档案管理专业培训课件

档案管理专业培训档案管理专业培训(1)2024/7/27档案管理专业培训(1)档案管理专业培训(1)2023/8/17档案管理专业培训(11档案管理的主要研究档案管理的主要研究对对象：象：档案的收集、整理、档案的收集、整理、鉴鉴定、定、保管、保管、检检索、索、统计统计、编编研和研和提供利用提供利用档案管理专业培训(1)2档案管理的主要研究对象：档案管理专业培训(1)2一、档案收集的内容和要求一、档案收集的内容和要求什么是档案收集？什么是档案收集？档案收集是档案档案收集是档案馆馆、档案室接、档案室接收及征集档案和其他有关文献收及征集档案和其他有关文献的活的活动动。是档案。是档案馆馆（室）（室）获获取取和丰富档案和丰富档案资资源的主要渠道和源的主要渠道和手段。手段。档案管理专业培训(1)3第一节 档案收集 一、档案收集的内容和要求档案管理专业培训（一）档案收集的内容（一）档案收集的内容档案管理专业培训(1)4（一）档案收集的内容档案管理专业培训(1)4（二）档案收集的要求（二）档案收集的要求1、科学、科学组织组织2、信息完整：收集工作的核心要求。、信息完整：收集工作的核心要求。3、结结构构优优化：收集工作的重要目化：收集工作的重要目标标。4、标标准控制准控制档案管理专业培训(1)5（二）档案收集的要求档案管理专业培训(1)5二、档案室的收集二、档案室的收集（一）加强对归档制度的宣传（一）加强对归档制度的宣传归归档不档不仅仅是一是一项项档案档案业务业务工作，也是一工作，也是一项项法定法定义务义务（二）对文件形成的超前控制（二）对文件形成的超前控制解决文解决文书处书处理制度、文件格式理制度、文件格式规规范和范和书书写材料耐久性写材料耐久性等方面存在的等方面存在的问题问题（三）对文件积累、归档的监督和指导（三）对文件积累、归档的监督和指导是档案室的一是档案室的一项项基本基本职责职责（四）全面检查归档的质量（四）全面检查归档的质量检查归检查归档文件是否档文件是否齐齐全完整，反映主要全完整，反映主要职职能活能活动动和重和重大活大活动动，保管期限划分是否准确，保管期限划分是否准确（五）加强平时收集工作（五）加强平时收集工作是是对归对归档制度的一种档制度的一种补补充措施充措施档案管理专业培训(1)6二、档案室的收集档案管理专业培训(1)6三、档案馆的收集三、档案馆的收集（一）档案馆的收集范围（一）档案馆的收集范围接收、保存国家所有的档案以及接收、保存国家所有的档案以及对对国家和社会有保存利用价国家和社会有保存利用价值值的非国有档案。的非国有档案。1.1.综综合国家档案合国家档案馆馆收集建国后的档案收集建国后的档案（1 1）一）一级单级单位形成的档案；位形成的档案；县级县级档案档案馆馆同同时时接收接收乡乡、镇镇党委和政党委和政府工作部府工作部门门形成的档案；形成的档案；（2 2）一）一级单级单位的派出性位的派出性单单位形成的档案；位形成的档案；（3 3）二）二级单级单位形成的档案；有代表性的三位形成的档案；有代表性的三级单级单位形成的档案；在位形成的档案；在某一某一时时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证证作用的档作用的档案；案；（4 4）双重）双重领导领导的的单单位形成的以反映地方某位形成的以反映地方某项项事事业业或建或建设设活活动为动为主主的档案；的档案；（5 5）经协经协商同意，收集或代存集体所有制商同意，收集或代存集体所有制单单位和典型的个体位和典型的个体户户、专业户专业户形成的有形成的有进馆进馆价价值值的档案和本的档案和本级级人事管理人事管理权权限内著名人物限内著名人物形成的档案；形成的档案；（6 6）撤）撤销单销单位的档案。位的档案。（7 7）接收重大活）接收重大活动动档案、重点建档案、重点建设项设项目档案、已公开目档案、已公开现现行文件等。行文件等。档案管理专业培训(1)7三、档案馆的收集档案管理专业培训(1)72.综综合国家档案合国家档案馆馆收集建国前的档案收集建国前的档案（1）中央档案）中央档案馆馆：（2）中国第一）中国第一历历史档案史档案馆馆：（3）中国第二）中国第二历历史档案史档案馆馆：（4）地方各）地方各级综级综合性档案合性档案馆馆：3.专门专门档案档案馆馆接收档案的范接收档案的范围围收集与本收集与本馆专业对馆专业对口的同口的同类类内容或同内容或同类载类载体形体形态态的的专门专门档档案或复制件，如中国照片档案案或复制件，如中国照片档案馆馆，在全国范，在全国范围围内收集内收集具有全国意具有全国意义义的照片档案或复制件；城建档案的照片档案或复制件；城建档案馆则负馆则负责责收集城市收集城市规规划区范划区范围围内的基本建内的基本建设设档案。档案。（二）接收要求和手续（二）接收要求和手续1.接收要求接收要求（1）完整性）完整性（2）规规范性范性（3）同）同时时接收相关接收相关资资料料2.接收手接收手续续：档案交接文据：档案交接文据档案管理专业培训(1)82.综合国家档案馆收集建国前的档案档案管理专业培训(1)8档案交接文据格式档案交接文据格式 档案管理专业培训(1)9档案交接文据格式 档案管理专业培训(1)9（三）现行机关档案的接收（三）现行机关档案的接收现现行机关的档案是档案行机关的档案是档案馆馆馆馆藏的主要来源。藏的主要来源。1.接收期限：接收期限：档案形成到档案档案形成到档案馆馆接收接收进馆进馆之前的之前的时间时间。20年：属于中央年：属于中央级级和省和省级级、设设区的市区的市级级国家档案国家档案馆馆接收范接收范围围的档案的档案10年：属于年：属于县级县级国家档案国家档案馆馆接收范接收范围围的档案的档案2.接收方法接收方法（1）逐年接收：）逐年接收：（2）定期接收：）定期接收：3年或年或5年，效率年，效率较较高高档案管理专业培训(1)10（三）现行机关档案的接收档案管理专业培训(1)10（四）撤销机关档案的接收（四）撤销机关档案的接收1.撤撤销销机关的档案：由撤机关的档案：由撤销销机关机关负责负责整理和整理和鉴鉴定，并按照定，并按照规规定全部移交定全部移交给给有关档案有关档案馆馆或由主管机关代管；或由主管机关代管；2.