excel入门培训资料

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,Excel入门教程,黄梅县教仪站,Excel是Microsoft公司推出的办公软件Office中的一个重要组成成员,也是目前最流行的关于电子表格处理的软件之一.它具有强大的计算、分析和图表等功能，是公司目前最常用的办公数据表格软件。,在Word中也有表格,在Excel表格与W表格的最大不同在于Excel表格具有强大的数字运算和数字分析能力.Excel中内置的公式和函数,可能帮忙用户进行复杂的计算.由于E在数据运算方面有强大的功能,使它成为用户办公必不可少的一个常用办公软件。,一、Excel,简介,启动Excel程序,单击【开始】 【程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序。,Excel,工作界面,工作表标签,列标,活动单元格,行号,工具栏,标题栏,工作表标签,任务窗格,工作表标签,菜单栏,绘图工具栏,名称框,公式编辑框,Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。,单元格,Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。,列标和行号：,Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。,Excel,工作界面,名称框和公式编辑框,名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。,公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。,工作薄,工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。,每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。,工作表,工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。,Excel,工作界面,文件的操作,打开文件,有三种方法：,双击xcel文件,单击菜单【文件】 【打开】,单击工具栏上的【打开】按钮,保存文件,有两种方法：,单击菜单【文件】【保存】输入文件名,单击工具栏上的【保存】按钮 ,文件的操作,关闭文件,有两种方法：,单击菜单栏右上角,【,关闭,】,按钮,单击菜单,【,文件,】【,关闭,】,文件的操作,Excel数据输入,数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容,提示：,默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置,修改数据：,直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。,修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：,Excel数据输入,填充和自动填充,在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此，,Excel,提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据,填充：,单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单：,Excel数据输入,向上填充、向左填充、向下填充、向右填充,选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。,Excel数据输入,填充和自动填充,填充：,自动填充,： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。,填充句柄,选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单,元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。,填充句柄,Excel数据输入,填充和自动填充,自动填充：,自动填充操作步骤:,当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“,+,”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。,Excel数据输入,竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。,自动填充操作步骤:,Excel数据输入,在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。,自动填充操作步骤:,Excel数据输入,单元格的编辑,我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。,移动单元格,单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。,复制单元格,传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。,单元格的编辑,提示：,在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。,清除与删除,清除：只要选中单元格，然后按,【,Delete,】,键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择,【,清除内容,】,命令。