DCS系统培训

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Creating Customer Values,为客户创造价值,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,DCS,系统,培训教程,版本号：,2010.05.18,内部资料，请勿外传,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,1,系统介绍,1.1,产品介绍,1.2,下载安装操作,1.3,登陆操作,1.4,升级操作,1.1,产品介绍,系统要求：,1、,操作系统要求：,Win7/Vista/2003/XP/Win2000,2、,推荐硬件配置：,CPU,主频,2.0GHz,，内存,512Mb,以上,，,硬盘,80G,，,1024*768,显频,3、,网络要求：建议,ADSL,线路或光纤接入,“,吉利备件管理系统,”,（原名：,DCS）,是吉利公司自行开发的一套售后备件进、销、存管理系统，该系统是,2009,年吉利公司整体信息化规划的重要组成部分，该系统与吉利公司总部,SAP-ERP,系统接口。本系统主要应用对象为,吉利物流代理商、全国各服务网点,等。,打开浏览器，在地址中输入：电信用户,http:/61.175.220.19:2019/index.asp,，,网通用户,http:/221.12.100.148:2019/index.asp,，按回车键。,1.2,下载安装操作,在网页左侧的,【,下载列表,】,中，选择,【,吉利备件管理系统（,DCS,）正式版,1.2.5】,然后在信息下面的,【,下载地址,】,中选择一个下载地址 ，如点击,【,下载地址,1】,，出现了文件下载框，点击,【,保存,】,选择好保存的目录，再点击,【,保存,】,即可,最后双击,【,吉利备件管理系统（,DCS,）正式版,1.2.5.exe】,，按照提示进行操作，即可安装成功（默认情况下是安装在,D,盘）,1.2,登陆操作,系统安装成功后，会自动生成桌面快捷方式,双击桌面快捷方式后，如果系统有升级的，会直接自动升级的,如果出现,Windows,安全警报的窗口，选择,【,解除阻止,】,即可,最后出现登录界面,登陆界面的左下角表示是当前的版本号,点击,【,配置,】,按钮，如右图,数据服务器链接地址和,FTP,服务器链接地址默认情况下都已设置为电信的,如果为空，需手动设置,如果是网通用户，数据服务器链接地址设为,http:/221.12.100.147 :7001/,FTP,服务器链接地址设为,221.12.100.148,如果是电信用户，数据服务器链接地址设为,http:/61.175.220.21:7001/,FTP,服务器链接地址设为,122.226.130.86,点击,【,取消,】,即可取消本次登陆,点击,【,修改密码,】,可以进行修改密码操作,输入原密码，新密码，确认密码后点击,【,保存,】,即可,输入您的账号、您的客户端账号、您的密码，然后点击,【,确认,】,即可登陆,（,注：账号暂为您的网点号，今后会分配员工姓名帐号,）,登陆后界面如图,1.3,升级操作,双击桌面快捷方式，如果系统有升级的，会自动进行升级,如果没有出现提示框或者更新不了，请双击吉利备件管理系统保存目录中的,【DCSUpdate.exe】,文件，然后点击,【,检查更新,】,按钮也可进行升级操作,如果点击,【,检查更新,】,按钮后，出现“你的软件版本已经是最新的”几个字，表示目前的软件已经是最新版本,如果升级后登陆不了，请检查“,HIS_UPDAT.ini”,这个文件的内容,如果这个文件的内容为空，请按下图填写,如系统无法下载或登录，请排除以下情况：,1、,本地网络是否连接正常？,2、,操作系统的防火墙是否拦截？,3、,系统安装的第三方杀毒软件或防火墙（瑞星、江民等）是否拦截？,4,、请确认您安装的备件系统的,IP,设置是否正确？,小博士提醒：,订单业务主流程,创建采,购订单,订单确认,订单审核,订单发送,业务审核,财务审核,订单受理,仓库备料,交货过账,发运,服务站,中转库,（代理商）,服务站,到货确认,验收入库,货损货差处理,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,2,采购管理,2.1,新建采购订单,2.1.1,库存备件创建订单,2.1.2 XLS,导入生成订单,2.1.3,电子图册导入生成订单,（试行版）,2.2,审核采购订单,2.3,发送采购订单,2.1,新建采购订单,2.1.1,库存备件创建订单,若要新建一份采购订单，点击备件,采购管理,厂家采购，再点击,【,新建,】,按钮,点击进入后，确定,厂牌、订单类型,等各类信息，同时还可在备注栏添加备注信息后，点击,【,查询,】,按钮，查询所需要的备件,小博士提醒：,下达订单时，请按公司最新商务政策要求确定,“,订单类型,”,，,如急件订单和绿色通道订单是有品种和金额限制的。