怎样开一个高效的会议课件

怎样开一个高效的会议怎样开一个高效的会议怎样开一个高效的会议怎样开一个高效的会议前言前言 现代企业管理之父彼得现代企业管理之父彼得.德鲁克在德鲁克在卓有成效的管理者卓有成效的管理者里说，里说，凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公凡是会议过多，一定是管理出了问题，会议运营管理能体现一家公司的管理水平。司的管理水平。一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力。彼得德鲁克（Peter FDrucker，1909.11.192005.11.11）前言前言 现代企业管理之父彼得现代企业管理之父彼得.德鲁克在卓有成效的管理者德鲁克在卓有成效的管理者12为什么要开会为什么要开会3如何去开好会如何去开好会会议相关制度会议相关制度 目录目录12为什么要开会为什么要开会3如何去开好会会议相关制度如何去开好会会议相关制度 目录目录一、为什么要开会一、为什么要开会一、为什么要开会一、为什么要开会1、会议的成本、会议的成本一个大型企业的主管一年有一个大型企业的主管一年有60%60%的时间在开会（约的时间在开会（约30%30%参加上级部参加上级部门的会议，门的会议，30%30%参加本部门会议）；参加本部门会议）；每年召开的会议约每年召开的会议约240240个；个；每年会议成本达每年会议成本达35003500万元！万元！有关数据统计：有关数据统计：会议成本会议成本=人数人数x x时间时间x x 薪资单价薪资单价会议报酬率会议报酬率=会议成本：会议效益会议成本：会议效益1、会议的成本一个大型企业的主管一年有、会议的成本一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约的时间在开会（约集思广益的渠道集思广益的渠道,很多高水准创意很多高水准创意,都是相互碰撞出来的都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式群体沟通的方式2、会议的意义、会议的意义集思广益的渠道集思广益的渠道,很多高水准创意很多高水准创意,都是相互碰撞出来的都是相互碰撞出来的2、会议的、会议的3、会议的功能、会议的功能 会议是指两个或两个以上的人会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：提供信息；提供信息；汇集信息；汇集信息；解决问题；解决问题；宣传政策；宣传政策；培育训练。培育训练。3、会议的功能、会议的功能 会议是指两个或两个以上的人会议是指两个或两个以上的人(其中一其中一4、会议的目的、会议的目的1 1开展有效的沟通开展有效的沟通2 2资讯传达资讯传达3 3监督员工的工作进展监督员工的工作进展4 4达成协议达成协议,解决问题解决问题5 5决策和资源共享决策和资源共享6 6开发创意开发创意7 7激励员工士气激励员工士气8 8巩固经理人的地位巩固经理人的地位4、会议的目的、会议的目的1开展有效的沟通开展有效的沟通二、如何去开好会二、如何去开好会二、如何去开好会二、如何去开好会1、凡是企业会议，必有准备凡是企业会议，必有准备会议组织者的准备会议组织者的准备(5W1H)Why:Why:寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的也能寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的也能解决问题的其它途径。解决问题的其它途径。What:What:对议题是否符合会议目的进行检查。对议题是否符合会议目的进行检查。Where:Where:对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。When:When:会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。Who:Who:让适合议题的人出席会议。让适合议题的人出席会议。How:How:对得出符合议题的结论如何进行推广。对得出符合议题的结论如何进行推广。1、凡是企业会议，必有准备会议组织者的准备、凡是企业会议，必有准备会议组织者的准备(5W1H)Wh1、凡是企业会议，必有准备凡是企业会议，必有准备会议主持者十项确定会议主持者十项确定确定好会议的目的和类型了吗？确定好会议的目的和类型了吗？确定好会议的议题、日期、时间了吗？确定好会议的议题、日期、时间了吗？确定好会议参加者了吗？确定好会议参加者了吗？准备会场和各种备置用品了吗？准备会场和各种备置用品了吗？准备好要分发的资料了吗？准备好要分发的资料了吗？充分修饰会议前半部分了吗充分修饰会议前半部分了吗会议顺利地进行了吗？会议顺利地进行了吗？充分概括出结论了吗？充分概括出结论了吗？得出令人满意的结论了吗？得出令人满意的结论了吗？分发会议记录并在会议记录中公布下次会议的主题了吗？分发会议记录并在会议记录中公布下次会议的主题了吗？1、凡是企业会议，必有准备会议主持者十项确定确定好会议的目的、凡是企业会议，必有准备会议主持者十项确定确定好会议的目的1、凡是会议，必有准备凡是会议，必有准备与会者六项会议准备与会者六项会议准备充分确认会议目的和议题。充分确认会议目的和议题。以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。试着寻求问题的解决对策。试着寻求问题的解决对策。试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。1、凡是会议，必有准备与会者六项会议准备充分确认会议目的和议、凡是会议，必有准备与会者六项会议准备充分确认会议目的和议2、凡是会议，必有主题凡是会议，必有主题 没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。命。会议的主题，要事先通知与会人员。2、凡是会议，必有主题、凡是会议，必有主题 没有主题和流程的会议，就好没有主题和流程的会议，就好3、凡是会议，必有纪律凡是会议，必有纪律 在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于企业会议上不安流程进行要前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于企业会议上不安流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。3、凡是会议，必有纪律、凡是会议，必有纪律 在三星，开会设一名纪律在三星，开会设一名纪律4、凡是会议，会前必有议程凡是会议，会前必有议程 要在会议之前明确清楚的会议议程，会议组织人员并要在会前告要在会议之前明确清楚的会议议程，会议组织人员并要在会前告知各参会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们知各参会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。