职场电子邮件礼仪作品课件

l o g o职场电子邮件礼仪By:WaffleMarch 4,2012l o g o为何要学习电子邮件礼仪？l o g oE-Mail 涉及点关于主题关于称呼与问候关于正文 关于附件语言的选择结尾签名回复技巧TO、CC、BCC的区别E-mail功能设置l o g o这是最失礼的！切忌用含糊不清的标题，如“王先生收”不在一封信内谈及多件事情，以便事后整理适当使用大写字母或！来突出标题不要“RE：RE”一大串不要让outlook用才能显示完你的标题一定不要空白标题反映文章的内容和重要性一封邮件只针对一个主题巧用特殊字符突出标题回复邮件时适当更改标题标题要简短，不宜冗长l o g o1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐”，但要把性别搞清楚以上总结：A：称谓+礼貌用语如：xxx（名字），您好！B:姓氏（或姓名）+职位+礼貌用语如：X经理/XXX经理（姓氏/姓名+职位），您好！C:XXX先生（女士），您好！不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用“DearXXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、ALLl o g o2、E-mail结尾最好要有客套语例如：BestRegards!顺祝商祺、祝您工作顺利！l o g oE-mail正文要简明扼要，行文通顺注意E-mail的论述语气E-mail正文内容多，可用1234之类列表，以清晰明确一次邮件交待完整信息尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理提示重要信息，字体大小一般选择10-12号，宋体，黑色不要动不动使用之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻l o g o正文内容编排原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.如:张经理，您好！邀请您参加2012年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。会议的具体安排如下：会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！l o g o如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名l o g o只在必要的时候才使用英文邮件尊重对方习惯，不主动发起英文邮件信息量丰富或重要邮件建议使用中文选择便于阅读的字号或字体l o g o点击“选项”收件箱页面点击“工具”点击“邮件格式”点击“签名”，新建签名信息签名设置方法公司设计手册对邮件中的签名设置作了如下统一规定：1.英语邮件中请使用英语签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下：*2.中文邮件中请使用中文签名，请注意签名中行距为“单倍行距”或者“11.5磅”。示例如下：*请注意不要在签名中使用背景图片、笑脸符号、公司标识等。l o g o及时回复Email回复不少于10个字不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）主动控制邮件的来往进行针对性回复l o g o正确使用发送、抄送、密送注意事项：第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则(如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高，推荐按中国人习惯职位由高到低排列)第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息l o g o点击“其他动作”点击“发件箱的要撤销的邮件”点击“撤回该邮件”可选择成功撤销后回复收件人邮件撤销设置图片说明l o g o点击“外出时助理程序”收件箱页面点击“工具”点击“发送外出时自动答复”设置外出时间点及代理人信息外出助理程序设置图片说明在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式公司设计手册规定“外出自动应答”统一格式如下：*l o g o添加提醒功能图片说明点击“后续标志”新建一封邮件点击“添加提醒”或“收件人标记”设置具体提醒日期及时间l o g o建立通讯组员图片说明点击“通讯组列表”点击“选择成员”在通讯薄中选择要添加的人员后按“成员”即可收件箱页面点击“新建”边的倒三角l o g o发送范围个人或某部门发送全体同仁邮件地址确认1.