一个机关撤一个机关撤销销后，后，业务业务分分别别划划归归几个机关：其档案作几个机关：其档案作为为一个整体由其中一个机关代管或向有关档案一个整体由其中一个机关代管或向有关档案馆馆移交；移交；3.一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并一个机关并入另一个机关，或者几个机关合并为为一个新一个新的机关：其档案作的机关：其档案作为为一个独立的全宗由合并后的新机关一个独立的全宗由合并后的新机关代管，或向有关档案代管，或向有关档案馆馆移交；移交；4.一个机关内一部分一个机关内一部分业务业务或者一个部或者一个部门门划划归归另一个机关：另一个机关：其档案不得从原全宗中抽走并其档案不得从原全宗中抽走并带带入接收机关，可以借入接收机关，可以借阅阅或者复制；或者复制；5.机关撤机关撤销销或者合并或者合并时时，尚未，尚未处处理完理完毕毕的文件材料：可以的文件材料：可以移交新的机关移交新的机关继续办继续办理，并作理，并作为为新的机关的档案加以整新的机关的档案加以整理和保存。理和保存。当机构当机构发发生生变变化化时时，档案都不能分散，必，档案都不能分散，必须须全部集中移全部集中移交档案交档案馆馆。档案管理专业培训(1)11（四）撤销机关档案的接收档案管理专业培训(1)11（五）重大活动档案的接收（五）重大活动档案的接收重大活重大活动动档案，是指在重大活档案，是指在重大活动过动过程中直接形成的具程中直接形成的具有保存价有保存价值值的文字、声像、的文字、声像、电电子文件、子文件、标标志性志性实实物等物等不同形式的不同形式的历历史史记录记录。重大活重大活动动的的组织组织承承办单办单位或者承担位或者承担组织组织、承、承办办主要工主要工作的作的单单位，位，应应当自重大活当自重大活动结动结束之日起束之日起4个月内，向个月内，向同同级级国家档案国家档案馆馆移交重大活移交重大活动动档案。重大活档案。重大活动动中形成中形成的全部档案独立构成全宗，档案的的全部档案独立构成全宗，档案的编编目、目、鉴鉴定等工作，定等工作，由接收档案的国家档案由接收档案的国家档案馆馆按照档案整理按照档案整理规则进规则进行。行。档案管理专业培训(1)12（五）重大活动档案的接收档案管理专业培训(1)12（六）社会散存档案的征集（六）社会散存档案的征集社会散存档案是指国家机构、社会社会散存档案是指国家机构、社会组织组织和个人在和个人在历历史上形成的、史上形成的、对对国家和社会有保存价国家和社会有保存价值值的、尚在法的、尚在法定档案保管机构之外保存的档案。定档案保管机构之外保存的档案。所所谓谓征集，是指档案征集，是指档案馆馆按照国家按照国家规规定征收散存档案、定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活散失档案和其他有关文献的活动动。征集的途径：征集的途径：征集个人保存的征集个人保存的历历史档案；史档案；向有关机关、企事向有关机关、企事业单业单位和社会位和社会团团体征集档案；体征集档案；向有关国家和地区征集向有关国家和地区征集历历史档案；史档案；向向图书馆图书馆、博物、博物馆馆、纪纪念念馆馆等文化部等文化部门门征集档案。征集档案。征集的方法：接受捐征集的方法：接受捐赠赠、有、有偿偿征集、国家收征集、国家收购购和征和征购购、交、交换换等。等。档案管理专业培训(1)13（六）社会散存档案的征集档案管理专业培训(1)13一、档案整理概述一、档案整理概述档案整理：按照一定原档案整理：按照一定原则对则对档案档案实实体体进进行系行系统统分分类类、组组合、排列、合、排列、编编号和号和编编目，使之有序化的目，使之有序化的过过程。程。目的：便于档案的管理和利用。目的：便于档案的管理和利用。（一）档案整理的类型（一）档案整理的类型1.系系统统排列和排列和编编目目2.局部局部调调整整3.全全过过程整理程整理（二）档案整理的内容和步骤（二）档案整理的内容和步骤系系统统化化编编目目系系统统化是化是编编目的基目的基础础，编编目是系目是系统统化的体化的体现现档案管理专业培训(1)14第二节 档案整理一、档案整理概述档案管理专业培训(1)14档案整理工作的主要步档案整理工作的主要步骤骤有：有：1.区分全宗。区分全宗。2.全宗内档案的分全宗内档案的分类类。3.立卷（立卷（组组件）。件）。4.案卷（件）的排列。案卷（件）的排列。5.档号档号编编制。制。6.案卷目案卷目录录（归归档文件目档文件目录录）编编制。制。档案管理专业培训(1)15档案整理工作的主要步骤有：档案管理专业培训(1)15（三）档案整理的原则（三）档案整理的原则按照档案的形成按照档案的形成规规律和特点，保持文件之律和特点，保持文件之间间的的历历史史联联系，充系，充分利用原有的整理基分利用原有的整理基础础，便于档案的管理和利用。，便于档案的管理和利用。1.1.保持文件之保持文件之间间的的历历史史联联系系文件之文件之间间的的历历史史联联系是指文件在系是指文件在产产生和生和处处理理过过程中所形成的程中所形成的内在内在联联系。系。（1 1）文件在来源上的）文件在来源上的联联系。系。（2 2）文件在）文件在时间时间上的上的联联系。系。（3 3）文件在内容上的）文件在内容上的联联系。系。（4 4）文件在形式上的）文件在形式上的联联系。系。2.充分利用原有的整理基充分利用原有的整理基础础原有整理原有整理结结果基本可用果基本可用:原有整理状况明原有整理状况明显显不合理不合理:原有整理原有整理结结果基本不可用果基本不可用:3.便于档案的保管和利用便于档案的保管和利用是档案整理工作的出是档案整理工作的出发发点和根本目的。在整理档案点和根本目的。在整理档案时时，如果，如果保持文件保持文件联联系与便于保管利用系与便于保管利用发发生了矛盾，生了矛盾，应应首先考首先考虑虑档档案保管和利用的方便。案保管和利用的方便。档案管理专业培训(1)16（三）档案整理的原则档案管理专业培训(1)16二、全宗二、全宗（一）全宗的概念（一）全宗的概念全宗是一个国家机构、社会全宗是一个国家机构、社会组织组织或个人形成的具有有或个人形成的具有有机机联联系的档案整体。