XXXX年档案培训

書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*, 書式設定, 書式設定,第 2 ,第 3 ,第 4 ,第 5 ,*,第一部分,档案管理的基础知识,几个基本概念,1,、档案。,档案法,对档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,2,、,档案工作的性质,-,专业性：档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。,-,服务性：为各项工作服务。,-,机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。,3,、档案工作的原则,：,统一领导、分级管理,集中统一管理,档案管理工作的内容,六环节,：,收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用,一、档案的收集,1,、,收集工作内容,：档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。主要包括三个方面：,一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；,三是对历史档案的接收和征集工作。,2,、收集工作重要性：,文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础；收集工作质量决定档案工作的质量。,3,、如何做好收集工作,（国家档案局第,8,号令）,二、档案的整理,1,、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。,2,、档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。,3,、档案整理的方法,:,a、,以“案卷”为单位整理。,应用范围,:,科技档案；部分文书档案；专门档案,b,、以“件”为单位整理。,应用范围：文书档案、实物档案,4,、档案分类,常见的档案分类有以下几种：,1,、根据档案形成时期分类,历史档案：明清档案、民国档案、新民主主义档案（即革命历史档案）、中华人民共和国档案（建国后档案，也有称现行档案）,2,、根据档案载体分类,纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、电子档案等，古代时有甲骨、竹简、木牍、缣帛等,3,、根据档案的内容和使用范围分类,文书档案、科技档案以及会计档案、人事档案、艺术档案、诉讼档案等各类专业档案。,常规分类,文书档案、科技档案与专门档案,:,这是社会上应用最为普遍的三个档案种类概念,。,文书档案,实际上是指行政管理档案，如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等；,科技档案,是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。如图纸、设计任务书、科研报告等等；,专门档案,是指除文书和科技档案之外的所在专门活动中形成的档案。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。,5,、文书档案整理流程,分类,装订,排列,盖档号章,填写档号,著录,装盒、排架,注：此流程中没有包含收集，因收集是上一环节的工作。在收集档案的同时，注意文件材料交接清单的准确性及双方签字。,三、档案的,鉴,定,1.,文书档案鉴定工作的内容,基本内容包括：制定文书档案价值鉴定的标准和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限；剔除无保存价值的档案予以销毁或做相应处理。,2.,文书档案鉴定工作的原则,从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案酌价值。,3.,文书档案价值鉴定的标准,(1),档案的来源标准,(2),档案的内容标准,(3),档案的形式特征标准,(4),相对价值标准,(5),效益标准,4.,档案的销毁,：,(1),有鉴定工作制度标准化文件（,2,）成立鉴定小组（,3,）编制销毁清册和报告（,4,）履行审批手续（,5,）实行监销制度,四、档案的保管,1.,档案管理的“九防”,防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。,2.,档案保管的物质条件,（,1,）库房选址（,2,）装具和设备,3.,库房保管的物质条件,正常的库房：温度,1424,度，湿度,45%-60%,；底片库,13-15,度，湿度,3545%,。,五、档案的,统计,档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。,(,一,),档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：,1,全国,2,专业系统,3,地方,4,档案馆、室,(,包括各专门档案室,),档案工作情况统计。,(,二,),档案统计的内容,1,档案数量的统计。,2,档案业务管理工作质量的统计。,3,档案开发利用工作情况的统计。,4,档案工作条件的统计。,(,三,),全国档案事业统计年报制度,主要内容和填写注意事项,1,填报范围,2,主要内容,3,注意事项,(1),统计数据要真实,(2),统计数据要准确,(3),填写要符合要求,六、档案提供利用,（,一）档案利用工作的含义、意义和要求,含义,：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。