紧急：,订单总金额在,1000,元以内，品种不限；或品种在,5,个以内且单品订购数量在,4,个以内，金额不限；,点击查询进入后，双击选中的备件，输入订货数量,小博士提醒：,系统自动判断最小包装量，禁用件，危险品件，重复件检查。,选择好备件后，可以根据各自的需求，选择,【,暂存,】,或,【,确认,】,按钮，进行暂存或确认,若需要对暂存的订单进行操作，可以在厂家采购中，选择对应的日期，点击,【,检索,】,，再点击,【,未确认,】,，双击打开所需的订单即可 进行修改。,小博士提示：,“,采购任证编码,”,即为订单号，其中首字母定义如下：,M,为常规订单；,E,为紧急订单；,L,为绿色通道订单；,S,为特殊订单。,2.1.2,XLS,导入生成订单,进入采购订单新建窗体，点击,【,导入,】,功能,点击导入功能，打开系统文件管理器 ，选择要导入的,XLS,文件，点击打开,系统自动检查所选文件的内容，其中会判断是否有重复件，发现重复件自动合并数量；判断是否有最小包装量，会判断是否禁用件，如是有检查对应的替换件。所有检查判断结束后，系统会提示检查结果，例如下图提示“导入完成，无效数据,0,条；订货数已按最小包装量最小整数倍自动转换！”，并将结果列入待订购备件清单中,导入成功后，导入的备件清单会列入上图的订购清单中，订单信息中的相关内容如订货品种会根据导入的品种自动更新填入。此后可继续手工添加备件，所有备件确认完成，点击,【,确认,】,启动订购流程,下图为,XLS,导入模版，导入的,XLS,只有两列内容，第一列为备件号，第二列为订购数，首行不能填写要订购的内容，可填写文本描述或空。所有备件订购清单需连续，不能中间断接，否则系统一旦判断有空行时，自动认为导入完毕。,2.1.3,电子图册导入生成订单,电子图册是吉利研究院设计编制，是一套独立的备件目录系统，建议辅助订购,在采购订单新建界面，选择下图的,【,电子图册订购,】,功能,小博士提醒：,电子图册生成订单功能目前为试用版，试用期数据仅供参考，下订单时请仔细核对物料信息。,例如点击,【,内外饰件及座椅,】,，右边中区位置就会出现该系统的所有总成目录，如红框所示，总成目录是不可采购的备件，因此还需双击进入具体备件。例如双击“,020-610-12,散热面罩总成”，进入该总成下级备件清单,此为具体备件清单界面，在此可选择那些备件需要采购，点击需要采购的备件“购物车”图标，系统提示,【,添加成功,】,，点击,【,确定,】,即完成单个备件的订购添加，重复以上操作，可完成多个备件订购添加。,如下图所示共选择了,4,个备件，同时也可以返回主界面选择不同车型的备件列入订购栏,点击上图右上角订货按扭，打开下图界面，维护订购数量,根据订购需要，填写各备件所需订购的数量，如上图框填写的数量,点击下图右上角,【,提交,】,按扭，将所选备件及对应的数量提交到,DCS,系统,注：回到订单编辑界面，点击“提取网页订单信息”，即可提取网页订单到,DCS,系统,若电子图册无法正常打开，请检查网络以及里游览器安全级别以及相关拦截,2.2,审核采购订单,要对已确定的订单进行审核，选择已确定状态下的订单，选中订单，双击即可打开,若订单审核不通过，可以直接点击,【,审核拒绝,】,，点击,【,审核通过,】,可以直接审核此订单,若要撤销已审核状态下的采购订单，选择已审核的订单，双击打开，点击,【,撤销审核,】,按钮，即可撤销此订单的审核状态，同时在此界面也可点击,【,发送,】,按钮，将此订单发送至总部,2.3,发送采购订单,若需要将已审核无误的订单发送至总部，可以直接在厂家采购中，选择已审核状态下的订单，点击,【,发送,】,按钮,点击,【,发送,】,按钮后，出现如下图的系统提示“确定需要将采购订单,M100517001,发送到代理商吗？”，点击,【,是,】,，发送订单完毕,要查询已发送的订单，可以在厂家采购下，选择订单日期检索，点开,【,已发送,】,，就可以查询到已发送订单的信息,如果导入采购订单方式失败，请排查以下原因：,1、,订单文档是否是第一个表，且以,sheet1,命名？,2、,订单文档内容是否是,“,#+,备件编码,”,+,“,数量,”,？3,、上传订单时，如果出现,“,当日日期不允许上传常规订单！