检查发送地址的准确性2.确认是否需群发该信件发送标题书写1.确认标题是否书写2.标题需能为接收者提供邮件内容信息确认附件情况1.确认是否需带附件2.确认所带附件是否正确，以免误导接收人事事先先明明确确目目的的明明确确接接收收人人员员正确的邮件书写布局1、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件3、内容需简明扼要4、内容需条理清晰邮件内容l o g o只发有必要有邮件！让邮件为你的工作带来价值！归根结底，两句话：l o g ol o g oPPT制作思路及技巧21l o g o调研后，发现大家在调研后，发现大家在PPTPPT制作过程中的主要问题有如下几类：制作过程中的主要问题有如下几类：逻辑结构问题逻辑结构问题制作技巧问题制作技巧问题辅助呈现问题辅助呈现问题22l o g o学习目标：学习目标：PPT内容：逻辑性强，清晰度高PPT版面：主题鲜明，整洁美观PPT动画：理解功能，方便呈现23l o g oPPT内容如何更有逻辑性？PPTPPT内容逻辑化原理内容逻辑化原理PPTPPT内容逻辑化基本格式内容逻辑化基本格式24PPT的逻辑性l o g oPPT应用场景产品展示产品展示内部培训内部培训工作汇报工作汇报销售提案销售提案25PPT的逻辑性l o g o讨论：请同事为我们做个公司介绍，听听看你都记住了什么？小要求：小要求：1、在台下的领导都是第一次听汇源吉迅的公司介绍；2、听完后，每人请写下你记住的关键词和对公司的印象。26PPT的逻辑性l o g oPPT：如何确定主题方向和逻辑结构呢？27PPT的逻辑性l o g o目标分解目标如何达到的方法首先，从目的出发首先，从目的出发其次，分角度去拆解其次，分角度去拆解最后，从各角度去思考最后，从各角度去思考28PPT的逻辑性l o g oPPT制作的课件目标：教会学员PPT制作的方法调研中发现学员需要解决的问题挺多：1、逻辑问题；2、版面问题；3、技巧问题；4、呈现问题5、初学者，什么都需要；根据大多数学员的问题，小时的课程时间：1、逻辑问题2、版面设计3、部分技巧相应的方法：1、查找合适的案例2、学会相应的方法3、设计讲的思路和顺序122329PPT的逻辑性l o g o工作汇报目标：14年营销部门的工作汇报12分解目标业务情况客户维护情况内部管理情况3如何达到的方法汇总相关业务数据汇总14年的相关客户信息并分类汇总14年的内部人员配置及管理情况30PPT的逻辑性l o g o金字塔原理在PPT制作中的应用主论点分论点A分论点B分论点C子论点1子论点2子论点3子论点4子论点5子论点6规则一：主论点对分论点进行概括规则二：同一组的分论点按逻辑顺序组织规则三：同一组的论点必须属于同一范畴31PPT的逻辑性l o g o金字塔逻辑结构的有力工具提炼关键词时间工具时间工具地点工具地点工具三角工具三角工具32PPT的逻辑性l o g o时间工具时间工具举举 例例14年业务节节高升1季度、2季度、3季度、4季度今天的工作安排紧凑饱和上午、中午、下午高层研讨会议圆满成功会议前、会议中、会议后主题+时间工具关键词试试看！试试看！33PPT的逻辑性l o g o地点工具地点工具14年业务节节高升南区、北区、东区今天的工作安排紧凑饱和办公室、餐厅、会议室高层研讨会议圆满成功接待处、会议室、餐厅主题+地点工具关键词试试看！试试看！34举举 例例PPT的逻辑性l o g o三角工具三角工具14年业务节节高升新产品、老产品、创新产品今天的工作安排紧凑饱和年度总结、会议记录、明年计划高层研讨会议圆满成功时间、人员、流程主题+三角工具关键词试试看！试试看！35举举 例例PPT的逻辑性l o g oPPT内容完整的基本格式总分总36PPT的逻辑性l o g o小练习每组以绩效体系培训为例，在大白纸上按标准格式写出大纲37PPT的逻辑性l o g oPPT内容版面如何更美观？