,档案利用工作的意义和要求,1.,提供利用是档案工作的根本日的,2.,利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响,（二）档案利用的途径与方式：,档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。,利用效果登记簿,查阅档案登记簿,主要有以下十种方式,开设阅览室,档案外借,制发档案复制本,出具档案证明,提供咨询服务,印发档案目录,编写档案参考资料,举办档案展览 创建爱国主义教育基地,档案信息上网,电子档案利用,（三）,举办档案展览创建爱国主义教育基地,1,、档案展览的作用和办展工作的基本程序,1,）举办档案展览是普及档案知识，宣传档案工作重要意义的一种很好的形式,2,）举办档案展览属于社会教育工作,3,）举办档案展览是培养社会公众档案意识的有效手段，可以广泛发挥档案的作用,4,）举办档案展览的基本程序,（,1,）研究确定展览的主题、基本内容和预期目的；（,2,）选择、征集必要的档案史料和辅助展品；（,3,）深入进行展览内容、展品的研究，拟定展览大纲,展览纲目，制定展览陈列的具体方案,列出全部展览陈列品；（,4,）进行展览艺术形式研究和设计；（,5,）进行辅助展品和必要设备的设计和制作；（,6,）进行现场安装和布置；（,7,）展览开展前现场的评估与开展的准备。,2,、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的意义,1,）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求,2,）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，是由档案的特点和档案馆的工作性质决定的一项重要工作,3,）举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作，会整体带动档案馆工作,3,、举办档案展览，创建爱国主义教育基地，开展社会教育工作的方式方法,1,）突出本馆特色，办好基本陈列展览,2,）配合形势需要，办好专题展览,3,）抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动,4,）展览搬出档案馆，巡回展出,5,）利用大众媒介，扩大展览教育活动覆盖面,（四）开放档案,1,、开放档案的含义,开放档案是指档案馆对其所保存的档案，除了按照国家有关保密的规定和其他有关规定需要保密或者需要控制利用的外，均须根据不同情况，分期分批地向社会开放，各机关、团体、企业事业单位和公民，根据工作、生产、建设、科学研究等方面的需要，只要履行一定手续，即可利用已开放的档案。,档案法,：国家档案馆保管的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放。,2,、开放档案的意义,1,）开放档案是现代社会公民民主权利的具体体现,2,）开放档案是现代档案馆自身发展的一项重大措施,3,）开放档案可以促进档案馆的各项业务建设,3,、开放档案的要求和措施,1,）正确处理档案开放与控制的关系，明确开放档案的具体范围,2,）做好基础工作，为开放档案创造必要条件（基础工作建设；降密、解密；编制检索工具）,3,）建立健全开放档案的利用管理制度,4,）通过多种形式加强开放档案的利用服务工作,5,）做好开放档案的公布工作,6,）加强档案宣传，增强社会档案意识,七、档案的,编,研,几种常见检索工具的编写方法：,（一）大事记,1.,就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料,2.,大事记的体例和结构,大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。,1,）题名,2,）编辑说明,3,）序言,4,）目录,5,）正文,6,）按语和注释,7,）附录,3.,大事记正文：,1,）大事记述；,2,）大事时间,4.,大事记的编写要求,1,）观点正确，用材真实；,2,）大事突出，要事不漏，小事不要；,3,）系统条理，简明扼要；,4,）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；,5,）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；,6,）材料来源一般注明出处；,7,）建立大事记录制度。,（二）组织沿革,是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。,（三）全宗指南,1.,概念：,是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。,2.,内容：,第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。,（四）统计数字汇集,（五）专题概要,（六）会议简介,（七）图集,（八）手册,（九）年鉴,第二部分,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定,国家档案局令,第,8,号,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,已经,2006,年,9,月,19,日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。