系的档案整体。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则则和和核心理核心理论论。全宗的基本含全宗的基本含义义有以下几方面：有以下几方面：1.全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散。2.全宗是在一定的全宗是在一定的历历史活史活动动中形成的。中形成的。3.全宗是以一定的社会全宗是以一定的社会单单位位为为基基础础而构成的。具有相而构成的。具有相对对的的稳稳定性。定性。档案管理专业培训(1)17二、全宗档案管理专业培训(1)17（二）立档单位及其构成条件（二）立档单位及其构成条件立档立档单单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单单位或位或个人。个人。一个独立从事活一个独立从事活动动的机关或的机关或组织组织就是一个立档就是一个立档单单位，位，其形成的全部档案就构成一个全宗。其形成的全部档案就构成一个全宗。立档立档单单位的构成条件：位的构成条件：1.可以独立行使可以独立行使职权职权，并能以自己的名，并能以自己的名义单义单独独对对外行外行文；文；2.是一个会是一个会计单计单位或位或经济经济核算核算单单位，独立位，独立编编制制预预算；算；3.设设有管理人事的机构或人有管理人事的机构或人员员，有一定的人事任免，有一定的人事任免权权。档案管理专业培训(1)18（二）立档单位及其构成条件档案管理专业培训(1)18（三）立档单位变化对全宗划分的影响（三）立档单位变化对全宗划分的影响1.政政权权更迭的全宗更迭的全宗处处理理2.立档立档单单位位职职能能发发生根本性生根本性变变化的全宗化的全宗处处理理（1）新）新设设立一个机关。新成立的机关符合立档立一个机关。新成立的机关符合立档单单位的构成条件，就位的构成条件，就构成新的独立全宗。构成新的独立全宗。（2）撤）撤销销一个独立的机关。一个独立的机关（立档一个独立的机关。一个独立的机关（立档单单位）被撤位）被撤销销，其全宗其全宗终终止。止。（3）几个立档）几个立档单单位合并或兼并。合并前各位合并或兼并。合并前各单单位形成的档案位形成的档案应应分分别别构构成各自的全宗，到合并成各自的全宗，到合并时终时终止；合并后的新止；合并后的新单单位所形成的档案构位所形成的档案构成一个新的全宗。如果一个立档成一个新的全宗。如果一个立档单单位兼并另外几个位兼并另外几个单单位，位，则则被兼被兼并的几个并的几个单单位原先的档案分位原先的档案分别别构成各自的全宗，到兼并构成各自的全宗，到兼并时终时终止；止；兼并兼并单单位在兼并后形成的档案位在兼并后形成的档案则则同属一个全宗。同属一个全宗。（4）立档）立档单单位分立。一个位分立。一个单单位被分立成两个或两个以上的立档位被分立成两个或两个以上的立档单单位，位，分立前形成的档案构成一个全宗，到分立分立前形成的档案构成一个全宗，到分立时终时终止；分立后各立档止；分立后各立档单单位形成的档案分位形成的档案分别别开始构成不同的全宗。开始构成不同的全宗。（5）内）内设设机构独立或并入。独立前形成的档案仍机构独立或并入。独立前形成的档案仍为为原立档原立档单单位全宗位全宗的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如果一的一部分，不得分散，独立后形成的档案构成新的全宗；如果一个立档个立档单单位的内位的内设设机构并入新的立档机构并入新的立档单单位，并入前形成的档案仍位，并入前形成的档案仍作作为为原立档原立档单单位全宗的一部分，并入后形成的档案作位全宗的一部分，并入后形成的档案作为为新立档新立档单单位全宗的位全宗的组组成部分。成部分。档案管理专业培训(1)19（三）立档单位变化对全宗划分的影响档案管理专业培训(1)193.立档立档单单位其他位其他变变化情况的全宗化情况的全宗处处理理立档立档单单位的名称位的名称变变更和地址更和地址变变迁，但基本迁，但基本职职能不能不发发生改生改变变的，不影响全宗的划分；的，不影响全宗的划分；立档立档单单位的位的领导领导关系改关系改变变和工作范和工作范围围的的扩扩大与大与缩缩小，但基本小，但基本职职能不能不发发生改生改变变的，不影响全宗的划的，不影响全宗的划分；分；立档立档单单位内位内设设机构的增减，短期停止活机构的增减，短期停止活动动，以后，以后又恢复等，其全宗又恢复等，其全宗应继续应继续延延续续；临时临时性机构，一般不构成新的全宗。性机构，一般不构成新的全宗。档案管理专业培训(1)203.立档单位其他变化情况的全宗处理档案管理专业培训(1)2（四）全宗的补充形式（四）全宗的补充形式1.联联合全宗合全宗是指由两个或两个以上立档是指由两个或两个以上立档单单位形成的互有位形成的互有联联系不易区分系不易区分全宗而作全宗而作为为一个全宗一个全宗对对待的档案整体。待的档案整体。前后存在的两个立档前后存在的两个立档单单位，位，继继承关系密切，其形成的文承关系密切，其形成的文件已件已经经混混杂杂在一起，无法区分；在一起，无法区分；合署合署办办公的机关，即公的机关，即“一个一个单单位、两位、两块块牌子牌子”，彼此形成，彼此形成的文件的文件实为实为“一个整体一个整体”，无法分开。，无法分开。2.汇汇集全宗，也称全宗集全宗，也称全宗汇汇集集是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或是指由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联联系的系的小全宗小全宗组组成的作成的作为为一个全宗一个全宗对对待的档案整体。待的档案整体。3.档案档案汇汇集集是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法是指将全宗不明的、零散的档案，按照一定的方法组织组织起起来的档案集合体。来的档案集合体。