4、凡是会议，会前必有议程、凡是会议，会前必有议程 要在会议之前明确清要在会议之前明确清5、凡是会议，必有结果凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议主持人有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.0-1.0-1.5H1.5H以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒，现在还有醒，现在还有3030分钟，还有分钟，还有1515分钟，还有分钟，还有1010分钟。会议的决议要形成记分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。议并确认的结论，马上进入执行程序。5、凡是会议，必有结果、凡是会议，必有结果 开会的目的就是解决问题，会议如开会的目的就是解决问题，会议如6、凡是会议，必有训练凡是会议，必有训练 三星把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员三星把培训是看成节约时间成本的投资，让员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。工，让员工减少犯错，提示技能，本质是提高了时间价值。三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“企业会议训练企业会议训练”，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何，而中国许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等的。这些必要的训练，会让公司的企业会议变得高效。必要的训练，会让公司的企业会议变得高效。6、凡是会议，必有训练、凡是会议，必有训练 三星把培训是看成节约时间成本的三星把培训是看成节约时间成本的 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上果，适当注意一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。会人员讨论的一定不能是既定的决议。6、凡是会议，必有训练凡是会议，必有训练 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就7、凡是会议，必须守时凡是会议，必须守时 设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。想准备。7、凡是会议，必须守时、凡是会议，必须守时 设定时间，准时开始、准设定时间，准时开始、准8、凡是会议，必有记录凡是会议，必有记录 一定要有一个准确完整的企业会议记录，每次企业会议要形成决一定要有一个准确完整的企业会议记录，每次企业会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。开会或者参与开会。8、凡是会议，必有记录、凡是会议，必有记录 一定要有一个准确完整的一定要有一个准确完整的9、凡是散会，必有事后追踪凡是散会，必有事后追踪 记住记住“散会不追踪，开会一场空散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。9、凡是散会，必有事后追踪、凡是散会，必有事后追踪 记住记住“散会不追踪散会不追踪10、最后请记住三个简单却很有意义的公式最后请记住三个简单却很有意义的公式开会开会+不落实不落实=零；零；布置工作布置工作+不检查不检查=零；零；抓住不落实的事抓住不落实的事+追究不落实的人追究不落实的人=落实。落实。10、最后请记住三个简单却很有意义的公式、最后请记住三个简单却很有意义的公式开会开会+不落实不落实=零；零；三、会议相关制度三、会议相关制度三、会议相关制度三、会议相关制度1、职责、职责会议召集人会议召集人1 1、会议召集人职责会议召集人职责1.11.1、确定会议主题；确定会议主题；1.21.2、确定会议主持人、参加人员；确定会议主持人、参加人员；1.31.3、召集跨部门临时会议需经副总经理以上领导批准。召集跨部门临时会议需经副总经理以上领导批准。1、职责、职责会议召集人会议召集人1、会议召集人职责、会议召集人职责1、职责、职责会议主持人会议主持人2 2、会议主持人职责会议主持人职责2.12.1、确定会议通知人、记录人；确定会议通知人、记录人；2.22.2、确定会议议程；确定会议议程；2.32.3、准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题；2.42.4、确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语故意刁难故意刁难恶意攻击、逃避责任等；恶意攻击、逃避责任等；2.52.5、平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见；平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见；2.62.6、善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持；2.72.7、会议召开时间及议程变更的事前协调；会议召开时间及议程变更的事前协调；2.82.8、会议纪律的监督、违规行为的处理；会议纪律的监督、违规行为的处理；2.92.9、会议纪要的签核；会议纪要的签核；2.102.10、会议决议的跟进执行。会议决议的跟进执行。1、职责、职责会议主持人会议主持人2、会议主持人职责、会议主持人职责1、职责、职责会议通知人会议通知人3 3、会议通知人职责会议通知人职责3.1、发出会议通知；发出会议通知；3.2、会议通知一般采用会议通知一般采用电子邮件或电子邮件或电话形式，但须确保通知到相关责任电话形式，但须确保通知到相关责任人；人；3.3、会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员；3.4、异常状况发生后异常状况发生后10分钟内知会会议主持人；分钟内知会会议主持人；3.5、会议因故取消或延迟，须提前会议因故取消或延迟，须提前30分钟通知相关人员。分钟通知相关人员。