,局长：杨冬权,二六年十二月十八日,一、,规定,条款解读,：,1,、第一条：实施范围和对象：“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。,2,、第二条：,“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。,从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；,规定,第九条：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。,一、,规定,条款解（续）,：,3,、归档和不归档范围。（,15、16,）,4,、集中统一管理：实体统一管理 信息统一管理（,档案工作的原则,）,5,、保管期限定为永久和定期。定期一般分为,30,年、,10,年。,机关文件材料,归档范围,1、,反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；,2、,机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,3、,本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；,4、,其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,机关文件材料,不归档范围,1、,上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,2、,本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,3、,同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；,4、,下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,二、,表,的解读,1,、,关于会议文件保管期限：,规定,第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档”。,机关联合召开会议，一般是以“会议通知”用了谁的“发文字号”来区分谁是主办机关，谁是协办机关,。,2,、,上级领导视察中重要的、一般的文件材料：根据行政级别和检查视察的事由的重要程度来划分。,二、,表,的解读（续）,3,、,如何区分重要业务问题与一般业务问题：法规政策性和重要业务建设内容属于重要问题；涉及基础性、技术性内容属一般业务问题。,4,、,第,8,条第,8,款：年度以下计划总结统计资料如何把握,P67,二、,表,的解读（续）,5,、,先进表彰材料保管期限划分标准：受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料，归档时保管期限定为永久；受到县级以下表彰的文件材料，其保管期限为,30,年。,6,、,人事劳资材料保管期限的确定,都是永久,。,7,、,区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料,三、,规定,有哪些特点,1.,具有强制性和权威性,规定,以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力。,2.,合二为一。,规定,将,1987,年颁发的,关于机关档案保管期限的规定,、,机关文件材料归档不归档范围,两个业务文件合二为一。,规定,中的附件,文书档案保管期限表,实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。,三、,规定,有哪些特点（续）,3.,改革了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为,30,年和,10,年。,4.,突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。,5.,充实一些内容。,新规定,增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。,三、,规定,有哪些特点（续）,6,、体现“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管。,7.,将备案制改为审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,，须经同级档案局审查同意后方可执,行。,四、编制方法：,（,1,）调查研究。全面详细了解单位职能和机构设置情况；对工作中形成的文件材料加强研究；,（,2,）根据,新规定,详尽制定。详尽编制本机关的文件材料归档范围；应归档的文件材料，根据其重要程度，合理确定其保管期限。,（,3,）合二为一。编制的,表,要具有明确本机关文件材料归档范围和本机关文书档案保管期限的功能。,（,4,）建议采用条款表述的形式。,（,5,）经档案管理部门审批同意的,表,，各机关应以作为业务标准，以机关正式文件的形式制发并执行。,编制质量要求：,（,1,）编制的,表,应能全面准确地反映本机关各项职能活动和基本历史面貌，具有较强的涵盖力和稳定性。