,”,提示，表示没有当天的订单日历，不能上传常规订单；如果出现,“,二级网点余额不足，不能上传订单,”,，表示网点的实际余额不足，需打款才能上传订单,小博士提醒：,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,3,销售管理,3.1,业务审核（初审）,3.2,财务审核,3.3,订单受理,3.4,备料交货,3.5,承运单处理,3.1,业务审核,点击,【,备件,销售,配件销售,】,，在此界面可以按订货日期检索订单,在业务审中，可以查询到所有服务站发送过来没有经过业务审核的订单，如果需要对服务站发送的订单进行审核或修改，可以双击打开订单,如需增加备件，首先通过备件编号、备件名称查询备件，双击打开所需要增加的备件，输入数量，保存即可,如果要对订单中备件的订货数进行修改，双击备件，直接修改数量即可,如果需要查看此订单的各个流程时的备注，直接点击,【,更多,】,按钮,如果审核完毕，则点击,【,确认,】,按钮，保存即可,3.2,财务审核,订单完成初审后，可以通过,【,备件,销售,财务审核,未审核,】,进入，对订单进行财务审核，对金额不足的订单，可以直接发送催款单,如果有些订单审核通过不了，但又不想驳回，可以选择审核不通过，选择,【,审核不通过,】,，点击,【,确定,】,按钮即可,选择财务审核不通过后，该订单在未通过一栏中显示,3.3,订单受理,点击 备件,销售,配件销售,未受理一检索，选择需要受理的订单，双击打开进行受理，受理数默认的为已审核的订单数（前提是可用库存数,=,初审数），如果要对本次受理数量进行修改，则可直接双击备件，输入受理数量，如图,确认无误后，点击,【,确定,】,按钮，即可完成此次受理,一份订单如果没有完全受理的，那这份订单还会存在未受理中，可受理数为未清数量,3.4,备料交货,在,【,备件,销售,交货单,】,一栏中，对已受理的订单进行备料处理,双击打开交货单后，点击,【,备料,】,，再点击,【,打印备料单,】,，进行备料单打印，并,到仓库备料，如图,仓库备料结果后需维护备料信息，如备料数量与交货单数量不一致时，需双击不一致的备件，输入真实备料的数量，点击,【,确定,】,保存,点击,【,保存,】,按钮，选择是即可完成备料步骤,已备料的交货单可以在未交货中作交货处理,双击打开需要处理的交货单，确认无误后，点击,【,保存,】,即可,3.5,承运单处理,在,【,备件,销售,承运单处理,】,一栏中，点击,【,新建,】,按钮，即可创建承运单,进入新建承运单后，点击,【,检索,】,按钮，即可查看所有未承运的交货单,一张交货单只能相对应的生成一张承运单，弹出生成承运单窗口，维护好各类信息后，点击保存，即可完成承运单的创建,承运确认：新建的承运单将会在,【,承运单处理,未确认,】,一栏中显示,然后选中需要承运确认的承运单，点击,【,承运确认,】,按钮，如图所示,输入相关信息，如到货联系人，到货联系人电话，包装种类等信息，点击,【,暂存,】,即可保存信息，点击,【,全打,】,即可打印承运单，如图，点击,【,确认,】,即可做承运确认,承运确认的承运单，在未经服务站到货确认，将会保存在已确认中,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,4,到货确认与验收,4.1,到货确认,4.2,验收入库,4.1,到货确认,服务站在到货后，需点击到货确认，具体路径：备件,采购管理,厂家采购，选择好订单日期，点击检索，如图,选中订单，点击,【,到货,】,按钮，即可显示已发运的承运单，如图,双击承运单，下方显示该承运单具体的备件内容及交货数量信息，如图,然后点击,【,到货,】,按钮，即可完成此次操作,小博士提示：,该步骤仅表示收货方确认收到该票订单货物，如该票没有全部到达，请不要点,“,到货确认,”,；,如该票有货损货差，请先点,“,到货确认,”,，,再在,“,验收,”,时根据进行货损货差处理。,4.2,验收入库,验收入库操作的具体路径：备件,采购管理,厂家采购，选择好订单日期，,点击检索，如图,选中订单，点击,【,验收,】,按钮，弹出窗口如下图,双击待验收承运单，显示具体备件信息，如图,如果显示的备件中有货损货差的，需要进行货损货差处理，具体操作：双击需要处理的备件，有货差的，请输入货差数，有货损的，请输入货损数，然后在绿色字体“是否生成货损货差单”处打上勾,确认所有备件的货损、货差数量无误后，点击,【,验收确认,】,，完成验收确定,点击,【,是,】,，如图，点击,【,确定,】,即可完成验收入库,验收入库后的订单显示在已入库中，如图,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,5,索赔业务,5.1,索赔申请,5.2,代理商索赔处理审核,小博士提醒：,本系统所指的索赔业务一般指配件在运输等过程中导致的货损货差，需要由订购方向销货方提出索赔申请。请注意与售后服务三包索赔的区分。,5.1,索赔审核,进入吉利备件管理系统系统，点击左边,【,备件,】,模块，点击,【,采购管理,】,，点击,【,货损处理,】,，显示货损处理界面,选择货损货差单日期，如红框所示“,2010-03-14”,至“,2010-04-21”,，点击检索按钮，即查询该日期内所申请的所有货损货差单。