,单元格的编辑,删除：要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择,【,删除,】,命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击,【,确定,】,按钮。,清除与删除,单元格的编辑,插入行,在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图,行、列的基本操作,单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图,插入列,行、列的基本操作,删除行、列：,在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择,【,删除,】,命令即可。,行、列的基本操作,行高和列宽,调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。,行、列的基本操作,调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。,行高和列宽,行、列的基本操作,选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。,行、列隐藏,行、列的基本操作,行的隐藏与列的隐藏方法相同。,要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。,行、列取消隐藏,行、列的基本操作,格式设置,选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：,单元格属性的设置,Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。,例：输入电话号码的区号“010”,如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。,格式设置,单元格属性的设置,【,对齐,】,选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。,格式设置,单元格属性的设置,Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。,工作表的基本操作,表间切换,单击表标签，可以进行表格间的切换。,Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。,若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；,若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。,工作表的基本操作,多表的选择,选择相邻的多张工作表,选择不相邻的多张工作表,标签的重命名,在表标签上双击鼠标，当光标变成“,I,”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。,工作表的基本操作,更改标签的颜色,在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图,在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图,工作表的基本操作,添加工作表,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择,【插入】,命令，在弹出的对话框中选择,【,工作表】即可,工作表的基本操作,工作表的基本操作,在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择,【,删除,】,命令,删除工作表,移动、复制工作表,在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框,单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。,如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。,工作表的基本操作,在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。,调整工作表显示顺序,工作表的基本操作,拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。,简单数据管理,数据记录排序,数据筛选,数据分类汇总,多个表的数据合并计算,数据记录排序,使用工具栏排序:“常用”工具栏“升序”按钮或“降序”按钮,使用菜单命令排序:执行“数据/排序”命令,在“排序”对话框中设置,排序,排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值， Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。,简单排序,选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。,升序排列按钮,降序排列按钮,以总分为关键字降序排序,数据筛选,自动筛选:“数据/筛选”命令,自定义的自动筛选:在自动筛选基础上,自动筛选:所有的女生,自定义筛选:85年1月23日以后出生的学生,数据分类汇总,分类汇总的方式有求和、平均值、最大值、最小值、偏差、方差等十多种,必须先对某字段进行排序后才能对这一字段进行分类汇总,按性别分类汇总总分：“数据/分类汇总”,多个表的数据合并计算,被修改表与增值表中对应的字段位置要一致,建立一个新的与被修改表结构一致，并选中被修改的字段,合并计算后的年薪字段：“数据/合并计算”,数据的处理,复杂排序,通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图,提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。