规范公文培训(幻灯片)

,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,规范公文培训,办公室 朱元华,2011.10,内部培训资料,管理的四大职能：计划、组织、领导、控制,实现管理意图的主要途径：沟通,沟通的方式：口头、书面,有效沟通的要点,系统性：系统阐述、完整体现自己的意图,逻辑性：逻辑地、层次分明地组织表述,准确性：准确表述，不能模棱两可,言简意赅：简洁地表述，尽量减少对方领会难度,前 言,任何一级管理者，每天都面临着与上级、平级、下级的沟通。,公文作为书面沟通的重要形式，对各级管理者均有较高的要求。,公文处理是否规范，不仅与单位（科室）工作质量、效率和效果直接相关，还将直接影响与之相关的各个环节的工作质量、效率和效果。,各级管理者必须充分认识公文规范处理的重要性。,培训目的,目前在公文处理方面，存在许多不规范现象：,公文收发文程序不合理,公文拟写不规范,公文处理不规范,公文处理上存在的不规范问题普遍存在。,公文处理存在的问题会对全系统工作造成较大的影响，必须要充分重视，并加以改进。,培训的目的就是要逐步规范公文处理。,培训选用素材仅供讨论，没有批评含义。,培训内容纲要,公文处理基本程序,在公文写作方面的几点感受,公文基本格式,公文写作中如何正确领会领导的意图,常用公文的写作和较易出现的错误,浅谈公文的写作方法,第一部分 收发公文处理的基本程序,收文处理程序 收文包括：系统内部各单位（科室）报送领导批阅的请示、报告、函和外来文件。 收文登记,填写公文处理笺并贴于公文上,办公室主任提出处理意见,领导批示，根据批示，送有关人员或职能科室办理,公文传阅完毕或者办理结束后由办公室存档,有些科室不是将自己草拟的文件或外来文件先送办公室收文，而是直接送分管领导审阅后再交办公室送局长审批,发文处理,1、发文首先要选择恰当的公文文种。文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的关系确定的。,2、发文处理程序,各科室根据领导授意或工作需要拟稿，交科室负责人审核后，填写专用发文稿纸，贴于文稿之上，一并交办公室办公室对其进行公文规范把关送分管领导签署，局长签发定稿办公室组织打印科室（拟稿人）校对办公室校对办公室打印成文办公室盖章送发文件（下行文由办公室统一发放，上行文和平行文由拟文科室送出）同时分送各位局领导。,有些科室经常是将这两个程序的先后顺序对调，一旦办公室将文件进行修改，将致使分管领导第二次会签，浪费不必要的时间。,（三）收发文处理注意事项,1、发文处理：根据发文稿纸顺序，自己应先审稿，确保无误后交办公室按程序发文。,有些科室没有对自己草拟的稿仔细检查，,没完成自身职责便直接交办公室修改，自己科室工作量,减轻，但从全局整体讲，工作进度将受到很大延误，办公,室工作也将受到很大影响；定了稿，还应该将自己,的原稿与定稿对比，以找出差别，寻求改进,2、外来文处理：不在公文上涂画；文件应先交办公室收文，,由办公室按规定程序处理。,第二部分 公文写作中的几点感受,(一),健康的心态很重要,面对繁忙的工作和压力，会自我排解，面对宽松的环境又能自加担子，这是文秘工作者必备的心理素质。人必须得在乎上进心，因为这关系到外界对我们的评价，关系到自身工作的幸福指数。初来一个新单位，刚开始都有边缘人物的心理状态，如何调节呢，就靠工作，早日进入角色，得到领导和同事的认可，自己就会越来越有工作的动力，进而就会形成写出高质量文稿的心理基础。,在公文写作方面的几点感受,(二)我们出错，就会让领导出丑，让单位蒙羞,认真、细心和钻研是文秘工作者取得进步的必不可少的成功要素。任何事情不用心干，即使是一件很小的事情都可能干不好，用心的人会积累，成长快，悟性高。,在“中国消防在线”上，3月13日来源于“河南开封消防支队”，署名刘铁柱的稿件开封市副市长：消防工作也是派出所的“主业”，与3月4日来源于“河南漯河消防支队”，署名张建华的稿件漯河政法委书记：防火监督是预防火灾的前沿阵地内容竟然大同小异，,1000多字稿件800字内容相同,。,在公文写作方面的几点感受,(三)网上没有好文章，但网络是个好帮手,练写作，首先练的是眼力。写作总有个过程，最初是不会写、不会看，后来是会看不会写，眼高手低，再后来是会看又会写。,我们是人，是我们在用网络，而不是简单的从,网上复制粘贴替换，或者移花接木，添句删行,就简单了事，不要做网络的奴隶。,写公文要做有心人，抄一点别人的；,做细心人，想一点自己的；,做创新人，搞一点独特的。,在公文写作方面的几点感受,(四)要做有心人，写质量高、务实管用的文稿,干文字工作，应当感到自豪。一方面，从事公文写作工作，实质上是在为领导机关和领导同志当参谋助手，这个参谋助手不是人人都可以当的。