1、职责、职责会议通知人会议通知人3、会议通知人职责、会议通知人职责1、职责、职责会议记录人会议记录人4 4、会议记录人职责会议记录人职责4.14.1、提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场；4.24.2、组织签到（列席人员不需签到），发放并收回会议签到表，会组织签到（列席人员不需签到），发放并收回会议签到表，会议记录人在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；议记录人在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况；4.34.3、现场记录会议内容；现场记录会议内容；4.44.4、会议结束后会议结束后1 1个工作日内整理完成会议纪要，经召集主持人审核个工作日内整理完成会议纪要，经召集主持人审核签字后发至各相关部门签字后发至各相关部门/人人(收到人员如有异议应在收到后收到人员如有异议应在收到后1212小时内提出，小时内提出，经核实后修正经核实后修正)；会议纪要作为公司重要文件，备忘已研究决定的事；会议纪要作为公司重要文件，备忘已研究决定的事项，作为相关制度出台立法的依据或各部门需贯彻落实的工作准则；项，作为相关制度出台立法的依据或各部门需贯彻落实的工作准则；4.54.5、会议结束时公布违规情况，并做好违规处罚记录。会议结束时公布违规情况，并做好违规处罚记录。1、职责、职责会议记录人会议记录人4、会议记录人职责、会议记录人职责1、职责、职责参会人员参会人员5 5、参会人员职责参会人员职责5.15.1、事前准备相关会议资料和发言准备；事前准备相关会议资料和发言准备；5.25.2、准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前通知准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前通知会议筹办人同意；会议筹办人同意；5.35.3、紧急会议在会后紧急会议在会后2 2个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神；5.45.4、按会议决议规定，落实会议决议。按会议决议规定，落实会议决议。1、职责、职责参会人员参会人员5、参会人员职责、参会人员职责2、会议纪律、会议纪律1 1、与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；2 2、与会人员应提前与会人员应提前5 5分钟到达会场完成签到，做好会议准备；分钟到达会场完成签到，做好会议准备；3 3、会议期间将手机关机或调为振动；会议期间将手机关机或调为振动；4 4、会议期间禁止接听电话，如遇客户、物流部等紧急来电必须接听时，应先知会主会议期间禁止接听电话，如遇客户、物流部等紧急来电必须接听时，应先知会主持人同意后离场接听；持人同意后离场接听；5 5、与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意；6 6、会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；会议期间，未经主持人许可，不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜；7 7、会议期间，需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言，会议期间，需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言，否则，主持人有权予以制止。否则，主持人有权予以制止。2、会议纪律、会议纪律1、与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资、与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资3、管理办法、管理办法1 1、出席会议的人数、出席会议的人数1010人，需喊公司口号；人，需喊公司口号；2 2、会议迟到会议迟到1010分钟以内的，处罚分钟以内的，处罚5 5元元/次，超过次，超过1010分钟的，处罚分钟的，处罚1010元元/次，超过次，超过3030分钟按旷会处分钟按旷会处理，旷会一次处罚理，旷会一次处罚3030元；元；3 3、未经会议主持人同意私自早退会议的，处罚未经会议主持人同意私自早退会议的，处罚3030元元/次；次；4 4、未按期完成会议决议事项且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，未超过未按期完成会议决议事项且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的，未超过1 1个工个工作日的处罚作日的处罚1010元元/项，超过项，超过1 1个工作日处罚个工作日处罚2020元元/项；项；5 5、会议记录人未在会后会议记录人未在会后1 1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的，处罚部门的，处罚5 5元元/次；次；6 6、会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，处罚会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的，处罚1010元元/次；次；7 7、参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，处罚参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的，处罚1010元元/次，造成严重后果的，次，造成严重后果的，由行政会讨论并提交总经办核准进行处罚；由行政会讨论并提交总经办核准进行处罚；8 8、会议期间，未经主持人允许，私自走动、交头接耳的，处罚会议期间，未经主持人允许，私自走动、交头接耳的，处罚1010元元/次；次；9、会议主持人不得擅自调整例会时间，否则处罚主持人会议主持人不得擅自调整例会时间，否则处罚主持人30元元/次，更不得擅自取消例会，否则次，更不得擅自取消例会，否则处罚主持人处罚主持人50元元/次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；次，客观特殊情况不能召开例会的，须经总经理同意方可调整或取消；1010、在会议上有骂人、扔物品、中途恶意离场或进行人身攻击及其它严重扰乱会议秩序行为者，在会议上有骂人、扔物品、中途恶意离场或进行人身攻击及其它严重扰乱会议秩序行为者，视情节轻重处以视情节轻重处以100100200200元罚款；元罚款；1111、违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，处罚违反其它会议规定（纪律）或未履行相关职责的，处罚1010元元/次；次；1212、所有罚款全部纳入公司员工奖惩福利基金，用于员工福利性支出。所有罚款全部纳入公司员工奖惩福利基金，用于员工福利性支出。3、管理办法、管理办法1、出席会议的人数、出席会议的人数10人，需喊公司口号；人，需喊公司口号；Thank YouThank You！Thank You！