,打印工作表,打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图,页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。,页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。,打印工作表,页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。,打印工作表,我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚。,工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。,打印工作表,有两种方法：,文件菜单下的打印命令,工具栏上的打印按钮,打印工作表,二、,数据图表化和地图,图表概念：,图表使数据更直观、形象。,1.,图表类型,：,1,8类图表,，,有三维,、,二维,，,每类还有子类型。,2.,数据源,：,作图的数据区域,，,可以包含说明性文字。,3.,图表选项,：,图表中各个对象,，,有图表区,、,图形区,、,分类坐,标、图例,背景,、,标题等。,4.,图表位置,：,嵌入在工作表内,，,称为嵌入式图表。,一张独立的图表,，,称为独立图表或工作表图表。,创建图表,在第4步骤图表位置中，选中“作为新工作表插入”选项。,选中作图的数据源,图表向导,按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置,等4,个步骤进行,1.,嵌入图表,在第4步骤图表位置中，选中“作为其中对象插入”选项。,2. 独立图表,1.,图表的缩放,、,移动,、,复制和删除,.,选中图表,鼠标指向图表任意处,拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+,拖曳图表,图表的基本操作,2.,改变图表类型,选中图表,图表/ 图表类型,选择某种图表类型和子类型,3.更新图表的数据源,（,1,）更新图表数据源,（2）添加数据系列,嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。,独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据,（3）删除数据系列,选中数据系列，Del,键。,图表的基本操作,选中图表对象,图表,/ 图表选项,选择上述,6,个标签之一,，,根据对话框进行设置,4. 设置图表选项,增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,选中图表,图表/ 数据源,重新选择生成图形的数据源,5、图表格式化,指对图表中各个图表对象的格式设置。,不同的图表对象，有不同的格式标签。,数据系列：,图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。,坐标轴：,图案、刻度、字体、数字、对齐标签。,图表区：,图案、字体、属性标签。,图 例：,图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法：,图表的基本操作,常见图表类型及其应用,柱形图/条形图,显示一段时间内数据的变化或描述各项间的差异,面积图,强调各项数据随时间或间隔的变化幅度，可显示部门与整体之间的关系,常见图表类型及其应用,饼图,表示数据系列中每一项占该系列数值综合的比例关系,圆环图,与饼图类似，显示数据的部门与整体间的关系，但圆环图可以显示多个数据系列,常见图表类型及其应用,折线图,显示一段时间里的变化和走向,散点图,常用于科学数据的表达和实验数据的拟合、趋势的预测,图表数据主体与图表类型的匹配原理,选择能够最有效表达观点的图表形式,选择数据时包含表头,不选择无关数据,图表制作过程,选择数据区域,图表向导,选择图表类型,确认/修改图表数据源,图表选项对话框,图表位置,修改/美化图表,修改图表,右键快捷菜单,美化图表,双击可被选中的对象，均可在弹出窗口中设置,用图片装饰图表,选中数据系列右键选择数据系列格式 “图案”选项卡填充效果图片选择图片,三、公式和函数的使用,在大型数据报表中，数据的统计和计算工作是不可避免的，Excel的强大功能正是体现在计算上，通过公式和函数，可以对表中的数据进行总计、平均、汇总以及其它更为复杂的计算。只要在单元格中输入计算公式，就会在单元格中显示出计算结果，而且当公式中引用的数据发生变化时，系统会自动根据数据的变动重新进行计算。,在Excel中，公式必须以“=”号开头(不规范时也可以“+”或“-”开头，但系统会自动添加上“=”号)，公式中可以包含有阿拉伯数字(常量)、单元格地址、区域名、函数以及运算符等。,公式的使用,函数和公式是使Excel的数据运算功能强于其它类型表格的核心。Excel的数据计算是通过公式来实现的，它既可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算，也可以对字符、日期型数据进行字符的处理和日期的运算。对一些复杂而常用的计算，Excel还提供了函数供用户使用，从而减少了用户创建计算公式的麻烦。公式中可以使用圆括号“（ ）”改变运算优先级。公式中的对象可以是常量、变量、函数以及单元格引用。如：=B1+B2、=B4*8-B1、=sum（A3:A8）等。