会议会展策划课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,会议会展策划,会议会展策划,目录页,目录页,会议策划的流程,会议日程、议程,会议方案,目录页目录页会议策划的流程会议日程、议程会议方案,过渡页,过渡页,会议策划的流程,过渡页过渡页会议策划的流程,会议策划与准备,会议策划的流程,会议策划是会议的总体构思,搞清楚“想法”,搞清楚“思路”,会议地点的选择,会议的整体规划,会议策划与准备会议策划的流程会议策划是会议的总体构思搞清楚“,会议策划与准备,会议策划的流程,会议主办方,收集相关资料,议题、议程、要点,想法,目的,预算,会议策划与准备会议策划的流程会议主办方收集相关资料议题、议程,会议策划与准备,会议策划的流程,会议筹备组,策划步骤,时间推进节点,与上级沟通,会议策划与准备会议策划的流程会议筹备组策划步骤时间推进节点与,会议策划与准备,会议策划的流程,可供选择清单,综合考虑会议类型与场所搭配,亲临现场实地考察,会议策划与准备会议策划的流程可供选择清单综合考虑会议类型与场,会议策划与准备,会议策划的流程,讨论,落稿,再讨论,修正,再讨论,头脑风暴法,名义小组讨论,电子会议,群体互动,细化到执行层面,工作时间进程表,任务分工表,物品清单,成本分析表,会议策划与准备会议策划的流程讨论落稿再讨论修正再讨论头脑风暴,会议策划与准备,会议策划,1.,成立会议机构,2.,会议选址和布置,3.,会议食宿服务,4.,会议文件的准备,5.,会议后勤保障,6.,会议游览和联谊服务,会议策划与准备会议策划1.成立会议机构2.会议选址和布置3.,会议策划与准备,会议策划,1.,成立会议机构、人员选择,会议机构,材料组,秘书组,组织组,技术组,宣传组,后勤组,保卫组,会议策划与准备会议策划1.成立会议机构、人员选择会议机构材料,会议策划与准备,会议策划,1.,成立会议机构、人员选择,人格特质,迈尔斯,-,布里格斯类型指标,外,/,内向型（,E/I,）,领悟,/,直觉型,(S/N),思维,/,情感型,(T/F),判断,/,感知型,(J/P),会议策划与准备会议策划1.成立会议机构、人员选择人格特质迈尔,会议策划与准备,会议策划,外倾,型,E,内倾,型,I,与他人相处精力充沛,独自度过时光精力充沛,行动，之后思考,思考，之后行动,喜欢边想边说出声,在心中思考问题,易于“读”和了解；随意地分享个人情况,更封闭，更愿意在经挑选的小群体中分享个人的情况,说的多于听的,听的比说的多,高度热情地社交,不把兴奋说出来,反应快，喜欢快节奏,仔细考虑后，才有所反应,重于广度而不是深度,喜欢深度而不是广度,会议策划与准备会议策划外倾型E内倾型I与他人相处精力充沛独自,会议策划与准备,会议策划,领悟型,S,直觉,型,N,相信确定和有型的东西,相信灵感和推断,喜欢新想法,除非它们有实际意义,为了自己的利益，喜欢新思想和概念,重视现实性和常情,重视想象力和独创力,喜欢使用和琢磨已知的技能,喜欢学习新技能，但掌握之后很容易就厌倦了,留心具体的和特殊的；进行细节描述,留心普遍的和有象征性的；使用隐喻和类比,循序渐进地讲述有关情况,跳跃性地展现事实,着眼于现实,以一种绕圈子的方式着眼于未来,会议策划与准备会议策划领悟型S直觉型N相信确定和有型的东西相,会议策划与准备,会议策划,思维型,T,情感,型,F,退后一步思考，,对问题进行非个人因素的分析,超前思考，考虑行为对他人的影响,重视符合逻辑、公正、公平的价值；一视同仁,重视同情与和睦：,重视准则的例外性,被认为冷酷、麻木、漠不关心,被认为感情过多，缺少逻辑性，软弱,认为圆通比坦率更重要,认为圆通与坦率同样重要,只有情感符合逻辑时，才认为它可取,无论是否有意义，认为任何感情都可取,被渴望成就而激励,被为了获得欣赏而激励,很自然地看到缺点，倾向于批评,会议策划与准备会议策划思维型T情感型F退后一步思考，对问题进,会议策划与准备,会议策划,判断,型,J,知觉,型,P,做了决定后最为高兴,当各种选择都存在时，感到高兴,有“工作原则”：工作第一，玩其次（如果有时间的话）,“玩的原则”：现在享受，然后再完成工作（如果有时间的话）,建立目标，准时地完成,随着新信息的获取，不断改变目标,愿意知道它们将面对的情况,喜欢适应新情况,着重结果（重点在于完成任务）,着重过程,（重点在于如何完成工作）,满足感来源于完成计划,满足感来源于计划的开始,把时间看作有限的资源，,认真地对待最后期限,认为时间是可更新的资源，而最后期限也是有收缩的,会议策划与准备会议策划判断型J知觉型P做了决定后最为高兴当各,会议策划与准备,会议策划,组织组 外倾、领悟、情感、知觉,ESFP,会务管理组 外倾、领悟、思维、判断,ESTJ,后勤组 外倾 、领悟、思维、判断,ESTJ,秘书组 外倾、领悟、情感、知觉,ESFP,宣传组 外倾、直觉、情感、知觉,ENFP,技术组 内倾、领悟、思维、判断,ISTJ,财务组 内倾、领悟、思维、判断,ISTJ,保卫组 内倾、领悟、思维、判断,ISTJ,会议策划与准备会议策划组织组 外倾、领悟,会议策划与准备,会议策划,2.,会议选址和布置,大型会议,大都市,培训活动,专业培训中心、旅游胜地,研究和开发会议,安静场所,企业经销商年会,风景名胜,重大奖励和表彰,知名会场,交易会和新产品展示会,交通便利,会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置大型会议大都市,会议策划与准备,会议策划,2.,会议选址和布置,考虑预算,营利性,非营利性,政府会议、专业学术会议、经销商会议,营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的,可接受费用预算,，并据此选择合适的会议举办地。