时间管理讲义课件

小故事 有有两两个个人人，到到非非洲洲去去考考察察。他他们们突突然然迷迷路路了了，正正当当他他们们在在想想怎怎么么办办时时，突突然然看看到到一一只只非非常常凶凶猛猛的的狮狮子子朝朝着着他他们们跑跑过过来来，其其中中一一人人马马上上从从自自己己的的旅旅行行袋袋里里拿拿出出运运动动鞋鞋穿穿上上。另另外外一一人人看看到到同同伴伴在在穿穿运运动动鞋鞋就就摇摇摇摇头头说说：“没没用用啊啊，你你怎怎么么跑跑也也没没有有狮狮子子跑跑得得快快。”同同伴伴说说：“嗨嗨，你你当当然然不不知知道道，在在这这个个紧紧要要关关头头最最重重要要的的是是我我要要跑得比你快。跑得比你快。”6/28/20246/28/20241 1小故事 有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在故事的启示故事的启示古语说得好：一寸光阴一寸。6/28/20246/28/20242 2故事的启示古语说得好：一寸光阴一寸。7/29/20232时间管理时间管理我们为什么很忙如何提高工作效率6/28/20246/28/20243 3时间管理我们为什么很忙7/29/20233我们为什么很忙我们为什么很忙时间管理的涵义管理人员时间管理的特点你能支配自己的时间吗6/28/20246/28/20244 4我们为什么很忙时间管理的涵义7/29/20234时间管理的涵义时间管理的涵义时间管理的目的时间的运用时间的划分时间的价值6/28/20246/28/20245 5时间管理的涵义7/29/20235时间管理的涵义时间管理的涵义时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效三效,即效果、效率、效能。即效果、效率、效能。6/28/20246/28/20246 6时间管理的涵义7/29/20236时间管理的涵义时间管理的涵义时间的时间的运用运用l l大块时间大块时间l l首要时间首要时间l l零碎时间零碎时间l l固定时间固定时间l l安静时间安静时间l l弹性时间弹性时间l l交通时间交通时间6/28/20246/28/20247 7时间管理的涵义7/29/20237时间管理的涵义时间管理的涵义时间的时间的划分划分l l工作时间工作时间l l休闲时间休闲时间l l家庭时间家庭时间l l个人时间个人时间l l思考时间思考时间6/28/20246/28/20248 8时间管理的涵义7/29/20238管理人员时间管理的特点管理人员时间管理的特点 时间不够用你的时间够用吗？你的时间够用吗？【案例案例】曾经有一家顾问公司对曾经有一家顾问公司对100100名经理人做过一次调查，结果表明：名经理人做过一次调查，结果表明：仅有仅有1 1人认为有足够的时间；人认为有足够的时间；1010人认为需要人认为需要10%10%的额外时间；的额外时间；4040人认为需要人认为需要25%25%的额外时间；的额外时间；其余的人认为需要多于其余的人认为需要多于50%50%的额外时间。的额外时间。从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间从这个数据可以感觉到，很多人需要有更多的额外时间6/28/20246/28/20249 9管理人员时间管理的特点 7/29/20239你能支配自己的时间吗？你能支配自己的时间吗？可以支配的时间就是财富本身。可以支配的时间就是财富本身。马克思马克思是否顾虑其他的事，而不能集中心力做目前该做是否顾虑其他的事，而不能集中心力做目前该做的事的事工作会经常被中断工作会经常被中断是否每夜回家感到精疲力尽，却好象什么事也没是否每夜回家感到精疲力尽，却好象什么事也没做做是否觉得没有休闲或运动，连随便玩玩也没空是否觉得没有休闲或运动，连随便玩玩也没空6/28/20246/28/20241010你能支配自己的时间吗？可以支配的时间就是财富本身。马克思如何提高工作效率如何提高工作效率时间管理的时间管理的/原则原则时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则时间管理三原则时间管理三原则了解您的生产率周期了解您的生产率周期工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法6/28/20246/28/20241111如何提高工作效率时间管理的/原则7/29/20231时间管理的时间管理的/原则原则(帕雷托原则）能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。集集中中精精力力在在能能获获得得最最大大回回报报的的事事情情上上，而而不不要要花花费在对成功无益的事情上。费在对成功无益的事情上。