如何开好会_会议沟通（PPT30页)

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何开好会,谈谈开会的沟通技巧,1,开篇语,身为管理人员，相信大家对开会已是身经百战了。不管是参加会议还是主持会议，我们都已有不少经验了。,那么如何才能使会议高效，当然是效率高，又有效，有没有需要把握的技巧和方法呢？,让我们一起来讨论讨论，把经验加以总结，如果有些建议对您有参考价值，那就太开心了！,让我们为举行高效会议而努力。,我们的建议是：,2,基本概念,会议的类型,特定主题的讨论型会议,善于引出意见，集思广益,善于整理意见，归纳集中,始终把握会议主题和气氛,传达信息的传达型会议,充分准备，把握传达贯彻的主要精神,狠抓落实，限定时点强调执行力,达成共识的共识型会议,把握精神，转变观念，求同存异，统一思想,形成决议，共同执行，明确责任，检查监督,3,处理重点工作和检查计划的例行会议,准备充分，突出重点，检查计划的完成情况，强调计划的严肃性；,对遇到的问题，下级表达要简单明了，上级要给予指导和必要的支持；,主持人要控制好会议议程和节奏，议而不散；,一个单元若有多人参加会议，一定要各有重点，合理分工，不要重复；,善于总结经验，推动全盘工作。应用批评和表扬引导会议气氛大家的工作作风和工作方式；,按时开会，一般不延长会议。,4,解决问题的专项会议,兼听则明，偏听则暗，找出解决问题的关键；,把握全局，善于协调，控制好会议气氛和时间，尽,量,避免对立各方陷于僵局，最好别“熬会”；,对明确的事情敢于拍板，明确责任和任务，限时解决；,对一时难以解决的问题，不要焦急，条件允许时不妨“议而不决”，会后或请示上级或加强调查研究和沟通协调，另行解决；,与会人员一定要做好记录，注意会议议程，不要轻易节外生枝；,善于面对不同意见；,重要的会议一般应形成会议纪要或备忘录。,5,双边会谈或多边会谈,会前各方已充分准备并确定议题；,会谈的特点是：各方往往都有需要弥和的重大分歧；,围绕目标充分表达观点立场，随时注意调节会谈气氛；,充分运用谈判技巧；,各方应有明确的主谈人，其他与会人员不要轻易插话；,会前要设定己方的底线和目标，己方人员会前应十分清楚明了，既有原则，又有灵活性；,遇到困难不轻言放弃，要善于找共同点，运用智慧，实现共赢；,沉住气，尽可能不要谈崩，说话要留有回旋余地。,6,会议准备,确定会议的主题；,确定是否有必要开会；,确定与会人员和大会发言人员；,进行必要的资料准备；,加强会前沟通或必要的通气，营造良好的会议气氛；,确定会议时间、地点，需要时准备座位表，牌；,准备会议用具，如投影仪、音响设备等。,7,会议议程,会议议程和议题对成功举行高效会议是极为重要的，务必引起充分的重视，做好做细，对重要会议必要时可先开预备会议。,主要内容有：,确定会议预定时间；,会议议程进度表；,确定会议期望达成的目标和主要议题；,提出大会主席团推荐名单或其他候选名单；,8,会议通知,会议通知是重要的会议前期工作，对会议是否成功高效影响重大，其目的是让与会人员作好充分的思想准备和相关资料准备，提高会议的效率。