,同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但对,食品、睡房及结账程序的效率等,考虑得较少。,会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置考虑预算,会议策划与准备,会议策划,2.,会议选址和布置,商务型酒店,度假型酒店,市中心,市郊,会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置商务型酒店市中心,会议策划与准备,会议策划,2.,会议选址和布置,在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：,报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；,报价房应是后选名单中较好的一个；,对报价方拟订的合同条款基本接受。,会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置在考虑去做现,会议策划与准备,会议策划,2.,会议选址和布置,亲临现场实地考察,会见能做决策的人。,对方建议的日期去进行参观,不要出于个人原因再次参观酒店；,以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往,考虑另一家酒店作为,“,备选,”,。,会议策划与准备会议策划2.会议选址和布置,会议策划与准备,会议策划,课桌式（教室式）,有桌有椅，适合讲座、培训等,会议策划与准备会议策划课桌式（教室式）有桌有椅，适合讲座、培,会议策划与准备,会议策划,剧场式,只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的,会议策划与准备会议策划剧场式只有椅子没有桌子，或是只有前几排,会议策划与准备,会议策划,U型台,U,型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会,博鳌亚洲论坛会员大会,会议策划与准备会议策划U型台U型台或回形台，都是大家围绕在一,会议策划与准备,会议策划,鱼骨式,像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会,会议策划与准备会议策划鱼骨式像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,圆桌会议的由来,博鳌亚洲论坛,青年领袖圆桌会议,会议策划与准备会议策划圆桌形圆桌会议，体现的是公平，适合各大,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,华商领袖,会议策划与准备会议策划圆桌形圆桌会议，体现的是公平，适合各大,会议策划与准备,会议策划,其他种类,会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双,U,，就是把,U,型和课桌式结合一起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。,会议策划与准备会议策划其他种类 会议的形式不是固定不变的,会议策划与准备,会议策划,宴会型,会议策划与准备会议策划宴会型,会议策划与准备,会议策划,鸡尾酒会,会议策划与准备会议策划鸡尾酒会,会议策划与准备,会议策划,签字仪式,较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。,会议策划与准备会议策划签字仪式较为特殊的会议种类，适用签字类,会议策划与准备,会议策划,会见式,是由贵宾接见而来，档次较高,会议策划与准备会议策划会见式是由贵宾接见而来，档次较高,会议策划与准备,会议策划,除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如,T,形、,E,形、多,U,形等。,不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或,方便进出、或增强沟通、或传递信息，,在布置前一定要与,会议策划者,详细探讨。,会议策划与准备会议策划 除了以上常见的会场布置类型外，还,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排,第一，环绕式的座位安排。,在会场中不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排，比较,人性化,，没有明显的地位区分，大家也能够,畅所欲言,、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议,会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第一，环绕式的,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排,第二，散座式的座位安排。,散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种,宽松、惬意,的社交环境。这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。