档案管理专业培训(1)21（四）全宗的补充形式档案管理专业培训(1)21（五）判定档案所属全宗（五）判定档案所属全宗关关键键是确定档案的形成者。是确定档案的形成者。1.立档立档单单位的位的发发文文2.立档立档单单位的收文位的收文3.立档立档单单位的内部文件位的内部文件档案管理专业培训(1)22（五）判定档案所属全宗档案管理专业培训(1)22三、全宗内档案的分类三、全宗内档案的分类（一）分类的基本要求（一）分类的基本要求全宗内档案的分全宗内档案的分类类，就是把立档，就是把立档单单位所形成的档案，按位所形成的档案，按其来源、其来源、时间时间、内容和形式的异同，分成若干、内容和形式的异同，分成若干层层次和次和类别类别，使之构成一个有机的体系。它包括分，使之构成一个有机的体系。它包括分类类方法的方法的选择选择、分、分类类方案的制定、档案方案的制定、档案归类归类和案卷排列等内容。和案卷排列等内容。分分类应类应遵循的基本要求：遵循的基本要求：1.客客观观性性2.逻辑逻辑性性3.可操作性可操作性档案管理专业培训(1)23三、全宗内档案的分类档案管理专业培训(1)23（二）分类方法（二）分类方法档案分档案分类类法，也称法，也称“分分类标类标准准”、“分分类类原原则则”或或“分分类类特征特征”。全宗内档案分。全宗内档案分类类的方法有按来源分的方法有按来源分类类、按、按时间时间分分类类、按内容分、按内容分类类和按形式分和按形式分类类等。等。1.年度分年度分类类法法根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的根据档案形成的不同年度将全宗内档案分成不同的类类别别的方法。的方法。2.组织组织机构分机构分类类法法根据文根据文书处书处理理阶阶段形成和段形成和处处理文件的承理文件的承办单办单位位进进行分行分类类，即按照立档，即按照立档单单位内部位内部组织组织机构将全宗内档案分成机构将全宗内档案分成不同的不同的类别类别。3.问题问题分分类类法法也称事由分也称事由分类类法，就是按照文件内容所法，就是按照文件内容所说说明的明的问题问题将全将全宗内档案分成不同的宗内档案分成不同的类别类别。档案管理专业培训(1)24（二）分类方法档案管理专业培训(1)244.门类门类分分类类法法按照全宗内档案的性按照全宗内档案的性质质特点和特点和载载体形式将其分成体形式将其分成不同的不同的类别类别，文，文书书档案、科技档案、档案、科技档案、专门专门档案、档案、会会计计档案、特殊档案、特殊载载体档案等不同的体档案等不同的门类门类。5.职职能分能分类类法法是是问题问题分分类类法的一种，按照档案内容所涉及的法的一种，按照档案内容所涉及的职职能分工将其分成不同的能分工将其分成不同的类别类别。全宗内档案的分全宗内档案的分类类往往采用复式分往往采用复式分类类法。如年度法。如年度组织组织机构分机构分类类法、法、组织组织机构机构年度分年度分类类法、法、年度年度问题问题分分类类法、法、问题问题年度分年度分类类法等。法等。档案管理专业培训(1)254.门类分类法档案管理专业培训(1)25（三）分类（三）分类方案的编方案的编制制1.1.机关全宗机关全宗分类方案分类方案的编制：的编制：分分类对类对象：象：本本单单位形成位形成的全部档案的全部档案分分类类方法：方法：档案管理专业培训(1)26（三）分类方案的编制档案管理专业培训(1)262.2.企业全企业全宗分类方宗分类方案的编制：案的编制：工工业业企企业业档档案分案分类试类试行行规则规则规规定：定：工工业业企企业业档档案分案分类设类设置置十个一十个一级类级类目。目。档案管理专业培训(1)272.企业全宗分类方案的编制：档案管理专业培训(1)27四、档号和目录的编制四、档号和目录的编制（一）档号编制原则（一）档号编制原则档号是档案档号是档案馆馆（室）在整理和管理档案的（室）在整理和管理档案的过过程中，程中，以字符形式以字符形式赋赋予档案的一予档案的一组组代代码码。是存取档案的。是存取档案的标记标记，并具有，并具有统计监统计监督作用。督作用。档号的档号的编编制原制原则则：1.唯一性原唯一性原则则2.合理性原合理性原则则3.稳稳定性原定性原则则4.扩扩充性原充性原则则5.简单简单性原性原则则档案管理专业培训(1)28四、档号和目录的编制档案管理专业培训(1)28（二）档号的结构（二）档号的结构1、全宗号、全宗号-案卷目案卷目录录号号-案卷号案卷号-件、件、页页（张张）号）号适用于档案适用于档案馆馆（室）（室）对对文文书书档案的档案的编编号号档案管理专业培训(1)29（二）档号的结构档案管理专业培训(1)292 2、全宗号全宗号-类别类别号号-案卷号案卷号-件、件、页页（张张）号）号-n n-适适用用于于档档案案馆馆（室室）对对各各类类档案的档案的编编号号档案管理专业培训(1)302、全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号档案管3、类别类别号号项项目号案卷号件、目号案卷号件、页页（张张）号）号n n-n n-适用于适用于专业专业档案档案馆馆、档案室、档案室对对科技档案的科技档案的编编号号档案管理专业培训(1)313、类别号项目号案卷号件、页（张）号档案管理专业培训(归归档文件整理档文件整理规则规则颁颁布布实实施后，又出施后，又出现现了两种新的档号了两种新的档号结结构：构：全宗号全宗号-年度年度-机构（机构（问题问题）代号）代号-保管期限保管期限-件号件号（-）全宗号全宗号-保管期限保管期限-年度年度-机构（机构（问题问题）代号）代号-件号件号（-）档案管理专业培训(1)32归档文件整理规则颁布实施后，又出现了两种新的档号结构：档（三）档号的编制方法（三）档号的编制方法档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。档号采用数字型和数字与字母混合型两种形式。(1)全宗号全宗号全宗号的格式是：全宗号的格式是：全全宗宗号号用用四四位位代代码码标标识识。第第一一位位用用汉汉语语拼拼音音字字母母标标识识全全宗宗属属性性，后后三三位位用用阿阿拉拉伯伯数数字字标标识识某某一一属属类类全宗的全宗的顺顺序号。