体系文件编写

nISO9001:2000 体体系文件编写系文件编写广东伟德利电器有限公司广东伟德利电器有限公司0伟德利-ISO办一体系文件编写的重要性一体系文件编写的重要性 体体系系文文件件在在ISO9000、ISO14000及及QS9000体体系系建建立立和和运运行的过程中扮演着相当重要的角色：行的过程中扮演着相当重要的角色：（1）符合标准要求）符合标准要求 在在ISO9001总要求中明确提出总要求中明确提出 “组组织织应应按按本本标标准准的的要要求求建建立立质质量量管管理理体体系系，形形成成文文件件，加加以以实实施和保持，并持续改进其有效性施和保持，并持续改进其有效性”。（2）工作的依据）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持 一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作 时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工 作的方式和方法欠明确和清楚。作的方式和方法欠明确和清楚。1伟德利-ISO办一体系文件编写的重要性一体系文件编写的重要性 （3）提升管理技术水平的基础提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日 常工作，不断地完善管理和技术的要求。常工作，不断地完善管理和技术的要求。（4）防止经验的流失防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成动作上的因难。流失，从而造成动作上的因难。2伟德利-ISO办一体系文件编写的重要性一体系文件编写的重要性 （5）改善人际关系）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨 擦的机会。擦的机会。（6）员工的责任心和荣誉感）员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。3伟德利-ISO办二体系文件的架构二体系文件的架构（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一阶文件：手册一阶文件：手册 二阶文件：程序二阶文件：程序 三阶文件；工作指导书三阶文件；工作指导书 四阶文件：表单或表格四阶文件：表单或表格 但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多 规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：个层次，即：一阶文件：手册一阶文件：手册 二阶文件：程序二阶文件：程序/工作指导书工作指导书 三阶文件：表单三阶文件：表单 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时 亦需考虑公司未来的扩充和发展等。亦需考虑公司未来的扩充和发展等。4伟德利-ISO办二体系文件的架构二体系文件的架构（二）文件架构的说明（二）文件架构的说明 1手册手册 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必 须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公 司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2程序书程序书 程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要 求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活 动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由 谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控 制和记录等。制和记录等。5伟德利-ISO办二体系文件的架构二体系文件的架构 3工作指导书工作指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工 作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准 书。书。4表单表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就 应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设 计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。6伟德利-ISO办二体系文件的架构二体系文件的架构 一一般般来来说说，一一项项工工作作涉涉及及到到多多个个部部门门则则我我们们写写文文件件时时编编制制成成程程序序，例例如如：采采购购程程序序、纠纠正正和和预预防防措措施施程程序序等等，而而工工作作只只和和自自己己部部门门有有关关的的作作业业在在编编制制文文件件时时做做成成指指导导书书的的格格式式，例例如如：设设备备使用指导书、指导书产品检验指导书等。使用指导书、指导书产品检验指导书等。一一般般对对于于图图纸纸、设设备备说说明明书书、国国内内、国国际际的的标标准准亦亦归归纳纳为为工工作指导书类文件。作指导书类文件。7伟德利-ISO办三、文件的结构三、文件的结构 一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整 结构有：结构有：1目的目的 2范围范围 3职责职责 4定义定义 5作业内容作业内容/文件内容文件内容 6附件附件 7.流程图流程图 8伟德利-ISO办三、文件的结构三、文件的结构 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1目的目的 应应叙叙述述编编制制此此文文件件的的作作用用和和目目的的，即即“做做这这件件事事是是为为了了什什么么”？2范围范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能 范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动范围，所以编写时应注意它的涵盖性。例如某公司有手动和自动 的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范的绕线机，如果文件的内容只针对手动的绕线机，却将文件的范 围写成围写成“适用于公司所有绕线机的使用适用于公司所有绕线机的使用”，即是明显的错误。，即是明显的错误。3职责职责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般时常会就相 关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关人员担负的权责做简单叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有 关的主导部门和相关部门的权责。关的主导部门和相关部门的权责。9伟德利-ISO办三、文件的结构三、文件的结构 4定义定义 亦亦即即名名词词解解释释，针针对对文文件件中中用用到到的的专专业业术术语语、英英文文缩缩写写做做明明确确说说 明，会令文件内容更清楚明白。明，会令文件内容更清楚明白。5作业内容作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两 个部份。