文件编写培训教程课件

文件编写培训教程文件编写培训教程文件编写培训教程培训提纲 培训材料之三培训材料之三一一 文件是什么文件是什么二二 文件编写内容文件编写内容三三 流程图流程图四四 程序文件编写程序文件编写五五 文件编写出现的问题文件编写出现的问题*2培训提纲 一 文件是什一、文件是什么 培训材料之三培训材料之三1 1、文件的含义、文件的含义*3 文件文件documentdocument信息（信息（3.7.13.7.1）及其承载媒介）及其承载媒介 示例：记录（3.7.6）、规范(3.7.3)、程序文件、图样、报告、标准。信息信息informatininformatin有意义的数据。有意义的数据。实例：图样、标志牌、标志线、信号灯等。一、文件是什么 1、文件的含文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：a）满足顾客要求和质量改进；b）提供适宜的培训；c）重复性和可追溯性；d）提供客观证据；e）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。培训材料之三培训材料之三2 2、文件的价值、文件的价值*4一、文件是什么 文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：一、文件是什么 培训材料之三培训材料之三3 3、为什么需要编写文件、为什么需要编写文件*5一、文件是什么 3、为什么需 培训材料之三培训材料之三4 4、文件的性质、文件的性质*6一、文件是什么 4、文件的性质*6一、文件 培训材料之三培训材料之三5 5、文件分类、文件分类*7一、文件是什么 5、文件分类*7一、文件是p管理文件的管辖范围（公司、地方、区域）p下级文件的要求必须服从上级文件的要求p下级文件是否需要编写，取决于:上级文件是否强制规定体系管理标准是否规定要编制文件要求上级文件是否直接可以执行、操作上级文件是否直接发到执行者下级是否需要提出高于上级文件的要求 培训材料之三培训材料之三6 6、文件层级、文件层级*8一、文件是什么管理文件的管辖范围（公司、地方、区域）培训材料之三培训材料之三7 7、文件的要求、文件的要求文文件件的的要要求求文字越简越好，简明、清楚、可操作。按照既定的规则书写文件。职责明确负责做什么即可。适用范围行政范围、地理范围。适用于所辖区域和部门。程序文件管理流程中的事项要面面俱到，有其他文件支撑时可引出文件。手册依托程序文件；没有程序文件的部分文字描述要详细些。表达方式按如下顺序：图示表式文字。程序内容按5W1H描述。即WHAT(干什么)、WHY(何故)、WHO(何人)、WHEN(何时)、WHERE(何处)、HOW(如何控制)。作业文件按作业流程中的事项面面俱到，要详细、具体。重点是描述干什么、怎么干、干到什么程度或要求，遇到问题时怎么办，留下什么记录等。记录依照文件要求设计的表式，使用时记载信息。一、文件是什么*9 7、文件的要求文件的要求文 培训材料之三培训材料之三8 8、文件控制、文件控制文文件件控控制制文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。确保外来文件得到识别，并控制其分发；确保文件保持清晰、易于识别；确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保文件的更改和现行修订状态得到识别；必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；一、文件是什么*10 8、文件控制文件控制文件发 培训材料之三培训材料之三9 9、文件的标准化、文件的标准化一、文件是什么*11 9、文件的标准化一、文件是培训提纲 培训材料之三培训材料之三一一 文件是什么文件是什么二二 文件编写内容文件编写内容三三 流程图流程图四四 程序文件编写程序文件编写五五 文件编写出现的问题文件编写出现的问题*12培训提纲 一 文件名称文件名称文件名称文件名称要准确反映所描述的业务活动过程，从文件名称中能够要准确反映所描述的业务活动过程，从文件名称中能够大体了解文件所控制的业务活动。大体了解文件所控制的业务活动。一般管理文件的名称用一般管理文件的名称用“（限定词）业务活动（动词）管（限定词）业务活动（动词）管（限定词）业务活动（动词）管（限定词）业务活动（动词）管理程序理程序理程序理程序”。文件名称要文件名称要避免避免 空泛。空泛。“设备管理条例设备管理条例”小事套大帽。小事套大帽。“流动污染源控制的管理程序流动污染源控制的管理程序”以点盖面。以点盖面。“采购供应管理制度采购供应管理制度”二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三1 1、文件名称的要求、文件名称的要求*13 文件名称要准确反映所描述的业务活动过程，从文件二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三2 2、管理文件的主要构成、管理文件的主要构成A A、范围、范围B B、定义或术语（需要时）、定义或术语（需要时）C C、管理职责、管理职责D D、业务管理程序和主题内容、业务管理程序和主题内容E E、记录、记录F F、附图附表：管理流程图、记录表、附图附表：管理流程图、记录表管理文件的构成*14二、文件编写内容 2、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三3 