可对未审核、未发送的货损货,差单进行操作。,双击,【,未审核,】,的“,DD10031901”,货损货差单，如图,选中一个有货损的物料，点击图片，如图,当该单之前没有图片上传时，打开该窗体显示“没有任何图片”，此时可点击,【,浏览,】,，如图,选择好需要上传的图片，点击,【,打开,】,，如图,小博士提醒：,上传的图片要求以,JPG、BMP,等格式，不能以,WORD,等格式。,对选择的图片确认无误后点击,【,上传,】,按钮，将图片传到服务器，上传成功后系统提示如下图提示。并与该货损货差单关联,按以上步骤可继续为该单上传更多的图片,多张图片可通过,【,上一张,】,，,【,下一张,】,方式浏览，可以将上传的图片另存到本地，也可以通过删除按钮删除该图片,当图片与相关说明及货损货差内容维护完成后可点击下图的,【,审核,】,按钮，完成审核，该单状态变为未发送,双击,DD10031901,这个货损货差单，打开如下图所示，可对该单进行,【,撤消,】,或,【,发送,】,操作,点击,【,发送,】,按钮，系统提示是否确定，选择“是”即将该单发送到供应商端进行审核,发送成功后，在已发送卡片页中显示“,DD10031901”,单据,5.2,代理商索赔处理审核,登入吉利备件管理系统，点击,【,备件,】【,销售,】【,索赔处理,】,，,选择申请日期，如红框所示“,2011-11-01”,至“,2011-02-22”,，点击检索按钮,双击,【,未初审,】,的“,P101126001 ”,货损货差单，打开如下图,该窗体可查看图片，确定责任方，填写初审意见，相关金额费用等，具体如下,（,1,）点击,【,图片,】,按钮，可看查服务站上传的图片，以便更好的判断责任。,（,2,）点击,【,驳回,】,按钮，可将该份索赔不予受理，退回服务站。,（,3,）确定责任方，可选择“仓库”、“物流商”、“其它”选项。,（,4,）确定责任方后，还需明确该责任方所需有负责的内容，即对索赔的那些备件负责，负责的数量，如涉及运费、维修费则需填写费用与初审意见。,例如：将备件号为“,1009106001”,的损货责任判定给物流商，首先将责任方选择,【,物流商,】,，然后双击“,1009106001”,行项目，跳出如图,5-14,所示，填写“拆分货损数”，此例填写“,1”,，点击确定。其次该问题还产生运费,10,元，因此，可在右上方的货损货差金额“运费”栏中填写“,10”,。,完成相关选择后，点击,【,初审,】,按钮，完成责任方为物流商的审核工作。如下图所示,如果单子中还有备件没有受理，可以继续受理，完成该索赔单所有的索赔项的确定。,完成初审，到,【,已初审,】,中查询所生成的责任单，该步骤为责任方确认环节，责任单位或责任人需到该模块进行责任确认。双击“,C100520001”,该步骤有两种选择方式，有,【,撤销初审,】,与,【,审核,】,，撤销初审即驳回该单到初审状态，也就是不认可责任判定，点击,【,审核,】,，表示同意责任并填写审核意见如,【,同意责任,】,。系统提示是否确定，选择确定即审核完成。同时责任方也可通过,【,图片,】,功能按钮查询对应的图片信息。如下图,到,【,已审核,】,中双击“,C100520001”,，打开如下图。完成审批动作，并填写审批意见,审批完成，到,【,已审批,】,中双击“,C100520001”,，打开如下图，点击,【,销售,】,按钮完成索赔流程，当责任方为物流商时，,系统自动生成退货单与销售单,，具体见退货单与销售单生成功能。当责任方为仓库或其它时，根据实际情况可手工维护退货单或销售,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,6,退货管理,6.1,退货申请,6.2,代理商退货处理,6.1,退货申请,进入吉利备件管理系统系统，点击左边,【,备件,】,模块，点击,【,采购管理,】,，点击,【,退货处理,】,，显示退货管理界面,选择退货日期，如红框所示“,2010-04-01”,至“,2010-05-17”,，点击检索按钮，即查询该日期内所创建的所有退货单，结果如下图所示。可对未确认、已确认、已审核的退货单进行操作，在条件框中，还可以对厂牌、退货单号作为条件进行检索。,也可以点击,【,新建,】,按钮，打开退货单新建窗体，如下图,选择厂牌，如“吉利”。选择退货原因，如“多发”,输入需要退货的查询条件，可输入编码、名称等，点击查询按钮，将满足条件的备件清单列出，双击“,1064000034”,，输入退货数量“,1”,，点击确定，即将该备件列入退货表中。该窗体的其它功能按钮同采购订单新建窗体功能相同。,继续添加退货备件，选择“,1064000037”,，跳出如下图窗体，输入退货数量“,10”,，点击确定按钮，完成备件添加。,点击暂存订单，提示操作成功！