高速公路资料员岗前培训高速公路竣工文件编制管理

主讲人：郑长安湖南省交通科学研究院二 九年八月湖南省高速公路湖南省高速公路竣工文件编制管理竣工文件编制管理培训内容培训内容前言前言概述概述组织与管理组织与管理准备工作准备工作文件的编制管理文件的编制管理监督与检查监督与检查工程档案的整理工程档案的整理工程档案的移交工程档案的移交案例案例前言前言?细那么?是在?范本?及有关规定的根底上编写的；细那么适用于该高速公路建设全过程中形成的文件材料的编制、收集、整理、归档及其管理工作；?细那么?与?范本?应配套使用，假设有矛盾，以细那么为准，并及时告知管理组。概述概述公路工程竣工档案的定义公路工程竣工档案的定义 指新建和改建公路工程从建设工程的指新建和改建公路工程从建设工程的提出、立项、审批、勘察设计、施工到提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有交工和竣工验收的全过程中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声保存和利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体形式的历史记录。像等各种载体形式的历史记录。概述概述公路工程竣工档案的特点公路工程竣工档案的特点原始性、真实性原始性、真实性专业性专业性成套性成套性综合性、内容繁多综合性、内容繁多全过程、周期长全过程、周期长涉及面广单位、人涉及面广单位、人概述概述竣工档案整理的意义和目的竣工档案是公路建设工程不可缺少的重要组成局部建设活动成果反映的一种形式法规性文件规定质量追踪、追查质量责任的依据管理、营运、养护、维修、改造的依据是工程工程竣工验收的必备条件之一利用概述概述存在的问题存在的问题 重视程度不够重视程度不够管理不严管理不严 技术力量薄弱技术力量薄弱 编制归档混乱无序编制归档混乱无序 标准规定不够明确，局部无统一的标准标准规定不够明确，局部无统一的标准 文件管理的自动化和程序化程度不高文件管理的自动化和程序化程度不高 管理不严 概述概述实施对策实施对策 制定标准管理人员的统一培训 严格执行制度 参与单位与建设单位的协调合作 管理不严 概述概述过程：建档、归档、用档过程：建档、归档、用档目的：利用目的：利用公路工程竣工档案整理的内容公路工程竣工档案整理的内容竣工文件的编制整理：形成竣工文件的编制整理：形成积累积累收集收集鉴定鉴定分类分类组卷组卷排列排列编目编目装订装订临时归档，由参建单位临时归档，由参建单位完成；完成；竣工档案的整理：将整理成册的工程管理文件进行系统化，包括竣工档案的整理：将整理成册的工程管理文件进行系统化，包括案卷分类案卷分类排列排列编目编目装盒装盒排架排架移交验收；移交验收；要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统的根要想保证竣工档案的质量，实现竣工档案完整、准确、系统的根本要求，首先要做好文件材料的形成、积累和管理工作。本要求，首先要做好文件材料的形成、积累和管理工作。组织与管理组织与管理-组织机构组织机构业主公司由合约部业主公司由合约部/工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工程部负责文件材料的编制、整理和归档的领导工作，并设立专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归工作，并设立专职档案人员负责业主方的文件材料的编制、整理和归档的管理工作。档的管理工作。管理组由专业人员组成，根据工作实际，在保证正常开展的前提下，管理组由专业人员组成，根据工作实际，在保证正常开展的前提下，设立成员假设干名。设立成员假设干名。监理单位设立主管领导驻地或副驻地监理工程师担任、文件材料监理单位设立主管领导驻地或副驻地监理工程师担任、文件材料负责人和专职资料员。负责人和专职资料员。施工单位设立主管领导工程总工、经理或副经理担任、文件材料施工单位设立主管领导工程总工、经理或副经理担任、文件材料负责人和专职资料员。负责人和专职资料员。施工、监理单位专职资料员一经确定，不得随意更换，如特殊原因需施工、监理单位专职资料员一经确定，不得随意更换，如特殊原因需要更换需上报中心试验室和管理组批准。要更换需上报中心试验室和管理组批准。