机关档案管理讲座

机关档案管理讲座机关档案管理讲座自治区档案局业务指导处杨龙内容提要内容提要第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类 第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理 第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 第四节第四节 档案的整理档案的整理第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类一、什么是档案一定义指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式的历史记录。第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类二档案的作用二档案的作用它是国家、企事业单位一种它是国家、企事业单位一种重要的资源重要的资源,是一种重要的科技知是一种重要的科技知识财富识财富,为国家现代化建设具有重为国家现代化建设具有重要作用要作用,为企事业单位经营开展具为企事业单位经营开展具有重要作用有重要作用.概括为五点概括为五点:1.行政管理的查考凭据行政管理的查考凭据档案记录了各种机关、单位档案记录了各种机关、单位过去活动的状况过去活动的状况,其中包括行使行其中包括行使行政职权的法律依据政职权的法律依据,处理行政事务处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经的过程与结果以及管理活动的经验验,为企、事业单位的领导工作和为企、事业单位的领导工作和业务管理业务管理,提供证据和咨询材料提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、制定借以熟悉情况、总结经验、制定方案、进行决策、处理问题方案、进行决策、处理问题.第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类2.2.生产建设的参考依据生产建设的参考依据 档案中记载了各种生产活档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训动的情况、成果、经验、和教训,从从自然资源、生产手段到生产过程以及自然资源、生产手段到生产过程以及方案管理和生产技术等各方面的信息方案管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料学依据和参考材料.第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类3.科学研究的可靠资料科学研究的可靠资料档案可以从两方面为科学研究提档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料供丰富的历史资料:一方面一方面,专门进行专门进行科学研究的原始记录科学研究的原始记录,可供现实的研究可供现实的研究工作直接借鉴工作直接借鉴;另一方面另一方面,从记录的广从记录的广泛事实和经验中泛事实和经验中,为各项研究活动提供为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的根底大量的实验、观察和理论概括的根底材料材料.所以所以,档案是科学研究的必要条档案是科学研究的必要条件件.4.宣传教育的生动素材宣传教育的生动素材利用档案写回忆录、著书、演讲利用档案写回忆录、著书、演讲报告报告,进行文艺创作、举办各种展览等进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动宣传教育活动,都富有强烈的说服力和都富有强烈的说服力和感染力感染力.第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类5.5.维护国家、集体和个人权益的法律书证维护国家、集体和个人权益的法律书证档案能够以其内容、涵义和外形特档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实征如实地说明历史的某些事实,作为证实作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据许多单位和个人以档案为证据,解决了债解决了债务、产权和著作权等各种纠纷务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题待遇方面的诸多问题.第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类二、机关档案的分类行政机关档案一般分为：文书档案、科技档案、专门档案三大类。主要针对纸质档案。磁性载体、电子档案、实物档案单独排列整理第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类某机关档案某机关档案分类大纲分类大纲文书档案文书档案科技档案科技档案专门档案专门档案基建档案基建档案设备档案设备档案财务档案财务档案诉讼档案诉讼档案第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类1、文书档案文书档案文书档案是指各级机关、团文书档案是指各级机关、团体、企业、事业单位在贯彻执行党体、企业、事业单位在贯彻执行党的方针、政策和行政管理活动中形的方针、政策和行政管理活动中形成的历史记录成的历史记录第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类文书档案分类文书档案分类1 保管期限保管期限年度年度机构分类法机构分类法 永久：永久：2000年办公室、业务一处年办公室、业务一处 2001年年 长期：长期：2000年办公室、业务一处年办公室、业务一处 2001 短期：短期：2000年办公室、业务一处年办公室、业务一处 2001第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类 文书档案分类文书档案分类 2 保管期限保管期限年度分类法年度分类法 永久：永久：2000年、年、2001年、年、2002年年 长期：长期：2000年、年、2001年、年、2002年年 短期：短期：2000年、年、2001年、年、2002年年第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类2、科技档案科技档案科技档案指企、事业单位和国家机构、科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。