,主要内容：,通知与会人员开会的时间、地点、议题、会议目标、会议类型和会议要求；,通知大会主持人、发言人员和书面发言人员做好相应准备；,会议通知可分为书面通知、口头通知、张榜通知和网络通知；,例会除延期、改期外，不再另行通知,9,主持会议,如何导入,宣布会议开始，阐明议题；,说明议题的重要性，宣布会议纪律和要求；,说明会议期望达到的目标；,宣布会议议程和会议要求；,引出发言,指名发言（可同时提醒下一位发言者作准备）；,交替发问（如询问甲对乙提出的问题有何看法）；,以全员为对象发问；,对发言者适当加以回应或鼓励，避免冷场；,要特别注意，千万别主持人全场一言堂，其余人默默无声；,原则上一次只讨论一个议题，循序渐进。,10,主持会议,会议气氛的类型：,严肃，认真，庄重；,激烈，紧张，冷静；,热烈，昂扬；,轻松，活跃；,合作，友好。,会议气氛的调节：,熟练运用沟通协调技巧，幽默是很好的润滑剂，恰当的回应、鼓励能调动与会者的积极性；,主持人不但要会说，还要会问，更要善于听。,11,主持会议,整理意见：,适时整理归纳大家提出的意见；,删除一些离题的意见；,删除目前没有能力做到的意见；,评估各个意见的优缺点，,评估意见能否达到议题的目的。,12,主持会议,形成决议：,在归纳意见的基础上，作出结论，形成决议；,对每项决议，确定目标，下达任务，明确措施和责任，限定时点；,必要时有签发会议纪要或备忘录。,会议决议的实施和追踪检查,确定负责会议决议的追踪责任单位和人；,明确目标和评估实施结果的标准和时点；,13,会议成功的要件,成功会议的五大要素：,议题要和与会的人有关；,选择适当的人出席会议；,适当的人，指他对议题有决定权或话语权，在职务上有权力和义务执行会议的决定。,会前要有充分的准备；,与会人员要有正确的开会态度；,准时出席会议；,会前准确把握会议主题，准备好与会的资料和发言；,遵从主持人的引导，做好笔记，注意倾听别人的意见；,向会议全体人员发言，而不是向主持人发言；,发言简单明了，注意控制好时间；,吸取集体的智慧，以尊重和合作的态度与会。,14,会议成功的要件,2,有技巧的主持人；,对会议的进行方式，会前已胸有成竹；,充分了解会议的目的；,能把握始终围绕会议主题进行讨论；,熟悉促使与会人员发言的技巧，让大家积极发言，让大家都有公平的发言机会；,能维持会场秩序，保持会议良好的气氛；,能有条理地归纳整理大家的意见，形成会议决议；,准时开会，准时闭会。,15,成功会议之会下沟通,（功夫在功夫之外）,会前沟通（中国人会议成败的关键）,关键部门和人员（特别是了解上级的意图）,重大事项和观点,(,特别是可能有分歧的）,资料内容准备和通气；策略准备；说什么，谁说，何时说,会后沟通,会下往往比会上好沟通；,调查研究，实事求是，坚持大局为重，找共同点求得共识；,多做弥补工作，尽量别伤感情,争取支持,16,成功会议之会上的沟通,会上沟通,先说先死，不说也死，说到不死；,一般情势弱的会先说；,主持人要后表意见，让人先说；尽量不当裁判；,对 非特别紧急的事，若会议产生重大分歧，应议而不决，会后沟通，力争下次解决；,主持人会议最后归纳总结，形成决议或会议纪要,。,17,会议沟通,发表意见,会议的意见发表,有不同意见不能总顺着,不说则以，要说就要合理坚持,过分坚持是刚愎自用,不坚持是信口开河,几分把握几分坚持,信用是坚持来的,上级当好人，下级当恶人。,18,会议沟通,学会如何反应,反应要适度,对上级立即反应叫顶撞,立即反应最愚蠢,隔几分钟再说效果较好,化解心结，不仅是讲,上级不支持，天大本事也没用,报告时主要讲事实还是看法，要随机应变,不要轻易告状,19,主持会议常见问题与应对,作为管理人员，处在“上传下达”的位置上，每天消耗在会议上的时间特别多，令人头痛，如何改变部门内部的情况？