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,第,44,页,总账系统功能概述,01,1,2,3,功能概述,总账系统的功能模块应用,总账系统业务流程,目,录,一、功能概述,总账是指总分类账簿（也称总分类账），是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。,一、功能概述,总账是用友通产品财务系统的核心，业务数据在生成凭证以后，全部归集到总账系统进行处理，总账系统也可以进行日常的收款、付款、报销等业务的凭证制单工作；从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处理工作均在总账系统实现。,一、功能概述,总账系统具体包括以下几个主要模块,:,01,02,03,04,05,系统初始化,：,是为总账系统日常业务处理所准备的，主要包括设置系统参数、设置会计科目体系、设置凭证类别、录入期初余额、设置结算方式等。,出纳管理,:,现金日记账、资金日记表、支票登记、编辑银行存款等。,日常业务处理,：,包括填制凭证、审核凭证、出纳签字、记账及查询和汇总账表。,账簿管理,：,提供支票登记簿的功能，用登记支票的领用情况，并可查询银行日记账、现金日记账及资金日记账，定期对单位银行日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。,期末业务处理,：,完成月末自动转账处理，进行试算平衡、对账、结账以及生成月末工作报告。,二、总账系统业务流程,（一）,总账系统业务流程,二、总账系统业务流程,（二）,总账系统的流程分析,1.,手工总账系统的数据处理流程,二、总账系统业务流程,（二）,总账系统的流程分析,1.,手工总账系统的数据处理流程,手出手工会计下总账系统处理流程的缺陷，主要表现在以下几个方面：,单击添加主题描述文字单击添加主题描述,单击添加主题描述文字单击添加主题描述,单击添加主题描述文字单击添加主题描述,单击添加主题描述文字单击添加主题描述,02,03,04,01,数据大量重复,信息提供不及时,工作强度大,准确性差,二、总账系统业务流程,（二）,总账系统的流程分析,2.,电算化总账系统的数据处理流程,二、总账系统业务流程,（三）,电算化方式和手工方式下总账系统处理流程的区别,数据存储方式不同,数据处理方式不同,会计资料的查询统计方式不同,对账的方式不同,数据处理的起点与终点不同,三、总账系统的功能模块应用,在信息化环境下，总账系统的主要功能包括系统初始化、凭证管理、出纳管理、信息查询、辅助核算管理及期末处理等。,总账管理系统初始化设置,02,1,2,3,总账系统的参数设置,期初数据录入,基础数据设置,目,录,一、总账系统的参数设置,设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置，以便为总账管理系统配置相应的功能设置相应的控制。,控制参数一般有：是否对凭证日期进行序时控制、是否对支票进行控制、是否进行赤字控制、是否允许修改或作废他人填制的凭证、是否对制单权限进行细化、是否允许在总账系统中使用其他子系统的,二、基础数据设置,05常用凭证设置,01 定义外币及汇率,02 建立会计科目,04 常用摘要设置,03 凭证类别设置,三、期初数据录入,期初数据主要是最低一级明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。如果是数量金额类科目还应输入相应的数量和单价。如果是外币类科目还应输入相应的外币金额。,数据录入完毕后，通常系统将自动对数据进行校验。这些校验主要有：,三、期初数据录入,上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等,所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计,资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计,辅助账的合计是否与其上级科目对应值相等,01,02,03,04,总账管理系统的日常业务处理,03,1,2,3,凭证管理,账簿查询,出纳管理,目,录,一、凭证管理,一、凭证管理,（一）,填制凭证,填制凭证辅助项,填制凭证,一、凭证管理,（二）,复核凭证,3,2,1,主管签字,出纳签字,审核凭证,一、凭证管理,（三）,记账凭证,记账凭证经过复核后，便可以记账了。如果期初余额试算不平衡将不能记账；如果上月未结账，则本月不能记账。,一、凭证管理,（四）,作废/恢复凭证、删除凭证,作废凭证仍然需要参与记账，否则无法结账，但不作数据处理，相当于空白凭证，账簿查询时，没有该凭证的数据。,一、凭证管理,（五）,整理凭证,凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账的凭证重新编号，若本月已有凭证记账，那么本月的最后一张记账凭证之前的凭证将不能作废整理，只能对其后面未记账的凭证整理。若想作凭证整理，应先用：【恢复记账前状态】功能中恢复本月初的记账前状态，再做凭证处理。,一、凭证管理,（六）,冲销凭证,对于已经记账的凭证，发现错误，可以制作一张红字冲销凭证，执行【制单】【冲销凭证】命令，制作红字冲销凭证，通过红字冲销法冲错增加的凭证，应视同正常凭证进行保存管理。,一、凭证管理,（七）,查询凭证,总账管理系统的填制凭证功能不仅是各个账簙数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。通过【填制凭证】查询功能，可以查询符合条件的凭证信息，通过查询菜单也可以查看到当前科目最新的余额、外部系统制单信息，查询明细账等。,二、出纳管理,出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具和工作平台，包括出纳签字、现金和银行存款日记账的查询打印、资金日报、支票登记簿及银行对账。在这里，主要介绍出纳签字。,二、出纳管理,二、出纳管理,三、账簿查询,账簿查询的最终目标是产生各种账簿和报表。账簿处理模块的功能就是根据企业管理及会计制度要求对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需的账表。,输出的账表,主要包括：,日记账,、,明细账,、,总账,、,综合查询账表,等。,输出的方式,主要包括：,账表的打印输出,、,账表的屏幕显示输出,、,账表的磁盘文件输出,。,日记账输出模块,明细账输出模块,日记账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从科目余额发生额文件、凭证文件中提取数据，经过加工后输出相应的日记账。,明细账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，自动从凭证文件和科目余额发生额文件中提取数据，经过加工后输出相应的明细账。,三、账簿查询,总账管理系统期末业务处理,04,1,2,3,自动转账,期末结账,对账及试算平衡,目,录,一、自动转账,（一）,自动转账处理步骤,01,02,04,03,定义自动转账分录的内容,自动转账处理提示事项,自动生成转账凭证,定义自动转账分录,一、自动转账,（二）,自动转账类型,1.,汇兑损益结转,3,2,1,转账生成,汇兑损益结转设置,自定义转账凭证结转1月份账务,一、自动转账,（二）,自动转账类型,2.,期间损益结转,二、对账及试算平衡,总账系统的对账包括总账与明细账、总账与辅助账的核对，以确定是否账账相符。试算平衡时系统会将所有账户的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表。,三、期末结账,（一）,结账的主要过程,备份结账前的数据，以防突然或偶然事故造成结账失败时，便于恢复到结账前的状态。,01,检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其他相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则不能结账。,02,如果是年终结账，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年度余额。,03,当成功地结账后，系统做结账标志。,04,三、期末结账,（二）,系统结账的控制措施,上月未结账，则本月不能结账。,上月未结账，则本月不能记账，但一般允许填制、审核凭证。,本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。,已结账月份不能再填制凭证。,结账只能由有结账权的人进行。,每月可记账多次，但只能结账一次。,若总账系统与其他业务核算系统同时使用，应检查其他业务核算是否处理完毕,三、期末结账,（三）,操作流程,
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