关键页的设计关键页的设计如何排版如何排版38PPT的美观性l o g o关键页设计关键页设计封面目录页过渡页正文页封底39PPT的美观性l o g o关键页设计关键页设计封面1主标题2副标题3LOGO/公司名称4作者姓名/ID人力资源部王丫丫40PPT的美观性l o g o封面设计要素一般是：图片/图形/图标+文字/艺术字；设计要求简约、大方，突出主标题，弱化副标题和作者ID，高端水平还要求有设计感或艺术感；图片内容要尽可能和主题相关，或者接近，避免毫无关联的引用；封面图片的颜色也尽量和PPT整体风格的颜色保持一致；封面是一个独立的页面，可在母版中设计（如母版有统一的风格页面，可在其对应的母版页覆盖一个背景框）。41关键页设计关键页设计封面PPT的美观性l o g o简单图文型多图型设计设计感风范PNG图片型123442关键页设计关键页设计封面PPT的美观性l o g o43关键页设计关键页设计封面PPT的美观性l o g o人力资源部1致谢2作者信息44关键页设计关键页设计封底PPT的美观性l o g o封底的设计要和封面保持不同，避免给人偷懒的感觉；封底的设计在颜色、字体、布局等方面要和封面保持一致；封底的图片（非指作者照片）同样需要和PPT主题保持一致，或选择表达致谢的图片；如果觉得设计封底太麻烦，可以为自己精心设计一个通用的封底。45关键页设计关键页设计封底PPT的美观性l o g o4左右图文型简单设计型win8风格型艺术设计型12346关键页设计关键页设计封底PPT的美观性l o g o3页码2页面标识1目录47关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o传统型目录图文型目录图表型目录创意型目录48关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o传统型目录：局部设计出新意，画面不足配上图。49关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o图文型目录：一图一文绝妙配，各种组合显创意。50关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o图表型目录：严谨图表灵活用，信手拈来有创意。51关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o创意型目录：灵感恣肆如泉涌，天马行空想象力。52关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o目录页标识设计的方法是：灵活利用PPT整体风格特征，将页面标识恰如其分地融入目录页当中。方法一：页面标识放在大色块中。53关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o方法二：以边角点缀的形式呈现页面标识。54关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o方法三：页面标识借助其他页面要素融入版面。55关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g oPPT页码要求能够自动显示当前页数，因此必须在母版中设计页码，设计的方法是：将找一个有页码的PPT，将其母版中页码所对应的“”符号拷贝到自己PPT需要放页码的母版中对应位置就可以了。56关键页设计关键页设计目录页PPT的美观性l o g o572章节名称1页面标识3章节内容4页码关键页设计关键页设计过渡页PPT的美观性l o g o58一个PPT中往往包含多个部分，在不同内容之间如果没有过渡页,，则内容之间缺少衔接，容易显得突兀，不利于观众接受。而恰当的过渡页则可以起到承上启下的作用。不仅仅是PPT，一般的书籍、杂志都会有过渡页，或者前者正是借鉴于后者。过渡页的页面标识和页码一般和目录页保持完全的统一；过渡页的设计在颜色、字体、布局等方面要和目录页保持一致（布局可以稍有变化）；与PPT布局相同的过渡页，可以通过颜色对比的方式，展示当前课题进度；独立设计的过渡页，最好能够展示该章节的内容提纲。关键页设计关键页设计过渡页PPT的美观性l o g o59123独特设计的过渡页，展示课程纲要；图文型目录对应的、颜色对比方式的过渡页；普通目录通过加背景色框的方式形成过渡效果。关键页设计关键页设计过渡页PPT的美观性l o g o601一级标题2二级标题4LOGO3页码关键页设计关键页设计标题栏PPT的美观性l o g o61标题栏顾名思义是展示PPT标题的地方。