80%80%80%80%的时间的时间的时间的时间20%20%20%20%的时间的时间的时间的时间80%80%80%80%的的的的次要工作次要工作次要工作次要工作20%20%20%20%的的的的重要工作重要工作重要工作重要工作投入投入投入投入投入投入投入投入6/28/20246/28/20241212时间管理的/原则(帕雷托原则）能控制具有重要性的少数时间管理的时间管理的/原则原则(帕雷托原则）划划分分事事情情的的紧紧急急程程度度时时，我我们们应应该该遵遵循循的的原原则则是是什什么么呢呢？首首先先应应该该是是轻轻重重，再再就就是是缓缓急急。应应该该把把时时间间多多投投资资在在重重要要的的事事情情上上，大大家家一一定定要要牢牢记记这这四四个个字字“轻轻重重缓缓急急”。那那么么轻轻重重缓缓急急是是建建立立在在什什么么基基础础上上的的呢呢？是是建建立立在在二二八八原原则则上上的。的。6/28/20246/28/20241313时间管理的/原则(帕雷托原则）7/29/202313时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则建立活动日志排出优先顺序重要事情先做6/28/20246/28/20241414时间管理的四象限法则建立活动日志7/29/202314时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则建立活动日志vv要想使工作任务的完结得到改善，记录详细的每日活动日志。要想使工作任务的完结得到改善，记录详细的每日活动日志。vv记记录录日日志志的的目目的的是是为为了了帮帮助助管管理理人人员员来来提提高高自自己己的的生生产产力力和和工作效率，同时也改善自己的工作表现。工作效率，同时也改善自己的工作表现。vv为为了了确确保保应应用用时时间间管管理理流流程程的的成成功功，任任何何一一项项活活动动都都不不能能被被漏掉。漏掉。vv 评定日志评定日志评定日志评定日志：6/28/20246/28/20241515时间管理的四象限法则建立活动日志7/29/202315时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则紧急的紧急的紧急的紧急的非紧急的非紧急的非紧急的非紧急的重要的重要的重要的重要的活动活动危机危机紧迫问题紧迫问题接近最后期限的项目接近最后期限的项目活动活动预防预防,生产控制活动建立良好生产控制活动建立良好的人际关系的人际关系寻求新的契机寻求新的契机计划计划,再创造再创造非重要的非重要的非重要的非重要的活动活动中途打扰中途打扰,某些电话某些电话发来邮件某些汇报发来邮件某些汇报流行的行为流行的行为活动活动日常的日常的,微不足道的工作微不足道的工作某些电话某些电话浪费时间的事情浪费时间的事情令人愉快的活动令人愉快的活动6/28/20246/28/20241616时间管理的四象限法则紧急的非紧急的重要的非重要的7/时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则排出优先顺序测试你做事情的优先顺序测试你做事情的优先顺序 应应该该按按照照什什么么来来确确定定事事情情的的优优先先顺顺序序呢呢？这这是是一一个个仁仁者者见见仁仁、智智者者见见智智的的问问题题。你你平平时时都都是是按按照照什什么么来来确确定定做做事事情情的的优优先先顺顺序呢？序呢？装桶的故事装桶的故事 6/28/20246/28/20241717时间管理的四象限法则7/29/202317时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则排出优先顺序排出优先顺序2.2.优先矩阵优先矩阵 6/28/20246/28/20241818时间管理的四象限法则排出优先顺序7/29/202318时间管理的四象限法则时间管理的四象限法则重要事情先做重要事情先做是是根根据据事事情情的的重重要要程程度度决决定定优优先先顺顺序序。为为什什么么要要按按照照事事情情的的重重要要程程度度来来决决定定优优先先顺顺序序呢呢？举举一一个个例例子子：有有一一个个非非常常大大的的桶桶，桶桶旁旁边边放放了了一一些些大大石石块块、小小石石块块、水水和和沙沙子子，你你怎怎么么做做才才能能最最大大限限度度地把这些东西都放进桶里呢？地把这些东西都放进桶里呢？6/28/20246/28/20241919时间管理的四象限法则7/29/202319时间管理的三原则时间管理的三原则诊断自己的时间诊断自己的时间分析无效的时间分析无效的时间排除浪费的时间排除浪费的时间6/28/20246/28/20242020时间管理的三原则诊断自己的时间7/29/202320了解您的生产率周期了解您的生产率周期每个人都有日生产率周期，有些人在上午工作效率高，有些人在下午效率高。了解自己的生产率周期，可以显著的提高管理效率。