，点击确定将刚才创建的退货单进行暂存,退货单创建完成后，回到退货管理首界面，点击,【,检索,】,按钮，就能查到刚刚创建的退货单，如下图所示，退货单号为,R100518003,，状态为,【,未确认,】,。,双击状态为,【,未确认,】,的退货单“,R100518003”,，打开退货单修改窗体，如下图所示，即对该退货单进行修改操作。双击退货备件列表的“,1064000034”,，将退货数量“,1”,改为“,2”,。,继续修改退货单。先查询需要退货的备件清单，比如要对“,1064000039”,的备件进行退货，可双击“,1064000039”,备件，出现如下图所示，输入退货数量，点击,【,确定,】,，即将该备件列入退货清单中，点击,【,确认订单,】,按钮，对该退货单进行保存，状态为,【,已确认,】,当退货订单已确认后，该份退货单即进入审核流程，不能对内容进行修改，如需修改内容必须先将该退货单驳回到,【,未确认,】,状态。双击,【,已确认,】,的退货单“,R100518003”,，打开退货单审核窗体，如下图所示，可点击,【,撤消审核,】,将该单驳回到,【,未确认,】,状态，也可点击,【,审核通过,】,将该单过到,【,已审核,】,状态。,选择,【,已审核,】,状态的“,R100518003”,退货单，点击,【,发送,】,按钮，即可将该单发送给对应的供应商进行审核，如下图所示。也可双击该单，打开审批界面，点击,【,撤消审批,】,将该单驳回到,【,已确认,】,状态。,点击,【,发送,】,按钮后，该退货单状态为,【,已发送,】,，如下图。此时会对退货单中的备件进行出库操作，出库数量即退货数量。,6.2,代理商退货处理,进入吉利备件管理系统系统，点击左边,【,备件,】,模块，点击,【,销售,】,，点击,【,退货处理,】,，显示退货管理界面,选择退货日期，如红框所示“,2010-05-11”,至“,2010-05-18”,，点击检索按钮，即查询该日期内所申请的所有退货单。可对待初审、待复审、待审批的退货单进行操作，在条件框中，还可以对厂牌、审核日期作为条件进行检索。,双击,【,待初审,】,的“,T100518001”,退货单，打开如下图,退货初审是审核退货单的备件与数量是否符合要求，是否通知内的备件及数量。此时可对备件数量进行修改，如果需要增加备件或删除备件，需先,【,撤消,】,驳回到网点修改后再上传,审核完成后点击,【,初审,】,按钮完成初审工作 ，见上图,修改退货数方法：双击其中一个备料信息，即可进行修改操作。如下图,双击,【,待复审,】,的“,T100518001”,退货单，打开如下图所示。可对该退货单进行,【,撤消,】,驳回操作，也可进行,【,复审,】,操作。,此流程可对备件进行预入库受理，如果实物到货数与流程中的退货数不符时，可按实际数确认，余留数量可继续受理，也可输入货损货差方式闭环该退货单。同时还需选择收货仓库。,双击,【,待复批,】,的“,H100518001”,受理退货单，打开如下图所示。可对该退货单进行,【,撤消,】,驳回操作，也可进行,【,审批,】,操作。如果选择,【,审批,】,，即该退货单确认完毕，将受理的退货数进行入库操作。,点击,【,已入库,】,卡片页，可以查询退货已入库的退货单,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,7,库存管理,7.1,库存数据导入,7.2,库存查询与设置,7.3,入库查询,7.4,出库查询,7.5,台帐管理,7.1,库存数据导入,若要进行库存数据导入，请点击 系统管理,-,系统设置,-,数据导入,若是服务站，请选择,【,服务站库存数据导入,】,，然后点击,【,导入,】,按钮，选择您要导入的,XLS,文件,如果导入后出现如下图,点击,【,确定,】,按钮会出现异常数据,服务站的,XLS,文件格式：数据是从第,2,行开始导入的，共,9,列数据，依次为品牌，配件号，配件名称，库存数量，预约数，单位，出库价，外销价，货位号,若是代理库库存数据导入，请选择下图中的的,【,代理库库存数据导入,】,点击,【,导入,】,按钮，选择您要导入的,XLS,文件,代理库的库存导入的,XLS,文件的格式：共,33,列，每列依次为：配件编号，配件名称，库存量，采购数，待检数，已订量，预留数，封存数，报废量，盘点盈亏，最大订货量，库存上限，库存下限，状态，库区，位置码，客户限价，销售价，出口基准价，单位，包装量，互换件，每车用量，适用车型，最近入库时间，最近销售时间，最近盘点时间，最近封存时间，图片文件名，图片时间，图号，英文名称，备注。数据从第,2,行开始导入。