电子邮件使用规范课件

-0-电子子邮件使用件使用规范范email作作为非即非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸沟通方式，在工作中的重要性日益凸显-1-电子子邮件使用件使用规范范email的重要特征：的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容合同法 第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通延时沟通 书面沟通书面沟通 远程沟通、情境单一远程沟通、情境单一 有潜在风险有潜在风险-2-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收2email的收的收发工具工具3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-3-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收n撰写撰写n发送和抄送送和抄送n收信收信n回复和回复和转发2email的收的收发工具工具3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-4-电子子邮件使用件使用规范范邮件件标题：不能空白，：不能空白，简明扼要，表明主旨明扼要，表明主旨一定不要空白标题，这是非常失礼的一定不要空白标题，这是非常失礼的标题应表明邮件主旨、简明扼要标题应表明邮件主旨、简明扼要一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点邮件标题的注意点-5-电子子邮件使用件使用规范范称呼与称呼与问候：不管候：不管对内内对外沟通，外沟通，邮件起始的称呼和件起始的称呼和问候候语，结尾的祝尾的祝语，都不都不应省略省略 恰当地称呼收件者恰当地称呼收件者邮件的开件的开头要称呼收件人。要称呼收件人。这既既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要件是面向他的，要求其求其给出必要的回出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果如果对方有方有职务，一般，一般职务尊称尊称对方，如方，如”X总”“x经理理”；如果；如果对外沟通，必外沟通，必须按照按照职务尊称尊称对方方Email开头结尾最好要有问候语开头结尾最好要有问候语开开头：“你好你好”“您好您好”“大家好大家好”“各位好各位好”结尾：尾：“祝您工作祝您工作顺利利”-6-电子子邮件使用件使用规范范正文：正文：汉字老老字老老实实用宋体，西文用用宋体，西文用arial，10号字号；号字号；严禁生僻字体。禁生僻字体。原则原则子原则子原则举例举例/说明说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。、产品功能。其产品功能主要集中在工作流2、产品报价、产品报价300元每用户元每用户：3、附加服务、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和王总和POCT事业部事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸-7-电子子邮件使用件使用规范范附件：附件：提醒收件人查看附件提醒收件人查看附件合理命名附件合理命名附件附件通常不超过附件通常不超过2m，最大不超过，最大不超过5m特殊格式附件，告知收件人打开方式特殊格式附件，告知收件人打开方式注意提示或处理注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表工作簿中的多张工作表-8-电子子邮件使用件使用规范范结尾尾签名：个人建名：个人建议设置置签名档，并用横名档，并用横线、浅色以便区、浅色以便区别于正文于正文-9-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收n撰写撰写n发送和抄送送和抄送n收信收信n回复和回复和转发2email的收的收发工具工具3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-10-电子子邮件使用件使用规范范发送、抄送和密送：只送、抄送和密送：只给需要信息的人需要信息的人发送送邮件，不要占用他人的件，不要占用他人的资源源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carbon copy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合-11-电子子邮件使用件使用规范范CC和和BCC：尽量减少：尽量减少CC和和BCC的使用的使用自我显示：自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚 客气敷衍：客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要 给人难堪：给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。以防万一：以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。万一BCC收件人Re all 呢？CC的小九九的小九九 BCC的风险的风险 -12-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收n撰写撰写n发送和抄送送和抄送n收信收信n回复和回复和转发2email的收的收发工具工具3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-13-电子子邮件使用件使用规范范公司公司邮箱要保箱要保证正常接收，在正常接收，在电脑前要保前要保证每小每小时收信一次，外出收信一次，外出时至少保至少保证1天天1收；如果需要收件人确收；如果需要收件人确认收到收到邮件的，可件的，可设置置阅读纸条条（如下（如下图）-14-电子子邮件使用件使用规范范1email的使用原的使用原则2email的写、的写、发、收、收n撰写撰写n发送和抄送送和抄送n收信收信n回复和回复和转发3email的收的收发工具工具4使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-15-电子子邮件使用件使用规范范及及时回复回复Email是基本的是基本的职业礼貌礼貌收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复及时回复 