,Excel中的公式有下列基本特性：,公式的使用,（1）全部公式以“=”开始。,（2）输入公式后，其计算结果显示在单元格中。,（3）当选定了一个含有公式的单元格后，该单元格的公式就显示在编辑栏中。,1.单元格的引用,单元格的引用是指示Excel计算公式如何从工作表中提取有关单元格数据的方法。公式通过单元格的引用，既可以取出当前工作表中单元格的数据，也可以取出其它工作表中单元格的数据。单元格和区域的引用有相对引用、绝对引用和混合引用多种形式。,公式的使用,（1）相对引用,相对引用方式是指用单元格名称引用单元格数据的一种方式。相对引用方法的好处是，当编制的公式被复制到其它单元格中时，Excel能够根据移动的位置自动调节引用的单元格。同样，如果在行方向进行复制公式操作，则公式中引用单元格的列号也随移动的位置而自动改变。如果复制公式操作既有行方向又有列方向的移动，则公式中引用单元格的行号和列号都随移动的位置而自动改变。如在计算某同学的平均分公式中，要引用E2、F2和G2三个单元格中的数据，则直接输入“=（E2+F2+G2）/3”。如果进行行或列填充时，单元格的引用会自动改变。,公式的使用,（2）绝对引用,在行号和列号前面均加上“$”符号，则代表绝对引用。在公式复制时，绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用。即不论公式被复制到那里，公式中引用的单元格不变。如：=（$E$2+$F2+$G$2）/3,（3）混合引用,混合引用是指引用单元格名称时，在行号前加“$”符号或在列号前加“$”符号的引用方法。即行用绝对引用，而列采用相对引用；或行用相对引用，而列用绝对引用。其作用是不加“$”符号的随公式的复制而改变，加了“$”符号的不发生改变。如：E$2，行不变而列随移动的列位置自动调整；$F2表示列不变而行随移动的行位置自动调整。,公式的使用,（4）非当前工作表中单元格的引用,如果要从Excel工作簿的其它工作表中（非当前工作表）引用单元格，其引用方法为：“工作表标签!单元格引用”。如：设当前工作表为“Sheet1”，要引用“Sheet3”工作表中的D3单元格，其方法是：Sheet3!D3。,2.公式中的运算符,Excel 2000的运算符有四大类，其优先级从高到低依次为：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。,公式的使用,（1）算术运算符,Excel 2000所支持的算术运算符的优先级从高到低依次为：%（百分比）、（乘幂）、*（乘）和/（除）、+（加）和-（减）。如：=2+3，=7/2，=2*3+20%，=210，都是使用算术运算符的公式。,（,2）文本运算符,Excel 2000的文本运算符只有一个用于连接文字的符号 &。如：公式 =“Agricultural”&“University” 结果：Agricultural University,公式的使用,（3）比较运算符,xcel 2000中使用的比较运算符有六个，其优先级从高到低依次为：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。,比较运算的结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。如：假设A1单元中值是60，则公式 =A180的值为FALSE，公式 =A1、=、,引用,:,：,、,，,、,、,!,公式例 ：,=C5*1.15+D5,= C5+Sheet2!C5+C6,公式形式：操作数和运算符,操作数：单元格引用、数字、字符、区域名、区域,公式使用：,公式复制中选择性粘贴应用,选择性粘贴就是属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。,在对话框进行下列选择：,粘贴选择：,全部、 公式 、 数值 、 格式 、有效数据、批注等。,运算选择：,无 、加 、 减 、 乘 、 除。,跳过空单元格,转置,函数的使用,函数是随Excel附带的预定义或内置公式。函数可作为独立的公式而单独使用，也可以用于另一个公式中甚至另一个函数内。一般来说，每个函数肯定要返回一个计算得到的结果值，而数组函数则可以返回多个值。,Excel共提供了九大类，300多个函数，分别为数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等。函数由函数名和参数组成，格式：函数名（参数1，参数2，参数3，） 。在活动单元格中用到函数时需以“=”开头，并指定函数计算时所需的参数。,函数的使用,1.函数的输入与编辑,函数是以公式的形式出现的，在输入函数时，可以直接以公式的形式编辑输入，也可以使用Excel提供的“插入函数”工具。,（1）直接输入,选定要输入函数的单元格，键入“=”和函数名及参数，按回车键即可。如：要在F1单元格中计算区域B1：C1中所有单元格值的和，就可以选定单元格F1后，直接输入“=SUM（B1：C1）”。,（2）使用“插入函数”工具,每当需要输入函数时，就单击编辑栏中的“插入函数”按钮或选择“插入” 菜单中的“函数”。如图5.6所示。,函数的使用,图5.6 函数对话框,函数的使用,插入函数对话框中提供了函数的搜索功能，并在“函数分类”中列出了所有不同类型的函数，选择函数则列出被选中的函数类型所属的全部函数。选中某一函数后，单击“确定”按钮，又会弹出一个“函数参数”对话框，其中显示了函数的名称、它的每个参数、函数功能和参数的描述、函数的当前结果和整个公式的结果。,2.常用函数,Excel的函数有很多，下面介绍一些最常用的函数。如表5.2所示。如果在实际应用中需要使用其它函数及函数的详细使用方法，可以参阅Excel的“帮助”系统或其它参考资料。