值的应当归档保存的科技文件材料。科技档案可按照内容性质具体细分科技档案可按照内容性质具体细分为：基建档案、设备档案、科研档案和专为：基建档案、设备档案、科研档案和专门行业技术档案如：地震档案、气象档门行业技术档案如：地震档案、气象档案、测绘档案等案、测绘档案等第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类科技档案的根本特征科技档案的根本特征专业性、成套性、现实性、复用性专业性、成套性、现实性、复用性第一节第一节档案的内涵及分类档案的内涵及分类3、专门档案、专门档案指在某些专业范围内产生，有比较稳定指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理方法的各种档案的总称。理和管理方法的各种档案的总称。如：婚姻档案、诉讼档案、社保档案、如：婚姻档案、诉讼档案、社保档案、罪犯档案等罪犯档案等第一节第一节 档案的内涵及分类档案的内涵及分类工业企业档案一般按照工业企业工业企业档案一般按照工业企业十大类进行分类。如：行政管理类、十大类进行分类。如：行政管理类、生产经营类、产品类、设备类等等。生产经营类、产品类、设备类等等。高校档案一般按照高校十大类高校档案一般按照高校十大类进行分类管理进行分类管理第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理 一、档案工作的内容 档案工作，是用科学的原那么和方法管理科技档案,充分发挥档案作用为社会效劳的工作。档案工作有两项内容：1、档案业务管理工作；2、档案事业管理工作。第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理二、档案工作的根本原那么二、档案工作的根本原那么一一档案要实行集中统一管理档案要实行集中统一管理统一领导、制度，专门库房集中统一领导、制度，专门库房集中管理档案管理档案二二保证档案的完整、准确、系统、保证档案的完整、准确、系统、平安等根本要求平安等根本要求三三实现档案的有效利用实现档案的有效利用第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理 三、如何做好机关档案工作三、如何做好机关档案工作 一建立科学合理的档案管理规一建立科学合理的档案管理规章制度章制度 二加强机关文书处理环节的标二加强机关文书处理环节的标准管理准管理 三明确相关人员的工作职责三明确相关人员的工作职责第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理四、几个根本概念四、几个根本概念一全宗：是一个机关包括企业、事一全宗：是一个机关包括企业、事业团体等单位或著名人物在社会活动中业团体等单位或著名人物在社会活动中形成的档案整体。形成的档案整体。二立档单位：形成档案全宗的机关包二立档单位：形成档案全宗的机关包括企业、事业团体等单位，称为立档单括企业、事业团体等单位，称为立档单位。位。第二节第二节 机关档案的管理机关档案的管理三全宗卷：在管理某全宗档案过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。四归档：文件在工作中处理完毕后，把其中有保存价值的，由文书部门按照立卷的原那么和方法把它标准整理后，按照归档制度向档案室移交的工作。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集一、文书档案的归档一、文书档案的归档一确定科学的文书档案归档范围和一确定科学的文书档案归档范围和保管期限表的意义。保管期限表的意义。但凡需要整理归档的公文必须是办理但凡需要整理归档的公文必须是办理完毕的，且对今后机关或者社会各方面工完毕的，且对今后机关或者社会各方面工作具有查考利用价值。确定公文归档范围作具有查考利用价值。确定公文归档范围实质上也是对公文价值的鉴定，公文价值实质上也是对公文价值的鉴定，公文价值鉴定决定了公文的存留与否及留存时间的鉴定决定了公文的存留与否及留存时间的长短，是一项极为重要的工作，其意义在长短，是一项极为重要的工作，其意义在于：于：第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 1 1关系到立档单位档案的质量关系到立档单位档案的质量 多数单位档案存在不完整、多数单位档案存在不完整、不准确、不系统，归档率不高等情况，不准确、不系统，归档率不高等情况，关键是机关文件材料的归档范围不明确，关键是机关文件材料的归档范围不明确，保管期限划分不准确，主要存在保管期限划分不准确，主要存在“三多三三多三少和少和“有文必档的现象：有文必档的现象：第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 一是上级文件多，本单位职能活动文一是上级文件多，本单位职能活动文件少。件少。不少基层单位对上级文件，不不少基层单位对上级文件，不管是否属于本机关主管业务或是非本管是否属于本机关主管业务或是非本机关主管业务的文件材料一律归档保机关主管业务的文件材料一律归档保存。如，上级机关制发的关于机构设存。如，上级机关制发的关于机构设置、领导人任免、人员编制等文件不置、领导人任免、人员编制等文件不管是否与本单位有关，一见是上级来管是否与本单位有关，一见是上级来文一律归档保存。而本单位在其职能文一律归档保存。而本单位在其职能活动中形成的各种文件材料的归档不活动中形成的各种文件材料的归档不齐全完整。齐全完整。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集二是“红头文件多，其他各类文件少。不少基层单位认为红头文件都要归档，而且要作永久保存，而本机关的会议记录、事务管理文件材料，各种工作规划，总结、业务报表等大都没有归档，出现了清一色的“红头档案。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集三是永久保存的多，定期保存三是永久保存的多，定期保存的少。不少基层单位由于沒有操作的少。不少基层单位由于沒有操作强，有针对性的文书档案保管期限强，有针对性的文书档案保管期限表。所以，对保管期限的划分，随表。所以，对保管期限的划分，随意性很大，文件材料一经归档，就意性很大，文件材料一经归档，就获得了获得了“永久居留证。永久居留证。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集四是四是“有文必归。无论是收到有文必归。无论是收到的和发出的，还是未打印或打印只供的和发出的，还是未打印或打印只供内部使用的公文材料，在办理完毕以内部使用的公文材料，在办理完毕以后，只要是对今后本机关或者社会各后，只要是对今后本机关或者社会各方面工作具有查考利用价值，都属于方面工作具有查考利用价值，都属于归档范围之内。