另一方面，从事公文写作工作，也是锻炼人、培养人的重要途径。一是可以向领导学习。比如，通过起草领导讲话稿和文件，可以学习领导的好思想、好作风、好经验。领导的思想、作风和经验，往往可以在其授意、指导、修改讲话稿中体现出来。材料写多了，自然会从领导那里学到很多经验。二是可以磨炼自己的意志。因为，公文写作并不是一件乐事、易事，而是一件苦事、难事。很多时候，一些文稿特别是重要讲话等文稿是磨出来、苦出来的，反复修改出来的，一字一字“爬格子”爬出来的。三是可以增长知识和才干。通过大量的实践，可以直接学习和掌握到各个方面的知识，包括管理的、政治的、党组织建设的、业务工作的；可以了解和熟悉各个方面的工作,不断提高工作水平。,在公文写作方面的几点感受,（五）要增强自信,写公文、写讲话，最大的心理障碍来自信心不足，怕自己写的文稿得不到领导的肯定。如：接到领导交给的文件起草任务，很重视，动笔前学习文件，收集资料，仔细审题，认真构思，并且还尽力按照领导的要求巧妙运用语言，花了很大精力。但是，一般初稿往往不容易通过，这时就很容易产生自卑，对写作丧失信心。我认为，必须有一个正确的心态。人的思想、眼界有限，不可能一步到位。领导修改，体现了领导对文稿的重视，不论是小改还是大改，甚至是推翻重来，都要正确认识，对事不对人，是对工作负责的态度，提出要求让你改，甚至推翻你写的原稿，都不会抹煞你的工作成绩。文章改一次有一次的成色，主笔人改一次也有一次的提高，试想一下，你起草的文件，领导不作改动，就直接下发，个人怎么提高？因此，一定要克服这种心理障碍，大胆实践，不怕反复，久而久之，信心就会增强，能力就会提高。文章是改出来的，特别是公文，是集体智慧的结晶，不是个人行为。对质量不高的文稿，经得起批评，不泄气，不抱怨，宠辱不惊，做到“骤然临之而不惊、无故加之而不怒”。认真总结教训，及时弥补不足，尽快提高文字水平，更好地发挥“以文辅政”的作用。,第三部分 公文及其基本格式,（一） “公文”与“文书”、“文件”相互关系,（二）法定公文及其种类,（三）公文写作基本格式,（一）“公文” 与“文书”、“文件”相互关系,1、,公文是,党政机关、人民团体、企事业单位,办理各种,公务,时使用的书面文字工具。,私人文书不是公文；公文准备阶段的基础材料不是公文,2、文书是,各种,社会组织和个人,在社会活动中为了处理各种,公私事务,而采用文字的方式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的,信息记录。,公务文书：即广义公文。,私务文书：,个人、家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的私务文书。,3、,文件,特指,公文中,格式完备、现行效用很强的、比较重要的,文字材料。,来自于上级机关，代表着上级发文机关的权限，具有很强的权威性和效力的版头文件（红头）文件。,版头文件：（红头）文件,来自于上级机关，不带有红色版头，一般带有密级，并标有份数序号，主要用于印发领导同志讲话的内部文件材料的无版头（平头）文件 。,无版头：（平头）文件,4、 “公文”和“文书”、“文件”之间的相互关系,从内涵来看， 三者具有同一性。,三者之间的区别 ：,主要是文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围较窄。,如文书的核心和主体部分是公务文书，而公务文书就是公文；公文既包括,法定公文,，也包括准机关常用应用文，而法定公文正是我们通常所说的“文件”。,（二）法定公文及其种类,法定公文:是指党和国家公文法规中所,明确规定,的公文种类。,党和国家规定的法定公文种类共为18类。,2、,2000年8月24日国务院发布的,国家行政机关公文处理办法中规定的国家行政机关公文的主要种类有,13种,。包括命令（令）、,决定,、公告、,通告、通知,、通报、议案、,报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,1、,1996年5月3日中共中央办公厅印发的,中国共产党机关公文处理条例中规定党的各级领导机关使用的的常用种类有决议、,决定,、指示、,意见、通知、通报,、公报、,报告、请示、批复,、条例、规定、,函、会议纪要,等共,14种,正式文件。,通知:是,转发,上级机关和不相隶属机关的公文，,传达,要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，,任免,人员时使用的公文文种。,通知具体种类包括：公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知四种。,除国家行政机关和人大机关外，一般基层机关、地方主管部门及企事业单位和个人都不准拿“公告”当广告或启事使用。