,点击 系统管理,数据导入,库区和货位码导入，点击,【,模板导出,】,即可看到库区和货位码导入的格式，如下图,库区和货位码导入,在导出的模板中输入所需的备件编码、相应的库区编码、货位码，其中备件编码和库区是必须的 ，货位码可以不填，输入完成后，点击导入即可,7.2,库存查询与设置,进入吉利备件管理系统系统，选择,【,备件,】【,库存管理,】【,库存管理,】,。点击检索，查询输出该网点所有库存记录，信息包括备件号、备件名称、库存数量、预销售数、待检数、在途采购数、最小包装量、含税单价、库区、货位号、替换物料，危险件、禁用件等相关内容,返回记录条数是指单次查询输入的最大行项目 ，现库存中有两万多条物料,选中某一备件，点击鼠标右键,选择“库存上限” ，出现的窗口如下图,例如，输入,100,，点击,【,确定,】,保存，该备件的库存最上限即,100,个,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“库存下限”，出现如下图所示。例如输入,10,个，即该备件的库存下限为,10,个。,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“安全库存”出现如下图所示界面。例如输入“,10”,，即该备件的安全库存为,10,个。,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“设置为常用件”出现如下图所示界面。选择“是”即将该备件设定为常用件，选择“否”取消当前设置。,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“取消常用件设置”出现如下图所示界面。选择“是”即将该备件设定为非常用件，选择“否”取消当前设置。,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“货位码设置”出现如下图所示界面。维护该备件存放的“货位码号”，点击确定保存。,选中某一备件，点击鼠标右键，选择“品牌设置”出现如下图所示界面。选择该备件存放的“货位码号”，点击确定保存。,7.3,入库查询,入库记录汇总查询：选择,【,备件,】【,库存管理,】【,入库查询,】,点击 入库记录汇总，选择查询条件，如入库日期“,2011-02-15”,至“,2011-02-22”,，点击,【,检索,】,即可，入库记录汇总中可以看到物料号、备件名称、单价、总验收数等信息,入库记录明细查询：选择,【,备件,】【,库存管理,】【,入库查询,】,，,然后点击 明细，选择好查询条件，点击检索，如图,查询结果有入库类型、交货单号、销售单号、采购单号、物料编码、备件,名称、单价、交货数、金额、日期、时间、入库数等信息,7.4,出库查询,出库记录汇总查询：选择,【,备件,】【,库存管理,】【,出库查询,】,点击 出库记录汇总，选择查询条件，如入库日期“,2011-02-15”,至“,2011-02-25”,，点击,【,检索,】,即可，查询结果中有物料编码、备件名称、单价、出库数等信息,出库记录明细查询：选择,【,备件,】【,库存管理,】【,出库查询,】,，点击,【,明细,】,，选择好查询条件，点击,【,检索,】,即可，如图,查询结果中有出库类型、服务站号、服务站名称、交货单号、销售单号、,采购单号、物料编码、备件名称、单价、订货数、金额、出库日期、出库,时间、出库数等信息,7.5,台账管理,点击,【,备件,】【,库存管理,】【,库存管理,】,，输入备件编码，点击,【,检索,】,选中这个物料，点击 备件台帐，如下图,查询结果显示的是这个物料在某个时间范围内的出入库记录情况，主要有客户号,、客户简称、物料编码、备件名称、日期、时间、采购订单编号、交货单号、,出入库类型、出库数、入库数、结存数等信息,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,8,主数据,8.1,备件目录,8.2,供应商主数据,8.1,备件目录,登入吉利备件管理系统，选择,【,主数据,】【,备件,】【,备件目录,】,然后输入备件号、备件名称、厂牌等相关条件，点击检索，完成备件目录查询,登入吉利备件管理系统，选择,【,主数据,】【,备件,】【,备件目录,】,，点击,【,检索,】,，选择某一备件，点击,【,图片,】,按钮，即可查看该备件图片信息。例如选中“,1001210001,”,这个备件，点击,【,图片,】,按钮，如图,8.2,供应商主数据,登入吉利备件管理系统系统，点击,【,主数据,】【,备件,】【,供应商,】,，点击,【,检索,】,按钮，输入该网点所有供应商信息,双击某个供应商，打开查看与修改界面，可对该供应商相关信息进行修改，点击,【,保存,】,按钮完成修改保存,点击 供应商,-,新建，进入供应商模块，点击,【,新建,】,按钮，然后填写供应商信息，点击,【,保存,】,完成新建。