档案的整理与保管课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第六章 档案的整理与保管,第六章 档案的整理与保管,1,区分全宗,（仅需了解立档单位形成的条件）,全宗号：四位代码标示，同一全宗内的代码不能重复。一般按照进馆先后顺序进行排列，同时进馆的档案，则按照大小、相互关系和重要程度排列。,全宗号.xls,区分全宗（仅需了解立档单位形成的条件）,2,档案的分类,关键词：年度、组织机构、问题,年度：按档案文件形成的自然年度归类；,组织机构：按照负责办理的内部组织机构归类；,问题：按照档案文件所涉及的问题进行分类。,档案的分类,3,各种分类方法的适用范围：,年度,：简便易行，运用最广泛，一般适用于国家党政机关、组织机构界限不清、档案数量少的单位。,跨年度档案文件的分类规则：,各种分类方法的适用范围：,4,机关收文：文件落款日期为2005年12月2日，收文日期为2006年1月1日，应该归入哪个年度？,2006（归入收到日期）；13种公文中的上,行文归入文件签署日期，其他均按照相应机关的收文日期为准,机关收文：文件落款日期为2005年12月2日，收文日期为20,5,机关内部文件：,计划、预算类文件以内容涉及的年度为依据；跨年度的计划类文件归入开始年度，总结、统计类文件归入最后年度；,对于无时间标记的档案，需分析内容、来源等再行确定可能的时间。,机关内部文件：,6,按,组织机构,分类：,按照档案形成的组织机构进行分类。简便易行，适用于分工明确、内部机构比较稳定的单位。,涉及若干机构的档案文件，按规定归类。如果没有相关规定，则归入主办机构。,按组织机构分类：,7,按,问题,分类：,适用于职能分工不明确，档案数量较小的小型单位。为了便于查找，需根据实际，合理设置,具体的问题,类别。,在具体的档案分类工作中，常常将几种方法结合使用。,按问题分类：,8,2006年,办公室,开发部,规划发展部,2007年,办公室,开发部,规划发展部,.,2006年,9,2007年,综合类,销售类,研发类,生产类,2008年,综合类,销售类,研发类,生产类,2007年,10,档号的编制,档号是指反映和固定全宗案卷及其卷内文件的排列顺序的一组符号。用于确定其在档案实体系统中的位置、统计档案数量、清点档案等。,常见档号：,全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页（张）号,档号的编制档号是指反映和固定全宗案卷及其卷内文件的排列顺,11,档号,指代唯一的档案实体,；不能随意更改；应该有适当的递增容量；简短明了。,档号中的代码、档号的结构一般机关内部已先行确定，档案整理人员只需根据档案的特征，按照模板编制即可。,档号指代唯一的档案实体；不能随意更改；应该有适当的递增容量；,12,档案的保管,档案的保管,13,物质条件：,专门的封闭式的库房，设施齐全；,物质条件：,14,防止意外事件！,防止意外事件！,15,一般使用金属的密集架,一般使用金属的密集架,16,必要的库房设备,必要的库房设备,17,档案的整理与保管课件,18,温度、湿度测量仪器,温度：1420,湿度：50%-65%,温度、湿度测量仪器,19,档案的整理与保管课件,20,档案的整理与保管课件,21,灯光设置,灯光设置,22,档案的整理与保管课件,23,防盗措施,防盗措施,24,档案的整理与保管课件,25,档案的整理与保管课件,26,防虫剂,防虫剂,27,打扫卫生啦！,打扫卫生啦！,28,档案库房和内置装具均需统一编号（库房编号：建筑号、层号、房间号；装具编号相对灵活），各装具井然有序的排列，摆放整齐。,库房管理制度.doc,档案库房和内置装具均需统一编号（库房编号：建筑号、层号、房间,29,档案存放位置索引,作用：反映档案存放的情况，便于档案存取。,档案存放位置索引.doc,代卷卡：功能类似于代书卡。调卷时放置，还卷时取出。,档案存放位置索引,30,全宗卷,在管理全宗档案的活动中形成，是对全宗档案管理情况的反映。,包括：档案收集；整理；鉴定；保管；统计；利用；计算机辅助管理的文字记录。,了解基本涵义,全宗卷了解基本涵义,31,全宗卷的编制：,以全宗为单位整体。以卷内文件目录的形式呈现，说明全宗的基本情况。,卷盒使用：表面、盒脊著录,全宗号、名称、日期等。,全宗卷的编制：,32,本书重点内容（三、四、五、六）已经完成！,后期结合案例分析加以巩固。剩下章节只需了解即可。,本书重点内容（三、四、五、六）已经完成！,33,档案的整理与保管课件,34,抽中了：案例分析！,抽中了：案例分析！,35,公司秘书谢娜在整理公司文书准备归档，他把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员何炅看了后直摇头。,根据上述案例，请判断秘书在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。（答案要点：7）,公司秘书谢娜在整理公司文书准备归档，他把文书按照不同文种加以,36,（1） 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑,事由、时间和重要程度,等因素,（2）,附件一般不单独成件,，而是和正本为“一件”,（3） 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号,（4）用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，,订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀,（1） 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事,37,（5）文件排列时，首先要考虑,事由,因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。,（6） 文件排列好后要,加盖归档章,。,（7） 文件装盒前要,考虑档案的分类方案,，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。,（5）文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起,38,档案收集要履行手续，填写,A、 登记卡片,B、 移交清单,C、 签收文簿,D、 分类目录,档案的整理与保管课件,39,抽到了：案例分析！,抽到了：案例分析！,40,公司有一批保管期满的会计档案，按规定需要进行销毁。公司档案管理部门编制了销毁清册，管理部门负责人在清册上签字后，指定由一人于当天销毁。,（答案要点：2）,1、,档案管理部门需同会计部门共同审查和鉴定，编制销毁清册，由双方负责人签字确认。,2、,销毁时，应由档案部门和会计部门共同派人监销。销毁后，监销人应签字，并将监销情况报告给单位负责人。,公司有一批保管期满的会计档案，按规定需要进行销毁。公司,41,抽中了：不定项选择！,抽中了：不定项选择！,42,下列关于撤销、合并机关档案的移交，说法正确的是：,A、撤销机关的档案，可交由主管机关代管,B、一个机关被分为多个机关，档案材料随之按照分散机关业务情况进行分散,C、机关撤销、合并时，可将未处理完毕的文件材料交由新的机关处理,D、机关内一个部门划归另外一个机关接收，部门档案材料可带入接受机关,下列关于撤销、合并机关档案的移交，说法正确的是：,43,判断正误：,按年度进行档案分类时，一般文件以制发日期（落款标志日期）为准。,T,判断正误：T,44,档案移交过程中，与立档单位有关的资料和有关检索工具均要一并移交。需：,A、一式一份,B、一式两份,C、一式三份,D、一式四份,档案移交过程中，与立档单位有关的资料和有关检索工具均要一并移,45,抽中了：不定项选择！,抽中了：不定项选择！,46,常用的档案分类方法有,A、年度分类法,B、组织机构分类法,C、问题分类法,D、全宗分类法,常用的档案分类方法有,47,常用的档案鉴定方法是：,A、经验鉴定法,B、统计鉴定法,C、形式鉴定法,D、直接鉴定法,常用的档案鉴定方法是：,48,