,使用函数,(2) 输入函数,在Excel 97中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数使用形式： 函数名（参数表）,例如：SUM(C2：F2)或SUM(C2,D2,E2,F2)或C2+D2+E2+F2,公式的输入的方法：,1、直接输入法,2、,利用函数模板输入函数,3、,粘贴函数法,(1) 输入公式,选定单元格,输入,=,和,符合要求的公式,按回车键或单击编辑栏中的“,”按钮,如：=（B2+C2+D2）/2,1、 求合函数SUM（）,使用格式：,SUM(number1,number2, .),功能：,计算一组数值的总合,说明,：（1） Number1, number2, . 为需要求和的参数。,（2） 如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。,（3） 如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。,常用函数格式及功能说明,例如:,SUM(3, 2) 等于 5,SUM(“3”, 2, TRUE) 等于 6，因为文本值被转换成数字，而逻辑值TRUE被转换成数字 1。,SUM(“Abc”,8, 2) 等于 10，因为对非数值型的值的引用不能被转换成数值。,如果单元格 A2：E2 包含 5，15，30，40 和 50，则：,SUM(A2:C2) 等于 50,SUM(B2:E2, 15) 等于 150,例子：,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入:,A,VERAGE,(,C5,:,C8,),2 求平均值函数AVERAGE（）,使用格式：,AVERAGE(number1,number2, .),功能：,计算一组数值的平均值,说明：,Number1, number2, . 为 需要平均值的参数。,常用函数格式及功能说明,例：求C5:C8区域单元格数值个的最大值，存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入,：MAX(,C5,:,C8,),3 求最大和最小值函数MAX（）和MIN（）,使用格式：,MAX(number1,number2, .),MIN(number1,number2, .),功能：,求某个区域内或一组数值中的最大值（最小值）。,说明：,Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。,例如：MAX（16，28，89，10）的值为89,常用函数格式及功能说明,4 根据条件计数函数COUNTIF（）,使用形式：,COUNTIF(区域,条件),功能：,计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。,说明：,条件可以表示为 32、32、32、apples。,例1： 假设 A3:A6 中的内容分别为 apples、oranges、peaches、apples,COUNTIF(A3:A6,apples) 等于 2,例2：假设 B3:B6 中的内容分别为 32、54、75、86：,COUNTIF(B3:B6,55) 等于 2,常用函数格式及功能说明,例：求C5:C8区域单元格的数值个数，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入,：COUNT(,C5,:,C8,),5 计数函数COUNT（）,使用格式：,COUNT(number1,number2, .),功能：,计算出某个区域内数值的个数。,说明：,Number1, number2, . 可以为数值或单元格引用。 当单元格是文字、逻辑值或空白时，则COUNT,不计数。,常用函数格式及功能说明,6 根据条件返回值函数IF（）,使用形式：,IF(条件表达式，返回值1，返回值2),功能：,根据条件表达式成立与否，返回不同的结果，条件表达式为 TRUE 则得返回值1，为 FALSE则得返回值2。,例：,IF(B2C2,超过预算,OK),IF(B3C3,30,20),IF(E4=270 ,”,优 秀“,“ “),常用函数格式及功能说明,公式和函数的使用(续1),1、公式的使用,在公式中要用到一些运算符对公式中的数据进行运算，常用的运算符如下：,(1)算术运算符(运算优先级由低到高)：+、-、*、/、( )、%(百分号),例如:在当前单元格中输入“=(A1+B12)*C3-5”表示B1单元格中数据的平方与A1单元格中数据之和乘于C3单元格中的数据再减去5后，放入当前单元格。,(2)字符运算符：&(文本连接符),例如：在A1中输入“山东”，在B2中输入“中国”，在C3中输入“=B2&A1”，则C3单元格中的数据为“中国山东”。,公式和函数的使用(续2),(3)关系运算符：=、=、,对于比较运算，其结果为逻辑值TRUE或FALSE，例如，若A1中的数值为20，A2中的数值为30，则=A1A2的结果为FALSE。,进行比较运算时，数值的比较按大小，文字的比较按ASCII码，汉字的比较按其内码，日期的比较按日期数值的大小。,(4)单元格引用符：冒号(区域引用)、空格(交集运算)、逗号(并集运算),多种运算符同时出现时，其优先级是：先算术运算符，然后是文字连接符，再是比较运算符,公式和函数的使用(续3),2、使用函数,有些公式(比如求平均)是经常使用的，为方便用户的使用，系统预先定义了一些常用公式，称为函数。,函数由函数名和参数组成，其格式是：,函数名(参数1，参数2，参数3，),其中参数可以是常量(如10)、单元格地址(如A3)、区域(如A1:A12)、区域名(如SA)或其它函数(若函数没有参数，也不能省略圆括号)。,(1)函数的输入,Excel,中的函数可以从键盘上直接输入，也可以利用粘贴函数法输入。,公式和函数的使用(续4),函数总是包含在公式中的，如果用户对函数及其语法比较熟悉，可以在单元格中直接输入包含有函数的公式。