,建议,：,压缩内部会议，确定会议有必要，有实际意义和效果；,限制会议时间；,做好每次会议准备，要尽可能避免“议而不决”的现象。,上下级同时出席，限制了下级的意见发表,建议：,让下级先发言；,不要让下级在会议上难堪；,上级先不要作出结论性的意见，否则下级不是默不作声就是随声附和。,20,主持会议常见问题与应对,2,面对习惯性的反对者,建议,尊重别人的自由表达权,要求提出建设性的意见，反对意见留在讨论时再说；,发言者脱离主题,建议,打断离题的发言，要求回到主题；,询问离题的内容与主题有何关系；,宣布休会,5,分钟，再开会时强调主题。,21,主持会议常见问题与应对,3,有人私下交谈不断,建议,制造片刻的沉寂，眼睛看着他们，让窃窃私语者有所察觉；,请他们站起来大声发言；,宣布暂停会议，让他们把话讲完,与会人员性格内向，不主动发表意见,建议,指名询问他较专长的问题，请他发表意见；,询问他是否同意别人的意见，解释一下为什么？,22,主持会议常见问题与应对,4,提出的意见过于抽象,建议,要求他按,5W1H,的方法将意见具体化,与会人员发生争执,建议,请争执双方分别发表意见，主持人将要点写在白板上；,比较两者异同；,征询其他人的意见；,然后说出自己的意见,23,讨论问题,问题,1,：会议沟通好，还是个别沟通好？,问题,2,：口头沟通好，还是书面沟通好？,问题,3,：挨骂专业户，怎样才能改变处境？,问题,4,：遇到“咬筋”的人怎么办？,问题,5,：上级骂错了，一肚子委屈，怎么办？,问题,6,：给“恶人”支招。,问题,7,：在会议上如何第一个发言？,问题,8,：直接沟通好？还是迂回沟通好？,问题,9,：管理边界经常会遇到模糊地带，如何应对？应有什么样的态度和处理技巧？,24,如何开好班前会？,利用班前,3,5,分钟的时间，班组全体员工集合在一起，互相问候，交流信息和安排工作的管理形式就是班前会也叫晨会、早会。,班前会受到越来越多的企业的重视，可是班前会很难坚持，为什么呢？,搞不清为什么要开班前会,班前会的作用,不知道如何开好班前会,班前会的组织、主持方法,这是一项班组长必须掌握的基本功，让我们来好好探讨一下。,25,有些人的看法,有谁没来一看就知道，要开什么班前会？,时间这么短，讲不清什么事，怎么开？,形式主义，装模作样，真是好笑，多干点活还好得多。,场合咯大，作古正经，我真怕得讲不出话。工作安排，个别讲讲，不也一样。真是费神。,上级精神，书记、老总、经理多的是人讲，何必要我炒现饭。,26,开班前会的好处,有利于团队的建设，培育团队文化，形成团队力量,能产生良好的精神面貌,明确工作目标和具体要求,提高全员的计划意识、质量意识和安全意识,总结经验，交流信息，不断改进工作,提高管理者的管理水平,提高全员的工作效率,27,班前会的主要内容,通过口号和报数，振奋精神,总结昨天工作，点评员工和班组绩效,安排今天的工作（,5W2H),，强调注意事项,传达上级精神，提出贯彻落实的措施,鼓舞员工的工作干劲,宣贯标准和企业文化，,28,班前会主持人,主持人,建议主持方式,利,备注,班组长,日常主持,班组针对性强,采用较多,部门主管,重要内容或示范,权威、有力度,共性问题或重要事项,管理人员,专项工作布置,专业性较强，可,加强管理人员与班组员工的沟通,专题工作布置，检查,班组员工,轮流主持,有利于对员工的培养，树立全局观念,视条件采用,29,怎么样？我们更会开会了吧！,多多实践，你一定会游刃有余，成为高手！,欢迎大家多提意见，多支高招。,让我们召开的每一次会议都成为高效会议。,30,