序号。档案管理专业培训(1)33（三）档号的编制方法档案管理专业培训(1)332.案卷目案卷目录录号：以三位阿拉伯数字号：以三位阿拉伯数字标识标识，根据全宗内档案，根据全宗内档案整理状况整理状况设设置。置。3.类别类别号：由号：由汉汉字、字、汉语汉语拼音字母或阿拉伯数字拼音字母或阿拉伯数字组组成的代成的代码标识码标识。一般不超。一般不超过过三三级级。4.项项目号：是档案所反映的目号：是档案所反映的项项目代号。使用目代号。使用产产品、工程、品、工程、课题课题、设备设备等档案的代字和代号。等档案的代字和代号。5.案卷号：用三位阿拉伯数字案卷号：用三位阿拉伯数字标识标识，同一目，同一目录录或或类别类别内的内的案卷按排列次序流水案卷按排列次序流水编编号。号。6.件号：用阿拉伯数字件号：用阿拉伯数字标识标识。不装不装订订的案卷，卷内文件必的案卷，卷内文件必须单须单件装件装订编订编号，每个案卷号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水的卷内文件按排列次序流水编编号。号。按照按照归归档文件整理档文件整理规则规则整理的档案，同一个整理的档案，同一个类类目下目下的文件按排列次序流水的文件按排列次序流水编编号。号。7.页页（张张）号：）号：页页（张张）号用阿拉伯数字）号用阿拉伯数字标识标识，卷内文件，卷内文件各各页页（张张）按排列次序流水）按排列次序流水编编号。号。档案管理专业培训(1)342.案卷目录号：以三位阿拉伯数字标识，根据全宗内档案整理状一、档案鉴定概述一、档案鉴定概述（一）档案鉴定的内容（一）档案鉴定的内容档案档案鉴鉴定是判定档案真定是判定档案真伪伪和价和价值值的的过过程程档案管理专业培训(1)35第三节档案鉴定一、档案鉴定概述档案管理专业培训(1)35（二）档案价值鉴定的原则（二）档案价值鉴定的原则档案价档案价值鉴值鉴定，必定，必须须从国家和人民的整体利益出从国家和人民的整体利益出发发，用全面的、，用全面的、历历史的、史的、发发展的展的观观点，判定档点，判定档案的价案的价值值。1.从国家和人民的整体利益出从国家和人民的整体利益出发发：2.全面的全面的观观点：点：分析内容特征、文件的来源、形成分析内容特征、文件的来源、形成时间时间等因素等因素分析档案材料的整体作用和个分析档案材料的整体作用和个别别价价值值社会社会对对档案的需求档案的需求3.历历史的史的观观点：点：4.发发展的展的观观点：点：档案管理专业培训(1)36（二）档案价值鉴定的原则档案管理专业培训(1)36（三）档案价值鉴定的标准（三）档案价值鉴定的标准1.自身属性自身属性标标准：指以档案自身所准：指以档案自身所拥拥有的主要属性作有的主要属性作为为价价值鉴值鉴定的定的标标准，包括：准，包括：职职能能标标准：不同准：不同级别级别的机关，永久档案所占比例不同。的机关，永久档案所占比例不同。来源来源标标准：准：本机关形成的文件材料本机关形成的文件材料应应是保存的重点。是保存的重点。内容内容标标准：准：强强调调档案内容的重要性、独一性和档案内容的重要性、独一性和时时效性。效性。形式特征形式特征标标准：准：2.社会需求社会需求标标准：包括社会需求方向、社会需求面和社准：包括社会需求方向、社会需求面和社会需求会需求时间时间等方面。等方面。3.相相对对价价值标值标准：指被准：指被鉴鉴定的档案与其他档案和保管定的档案与其他档案和保管费费用之用之间间相比相比较较而存在的价而存在的价值值。档案管理专业培训(1)37（三）档案价值鉴定的标准档案管理专业培训(1)37二、档案保管期限表二、档案保管期限表就是用表册形式列就是用表册形式列举举档案的来源、内容和形式，并指明其档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指保管期限的一种指导导性文件，它是性文件，它是鉴鉴定档案保存价定档案保存价值值和确定档案保管期限的依据和和确定档案保管期限的依据和标标准。准。（一）档案保管期限表的类型（一）档案保管期限表的类型1.通用档案保管期限表（又称通用档案保管期限表（又称标标准档案保管期限表）准档案保管期限表）2.专门专门档案保管期限表档案保管期限表3.同系同系统统机关档案保管期限表机关档案保管期限表4.同同类类型机关档案保管期限表型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表机关档案保管期限表各种各种类类型的档案保管期限表不能型的档案保管期限表不能缩缩短短标标准档案保管准档案保管期限表所期限表所规规定的保管期限，但可延定的保管期限，但可延长长保管期限。保管期限。档案管理专业培训(1)38二、档案保管期限表档案管理专业培训(1)38（二）档案保管期限表的结构（二）档案保管期限表的结构档案保管期限表通常由档案保管期限表通常由顺顺序号、条款、保管期限、附注以序号、条款、保管期限、附注以及及总总的的说说明等部分明等部分组组成，其中条款和保管期限是最基本成，其中条款和保管期限是最基本的的项项目。目。1.顺顺序号。采用序号。采用层层累制累制结结构构编编号，每号，每类类目下流水目下流水编编号。号。2.条款。是一条款。是一组类组类型相同的档案文件的名称。概括档案文型相同的档案文件的名称。概括档案文件的来源、内容和形式。件的来源、内容和形式。3.保管期限。保管期限是根据档案的保存价保管期限。保管期限是根据档案的保存价值值确定的保存确定的保存年限，列于每一个条款的后面。年限，列于每一个条款的后面。4.附注。附注。对对条款及其保管期限所作的必要注解和条款及其保管期限所作的必要注解和说说明。明。5.总说总说明。指出保管期限表的适用范明。指出保管期限表的适用范围围、制定依据、制定依据、结结构、构、批准施行批准施行时间时间、保管期限的、保管期限的计计算方法等。算方法等。（三）档案保管期限的划分（三）档案保管期限的划分档案保管期限是指档案保管期限是指对对档案划定的存留年限。档案划定的存留年限。