组织与管理组织与管理-机构图机构图 业主及总监办档案管理分管部门业主及总监办档案人员试验测量人员各承包人文件材料主管领导各承包人资料员各驻地监理处文件材料主管领导图图1 1 高速公路文件材料编制组织机构图高速公路文件材料编制组织机构图驻地监理处资料员第三方档案管理咨询服务机构（管理组）业主及总监办档案管理主管领导计划进度人员安全环保人员质量管理人员合同管理人员办公室人员施工质检人员试验测量人员安全环保人员计划进度人员合同管理人员组织与管理组织与管理交通行业主管部门实行统一领导和业务管理交通行业主管部门实行统一领导和业务管理档案行政管理机关实行监督和业务指导档案行政管理机关实行监督和业务指导工程建设公司对竣工文件材料的形成、积累和整理归档工程建设公司对竣工文件材料的形成、积累和整理归档实行具体领导和监督，并负责接收整理归档和档案室的实行具体领导和监督，并负责接收整理归档和档案室的建设建设监理单位对施工单位竣工文件的形成、积累和整理的检监理单位对施工单位竣工文件的形成、积累和整理的检查、监督和审查查、监督和审查设计、施工、监理等单位负责各自竣工文件材料的形成、设计、施工、监理等单位负责各自竣工文件材料的形成、积累和整理、移交积累和整理、移交组织与管理组织与管理公路建设单位业主及总监办、施工单位、施工监理单公路建设单位业主及总监办、施工单位、施工监理单位以下简称监理单位、科研及新技术应用单位应将本位以下简称监理单位、科研及新技术应用单位应将本单位文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设工程标管单位文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设工程标管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定；定；设置临时档案室柜，采取各种积极措施，确保文件材设置临时档案室柜，采取各种积极措施，确保文件材料的归档及时、真实、完整、准确和系统，质量符合要求。料的归档及时、真实、完整、准确和系统，质量符合要求。管理不严 组织与管理组织与管理管理组职责管理组职责1全过程中培训、指导，检查、催促档全过程中培训、指导，检查、催促档案管理工作。案管理工作。2协助业主制定本工程工程档案编制管协助业主制定本工程工程档案编制管理方法。理方法。3编写本工程文件材料编制管理的实施编写本工程文件材料编制管理的实施细那么。细那么。4对文件材料进行完整性和标准性审查，对文件材料进行完整性和标准性审查，并把审查结果提交给合约部并把审查结果提交给合约部/工程部，及时工程部，及时反响资料审查情况，并提出处理措施。反响资料审查情况，并提出处理措施。5统一表格形式，并指导表格的填写和统一表格形式，并指导表格的填写和运用。运用。6对递交的文件材料进行整理、汇总和对递交的文件材料进行整理、汇总和最终的归档，协助业主进行竣工档案的移交。最终的归档，协助业主进行竣工档案的移交。7协助业主完成工程档案专项验收。协助业主完成工程档案专项验收。管理不严 组织与管理组织与管理监理单位的职责监理单位的职责1明确分管领导，配备专职人员，建明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位与管理立临时档案室，积极协调施工单位与管理组的关系。组的关系。2及时完成与监理工作有关的文件材及时完成与监理工作有关的文件材料监理文件的收集、整理、归档、保料监理文件的收集、整理、归档、保护和送交工作。护和送交工作。3及时全面审查承包人上报的文件材及时全面审查承包人上报的文件材料，认真行使个人签字权，对已签认文件料，认真行使个人签字权，对已签认文件的原始性、准确性、真实性和完整性负责，的原始性、准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和业主、承包人之间及时闭合和完善监理和业主、承包人之间交叉的文件材料。交叉的文件材料。4监理单位除完成自身的文件材料编监理单位除完成自身的文件材料编制管理工作外，还应负责对承包人的文件制管理工作外，还应负责对承包人的文件材料编制管理工作进行检查和催促。材料编制管理工作进行检查和催促。管理不严 组织与管理组织与管理u承包人的职责承包人的职责u1明确分管领导明确分管领导,配备专职管理人员配备专职管理人员,建建立临时档案室。立临时档案室。u2及时完成与工程施工有关的文件材料及时完成与工程施工有关的文件材料施工文件的收集、整理、归档、保护和施工文件的收集、整理、归档、保护和送交工作。送交工作。u3对上报的文件材料的真实性、准确性对上报的文件材料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、管理组和和完整性负全责，即使得到监理、管理组和业主的签认，承包人仍不能免除在该方面的业主的签认，承包人仍不能免除在该方面的责任。