,公告：是国家行政机关和人大机关共同使用的一个公文文种。,关于要求追加办案经费的,请示报告,请示，上级需回复,报告，不需上级回复,准公文：也称事务文书、机关常用文。指除上述18类法定公文以外用于处理日常事务性工作所使用的文书，是一个庞大的文书组群。,计划体公文: “计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“工作要点”、“安排”、 “方案”等,计划：是对工作预想和打算的书面化。时间一般是全年或半年,设想：时间跨度大都在10年以上的计划性文种,纲要：时间多在5至10年之间,规划：时间多在三五年之间,工作要点：如单位年初需报上级机关的“计划”等,安排：时间较短如周、月、季度,“方案”应用于专门性的某一中心工作或某一重要事项，面对的是尚未定局的新问题,公文写作是指在,写作活动一般规律,的指导下，,按照,公务活动的客观表现与需求，,运用,科学的原理、原则、技能与方法，,完成,对公务文书的撰写。,（三）公文写作基本格式,公文写作具有：受命性、忠实性、实际性、限时性、,实用性与综合性,。,公文格式：是专指法定（或称主要）文种外形结构的,组织与安排,，以及公文的,书写、字体、用纸,的规格和样式等。,汉字字序：原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；,现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下,行序：按国家行政机关公文格式的要求，公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。,（一）公文组成要素,组成公文的要素具体包括：,公文的结构、主旨、材料和语言,四大要素。,如果将一篇完整的公文比作一个人，那么：,主旨是“灵魂”和“统帅”，材料是“血肉”，结构为“骨骼框架”，语言则为“细胞”。,（二）党政公文格式,1、眉首与文头,2、主体和行文,3、版记与文尾,“眉首、主体、版记”属于,行政机关,公文称呼,“文头、行文、文尾”属于,党的机关,公文称呼,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,（一）,眉首：,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位）2年年日印发,公务文书的格式,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,4发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,5.,发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,公文正文中引用发文字号年份应标全称，用六角括号“”括入。,例如：,朔食药监办 2004 40号,机关代字,年号,序号,000001,机密年,特急,文件,发号签发人 ： ,关于问题的请示,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：请示,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居左侧。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,7.红色反线 。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,（二）主体包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,1.标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。,例如：,市政府,关于XX等同志任职的,通知,发文机关,主要内容,文种,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,标点符号和数字,建议在提交领导处理前对发文通篇浏览,公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字,数字使用要规范：3-8万（3万-8万），5-15%（5%-15%），三、四天（三四天）,十五、六岁（十五六岁）,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号；附件如有多个，序号使用阿拉伯数字且上下对齐，后用圆点，不用顿号（如：“附件：1.”