每一个内容页，都有明确的一级标题、二级标题甚至三级标题，仿佛就似网站的导航条一般，这样，可以让PPT的受众能够随时了解当前内容在整个PPT中的位置，仿佛给PPT的每一页都安装了一个GPS，这样，PPT的受众就能牢牢地跟上PPT表述者的思路了。标题栏是一个PPT主要风格的体现，设计要点如下：各章节共同部分在母版中“Office主题”上设置，具体章节标题根据需要选择是否在母版中设置；如果PPT课件逻辑层次较多，标题栏至少要设计两级标题；标题栏一定要简约、大气，最好能够具有设计感或商务风格；标题栏上相同级别标题的字体和位置要保持一致，不要把逻辑搞混。关键页设计关键页设计标题栏PPT的美观性l o g o621传统型标题栏，微创新（如圆点、二级标题位置）；3网页导航式的标题栏。2一级标题独立背景式设计的标题栏；关键页设计关键页设计标题栏PPT的美观性l o g o63关键页设计关键页设计标题栏PPT的美观性l o g o64请各组在大白纸上设计出关键页封面封底目录页过渡页标题栏封面封底目录页过渡页标题栏l o g o65如何排版如何排版幻灯片母版PPTPPT母版的作用母版的作用美观的排版排版的要素排版的要素PPT的美观性l o g o66如何排版如何排版 PPT母版打开“视图”，点击幻灯片母版；则会出现母版设计的页面。母版设计什么？字体、间距、LOGO和每页相同的图案。PPT的美观性l o g o67边距1行距2段距3如何排版如何排版 排版要素距离PPT的美观性l o g o68模块对齐2边界对齐1等距分布3如何排版如何排版 排版要素对齐PPT的美观性l o g o69左右对称上下对称如何排版如何排版 排版要素对称PPT的美观性l o g o70PPT动画如何设置方便听众观看？简单动画的个性设计简单动画的个性设计单个对象的组合设计单个对象的组合设计多个对象的组合设计多个对象的组合设计l o g o1.1 基本缩放的“按字母”发送效果基本缩放基本缩放从屏幕底部缩小基本缩放轻微缩小基本缩放轻微放大基本缩放从屏幕中心放大以上动画一般运用在封面的主标题请点击观看效果PPT的动画设计l o g o1.2 飞入的“平滑结束”和“按字母”发送效果飞入动画平滑结束自顶部飞入平滑结束自右上部飞入平滑结束自左侧飞入平滑结束自右侧飞入以上动画一般运用在封面的副标题请点击观看效果PPT的动画设计l o g o1.3 飞入的“弹跳结束”和“按字母”发送效果飞入动画弹性结束自顶部飞入弹性结束自右上部飞入弹性结束自左侧飞入弹性结束自右侧飞入以上动画一般运用在内容页的标题请点击观看效果PPT的动画设计l o g o1.4 动作路径的“重复”和“自动翻转”效果这个动画一般可用在教学演示上PPT的动画设计l o g o另有其他各种个性设置的动画，点击观看效果，并查看“动画窗格”中的相应设置。打字机（非颜色打字机）“出现”动画设置按字母顺序播放，就有了类似于打字机的效果。优雅的漂移“动作路径”动画设置按字母顺序播放，再设置平滑开始和弹性结束。潇洒的螺旋飞入“螺旋飞入”动画设置按字母顺序播放，“计时”“期间”设置为0.3秒。雀跃式升起“升起”动画设置按字母顺序播放，“计时”“期间”设置为1秒。曲线向上的逐字展现“曲线向上”动画设置按字母顺序播放，“计时”“期间”设置为1秒。请思考以上各种动画可以在哪种场合中使用呢？PPT的动画设计l o g o2.1“缩放”和“陀螺旋”的组合该动画一般运用在正文中的图片或大段文字PPT的动画设计l o g o2.2“缩放”和“放大/缩小”的组合“缩放”要点“放大/缩小”要点消失点在“对象中心”、期间“0.5S”尺寸“80%”，“自动翻转”，期间1.1s，重复直至幻灯片结尾。PPT的动画设计l o g o弹性效果踉跄效果类似的效果有很多，以下是两种以“动作路径”为核心的图片动画效果，点击栏目条观看：PPT的动画设计l o g o1.不论一个动画多么复杂多么绚丽，它都是由最简单的动作组成。2.同一个对象不同动作的时间关系（执行前后、延迟时间、动作长短、循环次数）是我们学习的重点和关键。经过上述多个案例，我们可以发现：简单的公式是：复杂动作=单纯动作+时间处理PPT的动画设计l o g o80请各组设计一页动画组合，要求有图形和文字的组合。l o g o要点总结内容不在多，贵在精准；色彩不在多，贵在和谐；动画不在多，贵在需要。文字要少公式要少字体要大81