电子文件管理工作课件

电子文件管理工作 电子文件管理工作122024/6/30主要内容一、电子文件概述一、电子文件概述二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点三、三、基于信息系统环境下的电子文件基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程22023/8/11主要内容一、电子文件概述232024/6/30一、电子文件概述（一）电子文件的概念（一）电子文件的概念（二）电子文件的特点（二）电子文件的特点（三）电子文件的种类（三）电子文件的种类32023/8/11一、电子文件概述（一）电子文件的3一、电子文件概念（一）电子文件的概念和管理核心（一）电子文件的概念和管理核心 1.1.电子文件的定义电子文件的定义 指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。频、视频等不同形式的信息记录。电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法Page 4档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。档案界目前所称的电子文件：可以归档并成为电子档案的文件。电子档案：归档后的电子文件。电子档案：归档后的电子文件。档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他档案数字资源电子档案档案数字副本档案电子目录其他一、电子文件概念（一）电子文件的概念和管理核心Page452024/6/30电子文件的属性电子文件是一种数字信息，由电子计算机电子文件是一种数字信息，由电子计算机等数字设备生成和处理的，其信息用二进等数字设备生成和处理的，其信息用二进制数字代码记录和表示。制数字代码记录和表示。电子文件是文件的一种类型，具有文件的电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，特别是具有特定的要素、作用各种属性，特别是具有特定的要素、作用和效力。和效力。52023/8/11电子文件的属性电子文件是一种数562024/6/30电子文件的构成要素电电子子文文件件内容背景信息文本结构内容62023/8/11电子文件的构成要素电子文件6（三）电子文件的构成要素（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统称为元数据。称为元数据。Page 8 1.1.内容内容 内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。（三）电子文件的构成要素Page81.内容72.2.背景背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容：容：（1）文件的形成机构及其他相关责任人；）文件的形成机构及其他相关责任人；（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；）与文件有关或曾经有关的其他机构；（3）文件履行机构职责与目的；）文件履行机构职责与目的；（4）文件的形成时间；）文件的形成时间；（5）与文件有关的其他时间；）与文件有关的其他时间；（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；）机构职能所体现的文件价值与重要性；（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；（8）该文件与其它文件和资料间的关系；）该文件与其它文件和资料间的关系；（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。息。Page 92.背景Page983.3.结构结构结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。面的信息。结构直接与电子文件的可用相关，是确保结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。利用的重要内容。Page 10 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，不可小视。不可小视。不可小视。不可小视。3.结构Page10电子文件的管理不是单纯的对992024/6/30（二）电子文件的特点1 1、系统依赖性、系统依赖性2 2、信息的非人工识读性、信息的非人工识读性3 3、信息存储的高密度性、信息存储的高密度性4 4、信息与特定载体之间的可分离性、信息与特定载体之间的可分离性5 5、信息的易变性和可操作性、信息的易变性和可操作性92023/8/11（二）电子文件的特点1、系统依赖10102024/6/301、系统依赖性o电子文件从生成、传输到存储都是通过计电子文件从生成、传输到存储都是通过计算机实现的。算机实现的。o设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失。损坏以至丧失。o电子文件对其他设备环境的不兼容性。电子文件对其他设备环境的不兼容性。o不同软件环境形成的电子文件难以实现格不同软件环境形成的电子文件难以实现格式转换。式转换。o出于安全保密需要，人为地进行复杂而独出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，更加大了特的编码加密或信息拆分处理，更加大了电子文件的系统依赖性。电子文件的系统依赖性。102023/8/111、系统依赖性电子文件从生成11112024/6/302、信息的非人工识读性o电子文件是以数字化信息形态存在的，它电子文件是以数字化信息形态存在的，它把可识别的文字、图形等传输到计算机中把可识别的文字、图形等传输到计算机中转换成二进制数字编码，人工不能直接识转换成二进制数字编码，人工不能直接识读。读。o电子文件载体上记录的数字信息往往进行电子文件载体上记录的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，必须由相应的过压缩编码、加密等处理，必须由相应的计算机软硬，将载体上的数字编码序列读计算机软硬，将载体上的数字编码序列读取出来，转换成人能识别的形式，显示在取出来，转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内容。容。112023/8/112、信息的非人工识读性电子文12122024/6/303、信息存储的高密度性o电子文件的存储密度大大高于以往各种人电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。大。o应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多。文件的能力可增加数倍甚至更多。