,（,2,）编制的,表,应能充分反映本机关的职能特点，切勿照搬照抄，千篇一律,第三部分归档文件整理规则,归档文件整理规则,P71P74,文件级公文整理方法,2000,年,12,月,6,日国家档案局发布了,中华人民共和国档案行业标准,归档文件整理规则,一、,规则,的特点：简化、兼容、灵活,（一）简化,1,、整理过程简单：确定文件是否归档、确定整理单位“件”、确定保管期限、以“件”为单位装订、按事由排序、确定件号及盒号、盖归档章并填写其内容、装盒、填写盒内备考表、上架。,2,、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程,3,、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录,4,、无需编页号，目录改设“页数”项。,5,、归档文件直接装盒保管。,6,、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。,（二）兼容,1,、兼顾机算机和手工两种方式：分类和排列就是考虑到手工检索；,2,、简化档案室操作，兼顾档案馆的需要。设置了盒号。,（三）灵活,1,、界定“件”的概念时，规定“来文与复文可为一件”；,2,、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。,3,、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。,4,、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。,5,、归档章的位置在首页上端的空白处皆可。并设置选择项目。如果首页上端无空，另加白纸放在首页位置加盖归档章。,6,、档案盒盒脊、归档文件目录可根据需要设置其它项目,灵活原则的掌握应取得同级档案行政管理部门的同意。,三、归档文件整理的组织工作,（一）确定整理环节：,1,、谁来整理：文书处理部门,2,、整理环节选择：集中式、分散式、集中与分散结合式,（二）重视平时积累,1,、严格登记；,2,、及时收集；,3,、严格检查；,4,、随办随归；,5,、妥善管理,（三）建立相关制度,1,、文件材料整理及归档办法（明确整理工作的环节、明确分类方案、确定整理方法、对机关工作中产生的其他门类和载体的档案一并提出整理和归档要求、限定归档的时间和质量要求）,2,、机关文件材料归档范围和档案保管期限表,3,、不归档文件管理处置办法（两点：明确管理部门、逐件登记造册）,（四）加强指导、监督与检查,二、归档文件的价值鉴定,1,、鉴定的原则和标准,2,、归档和不归档范围,3,、保管期限：永久、,30,年、,10,年,按照国家档案局八号令和市档案局的要求，制定了本单位的归档和不归范围以及档案保管期限表。,四、归档文件的整理：,1,、确定整理单位：,对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件为一件,一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件、也可各为一件。,1,）会议文件,按内容（问题）分别确定为件；,2,）会议记录：以一次会议为一件；,3,）调查处理事项，一事一件；,4,）信息简报，每期一件；,5,）正本和不同稿本、正文和附件，过厚可单独为一件；,6,）正文和文件处理单应与文件为一件；,7,）来文和复文可分别做为一件；,8,）介绍信存根可以一本为一件,四、归档文件的整理：,2,、文件的修正,1,）修裱破损文件,2）复制字迹模糊或易退变的文件,3）超大纸张折叠,4）去除易锈蚀的金属物,四、归档文件的整理,：,3,、件内文件的排序和装订,排序：,正本在前，定稿在后,正文在前，附件在后,原件在前，复制件在后,转发文在前，被转发文在后,复文在前，来文在后,汉文本在前，少数民族文字在后,中文本在前，外文在后,文件处理单可放在最前面,四、归档文件的整理,：,3、件内文件的排序和装订,装订：,符合档案保护要求，对文件无损害。装订方式能维护文件原始面貌,1、常见的装订方式用不锈钢订在左侧或左上角装订。正常左铡两针。,2、,较厚的文件采用三孔一线装订方式装订,1,、不锈钢钉在左侧或左上角装订,2,、,较厚的文件采用三孔一线装订方式装订,4,、归档文件的分类：,年度分类法,：）一般以文件形成日期为准；,2,）对计划、总结、预决算、统计报表统一以文件的签发日期判定所属年度，取消了原来按针对年度归类。,2009,年形成的,2008,年总结归,2009,年。,3,）跨年度形成的会议文件归闭幕年。,4,）跨年度的案件放在结案年立卷。,5,）几份文件做为一件时，以排在前面的日期为准。,6,）有专门年度按一般年度分类，如教学年度,机构分类法,：机关名称就是类名，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中。,问题分类法,：按职能和中心任务单独设类，“党群类”、“行政类”、“业务类”,保管期限分类法,：永久、,30,年、,10,年,（,1,）年度,机构（问题）,保管期限分类法（排架上，同一机构集中）,（,2,）保管期限年度机构（问题）分类法（同一期限集中）,（,3,）年度,保管期限分类法,（,4,）保管期限,年度分类法,5,、归档文件的排列：,同一保管期限内，同一类目内文件确定顺序使之系统化。,1,）同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。,2,）不同事由间归档文件的排列：按不同事由形成时间排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同属性分别集中排列。