公文归档是有条件的归档范围之内。公文归档是有条件的归档，不是归档，不是“有文必归。有文必归。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集2关系到档案保管费用的上下及工作效关系到档案保管费用的上下及工作效率率保管期限划定得不准确，期限过长，保管期限划定得不准确，期限过长，直接导致无用信息占用库房，既影响档案的直接导致无用信息占用库房，既影响档案的质量，又造成保管资源上的浪费，且不利于质量，又造成保管资源上的浪费，且不利于利用等工作的开展；保管期限划定得过短，利用等工作的开展；保管期限划定得过短，既破坏了档案的完整和利用，又会增加鉴定既破坏了档案的完整和利用，又会增加鉴定的工作量，假设错划而提前销毁了有用的档的工作量，假设错划而提前销毁了有用的档案，其损失难以弥补。所以，建立科学准确案，其损失难以弥补。所以，建立科学准确的文书档案归档范围，可防止划定保管期限的文书档案归档范围，可防止划定保管期限的随意性，使形成档案的文件材料数量相对的随意性，使形成档案的文件材料数量相对少，节约库房与装具的占有量，也节约管理少，节约库房与装具的占有量，也节约管理的人力和其他费用支出，提高了工作效率。的人力和其他费用支出，提高了工作效率。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集二机关公文材料归档范围二机关公文材料归档范围2006年年12月月18日国家档案局发布日国家档案局发布的的?机关文件材料归档范围和文书档案机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定保管期限规定?中，对机关公文材料归中，对机关公文材料归档范围作了原那么如下规定：档范围作了原那么如下规定：一是反映本机关主要职能活动和一是反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机关工作、国根本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公家建设和历史研究具有利用价值的公文材料；文材料；二是机关工作活动中形成的在维二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料；凭证价值的公文材料；三是本机关需要贯彻执行的上级三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料；下级机机关、同级机关的公文材料；下级机关报送的重要公文材料；关报送的重要公文材料；四是其他对本机关工作具有查考四是其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。价值的公文材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 新?规定?规定的公文归档范围是：1、上级机关的公文材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的公文材料;上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的公文材料;上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料;上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等公文材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集2、本级机关的公文材料、本级机关的公文材料1本级党的代表大会、人民代表大会、本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的公文材料；会的公文材料；2本级党委、人民代表大会、政治协本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的公文材料；会会议，政府常务会、办公会议的公文材料；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集3本机关党组或实行党委制的本机关党组或实行党委制的党委会议和行政办公会的纪要、会议党委会议和行政办公会的纪要、会议记录记录;本机关召开工作会议、专题会议本机关召开工作会议、专题会议的公文材料与外机关联合召开会议的公的公文材料与外机关联合召开会议的公文材料文材料;4本机关承办国际性会议、大型本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的公文材料展览会、博览会的公文材料;5本机关制定的方针政策性、法本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务公文及中长期规划、规性、普发性业务公文及中长期规划、纲要等公文材料纲要等公文材料;第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集6本机关的请示与上级机关的批本机关的请示与上级机关的批复、批示及本机关的对同级和下级的复、批示及本机关的对同级和下级的复函、批复复函、批复;7本机关代上级机关起草并被采本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性公文、专项业务公文用的重要法规性公文、专项业务公文的最后草稿的最后草稿;8本机关与外机关联合行文的公本机关与外机关联合行文的公文材料文材料;9本机关编辑、编写的大事记、本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、工作信组织沿革、简报、情况反映、工作信息等息等;第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集10本机关在行政管理、执法活动本机关在行政管理、执法活动中形成的公文材料中形成的公文材料;11本机关工作人员出国或出境访本机关工作人员出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的公文材料事活动形成的公文材料;12本机关机构编制、干部人事、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作党、团、纪检、工会、保卫、信访工作公文材料公文材料;13本机关事务管理公文材料。