o3.53.5英寸软盘（英寸软盘（1.44MB1.44MB）-70-70万汉字万汉字 CD-R CD-R光盘（光盘（650MB-1GB650MB-1GB）-3-3亿至亿至5 5亿汉字亿汉字 DVD DVD光盘（光盘（4.7G4.7G）-20-20多亿汉字多亿汉字122023/8/113、信息存储的高密度性电子文13电子文件管理工作课件14存储介质综合比较参考表蓝光光盘25G5.3元低0.21元32 MB/s37 MB/s高高复杂简单简单介质名称单体容量单价附属设备成本成本/GB理论传输速度实际读取速度实际写入速度数据存储难度存放条件要求检测方式迁移难度恢复难度可靠性SATA3企业级硬盘3T700元低0.23元750MB/s130 MB/s100 MB/s低中简单简单简单约114年LTO5磁带1.5T925元高0.62元140 MB/s低中复杂无简单30年SATA3固态硬盘128G450元低3.8元750 MB/s300 MB/s100 MB/s低低简单简单简单约171年档案级DVD-R（16倍速）4.7G25元低5.3元21 MB/s高高复杂简单复杂20年2016/7/21202024/6/30存储介质综合比较参考表蓝光光盘介质名称SATA3企业15132024/6/304、信息与特定载体之间的可分离性o可以在不同的载体上同时存在或相互转换。可以在不同的载体上同时存在或相互转换。o电子文件没有固定不变的字迹和载体，其电子文件没有固定不变的字迹和载体，其内容存储的位置不是固定的。内容存储的位置不是固定的。o可以通过网络传给远方的一个或多个接收可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。者。132023/8/114、信息与特定载体之间的可分离16142024/6/305、信息的易变性和可操作性o电子文件与载体的可分离性，也造成了电电子文件与载体的可分离性，也造成了电子文件在被传递或更换至其它载体时，存子文件在被传递或更换至其它载体时，存在着被改动而不被察觉的可能。在着被改动而不被察觉的可能。o存储载体性能的不稳定性有可能造成文件存储载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。中信息的改变。o新的信息编码、存储格式、系统软件的不新的信息编码、存储格式、系统软件的不断出现更是对其稳定性的巨大冲击。断出现更是对其稳定性的巨大冲击。o可以利用已存在的文件信息做其它事情。可以利用已存在的文件信息做其它事情。142023/8/115、信息的易变性和可操作性电子17152024/6/30（三）电子文件的种类o按电子文件的载体分：按电子文件的载体分：常见的就是磁记录文件、光学记录文常见的就是磁记录文件、光学记录文件。件。o磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡等为载体的文件。等为载体的文件。o光学记录文件主要就是光盘等。光学记录文件主要就是光盘等。152023/8/11（三）电子文件的种类按电子文件18162024/6/30电子文件的种类 按电子文件的信息存在形式，其实也按电子文件的信息存在形式，其实也就是平时所说的按格式来分，主要有：就是平时所说的按格式来分，主要有：o文本文件文本文件o数据文件数据文件o图形文件图形文件o图像文件图像文件o声音文件声音文件o影像文件影像文件o多媒体文件多媒体文件162023/8/11电子文件的种类按电19172024/6/30文本文件o亦称为亦称为字（表）处理文件字（表）处理文件，它是指使用文，它是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。号表达的文件。o用不同文字处理软件编辑的文本文件一般用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件（不能交换使用，纯文本文件（TXTTXT）不包括）不包括格式代码，在使用中不受计算机硬件和软格式代码，在使用中不受计算机硬件和软件类型的限制。件类型的限制。172023/8/11文本文件亦称为字（表）处理文件20182024/6/30o文本电子文件以文本电子文件以公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A版式文档格式归档保存和留痕稿用WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。o文本文件的类别代码文本文件的类别代码 T T182023/8/11文本电子文件以公文处理单应以O21192024/6/30数据文件o亦可称为数据库电子文件，它主要包括两亦可称为数据库电子文件，它主要包括两类，一是含有数据的类，一是含有数据的电子表格文件电子表格文件；二是；二是数据库电子文件，一个数据库由若干记录数据库电子文件，一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段（数据项）组组成，一个记录由若干字段（数据项）组成。成。o不同的数据库之间通常需要通过转换程序不同的数据库之间通常需要通过转换程序才能进行信息交换。一般来说，数据文件才能进行信息交换。一般来说，数据文件应能够以应能够以DBFDBF文件文件格式或通过格式或通过XMLXML文档进行文档进行数据交换。数据交换。o数据文件的类别代码数据文件的类别代码 D D192023/8/11数据文件亦可称为数据库电子文件22202024/6/30图像文件o图像文件是指使用数字设备采集或制作的图像文件是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。用数码相机拍摄的照片等。o不同格式的图像文件不能任意进行交换使不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。用。o图像电子文件以图像电子文件以JPEGJPEG、TIFFTIFF、RAWRAW、PDFPDF为为通用文件格式。通用文件格式。o图像文件的类别代码图像文件的类别代码 I I202023/8/11图像文件图像文件是指使用数字设23212024/6/30图形文件o图形文件是指根据一定算法绘制的图表、图形文件是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如压力、曲线图，包括几何图形和把物理量如压力、强度等用图标表示的图形等等。它是以图强度等用图标表示的图形等等。它是以图画的形式表示数据内在联系的图表、曲线画的形式表示数据内在联系的图表、曲线图等，通常计算机辅助设计（图等，通常计算机辅助设计（CADCAD）和一些）和一些技术图纸用数字图形表示。技术图纸用数字图形表示。o图形文件类别代码图形文件类别代码 G G 212023/8/11图形文件图形文件是指根据一定算24222024/6/30影像文件o影像文件是指使用视频捕获设备录入的数影像文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。画片等。