,会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第二，散座式的座,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排,第三，圆桌式的座位安排。,在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，,主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了,。,面门为上、以里为尊,，这就是圆桌式座位安排的基本原则,。,会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第三，圆桌式的座,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排,第四，方桌式座位安排。,在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的,短边,，或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般,分两侧,来就坐，主人坐在会议桌的,右边，而客人坐在会议桌的左边。,会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第四，方桌式座位,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排,第五，主席台式座位安排。,在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须,排座次、放座次牌,，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。,会议策划与准备会议策划会场布置中座位的安排第五，主席台式座,会议策划与准备,会议策划,一、会议,/,会见的座次安排,长形座会议席次安排,1,2,3,8,4,5,9,7,6,演讲台,来宾方,主办方,1,2,3,8,4,5,9,7,6,会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排长形座会议席,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备会议策划,会议策划与准备,主席台人数为偶数,会议策划与准备主席台人数为偶数,会议策划与准备,主席台人数为奇数,会议策划与准备主席台人数为奇数,会议策划与准备,会议策划,一、会议,/,会见的座次安排,内宾接待席次,来宾随从,主人随从,来宾,主人,会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排内宾接待席次来,会议策划与准备,会议策划,一、会议,/,会见的座次安排,主席团席次,背景板,主席台,演讲台,1,2,3,8,4,5,7,6,主席团,会议策划与准备会议策划一、会议/会见的座次安排主席团席次背,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排正常摆位,5,号嘉宾,6,号嘉宾,副主陪,2,号嘉宾,1,号嘉宾,4,号嘉宾,3,号嘉宾,8,号嘉宾,7,号嘉宾,主位,9,号嘉宾,10,号嘉宾,会议策划与准备会议策划二、宴请的座次安排宴请席次安排正常摆,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排主宾身份高于主人,5,号嘉宾,6,号嘉宾,副主陪,主人,2,号嘉宾,4,号嘉宾,3,号嘉宾,8,号嘉宾,7,号嘉宾,主宾,9,号嘉宾,10,号嘉宾,会议策划与准备会议策划二、宴请的座次安排宴请席次安排主宾身,会议策划与准备,会议策划,司机,秘书,2号首长,1号首长,小轿车,司机,首长,秘书,面包车（中巴）,会议策划与准备会议策划司机 秘书小轿车司,会议策划,会议食宿服务,一、对备选会议住宿机构的考察,1.,依照标准，对本地的住宿供应机构进行筛选,2.,对备选住宿机构进行考察比较,3.,确定定点住宿供应机构,调查汇总太原市会议住宿机构,会议策划会议食宿服务一、对备选会议住宿机构的考察1.依照标准,会议策划,会议食宿服务,二、会议住宿房间的预定,1.,与住宿供应机构签订预定合同,2.,寄送会议通知（邀请函）和住宿登记卡（申请表）,3.,收到住宿登记卡（申请表）及时回复确认,4.,会议特殊客房的预定,会议策划会议食宿服务二、会议住宿房间的预定1.与住宿供应机构,会议策划,会议食宿服务,三、参会人员入住期间的住宿服务,参会人员的入住服务,会议期间的住宿服务,会议结束的延迟退房服务,会议策划会议食宿服务三、参会人员入住期间的住宿服务参会人员的,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,1.,会议用餐地点的选择,餐饮场所的大小,餐饮场所的环境,厨房,路径,会议策划会议食宿服务一、会议用餐地点、用餐方式的安排1.会议,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,2.,对用餐时间,早中晚,3.,主要会议用餐方式,围餐式,自助式,半自助式,分餐式,餐劵购餐式,会议策划会议食宿服务一、会议用餐地点、用餐方式的安排2.对用,会议策划,会议食宿服务,二、每餐菜单的确定和酒水的安排,1.,确定每餐的菜单,道数与分量,花色品种多样性,具有地方特色,具有时令特征,照顾参会人员的特殊用餐要求,2.,会议餐饮的酒水安排,会议策划会议食宿服务二、每餐菜单的确定和酒水的安排1.