,6,、归档文件的编号：,1,）室编件号：在分类方案的最低一级类目内排列顺序号（原来跨年度流水），有利于平时归卷，手工检索和机检兼顾。,2,）必要项目：全宗号、年度、保管期限、件号；选择项目：机构和问题。,3,）档号章：一般规格,4516mm,，在档案业务指导部门指导下可自行设定。 有将收文章合二为一的，有的省市要盖页数章。,具体要求：,填写要求：耐久字迹材料。归档章内容填写：,盖章位置：首页上端居中位置，可文件的收文阶段提前盖好。有文件处理单的，盖文件处理单上。,在分类方案的最低一级类目内排列顺序号,7,、归档文件目录的编制：,）件号：填写室编件号：,2,）责任者：全称或者通用简称，领导讲话和著作填写个人责任者。多个责任者要录上；,3,）文号：不能省略。不要填写期刊号和会议次数。,4,）题名：题名不全不能反映内容，补充缺失内容；被转发文要补充被转发的题目；会议记录要写议题；副标题加破折号录入；补充内容加方括号标示“, ”,；附件内容加“（）”标示。,5,）日期：省略年月日，,8,位阿拉伯数字表示。可分两行回行填写：,1999,0117,6,）页数：文件处理单,+,复文,+,来文的总页数，空白页不计，折叠前的页面计算页数。,7,）备注项：缺损、修改、补充、移出、销毁、互见等情况说明。,归档文件目录要打字和装订！,归 档 文 件 目 录,8,、装盒：,1,）装盒要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。,选择适当大小的档案盒；档案盒是装具，不是整理单位；,2,）编号：在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号可不编写，要编用铅笔。,特别提醒,：,一般的档案盒所用材料中含有大量的酸性物质，对档案有很大的危害，酸会使纸张变硬变脆，严重的会导致纸张成粉沫，所以长期保存档案的装具要用无酸档案盒。,3,）备考表,备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。,第四部分声像档案管理,一、声像档案的概念和特点,(,一,),声像档案的概念,声像档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。,(,二,),声像档案的特点,1,直观的形象性,2,收集、保管的特殊性,3,是其他载体档案的必要补充,二、声像材料的收集归档,(,一,),声像材料的收集工作,将分散在各部门、个人手中的具有保存价值的声像材料，收集、集中到档案馆、室，实行统一管理，是声像档案管理的首要工作环节。,(,二,),声像材料的归档制度,1,声像材料的归档范围,声像材料的归档，也要强谓“以我为主”即本单位形成的并反映本单位工作活动的声像材料，是归档的重点。,2,声像材料的归档时间,“两段式归档对间”。一是声像材料要随时归档。二是部分声像材料年终归档,3,声像材料的归档要求,(1),归档的声像材料应力求是原底片、原件,(,原声磁带,),。要尽量避免复制版或复制件。,(2),归档的声像材料要齐全完整、照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要附有简要的文字说明。,(3),对归档的声像材料要进行选择和鉴别。,三、声像档案的整理、鉴定和编目,(,一,),照片档案的整理、鉴定、编目,照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备,1,照片档案的结构,传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。,2,照片档案的整理,照片档案的整理，要符合国家标准,照片档案管理规范,(GB,T118289),的要求，即应有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务。,(1),底片的整理方法、要求,对照片档案整理，首先要进行底片的整理，整理时要注意一个全宗的底片要单独整理，不要分散。不同全宗的底片不要混杂。,底片分类底片排列、编号底片装袋插册填写底片册芯页,(2),照片的整理方法、要求,照片的分类、组卷照片排列照片编号填写照片说明填写照片册卷内目录,照片档案卷内目录,(3),特殊规格的照片整理方法,这些照片往往规格幅面不一，无法插放在规范的照片册芯页内。因此，这些照片的整理要注意从实际出发，一般方法是：,小于照片册芯页的照片,(,约,8,10,寸,),，可采用空白芯页插放。并以每张为单元填写文字说明。,超大，超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。,3,照片档案的鉴定,(1),照片档案的保管期限,在同一活动中形成的照片档案与纸质载体档案，其保管期限应是一致的，因此，某些照片档案的保管期限可以参考与之有密切联系的纸质载体档案的保管期限，加以确定。,(2),照片档案价值的鉴定方法,照片的形成年代照片反映的内容照片的制成材料和技术质量,4,照片档案案卷目录的编制,(,二,),录音录像档案的整理、编目,录音、录像档案是指用专门的器械和材料，采用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一种特殊载体的档案。主要有：唱片档案、磁带录音档案、磁带录像档案、非磁带录像档案等。,1,录音、录像档案的整理,(1),分类：在各档案室中，录音和录像档案由于记录形式不同、规格不同，首先要分为录音档案、录像档案两类，不能混杂。