o影像文件有不同的格式或标准，播放时需影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。要使用相关的设备和程序。o影像电子文件以影像电子文件以MPEGMPEG、AVIAVI为通用文件格式。为通用文件格式。o影像文件类别代码影像文件类别代码 V V222023/8/11影像文件影像文件是指使用视频捕25232024/6/30音频文件o音频文件是指用音频设备录入或用编曲软音频文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。件生成的文件。o音频文件的音质越好，文件所占存储空间音频文件的音质越好，文件所占存储空间也就越大。也就越大。o音频电子文件以音频电子文件以WAVWAV、MP3MP3为通用文件格式。为通用文件格式。o音频文件类别代码音频文件类别代码 A A232023/8/11音频文件音频文件是指用音频设26242024/6/30多媒体文件o多媒体文件是指包含两种以上信息形式的多媒体文件是指包含两种以上信息形式的文件，这种文件使用多媒体技术制作，具文件，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。复现。o多媒体数据同样以多媒体数据同样以MPEGMPEG、AVIAVI为通用文件格为通用文件格式。式。o多媒体文件类别代码多媒体文件类别代码 O O242023/8/11多媒体文件多媒体文件是指包含27Page 5电子文件的根本特性：原生性电子文件的根本特性：原生性电子文件的根本特性：原生性电子文件的根本特性：原生性电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和电子文件具备的性质：载体唯一，内容原始、真实和 完整，是唯一原件完整，是唯一原件完整，是唯一原件完整，是唯一原件传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不传统载体文件的数字化副本不是电子文件；是电子文件；是电子文件；是电子文件；用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子用于纸质文件起草工作的电子版不是电子文件。版不是电子文件。版不是电子文件。版不是电子文件。这两这两类数类数据不据不是电是电子文子文件！件！Page5电子文件的根本特性：原生性传统载体文件的数字282 2电子文件的管理核心电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。必须确保：真实、完整、可用和安全。-电子文件管理暂行办法（厅字电子文件管理暂行办法（厅字200920093939号）号）Page 6真实真实电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文不变，即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文信息和元数据。信息和元数据。完整完整 包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计包括两层含义，即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的信息和元数据无缺失，电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。可用可用 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示，包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。安全安全 指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境，确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏，且不会被非授权获取。不会被非授权获取。2电子文件的管理核心Page6真实电子文件的29电子（文件）档案管理原则真实性（Authenticity）文件的真实性主要是指文件形成符合单位的工作职责，文件和档案管理形成、接收、传输、保管和处置的全过程都在受控的环境中进行，其每一步都遵循相关的管理办法和流程，并对其进行记录。同时能证明没有可以绕过受控环境对文件进行操作的可能。符合单位职责全过程受控全过程记录没有不受控操作可能2016/7/2137电子（文件）档案管理原则符合单位职全过程受控全过程记录没30电子（文件）档案管理原则可靠性（Reliability）文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形成。内容内容可信反映事件原貌依据文件被引用文件被执行背景经办机构人员办理时间、地点2016/7/2138电子（文件）档案管理原则内容依据背景2016/31电子（文件）档案管理原则完整性（Integrity）一份文件的完整是指文件是齐全的，并且未加改动。应防止文件未经授权而改动。应用系统应做好以下控制：文件形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。文件齐全无非法改动完整性2016/7/2139电子（文件）档案管理原则文件齐无非法完整性2016/7/32电子（文件）档案管理原则可用性（Useability）可用性是指文件能够被定位查找、检索、呈现或理解。文件的可用性还体现在：显示文件的背景信息，以便于理解创建和使用这些文件的业务活动的全貌；建立同一（或者类似）事由文件之间的有机联系，以便于快速定位浏览这些相关文件。显示文件内容显示背景信息显示关联文件2016/7/2140电子（文件）档案管理原则显示文显示背显示关2016/7/33（二）电子文件的产生系统（二）电子文件的产生系统（1）OA（办公自动化系统）；（办公自动化系统）；（2）ERP（企业资源计划系统）；（企业资源计划系统）；（3）CAD（计算机辅助设计系统）；（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）；（计算机辅助制造系统）；（5）CAT（计算机辅助测试系统）；（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）；（计算机辅助工艺设计系统）；（7）CAI（计算机辅助教学系统）；（计算机辅助教学系统）；（8）GPS（全球定位系统）；（全球定位系统）；（9）GIS（地理信息系统）；（地理信息系统）；（10）E-MAIL（电子邮件系统）；（电子邮件系统）；（11）EDI（电子数据交换）；（电子数据交换）；（12）EC（电子商务系统）；（电子商务系统）；（13）EG（电子政务系统）；（电子政务系统）；（14）数码照相与摄像及多媒体系统；）数码照相与摄像及多媒体系统；（15）A/D（模（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。）