不写成“附件：1、”）,附件名称一般不加标点符号（如：“附件：开展创先争优活动实施方案”不写成“附件：开展创先争优活动实施方案”）。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位）2年年日印发,公务文书的格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名,。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,（三）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位）2年年日印发,公务文书的格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,主（抄）送单位,规范一：由外到内、由高到低，请示不多头主送,规范二：请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关,规范三：标识主（抄）送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,3.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,4.版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别 。,000001,机密年,特急,文件,发号,关于工作的通知,（主送机关名称）：,（正文） 。,附件：1,2,（发文机关名称）,二年年日（印章）,（附注：）,主题词：通知,抄送：，。,（印发单位） 2年年日印发,公务文书的格式,5. 版记的位置 。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,（三）非法定文种格式,（系法定公文以外的机关常用应用文）,非法定文种正确格式是：标题，正文，成文年月日。,如总结、计划等非法定文种须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体，载运着它来行文，我们通常称这种载体叫“文件头”。,（四）公文标题结构和拟写要求,标题结构要求,1、标题构成要素,（1）一份完整的公文标题应当由,发文机关名称、事由和文种,三个要素组成。,（2）标题位于版头之下的正中央，用2号小标宋体字。,（3）公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,2、标题几类构成形式,（1）“标准式” 标题：由发文机关、事由与文种名称三个要素构成。,（2）“双项式”标题 ：由发文机关和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成。,朔州市食品药品监督管理局关于进一步加强药品安全监管工作的函,朔州市食品药品监督管理局关于成立药品不良反应监测站的请示,中华人民共和国主席令、向全国进军命令,（3）“转文式”标题：由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称三个要素组成 。,（4）“新闻式”标题。有的只有一个标题，有的则有正副两个标题。,朔州市食品药品监督管理局转发山西省食品药品监督管理局关于加强餐饮服务食品安全监管工作的通知的通知,大力加强实践教学工作 努力提升学员实战能力,（5）附加括号式的标题。即在标准式公文标题的下面正中位置处加一圆括号,（括号内注明某年某月某日，某某会议讨论通过或批准的字样）,。,朔州市安全生产管理规定,（,年,月,日，,会议讨论通过）,公文标题的排列,按国家行政机关公文格式的规定，公文标题“用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；,回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,”,公文标题的排列布局大体有3类13种,(1)单行式1种情形,(2)双行式3种情形,(3)多行式9种情形,事由拟写要求,一是准确,二是简练,文种拟写要求,中国共产党机关公文处理条例中规定党的各级领导机关使用的正式文件有14种。,国家行政机关公文处理办法中规定的国家行政机关公文的主要种类有13种。,第四部分公文写作中如何正确领会领导意图,一、正确领会把握领导制文意图,二、把握领导意图注意问题,一、领会把握领导制文意图,第一：,通过明确了解领导交办的公文制发的目的，来领悟领导的意图。,如： 公文制发的目的即指公文的主旨是什么？,要阐发的基本观点是什么？,要解决的主要问题是什么？,受文的对象和发送范围是什么？