责任。u4在每期计量前必须将监理已签认的质在每期计量前必须将监理已签认的质量保证资料送交管理组，只有得到管理组的量保证资料送交管理组，只有得到管理组的签认，方可进行当期的工程计量与支付。签认，方可进行当期的工程计量与支付。管理不严 管理流程管理流程编制管理的步骤编制管理的步骤 形成形成收集收集初步鉴定初步鉴定立卷立卷归档归档档案的整理档案的整理档案的移交档案的移交管理不严 管理不严 文件的形成文件的收集文件的初步鉴定档案的移交文件的归档档案的整理文件的立卷封面、卷内文件目录、卷内排列、页码、备考表的编制和案卷的装订编制案卷目录、装盒、贴签、档号、排列、上架等范围、时间、份数、要求建设单位和各养护参与单位的文件公路工程档案形成流程图公路工程档案形成流程图 管理不严 管理流程图管理流程图 统一标准，制定制度确定文件管理人员人员培训立卷建设单位档案管理员初步鉴定档案整理监理审核、初步鉴定建设单位文件收集检测科研机构文件收集承包商文件收集设计单位文件收集监理单位文件收集文件报送至建设单位第三方档案管理咨询服务机构管理不严 准备工作准备工作管理机构和人员要求管理机构和人员要求 人员培训人员培训 单位、分部、分项工程的划分单位、分部、分项工程的划分 表格编号规定表格编号规定 拟定试验方案拟定试验方案 建立沟通平台建立沟通平台：建立管理组：建立管理组QQ群、网站、邮箱、办公室群、网站、邮箱、办公室 、。第一次送交资料内容第一次送交资料内容 管理不严 文件的编制管理文件的编制管理质量要求质量要求文件的形成文件的形成文件的积累文件的积累文件的收集文件的收集文件的初步鉴定文件的初步鉴定文件的审查文件的审查文件的立卷文件的立卷文件的装订文件的装订管理不严 文件编制管理文件编制管理质量要求质量要求根本要求根本要求 内在质量：真实、准确、标准、完整内在质量：真实、准确、标准、完整外观质量外观质量使用质量：查找利用方便使用质量：查找利用方便管理不严 文件编制管理文件编制管理质量要求质量要求具体质量要求具体质量要求 书写材料和工具：耐久性书写材料和工具：耐久性 文件的规格文件的规格：一律采用：一律采用A3、A4两种尺寸两种尺寸 文件的装订文件的装订 版本的要求版本的要求：保证其中一套均为原件：保证其中一套均为原件 笔迹要求笔迹要求 填表要求填表要求 管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的形成文件的形成前期准备阶段产生的文件材料前期准备阶段产生的文件材料建设周期内产生的管理性文件材料建设周期内产生的管理性文件材料施工阶段产生的文件材料：施工、监理、科研施工阶段产生的文件材料：施工、监理、科研交工验收产生的文件材料交工验收产生的文件材料竣工图的编制竣工图的编制管理不严 文件编制管理文件编制管理编制原那么编制原那么 内容完整、数据准确、条理清晰、填写标准、内容完整、数据准确、条理清晰、填写标准、查阅方便查阅方便、逻辑合理不是越多越好、逻辑合理不是越多越好编制内容及思路编制内容及思路准备工作：单位、分部、分项工程划分准备工作：单位、分部、分项工程划分熟悉工序：开工报告及准备资料熟悉工序：开工报告及准备资料放样放样开钻开钻验孔验孔钢筋加工及安装钢筋加工及安装混凝土浇筑混凝土浇筑验桩验桩评评定定交工交工文件编制管理文件编制管理选择表格：与工序有关的表格，施工记录及质检表格SJ、ZJ、JY、ZR和试验检测表格CS、CY标准填写：各种表格的正确填写合理组卷：原那么是内容完整、数据准确、条理清晰、填写标准、查阅方便、合理逻辑不是越多越好。宏观和微观文件编制管理文件编制管理文件的积累文件的积累 按照公路工程工程建设活动的工作按照公路工程工程建设活动的工作程序，通过一定的方式和方法，将公程序，通过一定的方式和方法，将公路工程建设活动中产生和形成的各种路工程建设活动中产生和形成的各种文件材料适当集中，妥善保管。文件材料适当集中，妥善保管。积累范围积累范围-利用价值利用价值积累方式：临时档案室、档案人员和积累方式：临时档案室、档案人员和专业技术人员的平时积累专业技术人员的平时积累管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的积累文件的积累措施措施以公路施工程序和有关标准、标准为依据，实以公路施工程序和有关标准、标准为依据，实行建设工程全过程的检查监督；行建设工程全过程的检查监督；抓住薄弱环节，做好公路工程文件形成、积累抓住薄弱环节，做好公路工程文件形成、积累的管理工作；的管理工作；实行实行“三纳入建设方案、工作程序、岗位三纳入建设方案、工作程序、岗位职责，形成制度化；职责，形成制度化；运用经济原那么，加强监督管理；运用经济原那么，加强监督管理；认真贯彻认真贯彻?