本机关事务管理公文材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集3、同级和下级机关的文件材料、同级和下级机关的文件材料1同级机关制发的非本机关主管业务同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料但要贯彻执行的公文材料;2同级机关、下级机关的来函、请示同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等公文材料与本机关的复函、批复等公文材料;3下级机关报送的重大问题的专题报下级机关报送的重大问题的专题报告和年度及年度以上的方案、总结、统计告和年度及年度以上的方案、总结、统计材料。材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集机关公文材料不归档范围是：机关公文材料不归档范围是：1上级机关的公文材料中，普上级机关的公文材料中，普发性不需本机关办理的公文材料，任发性不需本机关办理的公文材料，任免、奖惩非本机关工作人员的公文材免、奖惩非本机关工作人员的公文材料，供工作参考的抄件等；料，供工作参考的抄件等；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集2本机关公文材料中的重份公本机关公文材料中的重份公文，无查考利用价值的事务性、临时文，无查考利用价值的事务性、临时性公文，一般性公文的历次修改稿、性公文，一般性公文的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、不需办理的一般性人民来信、记录，记录，机关内部互相抄送的公文材料，本机机关内部互相抄送的公文材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的公文材料，有关工作参考机关无关的公文材料，有关工作参考的公文材料；的公文材料；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集3同级机关的公文材料中，不同级机关的公文材料中，不需贯彻执行的公文材料，不需办理的需贯彻执行的公文材料，不需办理的抄送公文材料；抄送公文材料；4下级机关的公文材料中，供下级机关的公文材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的公文材料。抄报的公文材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集三正确划定文书档案的保管期限三正确划定文书档案的保管期限根据国家档案局新颁发的根据国家档案局新颁发的?文书档文书档案保管期限表案保管期限表?，机关公文档案的保管，机关公文档案的保管期限分为期限分为“永久、永久、“定期两种，定期两种，定期又分为定期又分为“30年、年、“10年两个年两个档次。档次。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集1 1、永久保管、永久保管永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括：(1)本机关制定的法规政策性文件本机关制定的法规政策性文件材料；材料；(2)本机关召开重要会议、举办重本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；大活动等形成的主要文件材料；(3)本机关职能活动中形成的重要本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；业务文件材料；(4)本机关关于重要问题的请示与本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；告、总结、综合统计报表等；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集5本机关机构演变、人事任免等文件材料；(6)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 2 2、定期保管的文书档案主要包括：、定期保管的文书档案主要包括：1 1本机关职能活动中形成的本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；一般性业务文件材料；2 2本机关召开会议、举办活本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；动等形成的一般性文件材料；3 3本机关人事管理工作形成本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；的一般性文件材料；4 4本机关一般性事务管理文本机关一般性事务管理文件材料；件材料；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集5本机关关于一般性问题的请示与本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；总结、统计报表等；6上级机关制发的属于本机关主管上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；业务的一般性文件材料；7上级机关和同级机关制发的非本上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8同级机关、下级机关关于一般性同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；批复等文件材料；9下级机关报送的年度或年度以上下级机关报送的年度或年度以上方案、总结、统计、重要专题报告等文件方案、总结、统计、重要专题报告等文件材料。材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集其中其中3030年保管期主要包括：年保管期主要包括：本级党的代表大会、人民本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的重要的贺信、青团、妇联代表大会的重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的贺电，筹备工作、选举过程中形成的公文，小组会议记录、会议效劳机构公文，小组会议记录、会议效劳机构的方案、总结等公文材料的方案、总结等公文材料;本机关召开工作会议、专题本机关召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、交会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报流材料、简报;机关联合召开会议的典机关联合召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