例如输入“=AVERAGE(B2:B43)”可以求B2到B43这42个单元格中数值的平均值。,由于Excel中有几百个函数，记住函数的所有参数的难度比较大，为此，Excel提供了粘贴函数的方法，利用向导引导用户正确地使用函数。,例用粘贴函数方法进行函数输入的步骤是：,选择要输入函数的单元格,单击工具栏的fx(粘贴函数)按钮，或选择,公式和函数的使用(续5),“插入”菜单的“函数”命令，出现“粘贴函数”对话框。,在“粘贴函数”对话框中选择函数类型,在参数框中输入常量、单元格地址或区域。,如果对单元格地址或区域无把握，可单击参数框右侧的“折叠对话框”按钮，显露出工作表，在工作表中选择单元格地址或区域，选择完毕后再单击折叠后的输入框右侧按钮，恢复参数输入对话框。,输入完成函数所需要的所有参数后，单击“确定”按钮，系统即在单元格中显示出计算结果。,选定单元格后，单击编辑栏中的“=”号，也可利用向导输入公式和函数。,公式和函数的使用(续6),3、自动求和,求和是Excel中常用的函数之一，Excel中除了可以用“+”号和SUM函数进行求和运算外，还提供了自动求和功能来总计行和列中的数据。,利用“自动求和”按钮(工具栏中的)可自动建立一个公式来总计行和列。使用自动求和有两种方法：,方法1：将与求和区域相临的单元格选定为当前单元格，单击“自动求和”按钮并按回车(Enter)键，求和的结果将显示在当前单元格中；,方法2：选取要求和的区域后，单击“,”，求和的结果将出现在与求和区域相临的单元格中。,公式和函数的使用(续7),4、常用的函数简介,Excel,中提供了几百个函数，下面介绍几个常用的函数。,(1)求和函数sum,(2)求平均函数average,(3)求均方差函数stdev,(4)求单元格个数函数count,(5)求符合给定条件的单元格个数函数countif,(6)根据条件求值函数if,(7)产生随机数函数rand(用公式拖放复制),公式和函数的使用(续8),5、公式的复制,在某些情况下，表格中的计算公式可能是相同的，例如，对一个成绩表中的各列(行)分别求和，这时，只需输入一个列(行)的计算公式，其余的公式可通过复制来完成。,复制公式的方法如下：,右单击要复制的单元格，选择“复制”。,选定目的单元格，然后右单击选定的单元格，选择“粘贴”。,按Esc,键取消对复制区域(虚线框住的部分)的选择，这是通用的取消虚线选择区域的方法。,但最常用的复制公式的方法是：拖动要复制的公式所在的单元格的自动填充柄，将其扩展到目的单元格。,公式和函数的使用(续9),6、单元格的引用,(1)单元格的相对引用,在复制公式时，我们可以看到，公式的单元格地址在公式复制时会自动进行调整，这种对单元格地址的引用方式称为单元格的相对引用。在相对引用时，地址的表示方式是：,列号行号 (例如：B6，A4，C5:F8),(2)单元格的绝对引用：,若公式引用的单元格地址在公式的复制和移动时不发生变化，则称为对单元格的绝对引用，常用在对某些系数的引用上。在绝对引用时，地址的表示是：,$列号$行号 (例如：$B$6，$A$4，$C$5:$F$8),公式和函数的使用(续10),(3)单元格的混合引用,若引用单元格地址时，行和列中只有一个是相对引用而另一个是绝对引用，则称为混合引用，这种引用方式较少使用，其地址的表示方式是：,$列号行号 (例如：$B6，$A4),或：列号$行号 (例如：B$6，A$4),(4)引用方式的相互转换,选定单元格中的引用部分，反复按F4键，可改变引用方式。,公式和函数的使用(续11),*7、单元格或区域的命名,在Excel中，区域一般用“列号行号:列号行号”的方式进行表示，这种方式简单但无意义(如区域A2:A20存放的是数学分数，但别人可能不知道这是什么数据)，不易阅读理解，为此，Excel中可以对区域起名字，以便于阅读和理解(如将区域A2:A20命名为数学)。,对区域命名和删除可通过选择“插入”菜单的“名称”命令项来完成，但更常用的方法是：,选取区域单击名称框输入区域名,对区域命名后，可直接引用区域名，例如,=MAX(数学),若想查看目前对区域的命名情况或区域的范围，可单击名称框右侧的下拉按钮，从中选择相应的区域名称。,8,、数据输入时常见的错误信息,输入数据、公式和函数时，有时系统会给出一些错误信息，常见的有：,出错信息 可能的原因,# 数字太大，单元格容纳不下，应增大列宽,#DIV/0！ 用空单元格地址或0做除数,#NAME 函数名拼写错误或引用了错误的地址,#VALUE 数据类型不匹配，有非法数据，无法计算,#NUM 函数中使用了非法数字参数，如对负数求平,方根等,公式和函数的使用(续12),四、EXCEL的其他功能介绍,工作表选择,工作表的添加、删除和重命名,工作表的移动或复制,工作表的格式化,工作表窗口的拆分和冻结,工作表选择,当对工作簿中的工作表进行插入、删除、移动、复制等工作时，就必须首先选择要进行这些操作的工作表。,1.单个工作表的选择,单个工作表的选择也就是选择当前工作表。选择方法有两种：,方法一：用鼠标直接单击工作表标签名。如果所需的工作表标签没有出现在屏幕上，可以通过工作表标签前面的四个标签滚动按钮前后翻阅显示标签名，然后用鼠标单击标签即可。,方法二：用鼠标右击工作表标签前面的四个标签滚动按钮任意处，出现工作表表名列表，从中选择一个工作表即可。,工作表选择,不论那种方法，被选中的工作表将出现在当前工作簿窗口，成为当前工作表，且标签名变为白色，名称下方出现下划线,。,2.多个工作表的选择,（1）多个连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，按住Shift键，然后再单击最后一个工作表标签。,（2）多个非连续工作表的选择：单击第一个工作表标签，按住Ctrl键，然后用鼠标分别单击其它要选择的工作表标签。,工作表选择,（3）选择全部工作表：用鼠标右击工作表标签任意处，在弹出的快捷菜单中选择“选择全部工作表”命令即可。