档案文件信息化管理课件

档案信息化管档案信息化管 理理档案信息化管 理档案信息化档案信息化就是以就是以网络、计算机、信网络、计算机、信息技术息技术为手段，以为手段，以档案资源档案资源为对象、为对象、以档案工作为依托，以档案管理学最以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求，开展档案档案行政管理部门的要求，开展档案的的收集、整理、保管、开发和利用收集、整理、保管、开发和利用的的现代化管理过程。现代化管理过程。档案信息化就是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对电子商务电子政务其他电子业务互联网计算机计算机通讯技术通讯技术一、背景1、世界迎来大数据时代世界迎来大数据时代电子电子其他电子业务互联网计算机通讯技术一、背景1、世界迎来交流方式：email、QQ、微信、MSN、手机.工作方式：word、wps、execl.baidu.生活方式:数码照片、电子病历.信息化改变：信息化改变：交流方式：email、QQ、微信、MSN、手机.信息化2 2、电子文件子文件数数量急量急剧增增长时间数量电子文件电子文件纸质文件纸质文件2、电子文件数量急剧增长时间数量电子文件纸质文件电子文件是什么？电子文件是什么？概概念念电子文件是以子文件是以数数码形式形式记录于磁于磁带、磁、磁盘、光、光盘等等载体，依体，依赖计算机系算机系统阅读、处理理并并可在可在通信通信网网络上上传输的文件。的文件。文件文件数字数字代码代码序列序列电子文件电子文件文件的一种类型，具有文件的各种属性和功能。-电子文件归档与管理规范GB/T 188942002 电子文件是什么？概念电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光电子文件，是指机子文件，是指机关关、团体、企事体、企事业单位和其位和其他他组织在在处理公理公务过程中，通程中，通过计算机等算机等电子子设备形成、形成、办理、理、传输和存和存储的文字、的文字、图表、表、图像、音像、音频、视频等不同形式的信息等不同形式的信息记录。-电子文件管理暂行办法2009年电子档案：指机关、团体、企事业单位和其电子档案：指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。会具有保存价值并归档保存的电子文件。-电子档案移交与接收办法档发20127号电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程存量电子文件-档案的数字化成果增量电子文件-原生态的电子文件存量电子文件-档案的数字化成果档案信息化主要工作：增量电子文件的管理 存量纸质档案的数字化工作档案信息化主要工作：杨冬权在全国数字馆（室）建设推进会上的讲话杨冬权在全国数字馆（室）建设推进会上的讲话 按照按照“存量存量数数字化字化”的要求，大力推的要求，大力推进传统载体体档档案案数数字化；字化；必须“内容为王”，着重数字内容的积累，着重传统载体档案数字化。数字档案馆（室）测评指标体系，将把传统档案数字化数量比例作为“一票否决”的硬指标。杨冬权在全国数字馆（室）建设推进会上的讲话 按照“存量数按照按照“增量增量电子化子化”的要求，全面的要求，全面开开展原生展原生电子文件的子文件的归档档、移交、接收工作、移交、接收工作 各级档案室要切实履行好收集管理本单位各类档案的职责，把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档，做到应归尽归，并按规定向有关档案馆或电子文件备份中心移交，做到应交尽交。研究确定文书、录音、录像等各门类电子文件归档范围和保管期限，明确电子文件归档和接收要求，保证归档或接收的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效，按照“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件的归档、移交、从世界范围看，电子文件管理正在经历一场重大的战略转型战略转型，主要表现为从机构层面转向国家层面；从分散式管理模式转向集中式管理模式；从环节式分段管理转向无缝式流程管理。进入了 “以顶层设计带动总体规划，以国家战略带动全面发展”的电子文件管理新阶段。二、二、电子文件管理的子文件管理的现状状1、国际国际从世界范围看，电子文件管理正在经历一场重大的战略转型，主要表2、国内：、国内：-积极开展研究工作积极开展研究工作；-制定相应管理办法制定相应管理办法；-成立相应的管理机构；成立相应的管理机构；-探索电子文件中心建设探索电子文件中心建设。