。Page 7 电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据，影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。（二）电子文件的产生系统Page7电子文件产生的系34电子文件的归档方式电子文件的归档方式2 2种方式：在线归档和离线归档。种方式：在线归档和离线归档。Page 17在线归档在线归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。离线归档离线归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。交的过程。电子文件的归档方式Page17在线归档35Page 18Page1836二、电子文件管理的通用要点Page 19电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T18894GB/T18894）福建省电子文件管理暂行办法福建省电子文件管理暂行办法（闽委办发（闽委办发201420142929号）号）二、电子文件管理的通用要点Page19电子文件管理暂37二、电子文件管理的通用要点Page 19电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T18894GB/T18894）福建省电子文件管理暂行办法福建省电子文件管理暂行办法（闽委办发（闽委办发201420142929号）号）二、电子文件管理的通用要点Page19电子文件管理暂38二、电子文件管理的通用要点Page 19GB/T 29194-2012 GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求电子文件管理系统通用功能要求二、电子文件管理的通用要点Page19GB/T29139（一）电子文件管理原则（一）电子文件管理原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等五项基本原则。规范标准、便于利用、安全保密等五项基本原则。-电子文件管理暂行办法电子文件管理暂行办法（厅字（厅字200920093939号）号）Page 20统一管理统一管理对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。存价值的电子文件实行集中管理。全程管理全程管理对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。程管理，确保电子文件始终处于受控状态。规范标准规范标准制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。便于利用便于利用发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。层次、分类别共享应用。安全保密安全保密按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。和管理措施，确保电子文件信息安全。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（一）电子文件管理原则Page20统一管理40（二）电子文件的管理职责（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。这里存在几个要点需要注意：这里存在几个要点需要注意：Page 21二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（二）电子文件的管理职责Page21二、电子文件管理的412.2.电子文件产生部门的职责电子文件产生部门的职责 电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电子档案的电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电子档案的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在本单位档案部门的相关管理规定，完成电子文件的日常处理工作，在本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。指导下认真积累本部门形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。Page 221.1.制度的建立制度的建立 电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系，电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系，明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子明确主管领导和各职能部门的权责划分，制订完善的电子文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的文件从产生到归档保存的各项管理制度，明确电子文件的归档范围和保管期限。归档范围和保管期限。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点2.电子文件产生部门的职责Page221.制度的建立二423.3.电子文件管理部门的职责电子文件管理部门的职责 电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部门电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门、信息化部门和保密部门。三个部门间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。间需要加强协调与配合，形成良好的协同工作状态。（1 1）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工作的）档案部门要在信息系统建设过程中充分介入，协助信息化部门提出满足档案工作的电子文件和电子档案管理的功能需求（电子文件管理暂行办法明确规定：电子文件形电子文件和电子档案管理的功能需求（电子文件管理暂行办法明确规定：电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求）。电子文件管理的功能需求）。（2 2）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文件的）档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法，确保涉密电子文件的管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。