,(2),编号：录音录像档案是以盘或盒为保管单位的，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。,(3),文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应作必要的登记并辅以文字材料。主要是记录磁带形成单位、形成时间、内容、节目时间、盘数、技术质量、摄录人员，检查人员等。,文字材料是指反映磁带内容的文字稿、解说词等。在进行整理时可参考登记的内容，填写标签，放入录音、录像档案的盒内，以便查阅、使用。,2,录音、录像档案的编目,对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。,四、声像档案的保管和保护,1,照片档案的保管、保护,(1),在照片档案入库前，档案人员应对照片、底片进行认真细致的检查，防止受污染的照片、底片入库。,(2),档案人员在接触底片时，应戴上洁净的手套，防止汗渍污染底片。,(3),感光材料属易燃材料，因此保存照片档案的库房要干燥、凉爽、严禁烟火，并且防光、防尘。应有专门的档案柜存放照片档案。,(4),选择和使用规范的照片档案装具。社会上许多相册是不利于照片档案管理的，在照片档案保管中，要选择档案行政管理机关推荐使用的照片册和底片册。照片册和底片册的存放要采用立放形式。,(5),档案馆、室应建立照片档案定期检查制度，发现问题及时解决。,2,录音录像档案的保管、保护。,(1),库房要保持适宜的温、湿度,(2),磁带应竖放，卷绕平整，防止带体损坏。,(3),防尘、防光,(4),防磁,(5),加强定期复制、转绕,第五部分会计档案管理,一、会计档案的概念和特点,(,一,),会计档案的概念,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,(,二,),会计档案的特点,1,形成范围广泛,2,档案类别稳定,3,外在形式多样,二、会计核算材料的归档,(,一,),归档范围,1,会计凭证,2,会计账簿,3,财务报告,4,其他核算材料,(,二,),归档时间,归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后向本单位档案机构移交的时间。,档案人员在执行归档时间时应该注意：,1,每个单位应明确会计档案具体的归档时间。,2,每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册,(,目录,),，先向档案机构移交,份。,(,三,),归档要求,1,归档的会计核算材料真实、准确。,2,会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移,交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。,3.,归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷,认真清点，严格交接手续，双方签字。,三、会计档案的整理和编目工作,(,一,),会计核算材料的组卷方法及案卷质量要求,1,会计凭证的组卷方法,会计凭证在各个单位，形成的数量有多有少。组卷时需要按月分开，也就是不同月份产生的凭证不要组合在一起。,凭证的案卷质量要求是：,(1),按记账凭征的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒。,(2),记账凭证所附的各种原始凭证,(,如收据、发票等,),要折叠贴粘整齐、规范。,(3),拆除金属物，装订采用线绳或塑钉等，凭证的厚度一般在,12,厘米。,(4),装订后要进行密封处理,并加盖经手人员章或财务专用章。,(5),填写凭证封面要项目齐全、规范清楚，并留出档号填写的位置。,2,会计账簿的组卷方法,会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。,会计账簿的案卷质量要求是：,(1),各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接的使用状况，归档前应按要求逐项填写清楚。,内容包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人的签章等。,(2),对于订本式账，整理立卷应保留原有面目，不要拆除空白页；账内要有连续页码；账簿封面要加贴不干胶的标签，并填写规范。,(3),对于活页式账，在会计年度结束后，要将空白页撤除；编制页码；进行密封装订并在密封处加盖经手人员章或财务专用章；账簿封面填写规范；保管期限为,25,年的账簿要在封底加上备考表并填写。,3,财务报告的组卷方法,财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的,组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。,财务报告的案卷质量要求是：,(1),案卷要编制页码。,(2),案卷开首要填写“卷内文件目录”，永久保管的财务报告案卷要在封底前加填“备考表”。,(3),财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人的签名或盖章,设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。,(4),案卷封面填写规范、整齐。