2、国内：-积极开展研究工作；分散保存、管理欠佳3 3、存在的、存在的问题认识不足、重视不够标准滞后、人才缺乏资源丢失、记忆断层分散保存、管理欠佳3、存在的问题认识不足、重视不够标准滞后、档案工作的变化:-工作理念 -管理职能 -管理内容4、责任重大档案工作的变化:-工作理念4、责任重大1 1、了解、了解电子文件的特点子文件的特点对对系系系系统统的依的依的依的依赖赖性性性性信息信息信息信息与与与与载载体的可分离性体的可分离性体的可分离性体的可分离性信息的流信息的流信息的流信息的流动动性性性性与与与与不不不不稳稳定性定性定性定性信息存取的不可靠性信息存取的不可靠性信息存取的不可靠性信息存取的不可靠性三、电子文件管理的原则和方法三、电子文件管理的原则和方法1、了解电子文件的特点www.hzarchives.gov.2 2、明确、明确构构成成电子文件的要素子文件的要素内容信息结构信息背景信息电子文件的电子文件的构成要素构成要素2、明确构成电子文件的要素www.hzarchives.go结构信息结构信息结构信息全程管理原全程管理原则前端控制原前端控制原则真真实性保障原性保障原则完整性保障原完整性保障原则可可读性保障原性保障原则3 3、掌握主要原、掌握主要原则3、掌握主要原则全程管理原全程管理原则即根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、一致的管理。全程管理原则即根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管前端控制原前端控制原则 前端控制是在系统设计阶段系统设计阶段，对整个管理过程中的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合。把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。创建/制作/接收办理/处理/流转传输/交换形成、办理和传输形成、办理和传输前端控制原则 前端控制是在系统设计阶段，对整个管理过程中的目真真实性保障原性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变。真实性保障原则 电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息完整性保障原完整性保障原则 电子文件完整性的含义：记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性保障原则 电子文件完整性的含义：可可读性保障原性保障原则 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。可读性保障原则 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩4 4、注重几个重点环节：、注重几个重点环节：（1 1）电子文件形成子文件形成阶段。段。注重前端控制。注重流程优化。按照全程管理和一体化管理的原则，对文件和档案业务流程进行优化和重组。注重电子文件的积累和“档案化”处理。既要确保电子文件的形成和积累，又要规范电子文件的内容和形式。4、注重几个重点环节：（1）电子文件形成阶段。（2 2）电子文件收集阶段：齐全、完整）电子文件收集阶段：齐全、完整 根据本根据本单位的位的实际情情况况，制，制订或或调整整电子文子文件收集范件收集范围；贯彻国国家家档档案局案局8 8号号令、令、9 9号号令、令、1010号号令以及令以及国国家基本家基本专业档档案目案目录等，制定等，制定详细、可行、可行的文件材料的文件材料归档档范范围和保管期限表。和保管期限表。（2）电子文件收集阶段：齐全、完整 （3 3）电子文件的子文件的鉴定定包括：包括：内容鉴定和技术鉴定内容鉴定和技术鉴定 。电子文件的内容鉴定可以借鉴纸质文件鉴定电子文件的内容鉴定可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标准与方法的原则、标准与方法 。电子文件的技术鉴定是指对电子文件的各方电子文件的技术鉴定是指对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，包括：真实性面技术状况进行全面的检查，包括：真实性鉴定鉴定 、完整性鉴定、完整性鉴定 、可读性鉴定、可读性鉴定 、无病毒鉴定、无病毒鉴定 、介质状况检查、介质状况检查 。（3）电子文件的鉴定包括：内容鉴定和技术鉴定。（4 4）电子文件的子文件的归档档归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。电子文件的归档范围双套制归档（4）电子文件的归档归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门电子文件的子文件的归档档方式方式是指将归档电子文件通过网络直接传输是指将归档电子文件通过网络直接传输是指将归档电子文件通过网络直接传输是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门到档案部门，或加工后传输到档案部门到档案部门，或加工后传输到档案部门到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地规定的地址中，并存储在档案部门本地规定的地址中，并存储在档案部门本地规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程。