第十章邮件处理

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,邮件处理,1,教学策划,教学目的：,了解收取邮件及发出邮件处,理过程的步骤和方法；,教学重点：,收取邮件处理过程的步骤和,方法；,教学难点：,邮件的恰当呈送及辅助工作。,2,一、引言,邮件与文件。,各种信件、印刷品、邮包等，象电报、电传、传真都属于邮件的范围。,办公室的主要工作是对信息的处理：,接收信息、记录信息、整理信息、发出信息,四个环节。每个环节都与处理邮件有着极为,密切的关系。,3,处理邮件,简单的工作：,邮件的收取、分类、拆封、登记、,阅理,、分送等；,复杂的工作：,对收到的邮件中所包含的信息作出准确的判断，并在此基础上作出正确的反应。-,办理,4,收取邮件处理过程的步骤和方法,(重点）,（一）分类,方法：,、按姓名分；2、按部门分；,3、按重要性分,A 看姓名或单位;,B 有特殊邮寄标记;,C 电报、电传、传真等邮件;,D 私人邮件（美国） 。,5,（二）拆封,1、邮件的拆封：,2、拆封后的检查：,3、标注日期。,6,、误拆邮件的处理,、停止阅读。,、按原样折好、装好。,、在信封上贴一张字条，注明“误拆”，,并签上名字。,、尽快送交收信人。并当面致歉。,、吸取教训,7,误投邮件的处理,1、划去错误的地址，“该地址不对。”,2、“误拆”，自己姓名的缩写。,3、封好退回。,8,（三）登记,1、邮件登记表：,9,2、预期收到邮件登记表：,10,（四）,阅,理,（难点）,秘书在分发邮件之前，必须要对邮件再次分类，主要是,按由谁处理的标准分,：,1、必须呈送给经理处理的 ；,2、必须转送给有关部门或人员处理；,3、按职责规定必须留下由秘书自己处理的。,11,1、呈送邮件给经理处理,（重点）,呈送给经理前，应做好下面5件事：,1）再次阅读。确保只有老板可以受理。,2）附上参考资料。,3）标出重点。,4）做旁注。,5）分类。分三类：,A.优先处理的（电信类邮件）；,B.例行的（普通邮件）；,C. 印刷品（报纸、杂志、广告）,12,呈送“文件夹”还要注意（简）,1）要一事一夹。,2）不要越级呈送。,3）要在领导刚上班时呈送。,4）文件材料较多时，要让领导细看。,5）领导审批结束时，要及时反馈。,13, 签收：, 复印：, 将提示条贴在信件上,或填邮件转送单：, 填邮件传阅单：,你A你B你C 你,设计一份表格,2、转送给有关部门或人员处理：,14,3、经理不在时邮件的处理,原则：做好职责范围内的事。,1）弄清变动。,2）转送他人。,3）自己处理。,4）填邮件摘要表。,5）请示经理。,）把寄给上司的邮包连续编号(如41、42、43)。,）积压的信件分袋存放标注。,15,（五）分送,分发要及时，,具体有三个要求：,1）每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。,2）每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。,3）每次分发邮件的时间也必须相对固定。,16,二、发出邮件,、折叠信纸：,1）一般信封：,三等分，文字朝内。,2）小号信封：,先二等分，然后三等分。,3）开窗信、帐单信：,三等分，上头文字朝外，下头文字朝内。,17,、信封的打印：, 收信人姓名、地址,寄信人姓名、地址,特殊的邮寄标记,18,英文信封（简）,第1行：收信人姓名（全名）及尊称。,第2、3行：单位名称（全称）小 大，即部门,公司，但现在也有变化。,第4行：街区地址（小 大），但也有例外的。,第5行：城市名称（完整）、邮编。,第6行：国家。,19,最好用黑色的色带；,用规范的印刷体；,英文信：左侧对齐；,传统首字母大写，或全部字母大写都可以；,字与字间空12字，邮编前空多些25字；,用规范的信封。, 信封打印要注意的问题,20,、最后的检查,五项（包括信封、信纸）：,一、检查签名。,二、检查地址。,三、检查邮寄标记。,四、检查附件。,五、检查抄送标记。,选择发送方式,21,三、电子邮件,1、发送 e-mail：“主题”栏要一目了然。注意尊敬、有礼、及时、保密。,2、接收 e-mail：每天检查一次、及时删除垃圾、下载有用文件、注意防止病毒。,22,电子邮件中的礼仪,1、,内容简单明了,2、语意清楚,3、避免情绪化用词,4、适当的引言,5、记得署名,6、文法/错别字检查,23,邮包和印刷品的处理,1、邮包的处理：,1）你方要求对方寄来的,2）不请自到的,24,2、印刷品的处理,收集资料的方法：,1）剪报；,2）复印；,3）扫描；,4）保存原件。,25,