管理满足保密需要，并接受保密部门的监督。（3 3）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化部门）各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议，信息化部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的真实、完尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑，确保电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术的特性，为涉整、可用和安全，保密部门则需要结合保密规定、档案管理规定和信息技术的特性，为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案。密电子文件的管理提出合理的操作方案。（4 4）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、）根据电子文件的全程管理要求，各单位档案部门应对电子文件的形成、积累、鉴定、归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证管理工作的归档等实行全过程监控，负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用，保证管理工作的连续性。连续性。Page 23二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点3.电子文件管理部门的职责Page23二、电子文件管理43（三）电子文件的形成与收集（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法律法规规电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：定的原件形式，并符合下列要求：（1 1）能够有效表现所载内容并可供调取查用；）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（2 2）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；靠，未被非法更改；（3 3）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关子文件内容真实、完整。涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。保密法律法规的规定。这里存在以下几个问题需要重点注意：这里存在以下几个问题需要重点注意：Page 24二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（三）电子文件的形成与收集Page24二、电子文件管理441.1.电子文件形成部门的收集范围电子文件形成部门的收集范围 反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的电反映本系统、本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。同时，应保留文子文件均应被保留，包括文件内容的定稿和元数据。同时，应保留文件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件应保留其历次修改稿。件的历次修改痕迹，对于重要的法规性文件应保留其历次修改稿。Page 252.2.电子文件的安全管理措施电子文件的安全管理措施 电子文件的安全管理包含三个层面的含义：电子文件的安全管理包含三个层面的含义：一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定；关信息的留存和安全保密等作出明确规定；二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失；二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改、损坏和灭失；三是应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存三是应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体上。的载体上。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点1.电子文件形成部门的收集范围Page252.电子文件453.3.电子文件的格式要求电子文件的格式要求 各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适宜归档的各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生的专业格式的电子文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。文件，应当注意连同专业软件一并收集。Page 264.4.元数据的记录元数据的记录 对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据，我国上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据，我国目前正在逐渐出台不同类型电子文件元数据的采集标准，已经发布的有目前正在逐渐出台不同类型电子文件元数据的采集标准，已经发布的有DA/T46-2009DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案等，各单位在研发信息系统文书类电子文件元数据方案等，各单位在研发信息系统的过程中，应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准。的过程中，应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点3.电子文件的格式要求Page264.元数据的记录二、46（四）电子文件的归档（四）电子文件的归档1.1.电子文件的归档范围和电子档案的保管期限电子文件的归档范围和电子档案的保管期限（1 1）归档范围）归档范围 依据依据电子文件归档与管理规范（电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2016GB/T18894-2016）、）、公务电子邮件归档与管理规则（公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005DA/T32-2005），并参照国家档案），并参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本系统、本单位主要职能，局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本系统、本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定三定”规定中的规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、音频文件、数据文件等各种类型的电子文件纳入归档文件、影像文件、音频文件、数据文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。