确定每,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,3,月,2,日，北京，政协经济界和农业界的驻地，记者探访委员驻地餐饮，政协委员们吃自助餐，用餐以简单为主，餐品比往年少了许多。凉菜三种，水果两样，肉菜有鸡腿，扣肉和小炒，没有酒。现场制作的有担担面、糊塌子、卷烤鸭。,会议餐饮2014两会委员吃什么 3月2日，北京,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议餐饮,2014,两会委员吃什么,会议餐饮2014两会委员吃什么,会议策划,会议食宿服务,三、餐饮服务其他注意事项,1.,提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数,2.,辨认进餐者身份,3.,注意与会议供餐机构的随时沟通与协调,4.,做好引导工作,5.,考虑到不能按时用餐的参会人员,会议策划会议食宿服务三、餐饮服务其他注意事项1.提前一两天向,会议策划,会议食宿服务,四、会间茶歇的安排与服务,1.,会间茶歇的安排,时间、地点、茶点,2.,会间茶歇的服务,会议策划会议食宿服务四、会间茶歇的安排与服务1.会间茶歇的安,会议策划与准备,会议策划,4.,会议文件的准备,会议通知,开幕词、闭幕词,讲话稿,其他会议文件,会议策划与准备会议策划4.会议文件的准备会议通知开幕词、闭幕,会议文件的准备,会议通知,会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种，是应用写作中常见的一种文体。,布告形式,书信形式,会议文件的准备会议通知 会议通知是上级对下级、组,会议文件的准备,会议通知,关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知,各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：为贯彻中发,20023,号和国转联,20023,号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署,2002,年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于,6,月,18,日在,南京,召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：,一、出席会议人员,各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长,1,名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科,(,处,),长、军转办主任各,1,名。省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事,(,干部,),处长各,1,名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。,二、会议时间、地点,会议定于,6,月,18,日在南京双门楼宾馆,(,南京市虎踞北路,185,号,),召开，会期,1,天。各市出席会议人员于,6,月,17,日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员,6,月,18,日上午,8,：,15,直接到双门楼宾馆开会。各市限带车,2,辆。,三、其他事项,各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于,6,月,17,日上午,11,时前将出席会议人员名单报省军转办。,中共,江苏,省委办公厅,江苏省人民政府办公厅,二二年六月十五日,会议文件的准备会议通知,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,开幕词在表示欢迎后是,介绍,本次会议的,意义,、主办人的意愿的讲话。,篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦,;,语言要求口语化、富有,感情色彩,，又要求生动活泼,;,语气要热请、友好。,毛主席开幕词视频,会议文件的准备会议开幕词、闭幕词 开幕词在表示欢迎后是,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,闭幕词与开幕词一样，具有,简明性,和,口语化,两个共同特点，其种类与开幕词相同。,1.,凡重要会议或重要活动，与开幕词相对应，,2.,闭幕词通常要对会议或活动作出正确的评估和总结，充分肯定会议或活动所取得的成果，强调会议或活动的主要精神和深远影响，激励有关人员宣传会议或活动的精神实质和贯彻落实有关的决议或倡议。,会议文件的准备会议开幕词、闭幕词 闭幕词与开幕词,会议文件的准备,会议讲话稿,概括性,号召性,口语化,闭幕词,会议文件的准备会议讲话稿概括性号召性口语化闭幕词,会议文件的准备,讲话稿,广义：讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；,狭义：讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种,会议,上发表带有宣传、,指示,、,总结,性质讲话的文稿。,内容针对性,篇幅的规定性,语言得体性,起草集智性,交流具有互动性,会议文件的准备讲话稿广义：讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文,会议文件的准备,讲话稿,工作类,：成绩、经验、缺点等进行归纳,总结,。