个部份。（1）流流程程图图：以以流流程程图图的的形形式式描描述述工工作作进进行行和和程程序序，会会更更容容易易了了解解文文件件内内容容，但但是是并并非非每每份份文文件件都都需需流流程程图图，完完全全视视乎乎文文件件类型。类型。10伟德利-ISO办三、文件的结构三、文件的结构 （2）文文件件内内容容：在在编编写写文文件件内内容容时时，一一定定需需注注意意5W1H（WHO，WHEN，WHERE，WHAT，WHY，HOW）结结合合，即即由由谁谁（WHO），在在何何时时（WHEN），在在何何地地（WHERE），做做何何事事（WHAT），为为什什么么做做（WHY），怎怎样样做做（HOW），缺缺少少任任何何一个一个W或或 H，都有可能使文件的内容不易理解。都有可能使文件的内容不易理解。6参考文件资料参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最 好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可好将文件的编号同时附在文件名之后，以及便查找，但是不可 将文件版本附上。将文件版本附上。11伟德利-ISO办三、文件的结构三、文件的结构7附件附件 一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单，公司所 有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是有的表单都应从此而来，最好将表单的编号附在名称后，但是 也不可以附版本。也不可以附版本。以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但以上是一份文件的完整结构，为了整齐可统一文件结构。但 是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的是并非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的内容的 需要，可适当的去除一些不适用的项目。需要，可适当的去除一些不适用的项目。12伟德利-ISO办四流程图绘制四流程图绘制 在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程的制作不拘形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程图常用的符号(见自选图形:流程图)13伟德利-ISO办四流程图绘制四流程图绘制 例一：收货流程例一：收货流程此范例将工作单位以此范例将工作单位以 表示表示而将执行的工作以而将执行的工作以 来区分，来区分，这是一个最简单的流程图，这是一个最简单的流程图，您可以任意发挥。您可以任意发挥。供应商送货本公司仓库核对送货单与实物收货收货14伟德利-ISO办四流程图绘制四流程图绘制 例二：生产流程例二：生产流程 执行项目执行项目 负责人负责人 记录记录 备备 料料 备料员备料员 材料日用表材料日用表 加温烘干加温烘干 烤箱操作员烤箱操作员 材料温度控制表材料温度控制表 投投 料料 备料员备料员 无无 设定技术参数设定技术参数 技术员技术员 成型参数记录表成型参数记录表 正常生产正常生产 技术员技术员 产品生产日报产品生产日报例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易例二：流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程图的常用方法之一。懂，也是制作流程图的常用方法之一。15伟德利-ISO办四流程图绘制四流程图绘制 总总之之，使使用用流流程程图图的的目目的的就就是是清清晰晰、一一目目了了然然，如如果果有有些些工工作作太太过过繁繁杂杂和和繁繁琐琐，当当制制成成流流程程图图时时或或许许不不容容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。易看明白，所以应注意流程图使用的时机。16伟德利-ISO办五、编写文件的五忌五、编写文件的五忌（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。（一）、忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体系。（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。（二）、忌过于弹性化，失去可操作性。（三）、忌理想主义化，导致无法实施。（三）、忌理想主义化，导致无法实施。（四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。（四）、忌部门主义化，导致其它部门无法配合。（五）、忌咬文嚼字，理解困难。（五）、忌咬文嚼字，理解困难。17伟德利-ISO办六质量手册范例六质量手册范例(略略)1、大纲 2、引用程序文件清单 18伟德利-ISO办七程序文件范例七程序文件范例文件的编制可参考以下模式文件的编制可参考以下模式 (参看公司文件控制程序参看公司文件控制程序纠正预防措施控制程序纠正预防措施控制程序(WDL-QP0116)文件模式文件模式 说说 明明 目目 的的 文件编制的目的文件编制的目的(why)适用范围适用范围 文件适用的场合文件适用的场合(where)定定 义义 文件中的专业用语和限定范围的用词文件中的专业用语和限定范围的用词 职职 责责 文件中有关人员的职责文件中有关人员的职责 内内 容（流程图）容（流程图）（文件简述的规则内容）（文件简述的规则内容）5W1H 相关文件相关文件 文件运用中用到的文件或其它资料文件运用中用到的文件或其它资料 相关记录相关记录 文件运用中用到的记录文件运用中用到的记录 也可以在后附流程图也可以在后附流程图 以上是一份文件的完整架构，但是它的适用性完全取决于文件需要。以上是一份文件的完整架构，但是它的适用性完全取决于文件需要。19伟德利-ISO办八工作指导书范例八工作指导书范例 A chen Hwa 301仪器操作规范仪器操作规范 （一）、范围：全厂生产之所有产品之直流阻抗（一）、范围：全厂生产之所有产品之直流阻抗（DCR）测试测试 （二）、权责：此仪器只限品管部员工使用（二）、权责：此仪器只限品管部员工使用 （三）、操作程序：（三）、操作程序：a.插上电源：注意电压选择钮所处位置，选择使用插上电源：注意电压选择钮所处位置，选择使用110V或或 220V之电压之电压 b.开机：打开仪器电源开关开机：打开仪器电源开关 c.短路归零：将测试端短路，按短路归零：将测试端短路，按“PRESET”键两次，将会进键两次，将会进 入零值状态，即代表归零入零值状态，即代表归零OK20伟德利-ISO办八工作指导书范例八工作指导书范例 d.将将“PANGE”键按下，即可选择所需测试之阻抗档位键按下，即可选择所需测试之阻抗档位 e.利用标准件量测其阻抗值，同标准值作比对自检，其误差须利用标准件量测其阻抗值，同标准值作比对自检，其误差须 在在5%方可使用方可使用 f.将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗（将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗（DCR）（四）、注意事项：四）、注意事项：a.注意仪器输入电压选择扭所处位置与实际所接电源电压相吻合注意仪器输入电压选择扭所处位置与实际所接电源电压相吻合 b.每次开机测试及更换新机种时都需重新做一次自我检测及每次开机测试及更换新机种时都需重新做一次自我检测及 归零处理归零处理21伟德利-ISO办