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复复杂事务的回复 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮出差或休假时的邮件回复件回复-16-电子子邮件使用件使用规范范回复回复email的原的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此，让大家都知道；除此以外，不用以外，不用re allEmail只回复给必要的人只回复给必要的人 21-17-电子子邮件使用件使用规范范回复回复Email时禁止的三个常禁止的三个常见做法：做法：不要就同一问题多次回复讨论不要就同一问题多次回复讨论如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复避免无谓的回复为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（严禁全部回复（Re All）“全部回复全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！“全部回复全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露更大的风险在于不必要的信息泄露-18-电子子邮件使用件使用规范范举例：例：“全部回复全部回复”的受害者的受害者作者网名：阿康接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格，还有准备对付我们的具体计划。这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。-19-电子子邮件使用件使用规范范1email的使用原的使用原则2email的写、的写、发、收、收3email的收的收发工具工具4使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-20-电子子邮件使用件使用规范范收收发email，最好使用，最好使用专门软件（个人推荐免件（个人推荐免费软件件foxmail）biochemgroup：mail.sina/main/faq/outlook6.htmlbiochemgroup：service.exmail.qq/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000564biochemgroup：mail.sina/main/faq/foxmail6.htmlbiochemgroup：service.exmail.qq/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000564见下文Android手机-21-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收2email的收的收发工具工具n电脑客客户端端foxmail设置置n安卓手机客安卓手机客户端端设置置3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-22-电子子邮件使用件使用规范范倍肯集倍肯集团企企业邮箱登箱登陆入口入口Biochemgroup 邮箱登录入口：邮箱登录入口：mail.sinaBiochemgroup 邮箱登录入口：邮箱登录入口：exmail.qq/login-23-电子子邮件使用件使用规范范在在foxmail中新建中新建邮箱箱账户-24-电子子邮件使用件使用规范范填写填写email地址、密地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默件中采用的名称，其他可默认-25-电子子邮件使用件使用规范范填写收件服填写收件服务器和器和发件服件服务器，注意器，注意pop3账户名一定要是完整的名一定要是完整的email地址地址 邮箱：邮箱：POP3服务器为：pop3.sinaSMTP服务器为：smtp.sina 邮箱邮箱POP3服务器为：pop.exmail.qqSMTP服务器为：smtp.exmail.qq-26-电子子邮件使用件使用规范范完成完成账户建立，建立，选择是否在服是否在服务器保留器保留备份（份（强烈建烈建议备份到本地硬份到本地硬盘）-27-电子子邮件使用件使用规范范设置收件置收件频率率-28-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收2email的收的收发工具工具n电脑客客户端端foxmail设置置n安卓手机客安卓手机客户端端设置置3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-29-电子子邮件使用件使用规范范步步骤1：在：在电脑上下上下载、安装、运行豌豆、安装、运行豌豆荚软件；用数据件；用数据线连接手机与接手机与电脑-30-电子子邮件使用件使用规范范步步骤2：搜索：搜索“电子子邮件件”，选择下下图第一个第一个软件，点件，点击安装到手机安装到手机-31-电子子邮件使用件使用规范范步步骤3：在手机中启在手机中启动该软件，件，输入入email地址、密地址、密码-32-电子子邮件使用件使用规范范步步骤4：选择账户pop3类型，型，设置接收服置接收服务器、器、发送服送服务器器-33-电子子邮件使用件使用规范范步步骤5：设置收信置收信频率，开始正常使用率，开始正常使用日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次打勾选中设置-34-电子子邮件使用件使用规范范使用手机收使用手机收发email的的前提：把前提：把email下下载到到电脑，而不是留在服，而不是留在服务器上器上-35-电子子邮件使用件使用规范范1email的写、的写、发、收、收2email的收的收发工具工具3使用使用email的好的好习惯和坏和坏习惯总目目录-36-电子子邮件使用件使用规范范好好习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件,保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出-37-电子子邮件使用件使用规范范用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（re all）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件坏坏习惯发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发-38-电子子邮件使用件使用规范范谢谢！xiexie!xiexie!谢谢！谢谢！xiexie!xiexie!谢谢！谢谢！