范围。Page 27二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（四）电子文件的归档Page27二、电子文件管理的通用47在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件的归档工作：的归档工作：记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；文件扫描获得的图像文件；本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据文件；数据文件；本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；保电子文件可读取的专用软件；与电子文件相对应的元数据和背景信息。与电子文件相对应的元数据和背景信息。Page 28二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电48（2 2）保管期限）保管期限 依据国家档案局有关档案保管期限的规定，按照电子档案的保依据国家档案局有关档案保管期限的规定，按照电子档案的保存和利用价值划分电子档案的保管期限。存和利用价值划分电子档案的保管期限。Page 29 二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点（2）保管期限Page29二、电子文件管理的通492.2.电子文件的归档时间电子文件的归档时间 电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6 6月底前完成。已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子月底前完成。已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。文件办理完毕后实时归档。Page 303.3.电子文件的鉴定和检测电子文件的鉴定和检测 电子文件归档时的鉴定和检测工作由文件形成部门、信息电子文件归档时的鉴定和检测工作由文件形成部门、信息化部门、保密部门和档案部门共同承担，依照本单位的相关化部门、保密部门和档案部门共同承担，依照本单位的相关规定，确定电子文件的归档范围、密级及划定保管期限，对规定，确定电子文件的归档范围、密级及划定保管期限，对电子文件进行真实、完整、可用和安全的鉴定、检测，并由电子文件进行真实、完整、可用和安全的鉴定、检测，并由相关责任人确认。相关责任人确认。二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点2.电子文件的归档时间Page303.电子文件的鉴定和504.4.电子文件的归档格式和存储介质电子文件的归档格式和存储介质 电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档（使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式），对于其他文件归档（使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式），对于其他文件格式应在确保电子文件真实、完整、可用、安全的前提下进行格式转格式应在确保电子文件真实、完整、可用、安全的前提下进行格式转换后归档，对于无法转换的或采用专业软件生成的电子文件，应将其换后归档，对于无法转换的或采用专业软件生成的电子文件，应将其处理和解读所依赖的计算机软件一并归档。处理和解读所依赖的计算机软件一并归档。采取物理归档方式的单位，存储电子文件的介质推荐使用移动硬采取物理归档方式的单位，存储电子文件的介质推荐使用移动硬盘或一次写光盘，若使用移动硬盘进行归档，需要注意的是必须由档盘或一次写光盘，若使用移动硬盘进行归档，需要注意的是必须由档案部门提供专用的移动硬盘，该移动硬盘不得用于除归档外的任何用案部门提供专用的移动硬盘，该移动硬盘不得用于除归档外的任何用途。途。属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。保密规定办理归档手续。此外，通过软件加密的电子文件应解密后归档，通过软件压缩的此外，通过软件加密的电子文件应解密后归档，通过软件压缩的电子文件应解压缩后归档。电子文件应解压缩后归档。Page 31二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点4.电子文件的归档格式和存储介质Page31二、电子文515.5.电子文件的异质归档电子文件的异质归档 具有永久或定期具有永久或定期3030年以上保存价值的电子文件，应异质为纸质年以上保存价值的电子文件，应异质为纸质文件或缩微胶片同时归档。文件或缩微胶片同时归档。Page 32二、电子文件管理的通用要点二、电子文件管理的通用要点5.电子文件的异质归档Page32二、电子文件管理的通52Page 33Page3353（一）登记电子文件（一）登记电子文件为便于电子文件的归档操作，每份待归档的电子文件均应由为便于电子文件的归档操作，每份待归档的电子文件均应由文件形成部门在文件形成部门在电子文件目录中登记。电子文件目录中登记。Page 35文文件件编编号号题名题名形成形成部门部门形成形成日期日期文件文件类别类别载载体体编编号号载载体体型型号号载载体体类类型型密级密级保管保管期限期限备注备注电子文件目录电子文件目录三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程（一）登记电子文件Page35文件编号题名形成形成文件54同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门在同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门在电子文件登记表中登记。电子文件登记表中登记。