合和情况。隆重的礼仪场合多用请柬；参加学术研讨会、纪念会、订货会多用邀请书(信)，一般的会议发通知即可。邀请的事项单一，用请柬；邀请的事项较复杂或需要向被邀请者说明有关问题，则用邀请书(信)。,5如有需要注意的事项，要在“请柬”或“邀请书(信)”上适当的位置注明。如联系人、联系电话、食宿或携带物品、文件要求、交通路线等。如有签到卡，可随请柬附上。,29,课堂作业,案例：,刘林和你同事竞争上海地区经理一职，过去一年间，刘林工作非常出色，虽然你知道刘林工作能力不错，但你认为你来公司的时间更长，应该得到这个职位。另外，这次职位的提升对你职业发展非常重要，而且对你个人的生活也有特殊意义：你年迈的双亲就住在上海，你希望理他们进一点，以便更好地照顾他们。有一天，你碰上了一位老朋友，他知道刘林的一些情况，你了解到，刘林并非向他简历里说的那样，他从来没有上过大学。,你该怎么办？,然后写一篇应用文，可以是上司，也可以是刘林,选择：上司汇报检举信,自荐信,刘林沟通信件,30,作业,1、认真自学第五部分：专业文书写作,2、完成下列作业,（1）P339：二、三题,（2）P367：二题,3、请完成题为：2007年“学苑珠宝” 翡翠销售走势的预测报告,说明：市场预测报告是根据所调查的商品生产销售情况以及其他相关资料，运用科学分析的方法进行预计测算，推断商品市场走势的书面报告。具有预见性、科学性、实效性。,可以从,定性,和,定量,的角度加以说明。,要求：5月10日前交,31,