档案管理专业培训(1)39（二）档案保管期限表的结构档案管理专业培训(1)39三、档案鉴定的组织和方法三、档案鉴定的组织和方法（一）档案鉴定的组织（一）档案鉴定的组织档案档案馆馆：鉴鉴定委定委员员会。成会。成员员：馆长馆长、馆馆内内业务专业务专家及被家及被鉴鉴定档案有关的定档案有关的单单位代表。位代表。档案室：档案室：鉴鉴定小定小组组。成。成员员：机关分管：机关分管负责负责人任人任组长组长，档案，档案部部门门和有关和有关业务业务部部门门的人的人员员。任任务务：编编制和制和审查审查档案保管期限表；档案保管期限表；组织组织和指和指导鉴导鉴定工作；定工作；讨论审查讨论审查“档案档案鉴鉴定定报报告告”和和“档案档案销销毁毁清册清册”；对对档案的档案的存存毁毁作出决定，作出决定，报报有关有关领导领导批准。批准。（二）档案鉴定的方法（二）档案鉴定的方法档案档案鉴鉴定的基本方法是直接定的基本方法是直接鉴鉴定法，以案卷定法，以案卷为为基本基本单单位，位，逐卷逐件逐逐卷逐件逐页页地地审查审查档案材料。档案材料。档案管理专业培训(1)40三、档案鉴定的组织和方法档案管理专业培训(1)40（三）档案销毁（三）档案销毁档案档案销销毁毁是指是指经过鉴经过鉴定定对对失去保存价失去保存价值值的档案作的档案作毁毁灭灭性性处处置的置的过过程。程。销销毁毁档案档案须须由由鉴鉴定小定小组组提出意提出意见见，登，登记记造册。造册。经经分管分管负责负责人批准后，由二人在指定地点人批准后，由二人在指定地点监销监销，并在，并在销销毁毁清册上清册上签签字。字。1.销销毁毁清册：登清册：登录录被被销销毁毁档案的档案的顺顺序号、案卷或文件序号、案卷或文件题题名、名、起止日期、号起止日期、号码码（案卷目（案卷目录录号、案卷号或文件号、案卷号或文件编编号）、号）、数量、数量、备备注等，并由注等，并由责责任人任人审审批批签签名。名。档案档案销销毁毁清册一式两份或三份，一份留存，一份送有关清册一式两份或三份，一份留存，一份送有关领领导审导审批，一份批，一份报报档案行政管理部档案行政管理部门备门备案案2.销销毁毁方式：方式：国家机关国家机关销销毁毁会会计计档案档案时时，应应由同由同级财级财政部政部门门、审计审计部部门门派派员员参加参加监销监销。财财政部政部门销门销毁毁会会计计档案档案时时，应应当由同当由同级审计级审计部部门门派派员员参加参加监销监销。档案管理专业培训(1)41（三）档案销毁档案管理专业培训(1)41一、档案保管的内容和要求一、档案保管的内容和要求（一）档案保管的内容（一）档案保管的内容1.档案档案库库房管理：房管理：2.档案流档案流动过动过程中的保程中的保护护：3.保保护护档案的档案的专门专门措施：措施：（二）档案保管的基本要求（二）档案保管的基本要求1.以防以防为为主，防治主，防治结结合合2.加加强强重点，照重点，照顾顾一般一般档案管理专业培训(1)42第四节 档案保管与保护一、档案保管的内容和要求档案管理专业二、档案保管的基本条件二、档案保管的基本条件档案保管工作基本的物档案保管工作基本的物质质条件：档案条件：档案库库房、档案装具、档房、档案装具、档案保管案保管设备设备和档案的包装材料。和档案的包装材料。（一）档案馆（室）建筑（一）档案馆（室）建筑1.档案档案馆馆建建设规设规模和构成模和构成2.档案档案馆馆的的选选址址3.档案档案馆馆的建筑的建筑设计设计4.档案室用房档案室用房档案室用房由档案档案室用房由档案库库房、档案房、档案阅览阅览用房和档案人用房和档案人员办员办公公用房用房组组成。在成。在选择选择档案室用房档案室用房时应时应符合以下要求：符合以下要求：档案室用房档案室用房应应相相对对集中，便于管理；档案集中，便于管理；档案库库房房应远应远离水离水源、火源和源、火源和污污染源，一般不宜染源，一般不宜选择选择在地下室或在地下室或顶层顶层，如如设设在地下室或在地下室或顶层顶层，必，必须须采取防潮、防水、隔采取防潮、防水、隔热热等等措施；档案措施；档案库库房必房必须专须专用，与用，与办办公室或生活区分开；公室或生活区分开；档案档案库库房的房的载载荷符合荷符合规规定要求。定要求。档案管理专业培训(1)43二、档案保管的基本条件档案管理专业培训(1)43（二）其他保管条件（二）其他保管条件1.档案装具档案装具档案架、档案箱、档案柜、密集架档案架、档案箱、档案柜、密集架2.档案保管档案保管设备设备空空调调机、去湿机、通机、去湿机、通风风机、温湿度机、温湿度测测量量仪仪、防盗和、防盗和防火防火报报警器、警器、灭灭火器、装火器、装订订机、复印机、机、复印机、缩缩微拍微拍摄设备摄设备、监监控控设备设备、消毒、消毒设备设备、信息化、信息化设备设备以及以及档案档案专专用运用运输设备输设备等。等。3.档案包装材料档案包装材料卷皮、卷盒，要求采用无酸材料制成卷皮、卷盒，要求采用无酸材料制成档案管理专业培训(1)44（二）其他保管条件档案管理专业培训(1)44三、档案库房管理三、档案库房管理（一）档案装具的排列编号（一）档案装具的排列编号1.合理布局合理布局架（柜）架（柜）间间的主要通道的主要通道宽宽度不小于度不小于1米，架（柜）之米，架（柜）之间间的的间间隔不小于隔不小于0.8米，架（柜）与米，架（柜）与墙墙壁的壁的间间距不距不小于小于0.1米，装具与天花板的米，装具与天花板的间间隔不小于隔不小于0.6米。米。2.避光通避光通风风装具的排列与有窗装具的排列与有窗户户的的墙墙面垂直。没有窗面垂直。没有窗户户的的库库房，房，装具的排列装具的排列应应与通与通风风管道开口方向相管道开口方向相对应对应。3.整整齐齐有序有序档案装具的档案装具的编编号一般以号一般以库库房房为单为单位位进进行，行，编编号方法是，号方法是，自自库库房房门门口起从左至右、从外向里口起从左至右、从外向里编编架（柜）号，架（柜）号，每个架（柜）的格（每个架（柜）的格（节节）也）也应编应编号，方法是从上向号，方法是从上向下下编顺编顺序号。序号。档案管理专业培训(1)45三、档案库房管理档案管理专业培训(1)45（二）档案存放（二）档案存放1.档案的排列存放档案的排列存放档案档案馆馆：以全宗：以全宗为单为单位排列。