例如输入供应商号为“,1231223”,，供应商全称为“主机厂”等 ，如下图,在供应商主界面，点击,【,检索,】,按钮，输入网点所有供应商，刚才新建的供应商已在查询列表中,在供应商主界面，可对查询的供应商进行删除操作，选择某一供应商，点击,【,删除,】,按钮，完成供应商删除操作。,目录,备件管理系统培训,2024年9月10日,目录,1,系统介绍,2,采购管理,3,销售管理（代理库操作）,4,到货管理,5,货损货差索赔,6,退货处理,7,库存管理,8,主数据和系统管理,9,其它,吉利备件管理系统,ERP-DCS,9,其它,9.1,最小包装量判断,9.2,禁用件判断，替换件判断,9.3,危险品判断,9.4,订单日历判断,9.5,催款单,9.6,订单日历,9.7,往来账,9.8,其他入库、其他出库,9.9,卓越,DMS,系统入库,9.1,最小包装量判断,在采购订单新建窗体，双击备件号为,1064000037,的备件，出现如图所示,其中最小包装量为“,10”,，最小订货数为“,10”,，当输入订货数量“,3”,时，系统提示如下图所示,此提示表明输入的订货数量没有满足最小包装量与最小订货数的制限要求，点击,【,确定,】,，系统自动将订货数量改为“,10”,，订货数必须是,10,的整倍数。如下图,9.2,禁用件判断，替换件判断,在采购订单新建窗体，双击备件号为,1003213001,的备件，系统提示“禁用件，请选用替换物料！”如下图所示,点击,【,确定,】,按钮，系统自动查找该禁用件对应的替换物料，并将结果显示到列表中。如下图,双击“,1003213001”,替换件，输入订货数量，点击确定即可,9.3,危险品判断,当订单类型非,【,常规订单,】,且所订购的备件清单中含有危险品件，点击,【,暂存,】,或,【,确认,】,功能时，系统会提示“危险品只能常规订单！”。订单保存失败，也就是说危险品只能通过常规订单下达,9.4,订单日历判断,网点订单创建完成，通过审核，点击发送时，系统会判断该网点订单日期，如果不是允许的日期，系统提示“当日日期不允许上传常规订单”，该判断只对常规订单有效,催款单是销售订单财务审核步骤，当实际余额为负数时，财务审核点击,【,发送催款单,】,按钮，完成催款通知。对应网点登入时就能查看到供应商发送的催款单信息,9.5,催款单,点击,【,发送催款单,】,，提示创建成功，点击确定，完成催款单发送,服务商登入吉利备件管理系统系统后，如果有最新的催款单通知 ，如下图的红色消息框会闪烁,通过该按钮也可以查询历史催款记录。点击该按钮，打开催款单列表窗体,双击上图中的第七条催款单，打开如下图所示的催款通知,可点击右上角按钮关闭通知单。,9.6,订单日历,查看订单日历：选择,【,系统管理,】【,系统设置,】【,订单日历,】,，点击检索，如图,查询某个客户的订单日历,：点击 公司编码右侧的倒三角，再点击 定制,然后在跳出窗口中输入客户端号，点击确定即可,订单日历导入，选择,【,导入,】,按扭，出现系统文件管理器，选择需要导入的订单日历,XLS,文件，如选择“订单日历导入模板,.xls”,打开,当导入的,XLS,没有错误时，系统提示“数据导入完成，无异常数据”。,重新查询订单日历数据，发现刚才,XLS,文件记录已被导入，并能正常查询与使用,订单日历,XLS,导入模版如上图所示。导入的,XLS,只有三列内容，第一列为公司编码，第二列为供应商编码，第三列为具体日期，如“,2010-05-19”,，首行不能填写要订购的内容，可填写文本描述或空。所有订单日历清单需连续，不能中间断接，否则系统一旦判断有空行时，自动认为导入完毕。,9.7,往来账,往来账查询功能,选择,【,财务,】【,备件,】【,厂家采购往来帐,】,，选择好查询条件，如选择创建日期为,2010-5-12,至,2010-5-19,，点击 检索，如图,对于二级网点（即代理库下面的服务站），每个订单交货过账后，在往来账这里都,有扣款记录，交货单号对应着这里的记账凭证号，交货过账的记账类型都为系统。,对于直发网点（即订单发给总部的服务站），每个月的配件发票在往来账中可以查看,如图,账面余额查询,：选择,【,自有余额查询,】,，点击,【,检索,】,即可看到每个月的即时账面,余额，如图,代理库查其下服务站余额,：选择,【,客户余额查询,】,，点击,【,检索,】,，即可看到客户,每个月的即时账面余额，如图,实际余额查询,：点击 备件,厂家采购,检索，找个订单（未确认订单除外），双,击打开，,二级网点打开订单看到的如图,：,备注：待扣金额是指已财务审核但未交货过账的订单的总金额,未审核待扣是指已发送状态下的订单,账面余额是指往来账中的显示的即时余额,保证金是指由担保人担保借给服务站的金额,信贷额度是指总部尚未返回给服务站的三包索赔款项。