载体的过程。载体的过程。载体的过程。在线在线归档归档指将电子文件存储在一定的介质上移交指将电子文件存储在一定的介质上移交指将电子文件存储在一定的介质上移交指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门的过程，也称卸载式归档、给档案部门的过程，也称卸载式归档、给档案部门的过程，也称卸载式归档、给档案部门的过程，也称卸载式归档、介质（载体）归档、脱机归档。介质（载体）归档、脱机归档。介质（载体）归档、脱机归档。介质（载体）归档、脱机归档。离线离线归档归档电子文件的归档方式电子文件的归档时间分为实时归档实时归档和定期归档定期归档两种。把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。电子文件的归档时间分为实时归档和定期归档两种。（5 5电子文件的保管子文件的保管磁性载体保护具体依据磁性载体档案管理与保护规范，光盘载体保护具体依据电子文件归档光盘技术要求和应用规范。归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。（5电子文件的保管磁性载体保护具体依据磁性载体档案管理与保（6 6）电子文件的子文件的处置置 电子文件的销毁电子文件的销毁 系统内长期保存系统内长期保存向档案馆移交向档案馆移交电子文件的销毁是指通过删除文件、格式化或者破坏载体等方式，使电子文件的销毁是指通过删除文件、格式化或者破坏载体等方式，使电子文件的销毁是指通过删除文件、格式化或者破坏载体等方式，使电子文件的销毁是指通过删除文件、格式化或者破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。文件不可能再以电子方式重建，其内容无法恢复与还原。反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、或者对社会具有长远利反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、或者对社会具有长远利反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、或者对社会具有长远利反映本机构一般活动、具有业务凭证价值、或者对社会具有长远利用价值的电子文件应向档案馆移交。用价值的电子文件应向档案馆移交。用价值的电子文件应向档案馆移交。用价值的电子文件应向档案馆移交。反映本机构一般活动、具有业务凭证价值的电子文件可在本机构反映本机构一般活动、具有业务凭证价值的电子文件可在本机构反映本机构一般活动、具有业务凭证价值的电子文件可在本机构反映本机构一般活动、具有业务凭证价值的电子文件可在本机构电子文件管理系统内长期保存，机构应对其进行集中存储。电子文件管理系统内长期保存，机构应对其进行集中存储。电子文件管理系统内长期保存，机构应对其进行集中存储。电子文件管理系统内长期保存，机构应对其进行集中存储。（6）电子文件的处置www.hzarchives.gov.cv浙江浙江省省：浙江省电子文件管理协调小组：浙江省电子文件管理协调小组v开展开展电子文件和数字档案登记备份制度电子文件和数字档案登记备份制度功能定位功能定位2.重要档案的容灾重要档案的容灾1.强化档案凭证价值强化档案凭证价值行政监管行政监管【证据锁定】【证据锁定】3.档案资源整合档案资源整合衍生衍生核心核心浙江省：浙江省电子文件管理协调小组功能定位2.重要档案的容单位应当每年向本级档案行政管理部门报送本单位的档案管理情况，由档案行政管理部门对下列事项进行登记：（一）档案类别、总量，数据库名称及容量；（二）当年整理、归档的情况；（三）有否自行采取的档案备份措施；（四）其他事项。单位应当每年向本级档案行政管理部门报送本单位的档案管理情况，登记备份:各单位应备份的档案范围:主要包括：（一）依法应当保管30年以上的档案；（二）列入国家基本专业档案目录的档案；（三）由政府投资并具有典型性和代表性的重点建设项目的档案；（四）其他应当进行备份的重要档案。