6/28/20246/28/20242121了解您的生产率周期每个人都有日生产率周期，有些人在上午工作效工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv不会拒绝不会拒绝vv不速之客的打扰不速之客的打扰vv习惯拖延习惯拖延vv电话干扰电话干扰vv文件满桌文件满桌vv有效会议原则有效会议原则6/28/20246/28/20242222工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202322工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法 不会拒绝不会拒绝“时间管理当中最有用的词是时间管理当中最有用的词是不不。”华华为为人人认认为为，人人们们组组织织工工作作不不当当中中最最常常见见的的一一种种情情况况就就是是不不会会拒拒绝绝，这这特特别别容容易易发发生生在在热热情情洋洋溢溢的的新新人人身身上上。新新人人为为了了表表现现自自己己，往往往往把把来来自自于于各各方方的的请请托托都都一一一一不不假假思思索索地地接接受受下下来来，但但这这不不是是一一种种明明智智的的行为。行为。量量力力而而行行地地说说“不不”，对对己己对对人人都都是是一一种种负负责责。首首先先，自自己己不不能能胜胜任任请请托托的的工工作作，不不仅仅徒徒费费时时间间，还还会会对对自自己己其其它它工工作作造造成成障障碍碍。同同时时，无无论论是是工工作作延延误误还还是是效效果果无无法法达达标标，都都会会打打乱乱请请托托人人的的时时间间安安排排，结结果果“双输双输”。所所以以华华为为一一向向强强调调，接接到到别别人人的的请请托托，不不要要急急于于说说“是是”，而而是是分分析析一一下下自自己己能能不不能能如如期期按按质质地地完完成成工工作作。如如果果不不能能，那那要要具具体体与与请请托托人人协调，在必要的时刻，要敢于说协调，在必要的时刻，要敢于说“不不”。6/28/20246/28/20242323工作中常见的浪费时间现象与解决方法 不会拒绝7/29/202工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv不速之客的打扰若若若若有有有有人人人人敲敲敲敲门门门门拜拜拜拜访访访访，一一一一聊聊聊聊就就就就花花花花掉掉掉掉数数数数十十十十分分分分钟钟钟钟，所所所所以以以以尽尽尽尽量量量量花花花花几几几几分分分分钟即可结束；钟即可结束；钟即可结束；钟即可结束；6/28/20246/28/20242424工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202324工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv习惯拖延习惯拖延应应该该马马上上做做出出的的决决策策延延期期去去做做，应应该该付付诸诸的的行行动动一一再再推推迟迟，久久而而久久之之，就就养养成成了了拖拖延延的的习习惯惯，使使你你失失去去时时间间.错错过过机机会会.增增加加最最后后时时限限的的压压力力和和产产生各种危机。生各种危机。能马上做的，立即行动。能马上做的，立即行动。6/28/20246/28/20242525工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202325工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法v电话干扰管管理理人人员员每每天天总总要要接接到到数数个个甚甚至至数数十十个个的的电电话话，而而他他打打出出去去的的大大概概也也在在这这个个数数目目不不止止，这这些些电电话话通通常常都都不不能能像像其其他他公公务务一一样样，集集中中处处理理，尤尤其其是是来来电电，究究竟竟什什么么时时候候会会铃铃响响根根本本无无从从得得知知，因因此此许许多多工工作作常常因因接接转转电电话话而而被被干干扰扰中中断断。根根据据心心理理学学家家的的研研究究，当当我我们们正正在在专专心心做做一一件件事事情情或或思思考考某某一一项项问问题题的的时时候候，最最好好能能够够一一气气呵呵成成，不不要要中中途途中中断断，因因为为受受到到中中断断的的干干扰扰之之后后，通通常常都都要要经经过过一一段段相相当当长长的的时时间间才才能能使使精精神神或或思思绪绪再再重重新新集集中中，根根据据研研究究，电电话话的的干干扰扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。6/28/20246/28/20242626工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202326工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv电话干扰电话干扰在在处处理理电电话话方方面面：选选择择一一位位能能干干的的秘秘书书，授授予予更更大大的的权权力力，在在某某些些事事件件之之内内的的电电话话，直直接接交交给给他他去处理，不必转接。去处理，不必转接。普普通通职职员员可可与与同同事事沟沟通通，告告诉诉什什么么样样的的电电话话才才可可转接等方法。转接等方法。