等等,第二：,将已知的领导意图，通过结合、对照现实的工作状况加以融会贯通，以达到进一步的具体化、深入化和条理化。,如：公文的基本观点通过哪几个分观点去阐述？,这几个分观点顺序如何排列？,各个观点针对哪些现实问题？,从怎样的角度去阐述？,具体的理论依据是什么？等等,（一）结合党和国家现行的,方针、政策和法规,精神,（二）结合现实,社会背景、全局性,问题,（三）结合一个时期的,中心任务、重点工作,（四）结合现实中心工作中面临的,突出矛盾,（五）结合领导的,一贯思想和近期阐述,的思想观点,结合现行的,方针政策,、现实的,社会背景和全局性,问题、正在进行的,中心工作,、工作中突出的,矛盾,问题、领导的,一贯思想和近期阐述,的思想观点，经过艰苦的精心的周密的思考，才能将领导的意图转化为自己的思想。,二、把握领导意图注意问题,1、尊重领导，加强上下沟通,2、心领神会，切忌不懂装懂,3、以一贯之，切忌走样“跑题”,4、敢于创造，切忌生搬硬套,5、虚怀若谷，从善而择其一,6、服从不盲从，有独立的思想和谏诤的勇气,第五部分,常用公文的写作和较易出现的错误,通 知,（一）功用,一、适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，二、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，三、任免人员。,（二）特点,1. 适用范围广,2. 使用频率高,3. 行文时效性强,(三）标准格式,标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）“通知”,主送机关,正文：缘由和目的、通知事项、执行要求,落款,(四) 写法,1.,指示性通知,2.,批转、转发、发布性通知,3.,告知性通知,4.,会议通知,5.,任免通知,通知的写作要求具体、周全、细致,一、指示性通知,又叫事项性通知，这是一种布置工作、对工作方法原则、组织纪律等提出要求的通知。,在不适宜用“指示”这一文种的情况下，就需要用“通知”这一文种。,二、批转、转发、发布通知的共同点：,1.均有附件,而且附件是主要件,2.标题均含有批转、转发、发布公文的名称,3.正文均较短,批转,国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知,转发,国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知,发布,山西省人民政府关于印发山西省国民经济和社会发展第十二个五年计划纲要的通知,三、告知性通知，通知正文只有一段，依次写明目的、依据和事项，要求文字简练，明白晓畅,。,分为两类：,（1） 事项类通知,（2）设置、撤销机构，调整机构成员类通知,四、会议通知正文需交待清楚的几项要素：,会议名称、召开时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点，以及必要的准备。,五、任免通知,关于任免,等职务的通知,根据,月,日,会议决定，任命,为,（职务），免去其（原职务）的职务。,任免通知在规范上任命在前、免去在后。,报 告,（一）,功用,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,（二）,特点,1.,汇报性,2.,陈述性,1.,工作报告,用于汇报某一阶段的正常工作。,2.,情况报告,用于反映重大问题或带有突发性、偶然性的情况。,3.,答复报告,用于答复上级机关查询的事项。,（三）,类 别,（四）写法指要,工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。,分为两种类型：,A、直线型：,（专题）,-情况概述,-主要工作及成绩、经验、做法,-存在问题,-今后工作安排打算,B、横块型：（综合）,一、xx方面工作,基本情况、成绩、做法,二、xx方面工作,基本情况、成绩、做法,三、存在的问题和今后的打算（总写）,情况报告一般包括三个层次：,-基本情况,-问题及原因（认识或影响）,-办法及措施（意见或建议）,答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。,报告正文常用结束用语,工作报告、情况报告：特此报告,答复报告：专此报告,错用：,“以上报告当否，请指示。”,“以后报告如有不当，请指正。”,(五)行文规则,不得夹带“请示”事项。,一般不越级。,请 示,（一）功用,适用于向上级机关请求指示、批准。,（二）特点,1. 求复性 2. 单一性,1.请求批准的请示,2.请求帮助的请示,人力、物力、财力方面，政策方面政策界限把握不准，有些问题不明确。,（三） 类别,（四） 写作模式,（1）先述缘由，后写事项,（2）先提事项，后述缘由,在依据要素特别复杂的情况下，为使理由陈述清楚，可采用。