3、管理文件的内容、管理文件的内容 -*15二、文件编写内容 3、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续1 1）*16二、文件编写内容 3、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续2 2）*17二、文件编写内容 3、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续3 3）*18二、文件编写内容 3、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三 3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续4 4）*19二、文件编写内容 二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三 3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续5 5）*20二、文件编写内容 二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三3 3、管理文件的内容（续、管理文件的内容（续6 6）*21二、文件编写内容 3、管理文二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三4 4、文件编写注意事项、文件编写注意事项*22二、文件编写内容 4、文件编三三稿稿一一定定工工作作过过程程二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三5 5、文件编制流程、文件编制流程*23三稿一定工作过程二、文件编写内容 二、文件编写内容 培训材料之三培训材料之三6 6、文件拟稿人基本要求、文件拟稿人基本要求*24二、文件编写内容 6、文件拟培训提纲 培训材料之三培训材料之三一一 文件是什么文件是什么二二 文件编写内容文件编写内容三三 流程图流程图四四 程序文件编写程序文件编写五五 文件编写出现的问题文件编写出现的问题*25培训提纲 一 文件是什三、流程图 培训材料之三培训材料之三1 1、流程图的作用、流程图的作用*26三、流程图 1、流程图的作用三、流程图 培训材料之三培训材料之三2 2、流程图的编制要点、流程图的编制要点*27三、流程图 2、流程图的编制三、流程图 培训材料之三培训材料之三2 2、流程图的编制要点、流程图的编制要点*28三、流程图 2、流程图的编制三、流程图 培训材料之三培训材料之三3 3、流程图的编制、流程图的编制*29三、流程图 3、流程图的编制文文件件复复印印过过程程三、流程图 培训材料之三培训材料之三3 3、流程图的编制（续、流程图的编制（续1 1）*30案例案例文件复印过程三、流程图 3、文文件件编编制制流流程程三三稿稿一一定定工工作作过过程程三、流程图 培训材料之三培训材料之三3 3、流程图的编制（续、流程图的编制（续2 2）*31案例案例文件编制流程三稿一定工作过程三、流程图 三、流程图 培训材料之三培训材料之三3 3、流程图的编制（续、流程图的编制（续3 3）水壶先接水。水壶先接水。将壶放稳在电盘座上。将壶放稳在电盘座上。插上电源。插上电源。打开开关（绿色旋钮往上推）：打开开关（绿色旋钮往上推）：红灯亮（正在烧开水）红灯亮（正在烧开水）红灯灭（水已烧开）红灯灭（水已烧开）不使用时，请拔掉点源。不使用时，请拔掉点源。使用电烧水壶步骤案例案例*32三、流程图 3、流程图的编制培训提纲 培训材料之三培训材料之三一一 文件是什么文件是什么二二 文件编写内容文件编写内容三三 流程图流程图四四 程序文件编写程序文件编写五五 文件编写出现的问题文件编写出现的问题*33培训提纲 一 文件是什 为进行某项活动或过程过程(3.4.1)所规定的途径。注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件文件(3.7.2)(3.7.2)可称为“程序文件”。程序是形成客观事实或过程结果的逻辑顺序的活动步骤及其要求。程序文件可以是管理过程活动的，也可以是管理作业活动的；可以是跨部门管理，也可以是部门内管理。四、程序文件编写 培训材料之三培训材料之三1 1、程序的定义及其理解、程序的定义及其理解程序 procedure*34程序是形成客观事实或过程结果的逻辑顺序的活动步骤及其要求。四、程序文件编写 培训材料之三培训材料之三2 2、程序文件的编写、程序文件的编写*35四、程序文件编写 2、程序文四、程序文件编写 培训材料之三培训材料之三3 3、文件编制准备、文件编制准备*36四、程序文件编写 3、文件编四、程序文件编写 培训材料之三培训材料之三3 3、文件编制准备（续）、文件编制准备（续）*37四、程序文件编写 3、文件编培训提纲 培训材料之三培训材料之三一一 文件是什么文件是什么二二 文件编写内容文件编写内容三三 流程图流程图四四 程序文件编写程序文件编写五五 文件编写出现的问题文件编写出现的问题*38培训提纲 一 文件是什五、文件编写出现的问题 培训材料之三培训材料之三1、文件编写过程中存在的问题*39五、文件编写出现的问题 1、五、文件编写出现的问题（续）培训材料之三培训材料之三1、文件编写过程中存在的问题*40五、文件编写出现的问题（续）