、型材料、代表发言材料、交流材料、简报简报;本机关为协办会议的请示、批复、本机关为协办会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副结、决议、决定、纪要的复制件或副本本;第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集本机关承办国际性会议、大型展览本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的代表发言材料、交流材料、会、博览会的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道简报、新闻报道;上级机关、上级领导上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般的公文材料和本地区、本机关工的一般的公文材料和本地区、本机关工作汇报材料作汇报材料;本机关一般业务问题的公文本机关一般业务问题的公文材料材料;与同级机关、下级机关一般业务问与同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复题的来函、请示与本机关的复函、批复等公文材料等公文材料;本机关代上级机关起草并被本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性公文、专项业务公文采用的重要法规性公文、专项业务公文的最后草稿的最后草稿;第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集其中其中2020年保管期主要包括：年保管期主要包括：本机关为主与外机关一般业务本机关为主与外机关一般业务问题的联合行文及本机关为协办的重要问题的联合行文及本机关为协办的重要业务问题的联合行文业务问题的联合行文;20;20年以下有效的年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理公文材料批、管理公文材料;一般性行政处分、一般性行政处分、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的处分、复议、国家赔偿等工作中形成的公文材料公文材料;出国审批手续、执行日程、考出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录察报告、一般性会谈记录;本机关机构编本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作工作制度、规定、方法、保卫、信访工作工作制度、规定、方法、受县级以下表彰、奖励、警告处分的等受县级以下表彰、奖励、警告处分的等公文材料公文材料;第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集本机关处理人民来信来访有处理结果的公文材料;重要的接待工作的方案、方案;机关财务预算;机关物资办公设备及用品、机动车等采购方案、审批手续、招标投标、购置等公文材料，机动车调拨、保险、事故、转让等公文材料;职工住房分配、出售的规定、方案、细那么，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请;下级机关报送的重大问题的专题报告。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集其中：其中：1010年保存期的主要包括：年保存期的主要包括：各级各类会议讨论未通过公文材料、各级各类会议讨论未通过公文材料、本机关召开会议的典型材料、代表发言材本机关召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本；本料、交流材料、简报的复制件或副本；本机关承办国际性会议、大型展览会、博览机关承办国际性会议、大型展览会、博览会及其委员会、分会会议和学术会的讨论会及其委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等；本记录，会议代表登记表、接待安排等；本机关一般业务问题的机关一般业务问题的公文材料；本机关编公文材料；本机关编辑、编写的公文材料、简报、情况反映、辑、编写的公文材料、简报、情况反映、工作信息等；工作信息等；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集本机关在行政管理工作中形成的备案公文材料、年度以下的方案、总结、统计材料、一般活动的总结、一般问题的调研材料、情况反映、工作简报、保卫部门的平安检查、调查记录；本机关事务管理一般性接待工作的方案、方案；本单位一般的国有资产管理登记、统计、核查清算、交接等公文材料；第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集上级机关制发的属于本机关主管业务一般的公文材料；上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料；同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的公文材料；下级机关报送的年度和年度以上的方案、总结、统计材料。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集四文书档案归档时间四文书档案归档时间机关公文归档时间国家有具体机关公文归档时间国家有具体要求，应在次年要求，应在次年6月底之前完成上一月底之前完成上一年度的公文归档工作。年度的公文归档工作。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 二、科技档案的收集二、科技档案的收集 反映与科技活动有关的重要职能活动、反映与科技活动有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入相应科技档案。集齐全，归入相应科技档案。一科技档案归档范围的制定一科技档案归档范围的制定 在制定科技档案归档范围时，应注意不在制定科技档案归档范围时，应注意不同种类的科技档案其归档范围也不尽相同，同种类的科技档案其归档范围也不尽相同，应按照不同种类的科技档案如：基建档案、应按照不同种类的科技档案如：基建档案、设备档案、科研档案等分别列出应归档科技设备档案、科研档案等分别列出应归档科技文件材料的内容。文件材料的内容。