一个全宗的档案尽量集位排列。一个全宗的档案尽量集中存放，照片、音像、磁中存放，照片、音像、磁盘盘、光、光盘盘等特殊等特殊载载体档案，体档案，可以分开存放在可以分开存放在专门专门的的库库房。房。档案室：一般根据档案的种档案室：一般根据档案的种类实类实行分行分类类排列，将同一排列，将同一类别类别的档案集中存放在一起。的档案集中存放在一起。2.档案存放位置索引档案存放位置索引档案存放位置索引是以表册或卡片的形式档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录记录和反映和反映档案在档案在库库房和装具中存放次序的管理工具。房和装具中存放次序的管理工具。指明档案存放位置的索引指明档案存放位置的索引指明指明库库房内装具所存放档案的索引房内装具所存放档案的索引（三）档案管理的应急处置（三）档案管理的应急处置1.档案管理的档案管理的应应急急处处置置预预案案2.档案管理的档案管理的应应急急处处置措施置措施档案管理专业培训(1)46（二）档案存放档案管理专业培训(1)46档案管理专业培训(1)47档案管理专业培训(1)47四、档案保护四、档案保护档案保档案保护护是指防止档案受是指防止档案受损损，延，延缓缓档案退档案退变变和和抢抢救、修复救、修复受受损损档案的活档案的活动动，它的任，它的任务务是最大限度地延是最大限度地延长长档案的寿档案的寿命。命。（一）库房温、湿度的控制（一）库房温、湿度的控制密密闭闭通通风风（二）库房的（二）库房的“八防八防”措施措施库库房的房的“八防八防”:防火防火 防水防水 防潮防潮 防霉防霉防虫防虫 防光防光 防防尘尘 防盗防盗档案管理专业培训(1)48四、档案保护档案管理专业培训(1)48（三）档（三）档案修复案修复 档案修复是指档案修复是指使受使受损损或退或退变变的档案恢复或的档案恢复或接近原有特征，接近原有特征，或或对对其其进进行加行加固的固的过过程，是程，是一一项抢项抢救性的救性的保保护护措施。措施。档案管理专业培训(1)49（三）档案修复档案管理专业培训(1)49五、全宗卷五、全宗卷（一）全宗卷的编制原则和内容（一）全宗卷的编制原则和内容全宗卷是管理某一全宗全宗卷是管理某一全宗过过程中形成的，能程中形成的，能够说够说明明该该全宗全宗历历史情况的有关文件材料所史情况的有关文件材料所组组成的成的专门专门案卷。是档案管理案卷。是档案管理活活动动中形成的中形成的“档案档案”。1.档案收集方面的材料：档案收集方面的材料：2.档案整理方面的材料：档案整理方面的材料：3.档案档案鉴鉴定方面的材料：定方面的材料：4.档案保管方面的材料：档案保管方面的材料：5.档案档案统计统计方面的材料：方面的材料：6.档案利用方面的材料：档案利用方面的材料：7.档案管理新技档案管理新技术应术应用方面的材料：用方面的材料：档案管理专业培训(1)50五、全宗卷档案管理专业培训(1)50（二）全宗卷的整理（二）全宗卷的整理卷内文件材料按卷内文件材料按问题问题 时间时间排列。排列。排列排列顺顺序序为为：全宗指南：全宗指南大事大事记记收集收集 整理整理 鉴鉴定定保管保管 统计统计利用利用 现现代化管理方面的代化管理方面的材料材料（三）全宗卷的管理（三）全宗卷的管理档案档案馆馆：全宗卷集中保管，按全宗号：全宗卷集中保管，按全宗号顺顺序排列序排列编编制全宗卷目制全宗卷目录录。档案室：置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案档案室：置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆馆或向有关或向有关单单位移交位移交时时，其全宗卷亦随同移交。，其全宗卷亦随同移交。档案管理专业培训(1)51（二）全宗卷的整理档案管理专业培训(1)51一、档案检索概述一、档案检索概述（一）档案检索的内容（一）档案检索的内容档案管理专业培训(1)52第五节 档案检索一、档案检索概述档案管理专业培训(1)52（二）档案检索效率（二）档案检索效率检检索效率是指通索效率是指通过检过检索索满满足利用者利用需求的全面性和准足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案确性程度。它是衡量档案检检索系索系统统性能以及每一个性能以及每一个检检索索过过程程质质量的最基本的指量的最基本的指标标。1.查查全率全率查查全率全率=检检索出的有关档案数索出的有关档案数/全部有关档案数全部有关档案数100%漏漏检检率率=未未检检索出的有关档案数索出的有关档案数/全部有关档案数全部有关档案数100%2.查查准率准率查查准率准率=检检索出的有关档案索出的有关档案/检检索出的全部档案索出的全部档案100%误检误检率率=检检索出的不相关档案索出的不相关档案/检检索出的全部档案索出的全部档案100%*查查全率与全率与查查准率之准率之间间存在着一种互逆关系。存在着一种互逆关系。档案管理专业培训(1)53（二）档案检索效率档案管理专业培训(1)53二、档案著录二、档案著录档案著档案著录录是是对对档案内容和形档案内容和形式特征等式特征等进进行分析、行分析、选择选择和和记录记录的的过过程。程。内容特征：档案的主内容特征：档案的主题题，表，表现为现为档案的主档案的主题词题词、分、分类类号、号、摘要等摘要等形式特征：档案的外在表形式特征：档案的外在表现现因素，如因素，如题题名、名、责责任者、形任者、形成成时间时间、文种、文种、载载体、档号体、档号等等档案管理专业培训(1)54二、档案著录档案管理专业培训(1)54（一）著录项目（一）著录项目1.题题名与名与责责任任说说明明项项。包括正。包括正题题名、并列名、并列题题名、副名、副题题名及名及说说明明题题名文字、文件名文字、文件编编号、号、责责任者、附件等著任者、附件等著录单录单元元（小（小项项）。）。2.稿本与文种稿本与文种项项。包括稿本、文种两个小。包括稿本、文种两个小项项。3.密密级级与保管期限与保管期限项项。包括密。包括密级级和保管期限两个小和保管期限两个小项项。