对下一阶段的工作目标、任务、重点、措施等进行 研究部署的讲话稿。,态度鲜明，目的明确，内容单一，层次分明，逻辑严密，语气坚定，针对性强，号召力强，简洁明快。,庆祝、纪念,：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重,大庆,典等纪念性,会议,上所发表的讲话稿。,这类讲话稿既肯定和颂扬历史事件的重大意义和历史人物的丰功伟绩，还要立足当前、面向未来。揭示其现实意义，,对继承光荣传统，弘扬革命精神,提出具体要求。,会议文件的准备讲话稿,会议文件的准备,讲话稿,标题,姓名、职务、事由和文种,一个主标题和副标题,正文,开头：称谓、内容概括,主体：提出搞好工作的意见、提出贯彻上级指示的意见，对领导讲话补充，结合自己谈几点看法,结尾：总结全篇，照应开头，发出号召征询意见或建议,省长在全省教育工作会议上的讲话,进一步学习和发扬,鲁迅,精神,在,鲁迅,诞生,110,周年纪念大会上的讲话,会议文件的准备讲话稿标题姓名、职务、事由和文种一个主标题和副,会议文件的准备,讲话稿,讲话稿,主办方、,上级意见,原则性、政策性、权威性,演讲稿,隆重仪式、,公众场所,针对性、可讲性、鼓动性,正式,发言稿,参与方平级或下级意见,务实性、灵活性,会议文件的准备讲话稿讲话稿主办方、原则性、政策性、权威性演讲,会议文件的准备,会议其他文件,会议须知、日程安排、服务指南、分组名单、住宿名单,会议姓名卡片和证件,供代表发言、交流用的典型经典材料、学术论文、各种讨论稿,供信息发布的简报、新闻稿,随时印制文件，准备好打印设备,会议文件的准备会议其他文件会议须知、日程安排、服务指南、分组,会议策划与准备,会议策划,5.,会议后勤保障,会议交通服务,会议的安全保卫,会议的医疗卫生服务,会场的清洁整理工作,会中突发事件的处理,会议策划与准备会议策划5.会议后勤保障会议交通服务会议的安全,正文,.,项目三,会议交通服务,一会议用车制度及工作人员的确定,会议交通,制度化,会议用车制度,车辆检查,维护制度,车辆征调,租用办法,车辆调度办法,会议车辆停放办法,会议停车指挥办法,意外情况应急办法,与会人员职责规定,职责不清,安全隐患,滥用车辆,预防,1.,会议用车制度化,正文 .项目三会议交通服务一会议用车制度及工作人员的确定会议,正文,.,项目三,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,2.,会议用车工作安排,1.,合理计划、及时筹齐会议用车,2.,合理调度、使用车辆,3.,预定停车场地，做好不同车辆规划,4.,印发车辆通行证，指挥停车,5.,车辆日常保养,正文 .项目三会议交通服务一、会议用车制度及工作人员的确定2,正文,.,项目三,第,3,页,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,3.,会议用车的人员管理,优秀的司机,1,2,专业水平,综合素质,随车人员,安全、细致,正文 .项目三第 3 页会议交通服务一、会议用车制度及工作,正文,.,项目三,第,4,页,会议交通服务,一、会议用车制度及工作人员的确定,3.,会议用车的人员管理,安全、细致,礼仪,制度,应急,配合,培训,正文 .项目三第 4 页会议交通服务一、会议用车制度及工作,正文,.,项目三,第,5,页,会议交通服务,二、会议用车组织,1.,会议用车类型、数量的确定,了解人数、人员级别,2.,会议租车,提前预约、时间最短、带齐证件、签订合同、应急处理,3.,会议用车合理配置,明确用途、了解对象,节俭原则,正文 .项目三第 5 页会议交通服务二、会议用车组织1.会,正文,.,项目三,第,6,页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,1.,停车场的准备和筹划,安全,营业时间,容量,划分专区,费用,员工,轮椅,媒体,车辆,会务者车辆,正文 .项目三第 6 页会议交通服务三、会议车辆的停放1.,正文,.,项目三,第,7,页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,先外宾后内宾；先小车，后大车；先重点，后一般；先车队，后单车；先来停近，后来停远。,2.,会议车辆停放的指挥管理,场地宽阔,场地狭窄,门前不便停车,会务人员先下车,正文 .项目三第 7 页会议交通服务三、会议车辆的停放,正文,.,项目三,第,8,页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,2.,停车场的准备和筹划,方阵停放,首尾相接,纵列依次停放,齐头平列,单横排停放,正文 .项目三第 8 页会议交通服务三、会议车辆的停放2.,正文,.,项目三,第,8,页,会议交通服务,三、会议车辆的停放,2.,停车场的准备和筹划,斜排停车,正文 .项目三第 8 页会议交通服务三、会议车辆的停放2.,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,1.,制定会议安全保卫工作方案,2.,维持会议场所秩序,3.,保护参会人员人身安全,4.,保护参会人员财产安全,正文 .项目三会议的后勤保障会议的安全保卫1.制定会议安全保,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,1.,制定会议安全保卫工作方案,组织,机构,职责,任务,具体,工作,应急,预案,通行证电子通行证,正文 .项目三会议的后勤保障会议的安全保卫1.