,实际余额,=,账面余额,-,待扣金额,-,未审待扣,+,保证金,+,信贷额度,直发网点和代理库打开订单看到的如图：,备注：未发待扣是指已财务审核但未交货过账的订单的总金额,已待扣未开票是指已交货过账但未开发票的订单的总金额,未审核待扣是指已发送状态下的订单,账面余额是指往来账中的显示的即时余额,保证金是指由担保人担保借给服务站或代理库的金额,信贷额度是指总部尚未返回给服务站或代理库的三包索赔款项。,实际余额,=,账面余额,-,未发待扣,-,未审待扣,-,已扣款未开票,+,保证金,+,信贷额度,收入冲红：点击,【,收入,】,按扭，跳出收入维护窗体，如下图所示。按输入项要求,填写收入内容，填写完毕点击,【,确定,】,按钮保存。,支出冲红：点击,【,支出,】,按扭，跳出支出维护窗体，如下图所示。按输入项要求填写支出内容，填写完毕点击,【,确定,】,按钮保存。,冲销：点击 财务,厂家采购往来账,检索，选择某个手工帐记录，点击,冲销，如图,9-20,，选是即可。,9.8,特殊出库,点击备件,采购管理,厂家采购,已入库，选择要操作的订单。,小博士提示：,“,特殊出库,”,是为了方便操作用户不需要做其它出库流程，直接出库处理。,选择采购订单后，点击,“,采购凭证编码,”,下面的,“+”,号，系统会显示已入库的拆分单，双击打开准备出库的拆分单。,确认订单后，点击,【,特殊出库,】,，并按提示选择确认即可。,“,特殊出库,”,后系统会自动减去库存数。,9.9,卓越,DMS,系统入库,1、,点击吉利备件管理系统，依次打开厂家采购,-,已入库,-,选择采购单,-,选择已入库的,拆分单,温馨提示：,因本系统暂未与卓越,DMS,系统作库存接口，因此，在一定时期内需要服务网点将已经在新系统中验收入库的配件导入,DMS,系统，并在新系统中作出库处理，以确保两套系统库存的准确性。,2、,进入订单明细界面后，点击,【,导出,】，,将订单导入本地电脑桌面，文件默认为,“,订单明细,”,的,EXCEL,文件,。,3、,进入卓越,DMS,系统，选择：备件管理,采购管理,厂家采购,【,新建,】，,选择供应商后进入,“,订单新建,/,编辑,”,界面，点击,【,导入,】,并选择桌面的订单。,4、,确认导入的清单，并,【,直接入库,】,。,小博士提示：,如果无法导入，请确认以下内容：,1、,选择要导入的订单时，里面的信息是否都具备了，如,“,品牌,”,（,如未设需要根据实际情况填入；,2、DMS,系统是否已经更新了代码库？如果两套系统的代码库不是同步的，会影响导入功能。,9.10,代理商其他入库,选择 备件,采购管理,其他入库，点击,【,新建,】,即可创建其他入库单，选,择好入库日期，点击,【,检索,】,即可看到该时间内的其他入库单，如图,点击新建后，可以输入备件编码或名称，点击 查询，如下图，输入备件号,1002306001,，点击查询，跳出数量修改框，填写数量，点击确定即可，按此操作,可以继续添加备件 。注：添加物料也可采用厂家采购中的订单导入的形式,添加备件完成后，可以输入备注信息，然后点击 暂存或确认，暂存的单子显示在,未确认状态下，可以继续修改物料信息，确认的单子不能修改，必须驳回到未确认,状态下才可修改。如图,确认的入库单显示在已确认状态栏下，如图,双击已确认的入库单，可以对它进行审核。双击打开后如图，可以点击,【,审核通过,】,或,【,审核拒绝,】,，审核拒绝的入库单显示在未确认状态下，可以继续修改物料信息,审核通过后的入库单显示在已审核状态栏下，如下图,双击已审核的入库单，可以对它进行验收入库。如图，点击,【,撤销审核,】,可以使入,库单返回到已确认状态下，点击,【,验收入库,】,，系统提示选是即可入库成功。,验收入库成功的入库单显示已闭环状态下，如图,9.11,代理商其他出库,选择 备件,采购管理,其他出库，点击,【,新建,】,即可创建其他出库单，选择好,出库日期，点击,【,检索,】,即可看到该时间内的其他出库单，如图,点击新建后，可以输入备件编码或名称，点击 查询，如下图，输入备件号,1003211001,，点击查询，跳出数量修改框，填写数量，点击确定即可，按此操作可以继续添加备件 。注：添加物料也可采用厂家采购中的订单导入的形式,添加备件完成后，可以输入备注信息，然后点击 暂存或确认，暂存的单子显示在,未确认状态下，可以继续修改物料信息，确认的单子不能修改，必须驳回到未确认,状态下才可修改。如图,确认的出库单显示在已确认状态栏下，如图,双击已确认的出库单，可以对它进行审核。双击打开后如图，可以点击,【,审核通过,】,或,【,审核拒绝,】,，审核拒绝的出库单显示在未确认状态下，可以继续修改物料信息,审核通过的出库单显示在已审核状态栏下，如下图,双击已审核的出库单，可以对它进行确认出库。如图，点击,【,撤销审核,】,可以使出,库单返回到已确认状态下，点击,【,确认出库,】,，系统提示选是即可出库成功。,出库成功的出库单显示已闭环状态下，如图,快乐人生 吉利相伴,