Page 36硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）操作系统操作系统数据库系统数据库系统相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）记录字符、图形、音频、视频文件格式记录字符、图形、音频、视频文件格式填表人（签名）填表人（签名）年年月月日日审核人（签名）审核人（签名）年年月月日日电子文件登记表电子文件登记表三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程同时，每种格式的待归档电子文件均应由文件形55电子文件管理工作课件56电子文件的登记需要注意以下几个问题：电子文件的登记需要注意以下几个问题：1.1.电子文件目录和电子文件登记表必须随电子文件电子文件目录和电子文件登记表必须随电子文件一并向档案部门移交。一并向档案部门移交。2.2.电子文件登记表和电子文件目录应作为重要的元数据电子文件登记表和电子文件目录应作为重要的元数据项目与电子文件同时保存。项目与电子文件同时保存。3.3.电子文件异质为其他载体形式的，其电子文件登记表和电子文件异质为其他载体形式的，其电子文件登记表和电子文件目录应制作相应载体形式的版本一并保存。电子文件目录应制作相应载体形式的版本一并保存。Page 37三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程电子文件的登记需要注意以下几个问题：Page37三、基57（二）电子文件归档流程电子文件归档的一般程序是：鉴定电子文件归档的一般程序是：鉴定填写归档处理单填写归档处理单给予给予归档标识归档标识预归档预归档调整归档电子文件调整归档电子文件检测归档电子文件检测归档电子文件归档。归档。Page 38三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程（二）电子文件归档流程Page38三、基于信息系统环境58电子文件的其他整理要求包括：格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储。61电子文件的其他整理要求包括：格式转换、元数据收集、归档数据59格式转换 电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合版式电子文件长期保存格式需求（DA/T 47-2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。国家档案局数字档案室建设指南(2014)62格式转换国家档案局数字档案室建设指南(2014)6260元数据收集63元数据收集6361归档数据包组织64归档数据包组织6462存储65存储65631.1.鉴定鉴定 电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实、完整、可用和安全，核定，鉴定的内容包括：审核电子文件的真实、完整、可用和安全，核对其内容和签章；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件对其内容和签章；鉴别电子文件的价值，确定其存舍；根据电子文件的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。的价值划分其保管期限；确定限制利用的电子文件。办结库：是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储位置，用于办结库：是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储位置，用于积累该部门办理完毕的电子文件。业务部门应将办理完毕的电子文件积累该部门办理完毕的电子文件。业务部门应将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累。集中存贮，统一处理。档案部门具有浏随时存入本部门办结库积累。集中存贮，统一处理。档案部门具有浏览办结库的权限。览办结库的权限。Page 39三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程1.鉴定Page39三、基于信息系统环境下的电子文件642.2.填写归档处理单填写归档处理单 经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写归档处理单，内容包括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、归档处理单，内容包括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等等1010项。归档处理单中的归档号和归档时间在后续流程中填写。项。归档处理单中的归档号和归档时间在后续流程中填写。Page 40文件标题文件标题发文字号发文字号责任者责任者主题词主题词形成时间形成时间承办部门承办部门密级密级保管期限保管期限限制利用限制利用归档时间归档时间归档责任人归档责任人归档号归档号归档处理单归档处理单三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程2.填写归档处理单Page40文件标题发文字号责任653.3.给予归档标识给予归档标识 赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由系统赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由系统自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。Page 414.4.预归档预归档 文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项。间项。预归档库：是信息系统在档案部门设置的逻辑存储位置。预归档库：是信息系统在档案部门设置的逻辑存储位置。业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定并进行业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定并进行预归档操作后，按类别、机构或问题保存在此库中。预归档操作后，按类别、机构或问题保存在此库中。三、基于信息系统环境下的电子文件三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程归档流程3.给予归档标识Page414.预归档三、基于信息系统665.5.调整归档的电子文件调整归档的电子文件 档案部门对预归档库中的电子文件进行调整，包括是否属于归档案部门对预归档库中的电子文件进行调整，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。档案部门档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。档案部门如对某部门预归档的文件有修改意见，可以自行修改，或将文件退回，如对某部门预归档的文件有修改意见，可以自行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档。由该部