,4,银行余额调节表和银行对账单的组卷方法,银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。,案卷质量要求是：,(1),按产生的年度组卷，一年可一卷或数卷。,(2),卷内按时间顺序排列，编制页码、进行装订。,(3),案卷封面填写清楚、规范。,(,二,),会计档案的案卷题名,案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。会计档案与其他门类档案,的要求一致，每本案卷都要有案卷题名。,会计档案案卷题名的结构是三部分,即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。 题名的拟写要求是：结构完整、文字简明。,例：哈尔滨锅炉厂,2000,年第,14,季度财务报告,(,三,),会计档案的分类、排列、编号,1,会计年度一类别一保管期限,其优越性：,(1),便于按年度查找会计档案。,(2),可以充分地利用档案库房和装具。,不足之处：,(1),由于每年度的档案有四类,而档案的外形又不尽一致，所以案卷的排列不够美观，上架后会出现有高有低，有大有小,(2),由于是按年度编制案卷号并形成案卷目录，目录一年一本，结果造成目录过多。,适用于会计档案形成量比较大的单位，如大型企业、金融单位、总预算单位等。,2,类别一会计年度一保管期限,优越性是：,(1),由于一个类别的档案集中排列,保持了类别的连惯性，便于按类别查找会计档案。,(2),由于按类别集中排列档案，每类档案的外形基本一致，排列美观、整齐划一。,不足之处是：,(1),不便于按年度查找档案。,(2),由于每类档案的案卷号是每年顺延，所以各类档案实体排列之后，需要预留出较充分的空位和空间。,适用于大多数的中、小型单位,即会计档案的年形成量不大的单位。,(,四,),编制会计档案案卷目录,1,会计档案案卷目录的格式及著录要求格式如下表,2,编制会计档案的案卷目录的注意事项,(1),会计档案案卷目录的编制首先要在确定和实施了档案的实体分类、排列、编号的前题下完成，由会计机构的兼职会计档案管理人员编制。,(2),目录的编制可采用手工编制或使用会计档案管理软件自动生成和打印。,(3),案卷目录应一式二套。会计机构保存一套，随档案实体移交档案机构一套。,(,五,),会计档案装具,会计档案装具是指保护、保管会计凭证、账簿、财务报告的专门用具。它可以有效地起到防尘、防光、防磨损的作用，且质地坚固、标记明显，是规范管理、方便查找利用会计档案的较好的工具,四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作,(,一,),会计档案的鉴定工作,会计档案鉴定工作的任务主要有两项：,一是，会计机构在进行会计核算专业材料组卷时，根据,会计档案保管期限表,确定案卷的保管期限。,二是，对已满保管期限的案卷，进行再次审核，确定是继续存留，还是销毁。这项工作也称为“二次鉴定”，它是由档案机构提出意见并会同会计机构，共同进行的工作。,会计档案保管期限表,是财政部和国家档案局共同制定的，是会计机构和档案机构进行会计档案鉴定，确定档案保管期限的主要依据。,会计档案保管期限表,分为两部分：,1,企业和其他组织会计档案保管期限表；,2,财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表。,表中对各类各名称的会计档案的保管期限做了详细、确切的,规定，具有较大范围的通用性。,(,二,),会计档案的销毁工作,2,单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。,3,档案机构和会计机构共同派员参加监销工作。销毁会计档案应到指定的造纸厂。监销人在销毁前，应按照销毁清册对档案进行清点核对，销毁后应在销毁清册上签名盖章。,(,三,),会计档案的移交工作,在市场经济中，企业出现的撤销、重组、破产等情况，给档案归属、流向带来了问题。出现这种情况时，会计档案的移交要严格按照,会计档案管理办法,的要求执行。,除了要移交文书档案、科技档案等外，还要移交会计档案。会计档案应和其他应进馆档案一起进入同一个档案馆，不可分散。尤其是财政总预算单位、税收单位、金融单位的会计档案反映了一个地区的财政、税收等历史面貌，更要纳入移交的范围。,移交会计档案的双方要办理交接手续。移交单位应当编制会计档案的移交清册。双方按移交清册内容逐项交接。交接后,双方经办人应在移交清册上签名或盖章。,五、会计档案的保管和利用工作,(,一,),会计档案的保管,1,在会计档案移交档案机构之前，会计机构应有专人对会计档案进行管理,(,根据,中华人民共和国会计法,规定，出纳人员不得兼任会计档案保管,),，并要配备专柜或专库进行保管,严防会计档案的散失、毁损、泄密。,2,会计档案移交到档案机构后，要注意将会计档案与文书档案、科技档案等区别开，单独排列，存放有序。,3,由于会计档案的外在形式规格不同，为了整齐排列和便于保管，会计档案的装具,(,卷皮、卷套、卷盒,),要符合档案行政管理机关的规范化要求，达到合体包装、坚固耐用、标准统一、便于存取、封面设置合理。,4,保管磁性介质的电算化会计档案，应采取直立存放形式，并且注意避光、防尘、防磁。磁性介质档案除备份二套，还要按电子档案的保管要求，定期进行检查，并每四年复制转存一次，以避免意外和人为错误造成的会计数据的丢失，确保安全性。,(,二,),会计档案的利用工作,利用工作方式及要求，主要包括：,1,完善借阅服务,2,编制会计档案检索工具,会计档案的检索工具主要有会计档案案卷目录和专题目录两种。,