,写好请示缘由的要求：,（1）合情合理,（2）具体充分,（3）清楚明白,（五）请示的行文要求,1. 必须一文一事,2. 不能多头请示,一般只写一个主送机关，需要送其他机关的，用抄送；但不得抄送其下级机关。,3. 不得越级请示,有必要时，要抄送被越过机关。,（六） 请示与报告的区别,行文目的不同,请示：请求指示或者批准,报告：反映情况,2. 内容要求不同,请示：请求事项,报告：说明情况,3. 行文时限不同,请示：事前,报告：事后,函,（一）功用,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,1. 使用的广泛性,2.行文的多向性,3.写作的灵活性,（二） 特点,（三） 类别,按照内容性质和用途划分,1. 商洽函,2. 问答函,3. 请求批示和批复事项的函,按行文方向划分 1.去函 2.复函,（四）格式与写法,1.函可以不设文头、不编文号、不写标题。,2.发函缘由:函的写作一般都比较短小，简明扼要地说明来函的目的事项即可，一般不宜展开论述。,3.事项:答复对方的函，首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括，然后针对对方的要求，逐一进行答复。,4.结语：“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告”、“特此函复”,工作总结,工作总结结构模式,（一）工作总结的特点和分类,工作总结的真谛：“向后看是为了向前干”。,1、工作总结特点：,其一，总结是对前一段工作或某一项工作做完之后的总的、全面的检查和回顾；,其二，是在工作实践中人们从感性认识到理性认识的飞跃过程，它要对整个工作进行分析、评定和综合，揭示出事物本质，找出工作的规律，以便指导今后的工作。,2、工作总结分类,按总结所涉及的工作范围不同，可分为,“综合性工作总结”与“专题性工作总结”,两大类。,综合性工作总结（又称全面总结）是某一机关或单位对一定时期内各方面工作所作的系统总结，它一般内容丰富，篇幅较长。,专题性工作总结（也称是经验性总结），是对某项工作或机关工作的某一方面进行总结，此类总结内容集中、单一，具有较强的针对性，篇幅也是较短。,（二）一般总结结构模式,总结的内容结构一般按标题、正文、落款三部分组成,1、标题。总结标题的写法具体有,公文式、省略式、文章式和新闻式,四类形式,（1）公文式也称为完整式。由单位名称、时限、内容、文种四项要素组成。,如朔州市食品药品监督管理局二,九年应急值守工作总结,（2）省略式。可省某一要素，或由单位名称、内容、文种组成。,如朔州市食品药品监督管理局创先争优活动工作总结；,或由时限、内容、文种组成，如二,九年工作总结；,也可由内容和文种两部分组成，例如学习总结。,（3）文章式。也称主旨式，往往在标题中体现总结的主要观点、主要经验或基本教训，有利于读者把握文章的主旨。,一些专题性总结常采用这种写法，例如运用法律手段，综合治理城市,（4）新闻式。采用正标题和副标题组合的方法,如越学越有信心，越学越长志气领导干部学习胡锦涛同志重要讲话的体会。,2、正 文,正文的内容包括,情况概述、工作成绩、经验体会、存在的问题、努力方向,等五个方面,也可以分为,开头、主体、结尾,三部分。,3、落 款,综合性总结的落款要交代出总结的,单位名称和日期,，并加盖,单位公章,。如果标题中已有单位名称，结尾就不必再写。日期要写,公元年月日全称，用汉字数字书写,。,（三）“综合性工作总结”与“专题性工作总结”具体写作结构模式,1、综合性工作总结,综合性工作总结的,整体,结构大体上由：,标题、情况概述、工作成绩、存在问题、经验教训、落款,等六部分组成。,综合性工作总结在具体的撰写中采取“三大块”的写作模式：,第一、基本情况概述,第二、主要做法,（,或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等,）,第三、问题及今后打算,（,或称“今后打算”,）,撰写中在文字详略上表现为“两头小、中间大”，即凤头猪肚豹尾”。,工作成绩的叙写突出重点，主要有三个方面：,一是党和国家现行政策的,执行,情况和效果；,二是机关或单位领导者在工作中重大决策,行动,的实际结果；,三是实际工作中突出的成绩，特别是那些属于,创新性质,的成绩。,结构安排上，具体有三种：,一是归纳分类，按问题排层次；,二是划分阶段，按顺序分别表述；,三是结合撰写，适用综合总结。,2、专题性工作总结,专题性工作总结，又称经验性总结也就是我们平时所称的经验材料，其撰写模式比综合总结有所简化，它侧重于总结经验。,专题性工作总结由,标题、情况概述、经验和体会、落款（省略）,四部分组成,。