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集基建档案归档范围：1、可行性研究、任务书2、设计根底文件3、设计文件4、工程管理文件征地、移民文件方案、投资、统计、管理文件第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集5 5、施工文件、施工文件 建筑施工文件建筑施工文件 设备及管线安装施工文件设备及管线安装施工文件 电气、仪表安装施工文件电气、仪表安装施工文件6 6、监理文件、监理文件 施工监理文件、资料施工监理文件、资料 设备采购、监造工作监理资料设备采购、监造工作监理资料 监理工作声像材料监理工作声像材料第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集7 7、工艺设备文件、工艺设备文件 8 8、科研工程、科研工程9 9、涉外文件询价、报价、投标文件、涉外文件询价、报价、投标文件 ；合同、；合同、10 10、生产技术准备、试生产文件、生产技术准备、试生产文件11 11、财务、器材管理文件、财务、器材管理文件工程概算、预算、标底、合同价、决工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明等算、审计及说明等12 12、工验收文件、工验收文件第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集二科技文件材料归档时间要求二科技文件材料归档时间要求基建工程档案基建工程档案1、除受委托进行工程档案汇总整理、除受委托进行工程档案汇总整理外，各施工承包单位应在工程实体完外，各施工承包单位应在工程实体完成后三个月内将工程文件向建设单位成后三个月内将工程文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。归档。2、凡分期或分机组的工程，应在每、凡分期或分机组的工程，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。档案移交。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集设备档案设备档案 设备开箱阶段应及时将随机设备开箱阶段应及时将随机移交的科技材料说明书、购货移交的科技材料说明书、购货合同、开箱单等进行归档；设合同、开箱单等进行归档；设备安装调试正常运行后，将安装备安装调试正常运行后，将安装阶段、调试阶段及时归档。阶段、调试阶段及时归档。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集三科技文件材料归档质量要求三科技文件材料归档质量要求1、份数要求主要针对图纸、电子文件、份数要求主要针对图纸、电子文件不同种类的科技档案不同对待不同种类的科技档案不同对待如：如：基建档案：工程竣工图一般为两套。基建档案：工程竣工图一般为两套。测绘档案：多套测绘档案：多套设备档案：二套设备档案：二套科研档案：一套或多套科研档案：一套或多套第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集2 2、编制标准要求、编制标准要求 主要针对工程文件材料形成初主要针对工程文件材料形成初期的标准管理期的标准管理 如：工程文件的编制要求如：工程文件的编制要求,字迹清字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。备。凡为易褪色材料凡为易褪色材料(如复写纸、热敏如复写纸、热敏纸等纸等)形成的并需要永久和长期保存的形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。文件，应附一份复印件。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集 科技文件材料的载体和书写材料应科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。纸等书写的字迹。复印、打印文件及照片的字迹、线条复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。型光盘。第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集三科技档案保管期限确定的原那么三科技档案保管期限确定的原那么 1 1、但凡在工作查考、经验总结、但凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存档案，都应永久保存 2 2、但凡在一定时期内具有利用价值的、但凡在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存长期或短期科技档案，都可以定期保存长期或短期 3 3、但凡介于两种保管期限之间的科技、但凡介于两种保管期限之间的科技档案，保管期限一律从长档案，保管期限一律从长影响科技档案价值的因素影响科技档案价值的因素技术因素技术因素 功能因素功能因素 时间因素时间因素 典型因素典型因素 作者因素作者因素 名称因素名称因素 第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集三、专门档案的收集三、专门档案的收集一会计档案一会计档案 是指企业、事业单位和机关、团体在是指企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计经济管理和会计核算一系列活动中产生的会计凭证、帐簿和报表等材料。凭证、帐簿和报表等材料。会计凭证会计凭证 15 15年年 会计帐簿会计帐簿 银行、现金帐银行、现金帐 25 25年年 总帐、明细账总帐、明细账 15 15年年 财务报表财务报表 永久永久 第三节第三节 各门类档案的收集各门类档案的收集会计档案归档时间会计档案归档时间在会计年度终了，暂由财会部在会计年度终了，暂由财会部门保管门保管1年后，于每年年后，于每年6月份归档。月份归档。二其他种类的专门档案，应按照二其他种类的专门档案，应按照相应的标准文件确定归档范围和保相应的标准文件确定归档范围和保管期限管期限第四节第四节 档案的档案的的整理的整理一、档案整理工作的内容一、档案整理工作的内容 两个过程：一是业务部门对归档两个过程：一是业务部门对归档文件材料的整理；二是文件归档后，文件材料的整理；二是文件归档后，档案部门独立进行的整理，这又包括档案部门独立进行的整理，这又包括分类、排列、编档号等环节。分类、排列、编档号等环节。整理工作过程一般为：整理工作过程一般为：分类组卷卷内文件排列卷分类组卷卷内文件排列卷内文件编目案卷排列案卷目录编内文件编目案卷排列案卷目录编制库房排列制库房排列第四节第四节 档案的档案的的整理的整理二、文书档案的整理二、文书档案的整理一一归档文件的整理单位与归档文件的整理单位与装订装订1.