制定会议安全保,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,2.,维持会议场所秩序,会场外围环境,检查出入证,正文 .项目三会议的后勤保障会议的安全保卫2.维持会议场所秩,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,3.,保护参会人员人身安全,会场内外环境详细勘察、调查、排除恐怖袭击、爆炸、火灾,与公安部门联系,勘察行车路线和观察游览地点,原则：内紧外松，高度警惕,正文 .项目三会议的后勤保障会议的安全保卫3.保护参会人员人,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的安全保卫,4.,保护参会人员财产安全,代管代存,提前告知少到人多复杂的地方,正文 .项目三会议的后勤保障会议的安全保卫4.保护参会人员财,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会议的医疗卫生服务,疾病医疗,食品卫生,饮水卫生,会场卫生,住宿卫生,个人卫生,环境卫生制度,配备专职兼职医生，注意流行疾病及年老体弱者,正文 .项目三会议的后勤保障会议的医疗卫生服务疾病医疗食品卫,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会场的清洁整理工作,清洁工作小组,每次会后的场地整理和重新布置,重新布置，检查验收、遗落物品的管理,工作素质、,综合素质,培训,监督,正文 .项目三会议的后勤保障会场的清洁整理工作清洁工作小组,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会中突发事件的处理,会议安全策划,1.,成立会议应急小组,2.,制定会议突发事件应急预案,正文 .项目三会议的后勤保障会中突发事件的处理会议安全策划,正文,.,项目三,会议的后勤保障,会中突发事件的处理,各种会议突发事件的应对策略,1.,自然灾害,2.,恐怖袭击,3.,突发公共卫生事件,4.,示威抗议,5.,火灾,6.,其他紧急事件,国家自然灾害救助应急预案,正文 .项目三会议的后勤保障会中突发事件的处理各种会议突发事,会议策划与准备,会议策划,6.,会议游览和联谊服务,1.,会议参观与游览服务,2.,会议期间的联谊和休闲服务,会议策划与准备会议策划6.会议游览和联谊服务1.会议参观与游,会议策划与准备,会议策划,会议参观与游览服务的作用,1.,加深参会者对议题的直观认识,2.,宣传与会议相关的工作场地、工作项目、产品和服务,会议策划与准备会议策划会议参观与游览服务的作用1.加深参会者,会议策划与准备,会议策划,与会议议题相关的参观,办公环境,教育与培训,设施,企业生产环境,生产设备与工艺流程,新技术的应用,新产品的开发,某房地产项目的服务、医疗、卫生、娱乐,某工程项目的开工、进展情况,会议策划与准备会议策划与会议议题相关的参观办公环境教育与培训,会议策划与准备,会议策划,会议参观的安排,主办方,联系被参观组织,拟定参观方案,与被参观组织磋商,核实对方准备情况,做好参观出发前准备,参观接待工作,参观结束工作,被参观组织,设计好接待方案,安排好参观进程,组织好参观活动,做好欢送工作,会议策划与准备会议策划会议参观的安排主办方联系被参观组织拟定,会议策划与准备,会议策划,较长的会议，特别是在旅游地召开的会议，一般都安排与会者到名胜古迹游览。,资金预算,旅游方案,年龄,经济条件,旅游偏好,景点路线,会务组应列出时间安排表、统计游览人数、预订门票、预定参会者住宿、准备车辆。,会议策划与准备会议策划 较长的会议，特别是在旅游,会议策划与准备,会议策划,游览过程的陪同与服务,维持游览秩序,安排餐饮和住宿,特殊情况的处理,会议策划与准备会议策划游览过程的陪同与服务维持游览秩序安排餐,会议策划与准备,会议策划,会议期间的联谊和休闲服务,1.,会议宴会,2.,安排观看节目表演,3.,为参会者购物提供咨询和服务,4.,其他联谊和休闲活动,会议策划与准备会议策划会议期间的联谊和休闲服务1.会议宴会,会议策划与准备,会议策划,会议宴会,正式宴会,全体,参会者,食品,要求高,座次讲究,注重程序,酒会,行动自由,酒、冷食,形式灵活,简单发言,茶会,简约雅致,饮茶,朴素典雅,交流,会议策划与准备会议策划会议宴会正式宴会全体食品座次讲究注重程,会议策划与准备,会议策划,安排观看节目表演,商业演出团体表演,时装表演,地方特色的节目表演,其他节目,会议策划与准备会议策划安排观看节目表演商业演出团体表演时装表,会议概述,会议的成本分析,先请各位管理者思考一下？,会议有哪些成本？,会议概述会议的成本分析先请各位管理者思考一下？会议有哪些成本,会议概述,会议的成本分析,一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。,会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，,“文山会海”的成本是,：,时间成本,金钱成本,效益成本,机会成本,会议成本,会议概述会议的成本分析一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争,会议概述,会议的成本分析,时间成本,时间成本,参加会议的人数,（与会者的,准备时间,与会者的,旅行时间,正式会议时间会议,休息及耽搁时间,）。,而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。,大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。