如如果果非非由由经经营营者者自自行行处处理理不不可可时时，应应简简短短扼扼要要，不不要要在在电电话话中中扯扯此此与与主主题题无无关关的的事事情情，养养成成能能在在3 3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。6/28/20246/28/20242727工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202327工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv文件满桌处处理理公公私私信信件件是是一一件件挺挺浪浪费费时时间间的的事事情情，因因为为“写写信信”不不比比“说说话话”，总总是是比比较较费费时时间间，再再加加上上字字句句的的斟斟酌酌，一一封封普普通通信信件件写写下下来来，总总要要耗耗很很长长的时间（包括电子邮件）。的时间（包括电子邮件）。6/28/20246/28/20242828工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202328工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法v文件满桌在在处处理理书书信信方方面面：能能交交由由下下级级单单位位，可可直直接接交交给给他他们们去去处处理理，这这样样就就可可以以节节省省许许多多时时间间。写写信信时时应应尽尽可可能能简简短短扼扼要要，不要拖泥带水；不要拖泥带水；打包原则打包原则邱邱吉吉尔尔说说过过，不不能能在在一一张张纸纸的的范范围围内内把把想想表表达达的的意意思思完完全全表表达达出出来来的的，就就不不能能算算精精简简扼扼要要，这这个个标标准准，可可以以让让经经营营者做为处理信件时参考。者做为处理信件时参考。6/28/20246/28/20242929工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202329工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv有效会议原则“开开会会”，每每一一个个企企业业每每周周总总要要开开几几次次会会议议，规规模模越越大大者者，开开会会的的次次越越频频繁繁，每每次次开开会会时时间间少少者者2020分分钟钟，多多者者持持续续3 34 4小小时时，这这些些会会议议有有些些是是“计计划划“公公司司政政事事，有有些些是是”检检讨讨“业业务务成成效效，有有些些是是”协协调调工工作作系系其其目目的的都都是是冠冠勉勉堂堂皇皇，但但是是根根据据管管理理顾顾问问机机构构研研究究发发现现，大大部部分分企企业业内内所所开开的的会会议议都都患患有有“会会而而不不议议、议议而而不不行行”的的手手病病，大大家家在在会会中中信信口口开开河河或或无无的的放放，说说得得口口沫沫横横飞飞，听听者者则则是是昏昏昏昏入入睡睡，等等到到该该说说的的都都说说完完了了以以后后，主主席席乃乃宣宣布布散散会会，于于是是大大家家带带着着一一脸脸的的空空白白，打打个个哈哈欠欠，做做鸟鸟兽兽散散，这这是是一一般般企企业业界界开开会会的的通通病病，也也是是造造成成经经营营者者浪浪费费时间的原因。时间的原因。6/28/20246/28/20243030工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202330工作中常见的浪费时间现象与解决方法工作中常见的浪费时间现象与解决方法vv有效会议原则有效会议原则在在参参与与会会议议方方面面：不不参参加加没没有有准准备备的的会会议议，规规定定员员工工养养成成开开会会必必须须准准备备，发发言言必必须须简简短短，内内容容必必须须充充实实，会会议议必必做做“结结论论”的的习习惯惯。一一方方面面减减短短会会议议的的时时间间，一一方方面面使使会会议议不不流流于于形形式式。除除此此之之外外经经营营者者应应该该视视会会议议的的性性质质，尽尽量量减减少少参参加加会会议议，有有些些会会议议末末必必要要参参加加，只只要要在在会会议议后后批批阅阅一一下下会会议记录即可了解全盘大要。议记录即可了解全盘大要。6/28/20246/28/20243131工作中常见的浪费时间现象与解决方法7/29/202331管理人员时间管理的特点管理人员时间管理的特点 时间不够用(2)(2)你如何看待以下问题你如何看待以下问题?时间就是金钱吗？时间就是金钱吗？时间时间=金钱金钱金钱对你的意义重于时间吗？金钱对你的意义重于时间吗？时间金钱时间金钱时间对你比金钱更有价值吗？时间对你比金钱更有价值吗？时间金钱时间金钱你选择哪一种答案？你选择哪一种答案？_6/28/20246/28/20243232管理人员时间管理的特点 7/29/202332时间管理的涵义时间管理的涵义时间的时间的价值价值l l无形价值无形价值l l有形价值有形价值6/28/20246/28/20243333时间管理的涵义7/29/202333谢谢你的阅读v知识就是财富v丰富你的人生谢谢你的阅读知识就是财富时间管理讲义课件