整理单位整理单位最根本的特点，就是以最根本的特点，就是以“件件为整理单位，进行文件级整理。为整理单位，进行文件级整理。所谓件就是归档文件的整理单位，所谓件就是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。一般以每份文件为一件。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理特殊情况可视为一件：特殊情况可视为一件：文件正本与不同稿本文件正本与不同稿本正文与附件正文与附件正文与文件处理单等正文与文件处理单等原件与复制件原件与复制件转发文与被转发文转发文与被转发文报表、名册、图册等报表、名册、图册等来文与复文来文与复文第四节第四节 档案的档案的的整理的整理 2.2.文件排序与装订文件排序与装订排序排序具体做法：具体做法：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。最前面。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理2文件装订文件装订一般来说，采用左上角装订的，应将左、一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。侧对齐。装订方式和用品的选择装订方式和用品的选择目前常见的装订方式除传统的线装外，目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式。接式。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理三归档文件的排列三归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。确定归档文件先后次序的过程。保管期限保管期限年度年度机构分机构分类法类法 保管期限保管期限年度分类法年度分类法 第四节第四节 档案的档案的的整理的整理 四归档文件的编号 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1开始标注。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理编号工程分为必备项和选择项，其中的必备项包括全宗号、年度、保管期限、件号；选择项主要指机构、问题项。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。(全宗号)（年度）（室编件号）*(机构或问题)（保管期限）（馆编件号）第四节第四节 档案的档案的的整理的整理五归档文件的编目五归档文件的编目第四节第四节 档案的档案的的整理的整理归档文件归档文件目录封面目录封面第四节第四节 档案的档案的的整理的整理三、科技档案、专门档案的整理方法三、科技档案、专门档案的整理方法1、案卷的含义、案卷的含义案卷是档案根本的个体保管单位案卷是档案根本的个体保管单位,它是一组具有有机联系、价值和密级大它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体体相同的文件的集合体.构成案卷的四个要素构成案卷的四个要素:1文件的集合体文件的集合体,案卷是管理档案的根案卷是管理档案的根本单元本单元;2它们的价值大体相同它们的价值大体相同(就是说案卷里就是说案卷里面各种文件的价值根本一致面各种文件的价值根本一致);3密级大体相同密级大体相同;4材料具有有机联系材料具有有机联系(这点最重要这点最重要).第四节第四节 档案的档案的的整理的整理2 2、组卷要求、组卷要求1)1)遵循文件材料的形成规律，保持彼此遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用保管和利用;2)2)归档文件材料必须内容真实，手续完归档文件材料必须内容真实，手续完备，制作和书写材料利于长期保存备，制作和书写材料利于长期保存;3)3)使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；使用国家统一标准的目录、卷皮、卷盒；卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规卷内目录、纸制文件、卷内备考表的规格符合国家标准要求。格符合国家标准要求。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理3 3、案卷的组织根本方法、案卷的组织根本方法 1 1基建档案按每一工程工程基建档案按每一工程工程(名称名称)为单元来组成案卷为单元来组成案卷,它具有成它具有成套性特点套性特点,一般按一项一卷，一项有一般按一项一卷，一项有多卷的按工程阶段排列组卷。多卷的按工程阶段排列组卷。2 2设备档案按设备的使用性质结设备档案按设备的使用性质结合名称、型号分类组成案卷合名称、型号分类组成案卷,一个型一个型号的文件材料组一个或几个案卷号的文件材料组一个或几个案卷.第四节第四节 档案的档案的的整理的整理3)会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原那么上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。并且按年度-名称分类.可分为凭证、帐簿、报表、其它.结合保管期限分别组成案卷.4)房地产档案应当以房地产权利人即权属单元为宗立卷，房地产档案应当以一栋楼为单元归档。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理4 4、案卷内排序、案卷内排序 1)1)管理内容的档案也管理内容的档案也包括文书档案按问题、时间或重包括文书档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序是：批复在前，请示在料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后依据性材料在后.第四节第四节 档案的档案的的整理的整理 2)2)工程课题按准备阶段、研究实工程课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列和推广应用等时间阶段排列(如文字混如文字混合卷合卷:文字在前、图件在后文字在前、图件在后).).3)3)基建工程按依据性材料、根底性基建工程按依据性材料、根底性材料、工程设计初步设计、技术设计、材料、工程设计初步设计、技术设计、施工设计、工程施工、工程竣工验收施工设计、工程施工、工程竣工验收等排列等排列(如文字混合卷如文字混合卷:文字在前、图件文字在前、图件在后在后).).