,Excel将选定的多个工作表组成一个工作组，并在窗口标题处显示一个“工作组”字样，被选定的多个工作表标签名都为白色。当在工作组中的某一工作表中输入数据或设置格式，工作组中其它工作表的相同位置也将被置入相同的内容。,如果要取消工作组，只需单击任意一个未选定工作表标签或用鼠标右击工作表标签任意处，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令即可。,工作表的添加、删除和重命名,Excel 2000具有很强的工作表管理功能，能够根据用户的需要十分方便地添加、删除和重命名工作表。,1.工作表的添加,在已存在的工作簿中可以添加新的工作表，添加方法有两种：,方法一：选择“插入”菜单中的“工作表”菜单项命令，添加一个新的工作表。,方法二：在工作表标签栏中，用鼠标右键单击工作表名字，出现一个弹出式菜单，选择“插入”菜单项即可。,工作表的添加、删除和重命名,2.工作表的删除,用户可以在工作簿中删除不需要的工作表，工作表的删除方法一般也有两种：,方法一：选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。,方法二：在工作表标签栏中，用鼠标右键单击工作表名字，出现一个弹出式菜单，再选择“删除”菜单项，就可将当前工作表删除。,3.工作表的重命名,工作表的初始名称为Sheet1、Sheet2、Sheet3，为了方便工作，用户需将工作表命名为见名知义的名字，因此，需要对工作表重命名。重命名的方法有三种：,工作表的添加、删除和重命名,方法一：选择“格式”菜单中的“工作表”菜单项命令，出现级联菜单，单击“重命名”选项，工作表标签栏的当前工作表名称将会反显示，修改工作表的名字即可。,方法二：在工作表标签栏中，用鼠标右键单击工作表名字，出现弹出式菜单，选择“重命名”菜单项，工作表名字反相显示后就可将当前工作表重命名。,方法三：双击需要重命名的工作表标签，输入新的名称替换原有名称。,工作表的移动或复制,实际应用中，有时需要将一个工作簿上的某个工作表移动到其它的工作簿中，或需要将同一工作簿的工作表顺序进行重排，这时就需要进行工作表的移动和复制。在Excel 2000中，用户可以灵活地将工作表进行移动或复制。要移动工作表，用鼠标拖曳工作表标签到移动的工作表标签处即可。要复制工作表，先按住Ctrl键，然后用鼠标拖曳工作表标签到复制的工作表标签处即可，其它方法略。,工作表的格式化,工作表建立和编辑后就可以对工作表中单元格的数据进行格式化，使工作表的外观更漂亮，排列更整齐，重点更突出。数据的格式化一般通过用户自定义格式化，也可通过Excel提供的自动格式化功能实现。,1.自定义格式化,自定义格式化工作可以通过格式栏进行快速方便的设置，也可以用菜单命令进行更详细完善的设置。不论用那一种方法，在进行数据格式化时，都必须首先选定要格式化的单元格或单元格区域，然后才能使用格式化命令进行设置。,下面分别介绍“单元格格式”对话框的6个标签。,（1）设置数字格式,工作表的格式化,Excel提供了大量的数字格式，我们可以根据其应用领域的不同，设置成满足需要的数字格式。如以将数字格式设置成带有货币的形式、百分比或科学记数法等形式。如图5.7所示。,图5.7 数字对话框,工作表的格式化,（2）设置对齐格式,默认情况下，Excel的单元格对齐格式设置为：文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐等。为了产生更好的效果，可以使用“对齐”标签自己设置单元格对齐格式。同时可以对自动换行、缩小字体填充和合并单元格进行设置。如图5.8所示。,图5.9 字体对话框,工作表的格式化,（4）设置边框格式,为了使编制的表格美观，使数据易于理解，可以利用设置边框格式重新设置单元格、单元格区域及整个表格的表格线类型。如图5.10所示。,图5.10 边框对话框,工作表的格式化,（5）设置图案格式,Excel为了使表格中的数据更加突出、醒目，使设计的表格更为生动活泼、错落有致。Excel提供了“图案”格式设置，即为单元格或单元格区域设置颜色及底纹图案。如图5.11所示。,图5.11 图案对话框,工作表的格式化,（6） 设置行高和列宽,当用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。默认情况下，当单元格中输入的字符串超过列宽时，超长的文字被截去，数字则用“#”表示。当然，完整的数据还在单元格中，只不过没有显示出来。因此可以调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。,列宽、行高的调整用鼠标来完成比较方便。鼠标指向要调整列宽（或行高）的列号（或行标）的分隔线上，这时鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖拽分隔线至适当的位置。在建立工作表时，Excel已经预置了行高和列宽，如果自己认为其效果不合适时，可以随时调整。选择“列宽”或“行高”子命令，输入所需的宽度或高度。,工作表的格式化,2.自动格式化,用户除了可以利用“格式”菜单或“格式”工具栏按钮对工作表中的单元格或单元格区域进行格式化，还可以利用Excel提供的自动套用格式的功能。Excel预定义了17种格式供用户选用，这样既可以节省大量时间，并具有较好的效果。如图5.12所示。,图5.12 自动套用格式,工作表的格式化,3.条件格式,Excel的“条件格式”功能用于对选定区域各单元格中的数值是否在指定的范围内动态地为单元格自动设置格式。如用红色来显示负数、用绿色来显示最大值等等。“条件格式”对话框提供了最多3个条件表达式，也就是可以对不同表达式设置不同的格式。如处理学生成绩时，对不及格、及格、优的不同分数段的成绩以不同的格式显示。