,经验和体会,这部分是专题总结，也是我们经验材料撰写的重心。,将经验和体会居于突出地位，成绩和做法则融于其中，问题部分则简略。,在结构形式上分析，专题总结实质是采用,因果倒置,的方式，也可称为“,总分式,”，,即“情况概述”部分是“总”、是“果”，“经验和体会”部分是“分”、是“因”。,常见的公文处理错误,(一)字体、格式错误,1.字体,2.结构层次,3.空白页,4,.,单字不占行，单句不占页,5.落款,6.纸张,7.发文字号,1.字体,标题字体为二号小标宋,正文为三号仿宋,一级标题为三号黑体,二级标题为三号楷体,三级、四级标题三号仿宋,版记部分：,“主题词”这三个字是黑体，,主题词词目是小标宋,，相互之间空一格，,其它都是仿宋。,2.结构层次,按顺序依次为,一、,（一）,1.,（1）,注意：,其中第三层1后为圆点“.”（不是顿号“、”），“（一）”和“（1）”后不加“、”或“.”,3.空白页,4.单字不占行 单句不占页,空白页：,空白页不得标注“此页无正文”。,单字不占行，单句不占页：,遇到单字占行或单句占页情况时，要调整间距或者修改语段，避免发生此种现象。,5.落款,政府系统公文用汉字时间落款，不写发文机关名称，但是必须注意，常见的错误有“二,00,九年四月二十九日”，应该写作“二九年四月二十九日”；,6.纸张,政府系统用A4纸,7.发文字号,发文字号不满十位时，数字前不得加0，例如不能写成“,局党组200909号,”，直接写作“,局党组20099号,”,常见的公文处理错误,(二)使用错误,1.主题词确定不规范,2. 向个人行文,3.请示与报告混用,4.要慎用特定词语,1.主题词确定要规范,主题词由,类别词和类属词,组成。类别词通常并不在公文标题的文字之中，而类属词由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常在标题之中。公文主题词表，大家可以从网上下载。,一份公文的主题词最多不超过5个。,先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。,类属词可以根据需要灵活组配，各类别词以下的类属词可以互相借用，类别词也可以作为类属词使用。,若需要标注主题词表以外的主题词，要在该主题词 后标注,“”符号。,2.不得向个人行文,国家行政机关公文处理办法规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”等公文。常见的错误比如：抄报或抄送某某常委，某某副县长等等，这些都是错误的行文方式。,3.请示与报告混用,请示与报告是两个,截然不同的文种,4.要慎用特定词语,例如“广大”、“重要讲话”、“工程”等等，不得滥用，要根据特定叙述对象合理使用修饰词。,公文自核程序（13个程序）,传批手续文号标题引文行文关系用词用语逻辑关系表述方式和提法错别字易混字词标点符号年代表述和数字表述公文格式。,减少错误出现的建议：,先用word起草文件并按规范排好版式,通篇检查以下内容：,字体字号、空行空格,正文结构层次序号,附件格式,标点符号,数字表述,主（抄）送单位名称、顺序,通读检查是否有错字、漏字现象,善于使用格式刷、无格式粘贴等,第六部分 浅谈公文写作的方法,我的方法：,（1）同中求异。,重复性是公文的一大特点，特别是一些常规性的工作，难免要年年发文。即使写同样内容的公文，也不应做“文抄公”，而要采用不同的写法、不同的语言，力求体现出一些新意。,（2）稳中求变。,格式化是公文的又一特点，但决不能因此而认为公文就是“八股文”，所有公文都是“三段论”。公文当然不可能像诗歌、小说之类的文学作品那样灵活多样，但从语言到结构、从形式到内容、从格式到方法，都应该稳中求变，也就是在遵循公文写作基本规律的前提下，灵活运用多种方法，不断赋予其新的变化，使公文也体现出其独特的美。,公文写作的方法要求,（3）换位思考。,特定性也是公文的一个特点，这种特定性包括作者与阅者的特定性，是其他文种所不具备的。因此，行文时要充分进行换位思考，既要准确领会领导意图，又要当好领导的智囊，从领导的角度、高度、深度来考虑问题，作出决策；既要从上级的层面具有全局性、前瞻性地作出部署、提出要求，又要从下级的层面充分考虑各个单位的具体情况和执行过程中的可操作性，以避免“一刀切，瞎指挥”。,公文写作的方法要求,（4）形神统一。,如果说散文的特点是“形散而神不散”，那么，公文的特点就是“形正神聚”，公文不仅神不能散，形也不能散。具体来说，公文的“形”集中体现为写作体例规范、编辑排版规范和文法语法规范，公文的“神”集中体现为政策性、思想性和经验性。“公文的形式，就相当于人的外表，不仅要有匀称的身材，还要有合适的着装。”,不足之处请批评指正,谢谢大家,