第四节第四节 档案的档案的的整理的整理4)设备档案按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷(如文字混合卷:文字在前、图件在后).5会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列,凭证按时间顺序排列.第四节第四节 档案的档案的的整理的整理5 5、案卷的标引、案卷的标引 是指编制管理科技档案的案卷题名、是指编制管理科技档案的案卷题名、档号、检索工具等档号、检索工具等 。1 1、卷内文件标引、卷内文件标引 编制页号编制页号 填制卷内文件目录填制卷内文件目录 填写备考表填写备考表第四节第四节 档案的档案的的整理的整理序号序号责任责任者者文号文号题名题名日日期期页次页次备注备注1自治区人民政府新政字20085号关于XXXXXX2008.9.912XXXXXXXXXXX 53XXXXXXXXXXXXXX 84XXXXXXXXXXXX 1023第四节第四节 档案的档案的的整理的整理卷内备考表卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷睛页数，不同载体文件的数量，说明组卷睛况，如立卷人，检查人，立卷时间等。况，如立卷人，检查人，立卷时间等。例如：文字材料例如：文字材料lOOlOO页，照片页，照片1010张，附图张，附图1 1张。张。卷内备考表排列在卷内文件之后。卷内备考表排列在卷内文件之后。互见号应填写反映同一内容而形式不互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。注明其载体形式。第四节第四节 档案的档案的的整理的整理2 2案卷封面的填写案卷封面的填写 a)a)案卷题名案卷题名(案卷标题案卷标题)拟写案卷题名拟写案卷题名,要注意概括性要注意概括性,做到文做到文字间练字间练,表达准确表达准确,恰当地揭示案卷的内容恰当地揭示案卷的内容和成分和成分,掌握三段结构掌握三段结构:对象特征对象特征内容特内容特征征名称特征名称特征.如：新疆大学图书馆如：新疆大学图书馆 给水工程给水工程 竣工图竣工图 谢 谢The EndoyIR!0aktDNW(5fpyIS!1akuDNX(6fpzIS$1bkuENX)6gpzJS$1bluEOX)6gqzJT$2blvEX)6gqzJT$2blvEOY)7gqAJT%2clvFOY-7hqAKT%3cmvFPY-8hrAKU%3dmwFPZ-8irBKU&3dnwGPZ+8isBLU&4dnxGQZ+9isCLV&4enxHQ#+9jsCMV*4eoxHQ#09jtCMV*5eoyHR#0ajtDMW*5foyIR!0aktDNW(5fpyIS!1akuDNX(6fpzIS$1bkuENX)6gpzJS$2bluEOX)7gqzJT$2clvEOY)7hqAJT%2cmvFOY-7hrAKT%3cmwFPY-8hrBKU%3dmwFPZ-8irBKU&3dnwGPZ+8isBLU&4dnxGQZ+9isCLV&4enxHQ#+9jsCMV*4eoxHR#09jtCMW*5eoyHR!0ajtDMW(5foyIR!1aktDNW(6fpyIS!1bkuDNX(6gpzIS$1bluENX)6gpzJS$2bluEOX)7gqzJT$2clvEOY)7hqAJT%2cmvFOY-7hrAKT%3cmwFPY-8hrBKU%3dmwGPZ-8irBLU&3dnwGQZ+8isBLV&4dnxGQ#+9isCLV*4enxHQ#09jsCMV*5eoxHR#09jtCMW*5eoyHR!0ajtDMW(5foyIR!1aktDNW(6fpyIS!1bkuDNX(6gpzIS$1bluENX)6gqzJS$2blvEOX)7gqAJT$2clvFOY)7hqAKT%2cmvFPY-7hrAKU%3cmwFPZ-8hrBKU%3dmwGPZ-8irBLU&3dnwGQZ+8isBLV&4dnxGQ#+9isCLV*4enxHQ#09jsCMV*5eoxHR#0ajtCMW*5foyHR!0aktDMW(5fpyIR!1akuDNW(6fpzIS!1bkuENX(6gpzJS$1bluEOX)6gqzJS$2blvEOX)7gqAJT$2clvFOY)7hqAKT%2cmvFPY-7hrAKU%3cmwFPZ-8hrBKU&3dmwGPZ+8irBLU&4dnwGQZ+9isBLV&4enxGQ#+9jsCLV*4eoxHQ#09jtCMV*5eoyHR#0ajtCMW*5foyHR!0aktDMW(5fpyIR!1akuDNW(6fpzIS!1bkuENX(6gpzJS$1bluEOX)6gqzJT$2blvEOY)7gqAJT%2clvFOY-7h1bluENX)6gqzJS$2blvEOX)7gqAJT$2clvEOY)7hqAJT%2cmvFOY-7hrAKT%3cmwFPY-8hrBKU%3dmwGPZ-8irBLU&3dnwGQZ+8isBLV&4dnxGQ#+9isCLV*4enxHQ#09jsCMV*5eoxHR#0ajtCMW*5foyHR!0aktDMW(5foyIR!1aktDNW(6fpyIS!1bkuDNX(6gpzIS$1bluENX)6gqzJS$2blvEOX)7gqAJT$2clvFOY)7hqAKT%2cmvFPY-7hrAKU%3cmwFPZ-8hrBKU&3dmwGPZ+8irBLU&4dnwGQZ+8isBLV&4dnxGQ#+9isCLV*4enxHQ#09jsCMV*5eoxHR#0ajtCMW*5foyHR!0aktDMW(5fpyIR!1akuDNW(6fpzIS!1bkuENX(6gpzJS$1bluEOX)6gqzJT$2blvEOY)7gqAJT%2clvFOY)7hqAKT%2cmvFPY-7hrAKU%3cmwFPZ-8hrBKU&3dmwGPZ+8irBLU&4dnwGQZ+9isBLV&4enxGQ#+9jsCLV*4eoxHQ#09jtCMV*5eoyHR#0ajtDMW*5foyIR!0aktDNW(5fpyIR!1akuDNW(6fpzIS!1bkuENX(6gpzJS$1bluEOX)6gqzJT$2blvEOY)7gqAJT%2clvFOY-7hqAKT%3cmvFPY-8hrAKU%3dmwFPZ-8irBKU&3dnwGPZ+8isBLU&4dnxGQZ+9isBLV&4enxGQ#+9jsCLV*4eoxHQ#09jtCMV*5eoyHR#0ajtDMW*5foyIR!0aktDNW(5fpyIS!1akuDNX(6fpzIS$1bkuENX)6gpzJS$MW(5fpyIR!1akuDNW(6fpzIS!1bkuDNX(6gpzIS$1bluENX)6gqzJS$2blvEOX)7gqAJT$2clvFOY)7hqAKT%2cmvFPY-7hrAKU%3cmwFPZ-8hrBKU&3dmwGPZ+