对已设置的条件格式可以利用“删除”按钮进行格式删除；利用“添加”按钮进行条件格式的添加。操作方法：选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。给定运算符和条件值，设置格式后即可。如图5.13所示。,建立新活頁簿,1.檔案(,F)/,開新檔案,2.一般/活頁簿,3.確定鍵,4.產生新的活頁簿,這就是我們的主要作業區,開啟舊檔與修改資料,1.檔案/開啟舊檔,2.步驟1之後就會出現“開啟舊檔”的點選畫面,3.選擇你要開啟的檔案吧,4.步驟3之後按下“確定”之後就會開啟檔案了,認識工作表,活頁簿,工作表,儲存格,底下就是活頁簿/工作表與儲存格的關係,選取儲存格,選取單一儲存格,選取全部儲存格,選取整欄儲存格,選取整列儲存格,選取範圍內儲存格,選擇單一區塊,選擇多重區塊,編輯儲存格,1. 輸入文字,2. 輸入數字,3. 輸入日期,3. 輸入公式,更改工作表名稱,將滑鼠移到標籤身上,按右鍵,選擇“重新命名”,就可以更改工作表的名稱了,這些標籤就是我執行“重新命名”,更改名稱之後的結果,切換工作表,1.利用這邊的標籤來切換工作表,切換到日報表,切換到月報表,切換到季報表,儲存及命名活頁簿,1.這個圖示就是“存檔”的功能,當第一次執行存檔的功能時,就會出現這個對話方框,2.輸入想要的檔名,按下“儲存”就存起來了,調整欄寬及列高,欄標題,列標題,將滑鼠移到兩個標題欄位之間的結合處,就會出現欄寬或列高的調整游標,合併儲存格,1.合併前的儲存格樣子,2.選擇欲合併儲存格,按下跨欄置中,3.合併後的儲存格樣子,這個圖示代表的意思是“跨欄置中”,搜尋與取代儲存格內容,1.選擇“搜尋”功能,2.選擇“取代”功能,“搜尋”的功能視窗,“取代”的功能視窗,格式化數字資料,各種格式化的涵義,對齊儲存格的內容,方法1.選擇功能列裡的“儲存格”子功能,方法2.在儲存格身上按右鍵,選擇“儲存格格式”,這個就是對齊儲存格的功能畫面,設定格式化條件,1.選取格式化範圍,利用這功能,我們能利用條件規則來設定資料的呈現方式,複製格式,1.選取欲複製格式的儲存格,2.按下複製按鈕,3.步驟2之後,儲存格就會變虛線,4.選擇欲複製到的,儲存格,5.這樣就完成格式的複製,紅色的字喔,黑色的字,變成紅色了,加上框線與底色,1.沒有框線,2.選取儲存格,3.使用框線鈕,4.選擇樣式,5.選擇格式/儲存格,6.步驟4之後會出現這個設定畫面,7.設定框線樣式與顏色,8.框線已經被上色了,使用自動格式設定,1.選取要格式化的儲存格範圍,最初的樣子,2.選擇自動格式設定,3.格式選擇,4.格式化之後的儲存格,建立與使用樣式,1.選擇儲存格,2.選擇格式/樣式,3.新增樣式名稱,4.修改樣式設定,5.完成設定,6.套用樣式後的儲存格,建立公式,數學運算子,+、 -、 *、 /、 ,運算優先等級,自動計算、 手動計算,統計函數介紹,儲存格的相對與絕對參照,在,Excel,中，您可以使用絕對與相對參照來計算其它的儲存格。,絕對參照,是指特定的儲存格位址。,相對參照,的儲存格或儲存格範圍，通常會根據公式的儲存格位置而動態調整。,套用與移除保護密碼,1.另存新檔,2.下拉工具,3.選擇一般選項,4.輸入保護密碼,保護活頁簿與工作表,選擇,工具,/,保護,/,保護工作表,建立工作表註解,選擇,插入,/,註解,建立活頁簿屬性,屬性中的內容除了提供關於活頁簿的資訊外，也可以用來搜尋活頁簿。若要使用,屬性,對話方塊，請在,檔案,功能表中選擇,摘要資訊,指令。,屬性,對話方塊中共有五個標籤，但只有,摘要資訊,和,自訂,標籤,可以彈性的加入活頁簿的屬性及其它資訊。您可以使用,尋找,對話方塊來搜尋所有屬性。,若要在,Excel,中更改您的名字，可在,工具,功能表中選擇,選項,指令。然後在出現的,選項,對話方塊中按一下,一般,標籤，並在標籤下方的,使用者名稱,方塊中鍵入您選擇的使用者名稱。,建立與格式化清單,Excel,的清單由兩個部份組成：欄位與記錄。,欄位,包含同性質的資訊，如姓名或編號。,記錄,則為清單中某個人或某一項目其所有相關欄位的資訊。,清單資訊儲存在工作表中，其中每筆記錄各自儲存在每一列，而同筆記錄的每一個欄位則分別存放在所屬的欄。,修改清單,您可以使用和編輯其它資料相同的指令與工具列按鈕，來編輯清單中的記錄,。,不過有些工作表指令，如填滿功能，特別適用於清單的編輯。,填滿,功能可依遞增或遞減的方式，很快地將編號鍵入清單中鄰近的儲存格，您還可以使用,資料表單,對話方塊來顯示清單中的記錄，,資料表單,是以一次顯示一筆記錄的方式，使清單的處理更加容易。,搜尋紀錄,在,Excel,中，若想在清單中找到某筆記錄，可利用資料表單中的,準則,鈕。,按下,準則,鈕後鍵入的準則，將定義,Excel,的搜尋條件，我們可以在鍵入一個或多個準則後，按,找上一筆,鈕或,找下一筆,鈕，讓資料表單視窗一一顯示符合條件的每一筆記錄。,鍵入準則時，也可以萬用字元（,*,和,?,）作為搜尋條件，一個萬用字元,*,可以表示無、一個或數個字元，而一個萬用字元,?,僅表示一個字元。,排序紀錄,清單建立後，您可能會想改變記錄的排列順序，此時可以利用,排序,指令，讓,Excel,清單內的記錄依照某個特定條件排列。,多種排序方法中，其中一種是依欄位排序，此種排序方法可指定三個欄位作為排序欄位。第一個排序欄位（主要鍵）為主要的排序準則；當第一排序欄位的內容相同時，若有指定第二排序欄位（次要鍵），則這些主要鍵相同的記錄便依照第二排序欄位排序；當第一與第二排序欄位的內容都相同時，則依第三排序欄位（第三鍵）排序。,篩選清單,我們可以用,資料表單,對話方塊來找尋清單中的某些記錄，除此之外，還有另一種找尋資料的方法：在清單中篩選。在清單中使用,篩選器,可以在清單中找到並直接顯示某些特定的資料，我們可以只對這些資料進行列印、格式化、圖表製作或加總等工作，而不會到影響其它的資料。,使用圖表精靈建立圖表,