,而且，,会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。,会议概述会议的成本分析时间成本时间成本参加会议的人数（与,会议概述,会议的成本分析,金钱成本,金钱成本,开会的时间成本,与会人员,平均每小时的工资,场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、,餐饮住宿费,等的成本。,会议概述会议的成本分析金钱成本金钱成本开会的时间成本与会,会议概述,会议的成本分析,金钱成本,2013,年,6,月，审计署公布了,57,个中央部门单位,2012,年度预算执行情况和其他财政收支情况审计结果。审计发现，半数以上中央部门单位都存在计划外召开会议的问题，有的一年计划外召开的会议数量高达,200,多个。,新修订的,中央和国家机关会议费管理办法,明确要求，,会议费应纳入部门预算，并单独列示。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。,为贯彻落实中央关于改进工作作风，密切联系群众八项规定及实施细则，推进厉行节约反对浪费制度建设，改进会风，精简会议，进一步加强和规范会议费管理，我们制定了,中央和国家机关会议费管理办法,。从,2014,年,1,月,1,日起施行。,会议概述会议的成本分析金钱成本2013年6月，审计署公布了,会议概述,会议的成本分析,金钱成本,会议费报销时必须附上,会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到单、定点饭店提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证,，并采用银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式支付。,此次出台的,办法,新增“,会议费公示和年度报告制度,”一章。单位应将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，具备条件的应向社会公开。,会议概述会议的成本分析金钱成本会议费报销时必须附上会议审批文,会议概述,会议的成本分析,金钱成本,新,办法,将各单位会议分为四类，所有会议纳入管理。,会议概述会议的成本分析金钱成本新办法将各单位会议分为四类,会议概述,会议的成本分析,会期,人数不超,工作人员比例,会议开支,一类会议,严格控制会期,660,二类会议,每年不超,1,次不超,2,天,300,人,15%,550,三类会议,不超,2,天,150,人,10%,450,四类会议,不超,2,天,50,人,450,会议类别,住宿费,伙食费,其他费用,合计,一类会议,400,150,110,660,二类会议,300,150,100,550,三、四类会议,240,130,80,450,会议概述会议的成本分析会期人数不超工作人员比例会议开支一类会,会议概述,会议的成本分析,参会人员以在京单位为主的会议不得到京外召开；,不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议；,不能够采用电视电话、网络视频召开的会议应当到定点饭店召开；,参会人员在,50,人以内且无外地代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿；,明确要求二、三、四类会议应当在四星级以下（含四星）定点饭店召开。,会议概述会议的成本分析参会人员以在京单位为主的会议不得到京外,会议概述,会议的成本分析,值得关注的是，为落实中央八项规定要求，,办法,对会议活动提出了,11,条禁止性规定：,严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；,严禁套取会议费设立“小金库”；,严禁在会议费中列支公务接待费；,会议用房不得安排高档套房；,会议用餐应严格控制菜品种类、数量和分量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；,会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果；,不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；,不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观；,严禁组织高消费,娱乐,、健身活动；,严禁以任何名义发放纪念品；,不得额外配发洗漱用品等。,会议概述会议的成本分析值得关注的是，为落实中央八项规定要求，,会议概述,会议的成本分析,效益成本,效益成本,参会人员,若不用参加会议,，那么在这段时间可以为公司带来的效益。,会议概述会议的成本分析效益成本效益成本参会人员若不用参加会,会议概述,会议的成本分析,机会成本,机会成本,开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而,损失一大笔生意,不能及时处理客户的投诉而,得罪一批客户,不能及时解决自己管辖范围内的突发事件,带来的问题及持续影响等。,会议概述会议的成本分析机会成本机会成本开会过程中，因未及时,会议概述,会议的成本分析,警惕会议成本,日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本每小时平均工资的,3,倍,2,开会人数,会议时间（小时）。,公式中平均工资所以乘,3,，是因为劳动产值高于平均工资,；,乘,2,是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以,2,倍来计算。