档案法档案法?和档案工作的法规性文件，和档案工作的法规性文件，以法律手段进行催促和检查，做好形成和积以法律手段进行催促和检查，做好形成和积累工作。累工作。管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的收集文件的收集 收集是指把分散形成的具有保存价值的工程管理文件材料，通过接收、收集是指把分散形成的具有保存价值的工程管理文件材料，通过接收、征集，采取有效的措施集中起来，统一保存的工作。征集，采取有效的措施集中起来，统一保存的工作。收集方式：典型形式、补充形式收集方式：典型形式、补充形式收集措施：以法律法规为指导、遵循文件自然形成规律、把好质量关、查收集措施：以法律法规为指导、遵循文件自然形成规律、把好质量关、查漏补遗漏补遗所有文件材料的成文部门或个人按要求定期送交给各单位的资料管所有文件材料的成文部门或个人按要求定期送交给各单位的资料管理员；理员；各单位的资料管理员按要求定期向各成文部门或个人收集文件材料；各单位的资料管理员按要求定期向各成文部门或个人收集文件材料；各单位的资料管理员按要求定期向管理组送交本单位某一周期内形各单位的资料管理员按要求定期向管理组送交本单位某一周期内形成的文件材料；成的文件材料；管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的收集文件的收集承包人是以计量期数为送交周期，其流程为：承包人是以计量期数为送交周期，其流程为：承包人专业技术人员资料收集承包人专业技术人员资料收集现场监理审核现场监理审核签字签字承包人资料整理汇总承包人资料整理汇总每期计量前送交每期计量前送交监理处审核汇总审核合格监理处审核汇总审核合格管理组核签管理组核签审核合格审核合格业主或总监办签准计量支付。送业主或总监办签准计量支付。送交时间业主自定如监理处的审核截止日期变交时间业主自定如监理处的审核截止日期变化，审核时间相应变化，送交的为本期计量化，审核时间相应变化，送交的为本期计量的相关质量保证资料，确保资料的及时和完整的相关质量保证资料，确保资料的及时和完整性。性。监理处以单位工程为送交周期，其流程为：监监理处以单位工程为送交周期，其流程为：监理资料收集包括试验室、专业工程师、监理理资料收集包括试验室、专业工程师、监理组、监理处的所有工程监理文件组、监理处的所有工程监理文件监理处资监理处资料汇总料汇总管理组审核归档。管理组审核归档。管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的收集文件的收集公司和总监办每半年或一年送交资料，其流程公司和总监办每半年或一年送交资料，其流程为：各部门文件收集中心试验室、各职能部为：各部门文件收集中心试验室、各职能部门、工作站的相关工程文件门、工作站的相关工程文件业主资料室审业主资料室审核文件汇总核文件汇总管理组复核归档。管理组复核归档。各单位的文件材料将原件送交至管理组临时归各单位的文件材料将原件送交至管理组临时归档，并复印一份为本单位保存临时归档，待工档，并复印一份为本单位保存临时归档，待工程结束后统一再送交至管理组。程结束后统一再送交至管理组。每次文件材料的送交和收集都应该有详细的清每次文件材料的送交和收集都应该有详细的清单目录打印件和电子版各一份和收发文登单目录打印件和电子版各一份和收发文登记。记。本工程通车三个月内，承包人和监理单位应全本工程通车三个月内，承包人和监理单位应全部完成质量文件和管理文件的送交和收集工作。部完成质量文件和管理文件的送交和收集工作。管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的初步鉴定文件的初步鉴定文件的质量鉴定文件的质量鉴定原始性鉴定：文件本身是原件，真实原始性鉴定：文件本身是原件，真实 完整性鉴定完整性鉴定：整个施工周期的文件完整：整个施工周期的文件完整性，单项文件完整性性，单项文件完整性，单份文件的鉴定，单份文件的鉴定 准确性鉴定：文件内容与实际情况一致，准确性鉴定：文件内容与实际情况一致，文件相互之间在内容上协调一致文件相互之间在内容上协调一致 标准性鉴定标准性鉴定：周期内的文件归档标准性：周期内的文件归档标准性，案卷立卷的标准性，案卷立卷的标准性，单份文件的标准，单份文件的标准性性 管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的初步鉴定文件的初步鉴定保存期限的鉴定保存期限的鉴定为永久为永久50年以上年以上长期长期1649年年短期短期15年以下年以下临时临时5年以下年以下 管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的立卷文件的立卷立卷是将假设干文件按形成规律和有机联系立卷是将假设干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。