登记备份:各单位应备份的档案范围:以人为本，树立以人为本，树立“大档案大档案”观念，规划观念，规划专业档案管理专业档案管理-国家基本专业档案目录国家基本专业档案目录100100类类如：城乡居民健康档案 卫生部 病历档案 卫生部 干部档案 中组部 流动人员档案 中组部、人力资源社会保障部 土地管理档案 国土资源部 会计档案 财政部 城镇廉租住房档案 住房城乡建设部 拆迁档案 住房城乡建设部 劳动人事争议仲裁档案 人力资源社会保障部 安全生产许可证 安全监管总局 以人为本，树立“大档案”观念，规划专业档案管理-环保档案 环境保护部城建档案 住房城乡建设部房屋产权登记档案 住房城乡建设部土地承包登记档案 农业部审计档案 审计署税收征管档案 税务总局企业法人登记档案 工商总局个体工商户档案 工商总局广告登记管理档案 工商总局环保档案 环境保护部档案备份的数据形式主要有：（一）档案数字化成果（二）电子档案（三）电子业务档案：指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成和处理的、列入国家基本专业档案目录的电子文件（一般以数据库形式保存）。档案备份的数据形式主要有：数字档案室建设：数字档案馆（室）是数字时代或者说大数据时代档案馆（室）的发展方向，是现代的新型档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆（室）。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆（室）。可以说建设数字档案馆（室），是实现我国档案工作现代化，把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。数字档案室建设：数字档案馆（室）是数字时代或者说大数据时代档我国数字档案馆（室）建设的目标我国数字档案馆（室）建设的目标是：用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系，使各级各类档案馆（室）能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交；县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。我国数字档案馆（室）建设的目标是：浙江省档案局关于开展规范化数字档案室创建和示范数字档案室评选活动的通知 （浙档发201018号）省局制订测评标准，各市档案局组织实施，各县（市、区）档案局负责具体业务指导和测评认定工作.80分（含）以上的为“规范化数字档案室”；90分（含）以上的为“示范数字档案室”；示范数字档案室的评选逐年分批进行。原则上各县（市、区）每年各评选2-3个。浙江省档案局关于开展规范化数字档案室创建和示范数字档案室评浙江省规范化数字档案室建设测评标准五大项22小项：一、组织保障(20分)；二、数字档案建设(24分)；三、电子文件归档(16分）；四、数据管理(24分)；五、开发利用(16分)浙江省规范化数字档案室建设测评标准五大项22小项：档案文件信息化管理课件档案文件信息化管理课件档案文件信息化管理课件档案文件信息化管理课件档案文件信息化管理课件5、介绍常用标准规范（1 1）国国家家标准准1、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）2、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T 17678-1999）（2 2）档档案行案行业标准准1、纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）2、公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005）3、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T 38-2008）4、文书类电子文件元数据方案（DA/T46-2009）5、版式电子文件长期保存格式需求（DA/T47-2009）6、基于XML的电子文件封装规范（DA/T48-2009）7、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）5、介绍常用标准规范（1）国家标准（3 3）相）相关关规章、章、规范、政策文件范、政策文件1、电子公文归档管理暂行办法（国家档案局第6号令）2、数字档案馆建设指南3、电子档案移交与接收办法4、国家基本专业档案目录5、国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法6、档案管理软件功能暂行规定7、国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定8、国家档案局令第9号各级各类档案馆收集档案范围的规定（3）相关规章、规范、政策文件电子档案移交与接收办法电子档案移交与接收办法（档发（档发【2012】7号号电子档案移交与接收办法（档发【2012】7号离线方式：离线方式：离线方式：电子档案载体标注内容电子档案载体标注内容载体标识：全宗号年度载体顺序号。载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。