,因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。,日本的会议管理,会议概述会议的成本分析警惕会议成本日本太阳工业公司每次开会时,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.1,定义,会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。,会议议程起着维持会议秩序的作用。,会议策划与准备会议策划一、会议议程 1.1定义,会议策划与准备,会议策划,会议的议事程序,列入会议的各项议题,一、会议议程,1.2,内容,会议策划与准备会议策划 会议的议事程序 列入,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1.3,案例,会议策划与准备会议策划一、会议议程1.3 案例,会议策划与准备,会议策划,一、会议议程,1,按议题的轻重缓急编排处理先后次序,即使在预定的时间内无法将全部议题处理完毕，重要的事情也处理完了,2,每个议题应预估所需的处理时间并标示,以便控制速度和节奏，节省与会时间，提高会议效率,1.4,编制原则,会议策划与准备会议策划一、会议议程1按议题的轻重缓急编排处理,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，,以“天”为单位,，对会议议程的各项内容按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助，如聚餐、参观、考察、娱乐等。,日程表明会议发展的进程，,同时也是对完成各项议程所需要的时间的预测和必要的限制,，以提高会议效率。是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。,2.1,定义,会议策划与准备会议策划二、会议日程2.1 定义,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,日期,时间,会议内容,报告人,主持人,参加对象,地点,10.27-10.29,各代表团自行安排,各代表团讨论,1,、讨论大会工作报告（草案）,2,、讨论大会选举办法（草案）,3,、讨论、酝酿委员候选人预备人选名单（草案）,李毅超,刘如晶,李毅超,全体代表,自定,10.29,18:30-19:30,预备会议,1,、听取大会筹备工作报告,2,、审议、通过代表资格审查报告（草案）,李毅超,刘如晶,李毅超,全体代表,北区学术报告厅或教室,19:30-19:50,用餐时间,19:50-20:30,主席团会议,1,、讨论酝酿选举办法（草案）,2,、听取各代表团汇报,各代表团团长,李毅超,主席团成员及各代表团团长,北区学术报告厅或教室,2.2,案例,会议策划与准备会议策划二、会议日程日期时间会议内容报告人主持,会议策划与准备,会议策划,二、会议日程,2.3,编制注意,1.,确定章程中是否对会议议程有明确的规定,2.,明确会议活动人员、日期、时间、地点和有关餐饮 安排,3.,尽量将同类性质问题集中排列在一起，便于讨论也便于有关人员到会和退席,4.,保密性较强的议题，一般放在后面,会议策划与准备会议策划二、会议日程2.3 编制注意1. 确,会议策划与准备,会议策划,三、会议程序,一次单元性,会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。,会议程序是会议议程的,具体化和明细化,，可供会议主持人直接操作及掌握节奏。,3.1,定义,会议策划与准备会议策划三、会议程序3.1 定义,会议策划与准备,会议策划,三、会议程序,2：00-2：30,来宾签到,2：30-2：45,开幕致辞,2：45-3：25,网络,安全解决方案培训,培训,内容包括：,-,网络安全技术及全系列相关产品,-,基于,SSL VPN的远程接入方案,-,行业安全成功应用方案,3：25-3：35,茶歇,3：35-4：15,XX企业移动解决方案,培训,培训,内容包括：,-xx移动终端与企业网,互联,-,实现企业移动电子邮件,4：15-4：35,渠道策划与招募计划介绍,4：35-4：50,自由问答,4：50-5：00,抽奖活动,5:00,结束,3.2,案例,会议策划与准备会议策划三、会议程序2：00-2：30来宾签到,会议策划与准备,会议策划,小结：议程、日程、程序区别,议程,活动顺序的整体性安排,无仪式性辅助性活动,凡是有两项以上议题的会议,与会人员,会期较短、议题较少并且较为灵活的会议,一般不调整,日程,每天活动的具体安排,仪式性辅助性活动,凡会期满一天的会议,与会人员,凡会期满,1,天,(,即两个单位时间,),的会议都应当制订会议日程。,可相应调整,程序,一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤。,仪式性辅助性活动,视会议情况而定,主持人,颁奖、选举、揭牌,可相应调整,会议策划与准备会议策划小结：议程、日程、程序区别活动顺序的整,会议策划与准备,会议策划,编制注意,日程须与议程,相吻合,会议通知信息须,准确完整,安排食宿的会议须提前下发回执,注意,会议策划与准备会议策划编制注意日程须与议程会议通知信息须安排,会议策划与准备,会议策划方案,会议概述,会议主题,会议形式,会议日程安排,会议经费预算来源及预算,会议的准备,工作,会议策划与准备会议策划方案会议概述会议主题会议形式会议日程安,2024/8/30,2023/9/5,