组成案卷的过程。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用联系，区分不同价值，便于保管和利用 立卷的要求立卷的要求 准确反映施工周期内的公路工程管理的真实准确反映施工周期内的公路工程管理的真实情况情况内容必须真实、准确、完整内容必须真实、准确、完整齐全的审批签章手续齐全的审批签章手续材料必须符合耐久性要求，利于长期保存材料必须符合耐久性要求，利于长期保存一律使用有装订线的稿纸或专用打印纸一律使用有装订线的稿纸或专用打印纸已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制的文件应予复制管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的立卷文件的立卷立卷措施立卷措施各单位管理员应将收集的资料按范本要求进各单位管理员应将收集的资料按范本要求进行立卷，通常以一个或假设干个分项工程为行立卷，通常以一个或假设干个分项工程为某一立卷单位，案卷厚度不宜超过某一立卷单位，案卷厚度不宜超过25mm250张纸左右，；张纸左右，；管理组分别对各单位可能成为某一案卷单位管理组分别对各单位可能成为某一案卷单位的文件材料各设置一个标准档案盒，分别对的文件材料各设置一个标准档案盒，分别对每次的送交资料根据要求投放到相应的档案每次的送交资料根据要求投放到相应的档案盒中；盒中；立卷的首页应有清单，对本卷中已经收录的立卷的首页应有清单，对本卷中已经收录的文件做记录，以确保立卷的完整性和成套性；文件做记录，以确保立卷的完整性和成套性；管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的立卷文件的立卷立卷措施立卷措施在日常质量保证资料的送交过程中，承包人在日常质量保证资料的送交过程中，承包人或监理处不一定按完整的立卷单位送交，而或监理处不一定按完整的立卷单位送交，而是根据当期计量的某工程的局部资料；是根据当期计量的某工程的局部资料；管理组将对每个档案盒内的案卷资料进行卷管理组将对每个档案盒内的案卷资料进行卷内排列；内排列；待某一案卷中所要收录的资料完整后，承包待某一案卷中所要收录的资料完整后，承包人和监理单位应根据不同的案卷做好封面、人和监理单位应根据不同的案卷做好封面、副页、卷内目录、页码和备考表等；副页、卷内目录、页码和备考表等；按按?范本范本?要求进行装订，此项工作由管理组要求进行装订，此项工作由管理组完成。完成。管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的立卷文件的立卷立卷的方法立卷的方法 按时间按时间按公路工程管理的内容：管理性文件按公路工程管理的内容：管理性文件按公路工程内容：质量文件按公路工程内容：质量文件按合同段或单位按合同段或单位按专业按专业按里程桩号按里程桩号按工序按工序按性质按性质管理不严 文件编制管理文件编制管理文件的立卷文件的立卷卷内排列卷内排列 卷内排列，是指将案卷内文件材料按一定的卷内排列，是指将案卷内文件材料按一定的规那么进行先后排列组卷，保持文件材料之间规那么进行先后排列组卷，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。排列时通常考的有机联系，便于保管和利用。排列时通常考虑文件材料的自然形成过程、结构上的隶属关虑文件材料的自然形成过程、结构上的隶属关系、工作程序上的衔接关系、重要程度等，正系、工作程序上的衔接关系、重要程度等，正副本一致。副本一致。收发文件、工程管理文件按问题、时间或重要收发文件、工程管理文件按问题、时间或重要程度排列程度排列监理和施工质量文件按内容、自然段、桩号监理和施工质量文件按内容、自然段、桩号施工顺序排列施工顺序排列竣工图按文字说明、表格材料、图样材料、里竣工图按文字说明、表格材料、图样材料、里程桩号排列程桩号排列管理不严