电子档案载体标注内容电子档案的存储结构电子档案的存储结构电子档案的存储结构档档案案数数字化的几字化的几个个原原则1、价值性原则：即优先选择珍贵档案进行数字化的、价值性原则：即优先选择珍贵档案进行数字化的原则。原则。2、实用性原则：即优先选择利用率较高的档案文、实用性原则：即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化的原则。献进行数字化的原则。3、开放性原则：即优先选择开放的档案文献进行、开放性原则：即优先选择开放的档案文献进行数字化的原则。数字化的原则。4、特色性原则：即选择有特色的档案资源进行数、特色性原则：即选择有特色的档案资源进行数字化的原则字化的原则。档案数字化的几个原则1、价值性原则：即优先选择珍贵档案进行数档案整理档案整理目录目录建库建库档案扫描档案扫描图像处理图像处理图图 像存储像存储数据质检数据质检数据挂接数据挂接数据验收数据验收数据备份数据备份成果管理成果管理档档案案数数字化字化业务流程流程档案整理目录建库档案扫描图像处理图 像存储数据质检数据挂接数 扫描方式描方式选择：根据根据档档案幅面大小，案幅面大小，选择相相应规格格扫描描仪。大幅面大幅面扫描：可采用大幅面描：可采用大幅面数数码平台平台扫描、小描、小幅面幅面拼拼接接扫描。描。纸张状况状况差的，采用平板差的，采用平板扫描方式。描方式。扫描方式选择：存储介质存储介质 长期保存-磁带、DVD光盘等离线存储设备；网络利用-硬盘、磁盘阵列等在线存储设备上。图像文件的命名图像文件的命名 以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名；多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。存储介质 长期保存-磁带、DVD光盘等离线存储设备；应注意的几个问题1 1、数数字化加工字化加工过程的安全管理。程的安全管理。首先要做好对加工人员的管理首先要做好对加工人员的管理;其次要加强对现场其次要加强对现场的管理、监督和控制，有条件的应在加工场所安的管理、监督和控制，有条件的应在加工场所安装摄像头。再次，档案在流转过程中，要有专人装摄像头。再次，档案在流转过程中，要有专人负责接收、转移、移交及检查，并有详细记录。负责接收、转移、移交及检查，并有详细记录。应注意的几个问题1、数字化加工过程的安全管理。加工现场要制定严格的安全管理制度和工作程加工现场要制定严格的安全管理制度和工作程序，对出入库档案要详细登记，出库档案未经序，对出入库档案要详细登记，出库档案未经允许，任何人不得带离加工现场允许，任何人不得带离加工现场 。加工现场的计算机设备，要单独组网，不得与加工现场的计算机设备，要单独组网，不得与O OA A或互联网等连接，禁用计算机外设数据接口，或互联网等连接，禁用计算机外设数据接口，以防止档案数据被非法拷贝。以防止档案数据被非法拷贝。加工现场的管理包括加工人员不得在现场接待加工现场的管理包括加工人员不得在现场接待无关人员，不得把食品、水等带入现场、手机无关人员，不得把食品、水等带入现场、手机应统一摆放等。应统一摆放等。加工现场要制定严格的安全管理制度和工作程序，对出2 2、涉密文件、涉密文件扫描描与与管理。管理。一般情一般情况况下，下，对涉密文件不涉密文件不进行行数数字化加工字化加工处理；理；特殊情况需要加工的，必须符合国家保密有关规特殊情况需要加工的，必须符合国家保密有关规定，必须在涉密网或涉密计算机中进行，定，必须在涉密网或涉密计算机中进行，应指定专人专机扫描，扫描后文件经图像处理，应指定专人专机扫描，扫描后文件经图像处理，检验合格后，单独刻盘，并在此光盘上注明不宜检验合格后，单独刻盘，并在此光盘上注明不宜公开或开放等标识。公开或开放等标识。2、涉密文件扫描与管理。3 3、光、光盘的使用的使用与与管理管理u光盘必须是一次性写入光盘；光盘必须是一次性写入光盘；u应使用档案级光盘；应使用档案级光盘；u同一案卷和同一份文件，刻录不得跨越二片光盘；同一案卷和同一份文件，刻录不得跨越二片光盘；u数据刻录后必须制作成只读光盘，不允许以后增减数据刻录后必须制作成只读光盘，不允许以后增减文件；文件；u使用优质刻录机，中速刻录，不应连续刻制，会导使用优质刻录机，中速刻录，不应连续刻制，会导致机内温度过高而失败；致机内温度过高而失败；u光盘表面不要用彩笔、硬笔写名称或贴标签，建议光盘表面不要用彩笔、硬笔写名称或贴标签，建议用用“光盘标签笔光盘标签笔”在标签面上直接书写。在标签面上直接书写。3、光盘的使用与管理1 1、提高对电子文件管理工作的认识。、提高对电子文件管理工作的认识。2、建立科学、规范的协调、管理机制。、建立科学、规范的协调、管理机制。3、加强规范、标准、制度的制订。、加强规范、标准、制度的制订。4、加大宣传培训力度。、加大宣传培训力度。5、建立电子文件考核和监督体系。、建立电子文件考核和监督体系。小结小结1、提高对电子文件管理工作的认识。2、建立科学、规范的协谢谢！谢谢！