4.时间项时间项。5.载载体形体形态项态项。包括。包括载载体体类类型、数量及型、数量及单单位、位、规规格等三个格等三个小小项项。6.附注与提要附注与提要项项。包括附注和提要两个小。包括附注和提要两个小项项。7.排排检检与与编编号号项项。包括分。包括分类类号、档案号、档案馆馆代号、档号、代号、档号、电电子子文档号、文档号、缩缩微号、主微号、主题词题词或关或关键词键词等小等小项项。著著录项录项目分目分为为必要必要项项目和目和选择项选择项目。其中必要目。其中必要项项目包括正目包括正题题名、名、责责任者、任者、时间项时间项、分、分类类号、档号、号、档号、电电子文档号、子文档号、缩缩微号、主微号、主题词题词或关或关键词键词。其余。其余为选择项为选择项目。目。档案管理专业培训(1)55（一）著录项目档案管理专业培训(1)55（二）标识符（二）标识符标识标识符是一种符是一种规规范化的人工范化的人工语语言，用于表示不同的著言，用于表示不同的著录项录项目和著目和著录录内容。内容。1.著著录录用用标识标识符符2.著著录录用用标识标识符的使用符的使用规则规则。（三）著录条目格式（三）著录条目格式1.段落符号式条目格式段落符号式条目格式段落符号式条目格式将著段落符号式条目格式将著录项录项目划分目划分为为四个段落。四个段落。2.表格式条目格式表格式条目格式档案管理专业培训(1)56（二）标识符档案管理专业培训(1)56（四）必要项目著录细则（四）必要项目著录细则1.正正题题名名2.责责任者任者3.时间项时间项4.分分类类号号5.档号档号6.电电子文档号子文档号7.缩缩微号微号8.主主题词题词或关或关键词键词档案管理专业培训(1)57（四）必要项目著录细则档案管理专业培训(1)57（一）分类标引（一）分类标引1.研读分类法研读分类法2.档案主题分析档案主题分析3.判定类别判定类别4.标引分类号标引分类号5.审校审校*档案分类标引规则档案分类标引规则和中国档案分类法和中国档案分类法 （二）主题标（二）主题标引引1.审读档案审读档案2.主题分析和主题概主题分析和主题概念的选定念的选定3.选词标引选词标引*档案主题标引规则档案主题标引规则、中国档案主、中国档案主题词表题词表 档案管理专业培训(1)58三、档案标引档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标四、档案检索工具四、档案检索工具检检索工具是用于存索工具是用于存储储、查查找和找和报报道档案信息的系道档案信息的系统统化文字化文字描述工具，是目描述工具，是目录录、索引、指南等的、索引、指南等的统统称。称。（一）档案检索工具的种类（一）档案检索工具的种类1.按体例分按体例分（1）目）目录录。目。目录录是由揭示档案特征的条目是由揭示档案特征的条目汇汇集而成并按集而成并按照一定次序照一定次序编编排的档案排的档案检检索工具。如案卷目索工具。如案卷目录录、分、分类类目目录录、主、主题题目目录录、专题专题目目录录等。等。（2）索引。索引是指明档案或目）索引。索引是指明档案或目录录的某种特征，以一定的某种特征，以一定次序次序编编排并注明相排并注明相应应出出处处的档案的档案检检索工具。如文号索引、索工具。如文号索引、人名索引、地名索引等。人名索引、地名索引等。（3）指南。指南是以文章叙述的方式）指南。指南是以文章叙述的方式综综合介合介绍绍档案情况档案情况的的检检索工具。如档案索工具。如档案馆馆指南、全宗指南、指南、全宗指南、专题专题指南。指南。2.按功能分按功能分（1）馆馆藏性藏性检检索工具索工具 （2）查查找性找性检检索工具索工具（3）介）介绍绍性性检检索工具索工具3.按按载载体形式分体形式分（1）卡片式）卡片式检检索工具索工具 （2）书书本式本式检检索工具索工具（3）缩缩微式微式检检索工具索工具 （4）机）机读读式式检检索工具索工具档案管理专业培训(1)59四、档案检索工具档案管理专业培训(1)59（二）常用档案检索工具的编制（二）常用档案检索工具的编制1.案卷文件目案卷文件目录录案卷文件目案卷文件目录录又称全引目又称全引目录录，是以全宗，是以全宗为单为单位将案卷目位将案卷目录录与卷内文与卷内文件目件目录录相相结结合按一定次序合按一定次序编编排而成。排而成。二种二种编编制方法：制方法：先列出案卷条目，接着在下面列出先列出案卷条目，接着在下面列出这这个案卷的卷内文件目个案卷的卷内文件目录录，然，然后按照案卷排列后按照案卷排列顺顺序装序装订订成册；成册；将所有案卷的卷内文件目将所有案卷的卷内文件目录录依次排列在案卷目依次排列在案卷目录录之后，并之后，并编编制制页页码码，将每个案卷的卷内文件目，将每个案卷的卷内文件目录录所在所在页页次次标标注在案卷条目的注在案卷条目的备备注注栏栏内，然后装内，然后装订订成册。成册。2.分分类类目目录录分分类类目目录录是依据分是依据分类类表按照分表按照分类标识类标识以一定次序以一定次序编编排而成的一种档排而成的一种档案目案目录录。一般采用卡片式，又称分。一般采用卡片式，又称分类类卡片。卡片。编编制方法：卡片填写制方法：卡片填写卡片排列卡片排列设设置置导导卡卡3.主主题题目目录录主主题题目目录录是依据主是依据主题词题词表按照主表按照主题标识题标识以一定次序以一定次序编编排而成的一种排而成的一种档案目档案目录录。一般采用卡片式，也称主。一般采用卡片式，也称主题题卡片。卡片。根据档案著根据档案著录规则录规则和档案主和档案主题标题标引引规则规则的有关的有关规规定填写主定填写主题题卡片，按照主卡片，按照主题词题词的音序或字的音序或字顺顺排列。排列。档案管理专业培训(1)60（二）常用档案检索工具的编制档案管理专业培训(1)604.专题专题目目录录专题专题目目录录是按照特定是按照特定专题专题以一定次序以一定次序编编排而成的一种档案排而成的一种档案目目录录。一般采用卡片式，又称。一般采用卡片式，又称专题专题卡片，也可以采用卡片，也可以采用目目录录数据数据库库的形式。的形式。编编制方法：制方法：选题选题选选材材填制卡片填制卡片排列排列5.人名目人名目录录人名目人名目录录是